Cómo crear un calendario editorial (¡consejos, herramientas y plantilla gratuita!)

Ser un creador de contenido puede ser abrumador. ¡Mantenerse al día con las publicaciones del blog, las guías y todo lo demás en la agenda es un trabajo duro!

Ahora, imagine un sistema que realiza un seguimiento de todo el contenido que desea crear, todos los pasos que debe seguir al crearlo y dónde se encuentra cada contenido en su proceso de creación.

¿Suena como un sueño lejano? Bueno, no lo es. Se llama calendario editorial y en esta publicación, te mostraré exactamente cómo crear uno, ¡con una plantilla gratuita también!

Si está buscando una manera de optimizar y acelerar su flujo de trabajo, siga leyendo.

Tabla de contenido

• ¿Qué es un calendario editorial?
• ¿Por qué utilizar un calendario editorial?
• Cómo crear un calendario editorial
• Herramientas gratuitas de calendario editorial
• Plantilla de calendario editorial gratis

¿Qué es un calendario editorial?

Un calendario editorial es más que un cronograma de tu contenido. Es una herramienta visual que le permite a una persona o a todo un equipo planificar, crear, programar y promocionar contenido para la próxima semana, mes o incluso año. Incluye las tareas, los miembros del equipo y las fechas de vencimiento involucradas en cada etapa.

¿Por qué utilizar un calendario editorial?

Los beneficios de usar un calendario editorial son muchos, pero aquí hay algunos:

• Contenido más cohesionado. Cuando planifica su contenido con anticipación, puede organizarlo en temas y crear piezas que se apoyen entre sí cada mes.
• Ahorrar tiempo. Siempre sabes exactamente en qué contenido trabajar a continuación, eliminando el bloqueo de los escritores de la ecuación. Además, todas sus tareas se priorizan y simplifican. Algunas herramientas de calendario editorial incluso tienen integraciones en las que puede publicar y promocionar en múltiples plataformas a la vez.
• Quedarse en el camino. Un calendario editorial garantiza que usted y todos los miembros del equipo puedan progresar junto con la línea de tiempo de un proyecto, y asegurarse de que ninguna tarea se quede sin hacer o se retrase.
• Almacenar ideas. Combinar un banco de ideas con su calendario de contenido es muy efectivo para capturar ideas sobre la marcha, especialmente si puede acceder a su calendario en el móvil.

En mi experiencia, usar un calendario editorial ha marcado una gran diferencia en mi forma de trabajar y nunca he mirado hacia atrás. La procrastinación a menudo ocurre cuando no sabemos qué hacer a continuación, por lo que retrasamos el trabajo que tenemos entre manos.

Pero al menos para mí, cuando sé que todo lo que tengo que hacer es realizar las diferentes tareas enumeradas en mis listas de verificación específicas, soy más productivo y postergo mucho menos. ¡Ahora, espero que pueda hacer lo mismo por ti!

Sigue leyendo y te mostraré cómo puedes usar una plantilla gratuita de un calendario editorial basado en Trello.

Cómo crear un calendario editorial

Aquí hay algunos principios fundamentales para guiarlo en el proceso.

1. Establece una estrategia de contenido suelto

Si bien un calendario editorial puede ayudarlo a refinar su estrategia de contenido, necesita tener un marco inicial para empezar. Puede usar nuestra guía para crear una estrategia de contenido para una inmersión más profunda, pero aquí hay algunas preguntas básicas para comenzar.

• ¿Cuáles son tus metas? ¿Está buscando aumentar el tráfico orgánico con publicaciones de blog, generar clientes potenciales con contenido restringido, producir materiales de habilitación de ventas? Esto te ayudará a responder la siguiente pregunta...
• ¿Qué tipo(s) de contenido estás creando? Para el tráfico orgánico, necesitará publicaciones de blog de SEO. Para el contenido cerrado, deberá producir libros electrónicos en PDF. Para la habilitación de ventas, deberá crear presentaciones de diapositivas y hojas sueltas. Para el conocimiento de la marca y la creación de enlaces, es probable que deba escribir publicaciones de invitados.
• ¿Cuánto contenido quieres publicar? Según el tipo de contenido y el tamaño del equipo, debe tener algunas metas y objetivos realistas sobre la cantidad de contenido que desea publicar cada semana, mes y año.

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2. Diseñe su flujo de trabajo

Una vez que tenga una idea de qué contenido desea producir y cuánto, puede diseñar su flujo de trabajo. Esto incluye:

• Su proceso de ideación. ¿Cómo encuentra, almacena y administra sus ideas de contenido?
• Optimizaciones SEO. Querrá incluir investigación de palabras clave y tareas en el sitio y fuera del sitio.
• Diseñe las diferentes etapas y actividades específicas de su flujo de trabajo y asigne cualquier etiqueta, código de color o etiqueta que sea importante para visualizar y mantener los cronogramas de producción.

3. Elige un software de calendario editorial

Con una comprensión de su estrategia, flujo de trabajo y tamaño del equipo, ahora deberá averiguar qué software es el más adecuado para usted y/o su equipo. Que es lo que cubrirá la siguiente sección.

