Respuesta de RFP eficaz: cómo redactar una respuesta a una solicitud de propuesta que asegure nuevos clientes

Una solicitud de propuesta es un poderoso documento de impresión que contiene toda la información importante y relevante sobre un proyecto que necesita completar.

Lo que es mejor, hemos escrito extensamente sobre cómo crear una RFP detallada, abordando todas las preguntas sobre cómo escribirla y qué debe contener. Esta guía contiene información sobre qué es una solicitud de propuesta, su importancia y dónde encaja en el mundo de los negocios, el marketing y el diseño.

En este artículo, sin embargo, estamos cambiando de tema y diciéndoles a las agencias cómo redactar la respuesta de RFP perfecta que les ayudará a conseguir más clientes.

Pero primero, aquí hay algo en lo que pensar:

Su respuesta a la RFP no tiene que ser tan buena como la RFP del cliente. Tiene que ser mucho mejor .

Y eso debería tener sentido para ti. Una empresa que está decidiendo qué contratista contratar tiene que elegir el mejor entre numerosas solicitudes de respuestas a propuestas.

Al crear una propuesta impactante que muestre el valor de su empresa y las campañas o el trabajo que podría hacer para el cliente, ya está facilitando la vida del cliente, que es el objetivo final de la subcontratación de un proyecto.

¿Las buenas noticias? Puede mejorar la redacción de respuestas RFP más efectivas y conseguir más clientes siguiendo esta práctica guía.

Cómo funciona el proceso de licitación y selección de RFP

Para comprender cómo crear la mejor respuesta a una solicitud de propuesta, primero debe comprender todo el proceso.

Antes incluso de que usted se involucre, una empresa crea una solicitud de propuesta que describe el proyecto, el presupuesto, la visión ideal y la información que les gustaría ver en las respuestas, y luego la envía a varios proveedores y contratistas. Con suerte, serás uno de los destinatarios.

Las agencias interesadas en trabajar en el proyecto crearán una propuesta personalizada, específica para el cliente potencial, el proyecto y la información solicitada, y enviarán esa respuesta antes de la fecha de vencimiento.

Las empresas luego revisarán las propuestas, seleccionarán los candidatos, preseleccionarán las mejores propuestas y comenzarán a interactuar con posibles agencias para ver si encajan perfectamente con el proyecto en cuestión. Este es también el momento en que los remitentes de respuesta preseleccionados pueden hacer preguntas adicionales para perfeccionar su estrategia propuesta.

Si ha llegado a esta etapa, tenga en cuenta las preguntas que les hace a sus posibles clientes, ya que este sigue siendo un aspecto crucial del proceso de selección. Al igual que cualquier entrevista de trabajo, las empresas lo juzgarán en función de sus preguntas, y no querrá venir a la mesa sin estar preparado. Si hace las preguntas correctas, puede demostrar aún más sus habilidades y percepción profesional.

Por lo tanto, prepárese como lo haría para una entrevista de trabajo estándar. Describa varias preguntas generales y específicas que la empresa utilizará para comprender mejor quién es usted y de lo que es capaz Y lo ayudará a comprender el alcance del proyecto y lo que están buscando.

Después de discutir el proyecto y la propuesta, es probable que se le pida al candidato preseleccionado que verifique su propuesta y envíe una versión final, sobre la cual la empresa seleccionará al postor que crea que es el mejor.

¿Cuánto tiempo lleva la selección de la propuesta RFP?

El proceso de selección puede llevar desde días o semanas hasta meses. Desafortunadamente, no hay un período de tiempo establecido para que las empresas elijan una propuesta final, por lo que esperar los resultados puede ser una tarea tediosa.

Es seguro decir que las empresas más pequeñas y ágiles con un problema que necesita una solución rápida serán más rápidas para seleccionar su RFP ganadora.

Sin embargo, las grandes corporaciones y empresas son mucho más difíciles de precisar. Pero eso tiene sentido porque generalmente hay muchas personas que tienen que tomar una decisión mutua, y cada decisión debe ser verificada por varios profesionales en una variedad de niveles.

