Retrospectiva de Sprint: agenda, ejemplos y mejores prácticas

La retrospección es clave para la comprensión y la autoconciencia. Del mismo modo, los equipos ágiles y scrum utilizan la retrospectiva de sprint junto con el resto de las ceremonias ágiles para monitorear su desempeño y administrar su trabajo.

Scrum funciona bajo el supuesto de que los clientes cambian de opinión regularmente sobre lo que quieren o necesitan. Este entorno dinámico requiere reuniones de scrum, como la reunión diaria, la planificación de sprint o la retrospectiva de sprint, donde los miembros del equipo pueden recuperarse y asegurarse de que todos trabajen juntos para satisfacer las necesidades actuales del cliente.

Para entregar rápidamente y adaptarse a los cambios, los equipos de scrum trabajan en duraciones cortas de un mes o menos llamadas sprints ágiles, donde se lleva a cabo una retrospectiva de sprint al final de cada sprint. Una reunión de retrospectiva de sprint es tal como suena, un momento de reflexión. Pero es más que un mero reconocimiento de lo que ha pasado en sprints anteriores: ofrece lecciones que brindan dirección a seguir.

¿Qué es una retrospectiva de Sprint?

Una retrospectiva de sprint le da a todo el equipo un momento de introspección. Pueden detenerse y mirar hacia atrás en el sprint, discutir lo que sucedió, analizar la forma en que trabajaron juntos, identificar cómo podría haberse mejorado y luego hacer planes para implementar esas mejoras en el próximo sprint.

La retrospectiva del sprint suele celebrarse como la última actividad del sprint. Es una buena idea repetir la retrospectiva del sprint en el mismo día, hora y lugar. Pueden durar entre una hora y tres horas, dependiendo de la duración del sprint.

Cuando realiza una retrospectiva de sprint, desea capturar cualquier buena idea que surja y que luego se pueda aplicar a futuros sprints. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que tiene múltiples vistas de proyectos. Puede ejecutar su sprint en tableros kanban, pero la lista de tareas es una gran herramienta para recopilar los aspectos más destacados de su retrospectiva de sprint. Ahora están en el software y se pueden asignar, rastrear e incluso automatizar en futuros sprints.

¿Quién está involucrado en una reunión retrospectiva de Sprint?

Todo el equipo está presente en la retrospectiva del sprint. Eso incluye al scrum master, el propietario del producto, el equipo de desarrollo y todos los que diseñan, construyen y prueban el producto. Aunque, no tiene precedentes que el equipo de scrum busque información y perspectivas externas.

Si bien la retrospectiva del sprint brinda a todos los involucrados tiempo para mirar hacia atrás en el sprint, también les ayuda a identificar y acordar un proceso continuo de mejoras que se pueden convertir en tareas procesables en el presente y el futuro.

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El papel del Scrum Master en una retrospectiva de Sprint

El scrum master es la persona que facilita el proceso de una retrospectiva de sprint. Están allí para asegurarse de que el equipo esté analizando lo que sucedió en el último sprint para que puedan desarrollar nuevas formas de mejorar el rendimiento en el siguiente.

Si bien un equipo de scrum es autoorganizado y puede girar rápidamente según sea necesario, el scrum master ayuda con el flujo de información para que sus decisiones sean más efectivas. Por lo tanto, sin un scrum master que ayude al equipo, el camino hacia un proceso de mejora puede ser lento. Es por eso que los maestros de scrum comúnmente usan software de gestión de proyectos equipado con tableros kanban y otras características de gestión de tareas para agilizar el proceso de planificación, revisión y retrospectiva de sprint.

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Retrospectiva de Sprint: ¿Qué se aborda?

Hay tres preguntas principales que se hacen en la retrospectiva del sprint: ¿Qué salió bien durante el sprint, qué no salió bien y qué podría mejorarse para una mejor productividad en el próximo sprint? Estas preguntas, y toda la retrospectiva del sprint, son facilitadas por el scrum master.

