Una guía rápida para la gestión de proyectos digitales y proyectos digitales

Hubo un tiempo en que los proyectos digitales eran novedosos y las herramientas de gestión de proyectos digitales eran nuevas. Ese tiempo ha pasado hace mucho tiempo. A medida que más personas utilizan herramientas de gestión de proyectos digitales, toda una generación ha crecido en un entorno digital.

Pero algunas personas no saben qué significa la gestión de proyectos digitales y cómo se compara con los métodos tradicionales de gestión de proyectos. Explicaremos lo que necesita saber con ejemplos y enumeraremos algunas herramientas de uso común en la gestión de proyectos digitales.

¿Qué es la gestión de proyectos digitales?

La gestión de proyectos digitales es un proceso que se utiliza para gestionar proyectos que viven en el espacio digital. Es decir, proyectos que están en línea. Si bien el dominio del proyecto puede ser diferente a la gestión de proyectos tradicional, como la construcción, las metas y los objetivos son los mismos.

Al igual que en la gestión de proyectos tradicional, la gestión de proyectos digitales se trata de administrar un proyecto digital de la manera más eficiente posible, agilizando los procesos y aumentando la productividad. Al igual que los proyectos tradicionales, los proyectos digitales deben ajustarse a un cronograma y mantenerse dentro del presupuesto. También necesitan recursos para ejecutar el proyecto.

Por lo tanto, la gestión de proyectos digitales implica la programación, gestión y seguimiento de recursos, costos y tiempo. Los proyectos digitales necesitan métricas para medir los resultados y garantizar que cumplen los hitos definidos en el plan del proyecto. La gestión de proyectos digitales no es diferente a cualquier otro proyecto en el sentido de que busca un retorno de su inversión.

La gestión de proyectos digitales requiere herramientas de gestión de proyectos digitales. ProjectManager es un software de gestión de proyectos digitales en línea que empodera a los equipos y gerentes con datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces. Los tableros Kanban visualizan el flujo de trabajo para que los equipos puedan trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento, administrar su trabajo pendiente y colaborar en sprints entre departamentos o zonas horarias. Los gerentes obtienen visibilidad de su proceso y pueden reasignar recursos para evitar cuellos de botella y hacer que el trabajo avance sin bloquear a los equipos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Gestión de proyectos digitales frente a gestión de proyectos tradicional

La gestión de proyectos digitales y la gestión de proyectos tradicional tienen muchas cosas en común. Ambos, por ejemplo, tienen tareas y deberes asociados con tareas y equipos para ejecutar el proyecto que está a cargo de un gerente de proyecto. Ambos requieren administrar recursos, monitorear el progreso y el desempeño y actualizar a las partes interesadas.

La diferencia, por supuesto, es que uno está gestionando un proyecto en el espacio digital mientras que el otro se ocupa de un proyecto en el ámbito físico. Aquellos que trabajan en un proyecto digital probablemente provengan de un desarrollador, marketing digital o experiencia de usuario. Necesitan tener un conocimiento profundo del sector digital.

Aparte de eso, hay algunas diferencias. En realidad, tienen más en común que las diferencias que separan los dos tipos de gestión de proyectos. Los resultados son diferentes, pero incluso en la gestión de proyectos tradicional, el uso de herramientas de gestión de proyectos digitales está ganando terreno a medida que agiliza los procesos y aumenta la eficiencia.

Ejemplos de Proyectos Digitales

Si la distinción entre la gestión de proyectos digitales y la gestión de proyectos tradicional no está clara, tal vez algunos ejemplos ayuden.

Un ejemplo de un proyecto digital con el que todo el mundo debería estar familiarizado es la creación de un sitio web o una aplicación web. Aquí, su entrega no es tangible: un sitio web no es algo que pueda tener en sus manos. Construir un edificio o mantener un sitio web es un asunto estrictamente digital.

Cualquiera de las docenas de aplicaciones que probablemente use en su teléfono inteligente se desarrolló en proyectos digitales. Incluso un servicio como Lyft, en el que llamas a un automóvil para que te lleve físicamente de un lugar a otro, es un proyecto digital. La aplicación es una herramienta que fue desarrollada para conectar a los conductores con los pasajeros.

Eso incluye cualquier proyecto de desarrollo de software. Cuando Microsoft creó su suite ofimática de herramientas, como Word, Excel y PowerPoint, los proyectos eran estrictamente digitales. Los usuarios pueden imprimir esos archivos para distribuirlos a las partes interesadas o sus equipos, y ciertamente pueden respaldar un proyecto tradicional, pero las aplicaciones en sí mismas son proyectos digitales.

Mencionamos sitios web, pero la publicidad que ves en línea también es digital. Estas campañas de marketing digital pueden variar desde anuncios publicitarios hasta ventanas emergentes y creación de contenido hasta campañas de correo electrónico. La publicidad digital empuja a trabajar para atraer y convertir clientes a algún servicio o producto, que puede ser digital o no.

Por supuesto, hay más ejemplos. Los videos, los juegos e incluso los eventos en línea son parte de los proyectos digitales. Los sitios de comercio electrónico como Amazon son importantes proyectos digitales, pero también lo son las redes sociales y la optimización de motores de búsqueda (SEO).

El Gerente de Proyectos Digitales

Esos son solo algunos de los proyectos digitales con los que te encuentras todos los días. Una cosa que comparten en común es un administrador de proyectos digitales. Así como tienes un jefe de proyecto que planifica, gestiona y da seguimiento al progreso y desempeño de su equipo, también hay jefes de proyecto digitales para proyectos digitales.