La mayoría de las solicitudes de propuestas incluirán fechas de vencimiento generales para las presentaciones, y también pueden incluir las fechas en las que el cliente se comunicará con el cliente para continuar la conversación, si así lo desea. Esta información puede ayudarlo a tener un cronograma general.

Principales agencias digitales

Cada respuesta a RFP debe incluir ...

1. Portada

Esto es simple: su solicitud de respuesta a la propuesta debe comenzar con una portada bien diseñada. Somos criaturas visuales, después de todo. Además, las empresas se verán inundadas de estas respuestas ... y querrás que la tuya se destaque.

Incluya su logotipo, así como el suyo propio, para iniciar la idea de que esta respuesta está diseñada específicamente para ellos. Utilice un diseño, una distribución y una combinación de colores agradables para atraer a la empresa y separarse de la competencia.

Por último, asegúrese de que la información sea relevante y de que se refiere a la empresa correctamente; tome nota de las mayúsculas o los espacios únicos en los nombres de las empresas creativas.

2. Tabla de contenido

Esta sección se explica por sí misma. Una tabla de contenido clara facilita que las empresas revisen partes específicas de su propuesta, como la experiencia, las tácticas y el precio.

No tendrán que desplazarse por todas las páginas del documento para encontrar lo que buscan. Al eliminar este punto de dolor, hará que su experiencia general con su agencia sea placentera, creando una gran asociación emocional con usted y haciendo que su propuesta se destaque en sus mentes.

3. Resumen ejecutivo

Este es el lugar para resumir los requisitos de un cliente. El uso de respuestas breves y precisas realmente mostrará que comprende completamente lo que necesitan y puede ofrecérselo sin perder demasiado tiempo.

Recuerde, el resumen ejecutivo es un recordatorio rápido sobre los parámetros del proyecto, no la RFP regurgitada.

Demuestre que comprende exactamente lo que quiere la empresa en una propuesta Y un proyecto.

Siéntase libre de tocar la identidad de marca del cliente o incluir su logo nuevamente para una capa adicional de detalle.

4. Descripción general de la agencia

Tome tres o cuatro diapositivas para hablar sobre su agencia. Esto permitirá al cliente potencial tener una mejor idea de su equipo, experiencia y cultura empresarial sin dominar la propuesta.

Dentro de la descripción general de su agencia, también puede discutir por qué encajará bien. Sin embargo, asegúrese de incluir los siguientes elementos:

• Habla de quién eres.
• Menciona lo que te hace diferente.
• Proporcione información y ejemplos de su trabajo, incluidos premios, enlaces a portafolios y más.
• Resume la estructura del equipo.
• Bríndeles una idea del área de especialización de su agencia que se alinee con sus necesidades específicas. Necesita demostrar que tiene todos los roles cubiertos.

5. Descripción general del cliente

Como era de esperar, un cliente potencial ya está muy familiarizado con su empresa. Por lo tanto, no se limite a reiterarles su página "Acerca de nosotros".

Sin embargo, debe incluir una sección de descripción general del cliente para demostrar que comprende su modelo de negocio y puede identificar sus dolores y debilidades que podrían mejorar.

Las diapositivas deben contener:

• Análisis del modelo de negocio del cliente.
• Público objetivo del cliente.
• Sus diferencias clave en el mercado y su propuesta de venta única.

Preste especial atención a la definición de su grupo demográfico para demostrar que comprende a quiénes se dirigen. Las empresas quieren ver si comprende completamente su marca.

6. Ideas de proyectos

La parte más importante de la propuesta es la estrategia específica que tienes en mente para solucionar el problema del cliente.

Los clientes potenciales buscan ideas de campañas creativas prácticas basadas en la investigación.

La frase clave allí está "arraigada en la investigación". Por lo tanto, no se limite a reunir una investigación básica o definiciones simples y llamarlo estrategia; esa es información que pueden encontrar ellos mismos o que ya conocen.

Las empresas que buscan una agencia asociada quieren saber cómo. ¿Cómo aumentará el tráfico, alentará a los consumidores a realizar conversiones o creará una plataforma de comercio electrónico más fluida? Diseñe creatividades simuladas, proporcione ideas reales y demuestre que puede hacer más que utilizar bases de datos de análisis e investigación.