Aunque esas son las preguntas principales que se hacen en una retrospectiva, nada está descartado en términos de lo que se puede hablar, siempre que se relacione con el sprint general que acaba de ocurrir. Esta es una función crítica del flujo de trabajo de scrum, ya que brinda a los equipos de scrum la oportunidad de ajustar sus comportamientos y acciones para servir mejor a la creación del producto.

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Agenda retrospectiva de Sprint

Al igual que con cualquier reunión, una retrospectiva de sprint tendrá una agenda para organizarla y mantenerla en el objetivo. Eso no significa que todas las agendas retrospectivas de sprint sean iguales. Pueden variar de una empresa a otra e incluso de un proyecto a otro. Sin embargo, la mayoría compartirá estos puntos principales.

Por adelantado, querrá establecer el objetivo de la retrospectiva del sprint. Una vez que se ha determinado un objetivo, el siguiente paso es recopilar los datos esenciales de todos los presentes para obtener su perspectiva. A partir de esta información compartida, identifique patrones y vea el panorama general. Querrás preguntar por qué las cosas sucedieron de la forma en que lo hicieron.

Antes de que finalice la retrospectiva del sprint, la agenda debe tener un momento en el que todos decidan cuáles serán los próximos pasos. Ha identificado problemas y desafíos, ahora elabore un plan de acción para responder a cada uno. Luego puedes cerrar la retrospectiva resumiendo la reunión, agradeciendo a todos por su participación y pensando en cómo mejorar futuras retrospectivas de sprint.

Preguntas retrospectivas de Sprint

El cuestionamiento está en el corazón de una retrospectiva de sprint. Hay preguntas que puede hacer antes de la retrospectiva durante la lluvia de ideas y la recopilación de datos, durante la revisión y luego al cierre. Aquí hay algunos de cada una de esas secciones.

Antes

• ¿Todos están de acuerdo con la agenda?
• ¿Hay algo que añadir a la agenda?
• ¿Todos entienden la agenda?
• Durante la lluvia de ideas/recopilación de datos
• ¿Qué salió bien en el sprint?
• ¿Qué salió mal en este sprint?
• ¿Qué podemos hacer en el próximo sprint?
• ¿Qué hemos aprendido del proyecto?

En revisión

• ¿Cómo podemos arreglar lo que salió mal?
• ¿Cómo podemos superar estos problemas en el futuro?
• ¿Cómo podemos ayudar a nuestros compañeros de equipo?

al cierre

• ¿Qué aprendimos hoy?
• ¿Tienen sentido los siguientes pasos?
• ¿Todos tienen claro lo que tienen que hacer?

Estas son solo algunas preguntas. El proyecto determinará lo que preguntas y no hay límite en la cantidad de preguntas que se pueden plantear. Sin embargo, la retrospectiva del sprint solo debería durar de una a tres horas. Quieres mantenerte en el punto y no quemar a tu equipo.

Cómo realizar una retrospectiva de Sprint

La retrospectiva del sprint es una reunión recurrente y será diferente cada vez que tengas una sesión. Sin embargo, tiene algunos elementos esenciales que se necesitan para mantenerlo productivo. A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas para las retrospectivas de sprint que lo ayudarán a realizar una reunión más productiva.

Planifique con anticipación

Averigua con anticipación cómo vas a realizar la retrospectiva del sprint y aprovecha al máximo tu tiempo limitado. Así como un plan es crucial para ejecutar un proyecto, es igualmente importante para tareas más pequeñas como esta. Sin un plan, se pierde el tiempo y sale trabajo menos productivo de la retrospectiva del sprint.

Involucrar a la gente

Cuanto antes involucres a las personas, es más probable que asistan a la reunión con algo que decir. Puede hacer esto pidiéndoles que lean algo relacionado con el proceso, lo que despertará su interés y los traerá a la mesa con ideas para compartir.