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Herramientas de calendario editorial

Existen varios enfoques y herramientas diferentes que puede utilizar para crear su propio calendario editorial de forma gratuita.

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos como Asana y Trello suele ser el recurso ideal para los calendarios editoriales. ¡Mis compañeros de trabajo y yo usamos la versión gratuita de Trello y nos encanta! Con Trello, tiene un espacio de trabajo y dentro de su espacio de trabajo puede crear tableros. Dentro de los tableros hay tarjetas donde puede agregar descripciones, listas de verificación, etiquetas, fechas de vencimiento, archivos adjuntos y más. Esto simplifica el seguimiento de varios aspectos del proceso de creación de contenido.

También puede invitar a otros a trabajar en sus tableros. Esto es excelente para la colaboración, pero no es lo mejor para equipos grandes, ya que puede volverse bastante complicado con demasiadas tarjetas y etiquetas.

Puede actualizar a la versión paga para obtener más potenciadores y potentes funciones de integración.

Siga leyendo para descargar nuestra plantilla de calendario editorial de Trello.

hojas de calculo

El software de hoja de cálculo como Excel y Google Sheets se puede usar para calendarios editoriales si no tiene tiempo para aprender un nuevo software, pero son más manuales y no tan visuales. He hecho un ejemplo en una hoja de cálculo para demostrar cómo se vería un calendario editorial en documentos de Excel/Google. Siéntete libre de hacer el tuyo basado en esta sugerencia.

Calendarios regulares

Los calendarios regulares como Outlook o Google Calendar pueden ser buenas opciones para visualizar y programar tareas de forma rápida y sencilla; además, obtendrá recordatorios integrados. Además, puede crear plantillas de lista de verificación con tareas específicas en las diferentes etapas del flujo de trabajo y pegarlas en el campo de notas del calendario para realizar un seguimiento de lo que ha hecho y lo que queda.

Sin embargo, los calendarios regulares pueden no ser los mejores si desea realizar un seguimiento del estado de manera ordenada y ver todo de un vistazo. Aquí hay una descripción general simple de cómo se vería el contenido planificado de un mes en Google Calendar, con códigos de color que se usan para identificar el tipo de contenido y el estado.

Plantilla gratuita de calendario editorial de Trello

¡OK! Permítanme compartir con ustedes mi plantilla de calendario editorial de Trello. Funciona de maravilla para mí en la construcción de mi embudo de marketing de contenido, ¡así que quiero compartirlo con ustedes!

Aquí está el enlace:

Plantilla de calendario editorial de Trello

Esto es lo que parece:

Y aquí están sus tres componentes:

• Listas: Las listas se utilizan para representar las diferentes etapas del contenido, desde la ideación hasta la promoción.
• Listas de verificación: las listas de verificación se utilizan para agregar tareas a las tarjetas.
• Etiquetas: las etiquetas de colores representan estados, por ejemplo, "Pendiente de revisión".

Cuando decida crear contenido sobre una de sus ideas, simplemente mueva la tarjeta a la lista de "fecha asignada" y establezca una fecha para ello.

las listas

Este tablero de calendario editorial de Trello consta de 6 listas:

1. Ideas de publicaciones de invitados: almacena todas sus ideas para contenido de invitados
2. Ideas de publicaciones internas : almacena todas sus ideas para contenido propio
3. Fecha asignada : ideas de contenido que ha programado
4. En curso : contenido que se está elaborando
5. Publicado – Contenido publicado
6. Recursos : plantillas de listas de verificación y otros recursos.

Como se mencionó anteriormente, cada lista consta de tarjetas, que son sus ideas de contenido. Puede agregar listas de verificación, etiquetas y fechas a cada tarjeta.

las listas de verificación

Este calendario editorial tiene varias listas de verificación diferentes, cada una relevante para las diferentes etapas del proceso de creación de contenido. Muy bien, pero ¿de qué tipo de lista de verificación estoy hablando aquí? Bueno, de hecho, ¡listas de verificación para ayudarlo en cada paso del proceso!

1. Investigación de palabras clave : esta es la primera lista de verificación que realiza al crear una pieza de contenido. Aquí puede elegir entre el enfoque gratuito o el enfoque pago usando Ahrefs. Yo uso ambos métodos. He hecho una publicación sobre cómo hacer una investigación de palabras clave gratuita.
2. Revise la lista de verificación del borrador: título, estructura del contenido, llamada a la acción, imágenes identificadas.
3. Revise la lista de verificación. Relevante al editar su primer borrador y prepararlo para su publicación. Básicamente se trata de cosas de SEO en el sitio, optimización para compartir en redes sociales, control de calidad, etc.
4. Checklist de publicación y promoción inicial. Para publicar y promocionar su contenido. Es una lista de varios canales diferentes para promocionar su contenido.
5. Lista de verificación de promoción de seguimiento. Actividades de promoción un año después de la publicación.
6. Lista de verificación de publicación de Pinterest: lista de verificación paso a paso sobre cómo hacer pines y programarlos para la promoción de publicaciones en Pinterest.