De hecho, los clientes basarán la mayoría de sus decisiones de contratación en las ideas que se les ocurran. Sus estrategias lo prepararán para el éxito, pero su ingenio tiene el poder de sorprender a los clientes y colocarlo en una liga por encima de sus competidores.

7. Estudios de caso

Las promesas, las posibilidades y las charlas juegan un papel importante, pero nada dice más sobre su agencia que los resultados fríos y duros.

Los estudios de casos son una forma eficaz de mostrar su habilidad y experiencia. Los datos no mienten y, con estudios de casos cuidadosamente preparados, puede mostrar cómo ha ayudado a transformar otros negocios y estrategias en el pasado.

El Informe de marketing de contenido B2B de BrightTALK afirma que más del 55 por ciento de los directores ejecutivos de B2B piensan que los estudios de casos ayudan efectivamente a impulsar las tasas de conversión y las ventas.

Los estudios de casos muestran cómo resuelve problemas y supera desafíos.

Si eres un negocio B2C, entonces debes crear una marca que juegue con las experiencias y emociones del cliente.

Pero los modelos de negocio B2B giran en torno a los resultados y no hay mejor forma de mostrarlos que un estudio de caso.

En ambos casos, asegúrese de proporcionar todos los detalles, incluidas las creatividades que utilizó y las tácticas empleadas.

8. Cronogramas e hitos

Cuanto mejor segmente sus actividades y explique su viaje hacia el logro del objetivo del cliente, más exitosa será la respuesta a su propuesta de RFP. Asegúrese de formularlos con precisión, porque no quiere hacer promesas excesivas y entregar menos.

Agregue una línea de tiempo clara : ¿en qué consistirá el entregable y cuándo lo enviará?

Los clientes que envían RFP comprenden que algunas tareas llevan tiempo, pero también adjudicarán el proyecto a una agencia que tenga las herramientas, los recursos y la mano de obra disponibles para terminarlo de manera oportuna.

Sea realista acerca de sus capacidades. Cuanto más deje a la imaginación, más preguntas puede tener una empresa y más difícil será A) Aterrizar el proyecto, y B) En realidad, cumpla con sus plazos y marcadores si lo hace.

9. Precio del proyecto

Determinar sus tarifas proyectadas puede ser la parte más difícil de su propuesta. Las agencias tienen que determinar un precio que hará que valga la pena asumir un proyecto sin ceder al cliente, y deben tener en cuenta muchos costos diferentes que pueden acumularse.

Sin embargo, también debe fijarse un precio competitivo. Las empresas casi nunca revelan su presupuesto departamental total, y puede citar fácilmente algo que está muy por encima de sus posibilidades. Por el contrario, las agencias pueden fácilmente cotizar demasiado bajo.

Preste especial atención a desarrollar su costo. Calcúlalo bien y con justicia. No se venda corto pero no lo sobrepase. Tienes que ser crítico y deliberado para asegurarte de proporcionar una figura en su punto óptimo.

10. Apéndice

El apéndice es el lugar perfecto para ofrecer una explicación más detallada de varios términos y procesos. Ate los cabos sueltos, proporcione más contexto y claridad, defina los términos que utilizó a lo largo de la propuesta y cierre su propuesta con una nota poderosa e impactante.

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Cómo formular diferentes respuestas para diferentes propuestas

Hemos analizado lo que debería tener cada respuesta de RFP, por lo que lo siguiente en nuestra lista es cómo ajustarlo para el tipo de proyecto. Aunque las propuestas no diferirán demasiado, se debe notar un ligero cambio.

Márketing

Cuando ofrezca sus servicios de marketing digital a un cliente, céntrese en los datos concretos de sus campañas anteriores. ¿Qué hizo exactamente por sus clientes y cómo logró esos resultados?

Se pueden crear fácilmente estudios de casos detallados, especialmente con acceso a resultados de campañas de redes sociales, Google Analytics y otras herramientas. Úselos a su favor.