Crear un espacio

Querrás tener un lugar dedicado para realizar la retrospectiva del sprint, uno que sea privado y abierto a una discusión y participación libres del equipo. Eso puede ser un semicírculo de sillas alrededor de una pizarra o algo más. Si está trabajando con equipos distribuidos, considere cómo lograr que se sientan participantes y no espectadores.

Tener elementos de acción

Esto es como una agenda, por lo que comienza la retrospectiva del sprint con algo de qué hablar y un enfoque para mantener la conversación en una dirección productiva. Es útil publicar visualmente estos elementos de acción, para que todos los involucrados puedan acceder a ellos.

Comenzar con elementos de acción retrospectivos anteriores

Si no está revisando los elementos de acción anteriores, entonces no está monitoreando el progreso de las mejoras presentadas en las retrospectivas de sprints anteriores. Mírelos como experimentos: ¿qué intentó, cuáles fueron los resultados y vale la pena seguirlos?

No olvides divertirte

Sí, es trabajo, pero no tiene por qué ser una tortura. Cuanta más diversión pueda inyectar en el proceso, más obtendrá de él. Las personas están más comprometidas cuando se divierten. Eso no significa caos; simplemente elimine la naturaleza pesada y terrible de muchas reuniones, y recuerde que todos están trabajando juntos por el mismo objetivo.

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Ejemplos retrospectivos de Sprint

Echemos un vistazo a algunos ejemplos de una retrospectiva de sprint. Por ejemplo, si está creando una aplicación y el último sprint fue obtener el diseño de la interfaz de usuario. Tal vez sientas que es demasiado complejo. Ocupa demasiada memoria. ¿Hay formas de simplificarlo? Quizás puede haber menos pasos que un usuario tiene que tomar. Eso se puede aplicar al siguiente sprint.

Otro ejemplo de una retrospectiva de sprint podría ser la creación de un sitio web minorista. El último sprint fue agregar imágenes al sitio. Sin embargo, el tipo no envuelve esas imágenes correctamente. El equipo hizo una lluvia de ideas y encontró una manera de reducir el tamaño de las imágenes manteniéndolas legibles.

Estos son ejemplos muy simples, pero te dan una idea de cómo funciona la retrospectiva de sprint. Es una revisión del trabajo anterior, una sesión de lluvia de ideas sobre lo que podría mejorarse y luego un plan sobre cómo implementar esas mejoras en el próximo sprint.

Ideas retrospectivas de Sprint

Scrum siempre está buscando mejoras. No tiene miedo al cambio; lo abraza. Con ese espíritu en mente, terminemos con sugerencias para mejorar su retrospectiva de sprint.