Para importar cualquiera de estas listas de verificación a una tarjeta:

1. Vaya a la tarjeta en la que desea importar una lista de verificación
2. Haga clic en la opción "Lista de verificación" en el lado derecho de la tarjeta.
3. Elija "Copiar elementos de..." y elija su lista de verificación deseada del menú.

Las etiquetas

En esta plantilla, utilizo etiquetas para el tipo de contenido y el estado. Esto es excelente para mantenerse organizado y controlar su horario.

También puede agregar nuevas etiquetas para personalizarlo como desee. Estas son las etiquetas que uso para los tipos de contenido:

• Entrada en el blog
• Video
• Boletín electrónico
• Publicación de invitado
• regalo de promoción
• episodio de podcast
• productos de ingresos pasivos

Estas son las etiquetas que uso para el estado del contenido:

• Borrador en curso
• Revisión pendiente
• Programado (fecha de publicación)
• Publicado

Cómo obtener esta plantilla de calendario editorial gratis

Así es como obtienes tu copia del tablero:

1. Si aún no tiene una cuenta de Trello, regístrese en Trello en Trello.com
2. Inicie sesión en su cuenta de Trello
3. Una vez registrado / iniciado sesión, haga clic aquí
4. Ahora deberías estar dentro del tablero. Haga clic en el icono con los 3 puntos en la parte superior derecha y elija "Más".
5. Haga clic en la opción "copiar tablero"
6. Ahora vuelva a la descripción general de su espacio de trabajo en Trello. ¡Deberías poder acceder a tu nuevo calendario editorial desde allí!

Consejos profesionales para este calendario editorial

¡Ahora te dejo con algunos consejos finales para sacar el máximo provecho de esta plantilla!

1. Personaliza a tu gusto

Tenga en cuenta que este calendario editorial es una plantilla y puede editarlo como desee. Cuanta más personalización detallada se le agregue, mejor. Si se adapta a tus necesidades tal como está, ¡genial!

2. Obtenga Trello para dispositivos móviles

Descargue la aplicación Trello en su teléfono móvil y use el widget para capturar ideas rápidamente cuando esté fuera de casa. Así es cómo

1. Primero, descargue e instale la aplicación Trello desde Appstore o Google Play
2. En segundo lugar, agregue el widget al área de widgets de su teléfono
3. Luego, espere hasta que se le ocurra una idea de contenido. Ahora, saque rápidamente su teléfono y haga clic en el botón "Agregar tarjeta" del widget
4. Elija el tablero de Trello y la lista a la que desea agregar la tarjeta. Esta sería una de tus listas de ideas. Me gusta esto:
5. Finalmente, haga clic en el botón "Agregar", ¡y listo! Su nueva idea se ha guardado en su lista de ideas.

3. Usa el encendido del calendario

Cuando se activa el encendido del calendario en Trello, verá las publicaciones programadas en el calendario de Trello, lo que hace que el contenido de un mes sea visible de un vistazo. Simplemente haga clic en el encendido del calendario ubicado en la parte superior de su tablero.

Ahora verás un calendario con todas tus tarjetas visibles en la fecha asignada, con sus etiquetas. Hice una programación de demostración con tarjetas en todas las diferentes listas para mostrarle cómo se ve en el calendario de Trello.

En la vista de calendario, puede hacer clic en las tarjetas y verlas directamente desde la interfaz de calendario. Tenga en cuenta que también se muestran todas las etiquetas de estado, lo que le brinda una buena visión general del estado de todas las publicaciones programadas. Las etiquetas se explican con más detalle a continuación junto con las demás características de la placa.

4. Usa mamut

Si tiene un sitio de WordPress y escribe su contenido en Microsoft Word o en Google Docs, puede usar un complemento llamado Mammoth .docx converter para importar una publicación desde su cliente de escritura fácilmente a WordPress.

5. Usa Yoast

¡Ahora puede simplemente hacer las tareas en esta lista de verificación y hacer las cosas! El complemento YOAST SEO es muy útil cuando se trabaja con esta lista.

Comienza a construir tu calendario editorial

El uso de algún tipo de calendario editorial es imprescindible para todos los creadores de contenido. Espero que hayas disfrutado leyendo este post y que te haya proporcionado algún valor constructivo.

¡Disfruta de este calendario editorial! Espero que haga una diferencia en la eficiencia de su flujo de trabajo. ¡Deje un comentario si tiene alguna pregunta y estaré feliz de responderla lo mejor que pueda!

¡Gracias!

Sobre el Autor

Rene Frydson es un apasionado del marketing digital, bloguero y entusiasta de la productividad de 33 años de una pequeña ciudad llamada Forde en el oeste de Noruega. Además de su educación formal en gestión de marketing con especialidad en marketing digital, Rene tiene más de 6 años de experiencia en sus propias empresas en línea. Tiene experiencia práctica de su empleo en el departamento de marketing de una gran empresa de energía en Noruega. Únase a él en themarketingonion.com, donde publica contenido interesante e informativo dentro del espacio de productividad y marketing digital.