Diseño web

Concéntrese en su cartera. Si se le solicita que envíe una respuesta a la propuesta de RFP para un trabajo de diseño web, es mejor dejar que los enlaces y las imágenes hablen, especialmente si tiene ejemplos de las soluciones que creó para clientes anteriores que se encuentran en el mismo objetivo o industria. como remitente de la RFP.

Cuando envíe una respuesta RFP de diseño web, asegúrese de mostrar claramente que comprende las necesidades del cliente en primer lugar. Las respuestas de RFP de diseño web se encuentran entre las más difíciles de conseguir porque los clientes a menudo no están seguros de lo que quieren.

Si lo hacen ... bueno, digamos que si tuviéramos un dólar por cada vez que los clientes pidieran "algo como Apple", seríamos ricos.

Concéntrese en los objetivos que esperan alcanzar, luego muestre trabajos similares y elabore ideas potenciales a partir de ahí.

Creación de contenido

Es bastante fácil redactar una respuesta RFP para la elaboración de estrategias de contenido y trabajos de redacción. Realmente no necesitas ejemplos visuales, aunque como ya dijimos, las personas son visuales y responderán bien a una buena estética.

En definitiva, tu estilo de redacción y tu capacidad para adaptarlo a las necesidades de tu cliente serán el factor determinante para conseguir un proyecto como este.

Un buen contenido tiene que transmitir el sentimiento exacto de un cliente y el mensaje de la marca. Con una solicitud de propuesta bien redactada y personalizada, ya está en camino de mostrar sus habilidades.

SEO y optimización de sitios web

Esta es también un área que depende en gran medida de resultados concretos. El SEO y la optimización del sitio web se basan en gran medida en los datos. Muestre esa información, lo que puede hacer por el cliente y cómo planea ejecutar sus tácticas.

Muchos clientes no entienden realmente cómo funciona la optimización SEO desde un punto de vista técnico, por lo que es importante mostrar tácticas e ideas que les traerán el éxito de una manera que sea fácil de asimilar. Diviértase, pero asegúrese de proporcionar información valiosa.

Principales empresas de diseño y desarrollo de sitios web

¿Qué es una RFP ciega?

Una RFP ciega o no solicitada es una instancia en la que una empresa le pide que le envíe una propuesta, pero no tiene conexiones con esa empresa y no sabe nada sobre ella. En estos casos, es posible que esté confundido en cuanto a por qué lo eligieron y tal vez no sepa cómo debe responder.

La RFP ciega puede ser difícil de conseguir. Pueden tardar días en elaborar una respuesta y aún es posible que no consigas el cliente.

Algunos profesionales afirman que ni siquiera les responden, y hay una buena razón para ello. Una vez que una empresa crea su RFP, puede enviarla fácilmente a numerosos proveedores potenciales a la vez, lo cual es impersonal y transaccional. Y las agencias no están preparadas para el éxito porque realmente no conocen una marca o lo que necesitan.

Las RFP ciegas generalmente son distribuidas por empresas que solo buscan el postor más bajo, que es un tipo de cliente notoriamente difícil de colaborar.

Algunas empresas utilizan estas ofertas más bajas para iniciar guerras de ofertas entre competidores. Incluso después de conseguir al cliente, es posible que no valore ni se preocupe por la calidad de su trabajo.

También podrían tomar tu trabajo y dejarte drogado y seco. Si dedica tiempo y esfuerzo a analizar y proporcionar información sobre las estrategias de una determinada empresa, ellos tienen la oportunidad de reclamarlas sin otorgarle el trabajo.

Además, a veces, las RFP se envían con el único propósito de recopilar información sobre los precios de la industria. Shady, lo sabemos! En última instancia, los clientes que se toman el tiempo para crear una relación durante el proceso de RFP probablemente serán mejores socios profesionales.

Cómo elaborar la respuesta RFP más eficaz

Las respuestas de RFP más efectivas abren oportunidades para la colaboración futura y le permiten definir los detalles más pequeños del proyecto. A continuación, se muestran algunas formas en las que puede redactar una respuesta a la propuesta de RFP ganadora.

Agregue un margen de maniobra de precios

Incluso los clientes necesitan una victoria a veces. En lugar de cotizar su mejor y más bajo precio, deje algo de espacio para la negociación. Es mejor dejarles pensar que pueden hacer que cedas un poco que ser intransigente.