1. Comience con un rompehielos: para que los equipos salgan a la carretera corriendo, debe asegurarse de que se sientan cómodos entre sí. Si bien pueden trabajar juntos, es posible que se hayan dedicado a diferentes tareas o que posiblemente trabajen de forma remota. Por lo tanto, haga que las ideas fluyan notificando a todos con anticipación y ofreciéndoles algunos rompehielos simples para que piensen. Podrían ser respuestas de una palabra a preguntas simples o un indicador emocional de cómo se sintieron con respecto al sprint anterior.
2. Tenga los objetivos y las mejoras del Sprint anterior a la vista: colóquelos para que todos los vean para que las personas comiencen a discutir cómo se lograron estas mejoras y qué objetivos se cumplieron y cuáles no. Puede analizar los resultados más tarde, pero hacer que la gente hable primero le dará una mejor imagen del proceso y dónde funciona y dónde no.
3. No caiga en la rutina: es más fácil decirlo que hacerlo porque si funcionó una vez, es probable que lo vuelva a visitar. Pero la rutina puede ser el beso de la muerte. La gente pierde compromiso y se pierde productividad. Intente una reunión de principio y fin, preguntando al equipo qué creen que deberían empezar a hacer, dejar de hacer y seguir haciendo. Organice la reunión como una entrega de premios, con la mejor historia, la historia más molesta, etc. Hay muchos enfoques creativos para las reuniones que puede investigar y aplicar.
4. Haz una retrospectiva de la retrospectiva: no está de más poner el proceso bajo el microscopio. Esto no solo creará una retrospectiva de sprint más comprometida y menos rutinaria, sino que también brindará orientación sobre lo que funciona y lo que no funciona en el proceso en sí. No es solo el sprint lo que puede requerir mejoras.
5. Cambie al facilitador: sí, es tradicional que el scrum master facilite las retrospectivas del sprint, pero eso no significa que sea la ley. El scrum master estará presente para mantener las cosas dentro de los límites, pero realmente puede ayudar a agitar las cosas y ofrecer nuevas perspectivas para que otros tomen el timón.
6. Comience con el por qué: otra forma de hacer que la sangre fluya es cuestionar todo el proceso. ¿Por qué tener una retrospectiva de sprint en primer lugar? Es posible que algunos muerdan el anzuelo y estén de acuerdo, pero es más probable que encuentre personas que se superponen para explicar la importancia del proceso. Hay algunas formas mejores de abrir la retrospectiva con un compromiso más genuino.
7. Ponga los tabúes sobre la mesa: siempre habrá quienes tengan inquietudes o críticas no expresadas sobre el sprint u otros aspectos del trabajo. Con la garantía de total confidencialidad y sin represalias, comparta estos tabúes en una reunión silenciosa donde a todos se les entrega una hoja de papel en la que deben escribir su mayor tabú tácito. Ahora baraje los papeles y distribúyalos para que otros comenten. Déjelos recorrer toda la habitación hasta que el artículo original regrese a su autor. Luego destruye los papeles. Puede ser contraproducente, pero cuando golpea, el estado de ánimo es catártico.

ProjectManager para retrospectivas de Sprint

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que se puede aplicar en la gestión ágil de proyectos, la metodología en cascada o un híbrido de ambos. Nuestra herramienta flexible ayuda a los equipos de scrum a colaborar mientras comparten datos en tiempo real con múltiples vistas de proyectos si hay un departamento en su organización que prefiere la vista de Gantt, hoja, lista de tareas o calendario.

Administrar la acumulación en los tableros Kanban

Nuestro software es colaborativo hasta la médula. Los equipos de Scrum pueden administrar su acumulación en nuestro tablero kanban después de una retrospectiva de sprint. Utilizan la misma herramienta para colaborar en la planificación del próximo sprint con lo aprendido en la retrospectiva. Los gerentes obtienen visibilidad de sus procesos y pueden reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella.

Obtenga datos en tiempo real para retrospectivas de Sprint con paneles en vivo

Una forma de ayudar con la recopilación de datos de una retrospectiva de sprint es con nuestro panel de control en tiempo real. No requiere configuración como otras herramientas livianas y recopila automáticamente datos en vivo. Esa información se calcula y se muestra en gráficos coloridos que monitorean seis métricas del proyecto. Lleve un registro del tiempo, los costos y mucho más.

Tenga una mayor perspectiva de las ceremonias de Scrum con informes filtrables

Si necesita aún más detalles, aquí están nuestros informes de un solo clic. Cada informe se puede filtrar para concentrarse solo en los datos que desea rastrear. Luego, se pueden compartir con el equipo durante las ceremonias de scrum o con las partes interesadas cuando se reúna para actualizarlos sobre el progreso del proyecto.

Cuando trabajan en un sprint, los equipos pueden comentar y compartir archivos. Las notificaciones por correo electrónico y las alertas en la aplicación lo mantienen actualizado y siempre trabajando con los datos más actualizados. Nuestra única fuente de verdad mantiene su proyección sin tener que ponerse al día. Al menos, eso es algo de lo que no tendrás que preocuparte en tu próxima retrospectiva de sprint.

Si está trabajando en un marco ágil con equipos Scrum y sprints, entonces está en constante cambio y necesita el ancla de los datos en tiempo real para ayudarlo a mantenerse en el rumbo correcto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene un panel de control en tiempo real y diagramas de Gantt colaborativos en línea para ayudar a los equipos a trabajar con sus horarios con autonomía. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.