Los gerentes de proyectos digitales, al igual que sus contrapartes tradicionales, asignan tareas y establecen plazos, se reúnen regularmente con el equipo y las partes interesadas, trabajan para eliminar los cuellos de botella que ralentizan el trabajo, se ocupan de la resolución de conflictos cuando surgen problemas interpersonales, administran el alcance del proyecto, supervisan el proceso de control de calidad y hace exactamente lo que hace un gerente de proyecto tradicional.

La única gran diferencia está en el tipo de proyectos que gestionan. Los gerentes de proyectos digitales trabajan en proyectos basados ​​en tecnología y administran equipos con habilidades en esa área. Un gerente de proyecto digital debe estar actualizado sobre las últimas tecnologías y herramientas digitales utilizadas para administrar el proyecto, ya que están en su timonera.

Herramientas de gestión de proyectos digitales

Hablando de herramientas de gestión de proyectos digitales, son comunes tanto para proyectos digitales como tradicionales. La creciente popularidad de las herramientas de gestión de proyectos digitales es comprensible. Agilizan los procesos y conectan equipos entre departamentos e incluso cuando los miembros del equipo trabajan de forma remota.

Algunas de estas herramientas de gestión de proyectos digitales se remontan a los días analógicos, como los diagramas de Gantt o las listas de tareas. En ese momento, sin embargo, eran engorrosos y frustrantes de usar porque cualquier cambio en el plan del proyecto tendría como resultado tener que construir el diagrama de Gantt desde cero. La digitalización de estas herramientas las ha hecho más poderosas y, a su vez, más populares.

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Diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras que muestra visualmente todas las actividades del proyecto en una línea de tiempo, con dependencias e hitos, divididas en fases. Antes de las herramientas de gestión de proyectos digitales, el diagrama de Gantt tenía que dibujarse a mano, lo que requería mucho tiempo, especialmente cuando se producían cambios en el proyecto. El diagrama de Gantt digital se puede actualizar fácilmente y, a menudo, automáticamente, así como compartirlo con el equipo del proyecto.

Tableros Kanban

Los tableros Kanban visualizan el flujo de trabajo al representar actividades como tarjetas y cada fase de un ciclo de producción se define mediante una columna. La versión más simple de un kanban se divide en tres columnas, para hacer, haciendo y hecho. En el pasado, los tableros kanban se dibujaban en pizarras blancas o se usaban Post-Its para mostrar las tareas en movimiento a través de la producción. La digitalización de tableros kanban significa que no tiene que estar en la misma habitación que el tablero para actualizar su progreso. Esa es solo una de las ventajas, incluida la posibilidad de compartir los tableros.

Calendarios de proyectos

Un calendario de proyecto comparte el mismo formato que el calendario que cuelgas en tu pared, solo que marca fechas importantes en el proyecto, como fechas límite para entregas. Los calendarios digitales han existido durante años y las personas están acostumbradas a su conveniencia en términos de poder acceder a ellos en cualquier lugar y agregarles en cualquier momento. Lo mismo ocurre con los calendarios de proyectos, que las partes interesadas pueden usar para mantenerse actualizados sobre el progreso y los equipos de proyectos pueden verificar para asegurarse de que cumplen con los plazos.

Listas de tareas

Las listas de tareas no son diferentes a la lista de cosas por hacer que colocas en tu refrigerador. Recopilan las cosas que debe hacer a lo largo del día oa largo plazo. Es una herramienta útil para trazar el trabajo que un miembro del equipo debe completar al final del día. Sin embargo, con una lista de tareas digital, tiene acceso a ella en cualquier lugar y puede agregar plazos, porcentaje completado, adjuntar archivos y mucho más, lo que la convierte en una herramienta más sólida.

ProjectManager es ideal para la gestión de proyectos digitales

Todas las herramientas de gestión de proyectos digitales enumeradas anteriormente forman parte de ProjectManager, una herramienta de gestión de proyectos digitales basada en la nube que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de su trabajo. Tener múltiples herramientas de gestión de proyectos digitales ofrece la flexibilidad de trabajar como quieras. Luego, los gerentes pueden seguir el progreso y el desempeño en tiempo real.

Usar múltiples vistas de proyecto

Ya sea que planee en Gantts o ejecute esos planes con tableros kanban o listas de tareas, todas las vistas del proyecto se actualizan en tiempo real. Eso significa que siempre está trabajando con los datos más actualizados y que los equipos de todos los departamentos pueden colaborar utilizando la herramienta digital de su preferencia. No solo los diferentes departamentos, sino también los equipos distribuidos por todo el país o incluso el mundo están conectados en tiempo real para que puedan trabajar mejor juntos.

Seguimiento de proyectos digitales en tiempo real

Los proyectos digitales a menudo se distribuyen entre varios departamentos e incluso más allá de la oficina con trabajadores remotos. Supervisar el trabajo de todos puede ser difícil, pero con las herramientas digitales, puede realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real. Por ejemplo, nuestro tablero en tiempo real le brinda una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento, capturando y calculando automáticamente las métricas del proyecto y mostrándolas en gráficos coloridos que se pueden leer de un vistazo.

La gestión de proyectos digitales funciona porque conecta a todos en tiempo real. Nuestro software hace eso y lo mantiene actualizado con notificaciones por correo electrónico cada vez que se publican cambios o comentarios. También recibe alertas en la propia herramienta para que no tenga que alejarse de su trabajo. Utilice ProjectManager para su próximo proyecto digital.

ProjectManager es un software galardonado que conecta equipos y les brinda las herramientas que necesitan para tener éxito con sus proyectos digitales. Nuestras sólidas funciones de gestión de tareas, recursos y riesgos aumentan la productividad del equipo al tiempo que brindan a los gerentes visibilidad de su trabajo para eliminar los cuellos de botella. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.