No les dé todos los detalles

Este es difícil. Está consiguiendo un cliente (o no) basándose únicamente en su plan estratégico y precio. Quiere impresionarlos, pero no quiere darles todas las respuestas para que puedan hacerlo todo ellos mismos.

Muestre resultados respaldados por estudios de casos y cree campañas y creatividades de ejemplo, pero no dude en guardar algunos detalles para usted.

Responda preguntas y proporcione información valiosa

La mejor manera de superar a la competencia es brindarle al cliente respuestas a las preguntas que ni siquiera sabía que tenía. Esto fortalece su autoridad y demuestra que realmente comprende todos los aspectos de su organización, los objetivos comerciales y el panorama general.

Identificar posibles problemas

Luego, cree planes de contingencia. Asegúrese de prestar especial atención a los problemas de entrega, las expectativas poco realistas y los elementos que requerirán una subcontratación adicional.

Haga una referencia cruzada de la información del cliente en su RFP. Si encuentra inconsistencias o asignaciones poco claras, agréguelas a la lista de preguntas que enviará durante la RFP Q&A.

Crear una plantilla

Necesita crear una plantilla bien redactada e investigada que le permitirá automatizar el proceso de respuesta a la RFP. No es necesario que vuelva a escribir nuevas respuestas para las partes que no cambian, pero debe asegurarse de que haya espacio para el crecimiento y la flexibilidad.

Principales empresas de marketing digital

Qué no hacer en una solicitud de respuesta a una propuesta

Cometer pequeños errores

Tómese su tiempo para elaborar la respuesta a la propuesta adecuada. No se apresure: cada respuesta a la RFP debe ser personalizada y adaptada a la medida para lograr negocios.

Presta atención a los detalles. Use el nombre correcto, mantenga las mayúsculas consistentes, asegúrese de que no haya errores ortográficos o gramaticales y formatee el documento correctamente. Esencialmente, solo tómate el tiempo para asegurarte de que todo se vea bien para no emitir una ética de trabajo profesional desordenada.

Insulta al cliente

Los clientes que envían RFP no son estúpidos, por lo que no es necesario que explique los términos y elementos básicos. Parecerá poco profesional de su parte si lo hace.

Si desea agregar explicaciones o definiciones, no pierda tiempo en las diapositivas reales. En su lugar, simplemente agregue esa información al apéndice.

Generalizar

Asegúrese de que sus respuestas sean conmovedoras, concisas y esenciales. Apunta a una copia breve, simple y agradable. No aburras a los clientes potenciales antes de poder intrigarlos.

Cada agencia intentará atraer la atención de un cliente afirmando que es el mejor para el trabajo, pero es su trabajo demostrar que es el mejor. El conocimiento, la experiencia y un plan de acción claro son las únicas cosas que lo separan de sus competidores.

Olvídese de la comunicación

Asegúrese de elegir una persona de contacto que se encargue del envío de la propuesta y facilite cualquier comunicación, llamadas y reuniones posteriores. Esto minimizará la confusión y garantizará que su propuesta no se pierda durante el transporte.

¿Cómo puede comenzar a recibir solicitudes de propuestas?

Hay un par de formas de conseguir RFP.

El primer paso (y el más conveniente) es estar ya preseleccionado. ¡De esta manera, las RFP lo encontrarán! Sin embargo, esto a menudo depende de una identidad de marca ya existente y una gran reputación, que muchas agencias nuevas pueden no tener todavía.

También puede encontrar agregadores de RFP específicos de nicho y unirse a sus listas, como Onvia.

Además, el pozo más desaprovechado de RFP está en el gobierno. ¿Sabía que a pesar de que el gobierno firma más de 11 millones de contratos por año, menos del 5 por ciento de las empresas estadounidenses hacen negocios con el gobierno estadounidense?

Más del 95 por ciento de los contratos federales se adjudican a pymes a diario.

De hecho, existen aproximadamente mil millones de dólares en nuevas oportunidades que puede solicitar con una respuesta RFP bien elaborada. Puede encontrar RFP del gobierno en FindRFP y GovernmentBids.

Finalmente, puede comenzar a recibir solicitudes de propuestas mediante la creación de redes y conociendo nuevos clientes potenciales. Mientras más empresas conozcan su nombre, conjunto de habilidades y que está buscando un nuevo trabajo, más probabilidades habrá de que le envíen una solicitud de propuesta.

¿Cuáles son los beneficios de una buena respuesta a la RFP?

Por supuesto, el principal beneficio para usted es la afluencia de trabajo, que todas las agencias codician. Pero fuera de este beneficio general, hay mucho que puede aprender de las habilidades estelares de redacción de propuestas.

Potencial de empleo futuro adicional

Además de conseguir el cliente para un proyecto a corto plazo, si todo va bien, una solicitud de propuesta ganadora puede traerle mucho trabajo en el futuro. Las empresas a menudo ponen a prueba a los contratistas ofreciéndoles trabajos más pequeños al principio para reducir posibles pérdidas si no están satisfechos con los resultados.

Por lo tanto, asegurar un proyecto y ejecutarlo bien es una excelente manera de asegurar la repetición de negocios y tal vez incluso un cliente de por vida. Piénselo de esta manera: es mucho más fácil expandir un contrato existente que pasar por el proceso de enviar nuevas propuestas y revisar ofertas adicionales.

Una excelente solicitud de propuesta le abre la puerta y abre un mundo de posibilidades en el futuro.

Habilidades de negociación mejoradas

Las habilidades de negociación son uno de los conjuntos de habilidades más valiosos que se pueden tener cuando se habla de una posible relación comercial. Y cuanto más lo hagas, mejor te volverás.

No hay mejor manera de aprender más sobre cómo piensan los clientes en un nicho o industria específica que pasando por un par de negociaciones de RFP. Incluso si no tiene éxito al principio, está acumulando conocimientos y experiencia para más adelante.

Crear un proceso simplificado

Elaborar un par de respuestas facilitará el proceso con el tiempo. Por ejemplo, su primera respuesta a la RFP puede llevarle días, pero la quinta sólo le llevará una parte de su tiempo.

Aunque realmente no puede optimizar la investigación y la exploración de información que está realizando, sabrá dónde buscar la próxima vez.

Experiencia continua y aprendizaje continuo

No puede ganar todas las RFP, pero puede aprender de cada una. Incluso puede pedir a las empresas sus comentarios honestos para que pueda trabajar en su respuesta en el futuro.

Luego, de manera lenta pero segura, aprenderá a reconocer lo que es importante para los clientes potenciales y en qué concentrarse cuando elabore su próxima respuesta a la RFP.

Selección de su oferta

A medida que complete las respuestas a la RFP, descubrirá cómo presentar su valor de la mejor manera posible.

Quizás deba cambiar su oferta general y hacerla más atractiva para los clientes. Eso no significa necesariamente que tenga que cambiar su modelo de negocio, solo su presentación.

Una vez que se ponga al día, aprenderá a elaborar propuestas que demostrarán sus habilidades y conocimientos, lo cual es un paso importante para ganar una licitación.

Elaborar la respuesta perfecta a la RFP puede prepararlo para el éxito en el futuro

Una solicitud de respuesta a una propuesta es un documento complejo que puede proporcionar grandes beneficios para usted y su empresa, siempre que dedique el tiempo, la investigación y el esfuerzo necesarios.

Por supuesto, eso no significa que encontrará el éxito en su primer intento o que logrará todas las propuestas. Pero es un comienzo.

Para redactar la propuesta más eficaz, lea la solicitud de propuesta detenidamente, luego configure una respuesta deslumbrante e intrincada que se destaque entre los competidores.

En la creación de su propuesta, siga los consejos anteriores, tómese su tiempo y tenga paciencia. Es un maratón, no un sprint. Además, una cabeza nivelada puede resaltar ciertos problemas o errores en su respuesta a la RFP que puede solucionar antes de que sea demasiado tarde.

Pero una cosa es segura: cuanto más puje y envíe respuestas a RFP, mejor podrá redactar un documento ganador.

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