¿Perdido en una pesadilla de carpetas basura? Escápese (y no se preocupe nunca más) con una auditoría de capacidad de entrega de correo electrónico

Enviamos campañas por correo electrónico para solicitar a los destinatarios que realicen una acción específica: comenzar a usar una nueva función en nuestra aplicación, registrarse para un seminario web o realizar una compra en nuestra tienda en línea. Todos nuestros esfuerzos se desperdician cuando los mensajes van a las carpetas de spam. Por eso es fundamental realizar un seguimiento del rendimiento de sus campañas y encontrar formas tanto técnicas como de marketing para mejorar los resultados.

Una auditoría de capacidad de entrega de correo electrónico es un método técnico eficaz para aumentar la tasa de apertura.

En este artículo, hablaré sobre:

• Auditorías internas o subcontratadas
• Cómo realizar una auditoría de capacidad de entrega
• Cómo mantener una gran capacidad de entrega

Bricolaje o subcontratación: ¿Quién debería realizar la auditoría?

Una auditoría de capacidad de entrega es un proceso complejo con una variedad de entresijos. Por tanto, la primera pregunta es si conviene contratar a un experto o hacerlo usted mismo (bricolaje).

En general, si tiene un gran volumen de mensajes y un flujo de trabajo de correo electrónico sofisticado, se recomienda subcontratar la auditoría. Sin embargo, la ayuda de expertos también puede ser útil para que los equipos más pequeños obtengan información sobre sus procesos de envío de correo electrónico.

Estos son los pros y los contras de una auditoría de capacidad de entrega de correo electrónico subcontratada frente a una interna:

Por lo general, la auditoría completa se realiza para una sola campaña aislada para evitar juzgar en función de la puntuación promedio de todas las campañas porque la capacidad de entrega depende de una lista completa de factores:

• Configuración técnica (servidor SMTP, IP, autenticación de correo electrónico, etc.)
• Contenido del correo electrónico (y no, no me refiero a palabras que provocan spam)
• Lista de contactos: ¿está utilizando fuentes de adquisición problemáticas?
• El comportamiento del remitente (con qué frecuencia envía correos electrónicos, cómo segmenta a sus destinatarios, etc.)

Cuando la realiza un experto en capacidad de entrega, una auditoría suele tardar hasta dos semanas. Debería recibir un informe que describa las pruebas que se ejecutaron y los problemas encontrados, con una lista de herramientas y capturas de pantalla, así como recomendaciones sobre cómo puede aumentar la capacidad de entrega de su correo electrónico. Pero no sabrá si algo de esto realmente ayudará o no hasta que ponga en uso el informe, después de que finalice su contrato con el experto.

Puede realizar una auditoría usted mismo, utilizando las mismas herramientas y enfoques, pero deberá interpretar los resultados y crear un plan de implementación usted mismo. También tendrá que pagar las diferentes herramientas usted mismo, así como dedicar tiempo y esfuerzo a aprenderlas. Pero puede vigilar constantemente la capacidad de entrega de su correo electrónico y realizar ajustes a medida que avanza.

Si decide contratar a un experto, puede comenzar por consultar con su proveedor de envío de correo electrónico para ver si ofrecen este tipo de servicio. También hay empresas que ofrecen herramientas de prueba de capacidad de entrega y servicios de consultoría. Alternativamente, puede buscar consultores en las comunidades Upwork, LinkedIn o Reddit. Siga sus necesidades, opiniones de clientes reales, estructura de una oferta y garantía de resultados.

Cómo realizar una auditoría de capacidad de entrega de correo electrónico

Ya sea que decida hacerlo usted mismo o contratar a un experto, el proceso y el resultado deben ser muy similares.

1. Defina sus objetivos

Especifique lo que espera de la auditoría. ¿Conoce ya sus problemas de entregabilidad y necesita pautas sobre cómo solucionarlos? ¿Tiene dudas sobre la fiabilidad de su infraestructura de envío? ¿O simplemente observa la baja tasa de apertura y desea encontrar una manera de mejorarla?

2. Seleccione las métricas y las herramientas para evaluarlas.

Debe comprender qué aspectos del correo electrónico se probarán: dominio de envío, autenticación, IP y reputación, lista de bloqueo y verificación de correo no deseado, contenido del correo electrónico y validación de la lista.

Luego, seleccione las herramientas que necesitará para evaluar esas métricas. Hay un montón de herramientas de prueba de capacidad de entrega que puede usar, tanto gratuitas como de pago, que le brindan una revisión general de la capacidad de entrega, le muestran la reputación de su remitente, validan su lista de contactos o analizan el rendimiento del correo electrónico.

Recomiendo comenzar con verificaciones complejas de capacidad de entrega de correo electrónico y luego inspeccionar aspectos específicos.

Identificar problemas que pueden llevarlo a la carpeta de correo no deseado. Llega a la bandeja de entrada, no a la carpeta de correo no deseado. Ejecute sus correos electrónicos con más de 25 pruebas de filtro de spam, identifique cualquier problema y obtenga consejos prácticos sobre cómo solucionarlo, antes de presionar enviar. Aprende cómo →

3. Crea una lista de verificación

Puede utilizar hojas de cálculo o cualquier herramienta de gestión de proyectos que prefiera para documentar las métricas, las herramientas que necesita, los resultados de la auditoría y otros puntos de acción. Esta es una excelente manera de mantenerlo encaminado y asegurarse de que no se pierda nada crítico.

4. Ejecute sus pruebas de capacidad de entrega

¡Ahora está listo para realizar la auditoría real! Evalúe cada uno de los elementos y métricas de capacidad de entrega que le gustaría medir de acuerdo con su lista de verificación y agregue los resultados. ¿Qué estás haciendo bien? ¿Qué necesita mejorar? Tus herramientas de correo electrónico deberían darte una idea de lo que se considera bueno o malo.

5. Priorice las correcciones necesarias

Entonces, sus resultados muestran que tiene bastantes cosas que puede mejorar. ¿Ahora que? Empiece por lo imprescindible: los temas más importantes que pueden aportar los resultados más valiosos. Luego, recolecte frutas que cuelgan y haga arreglos que sean fáciles y rápidos de implementar.

Una matriz de impacto-esfuerzo o prioridad de acción es una excelente manera de visualizar sus ganancias rápidas, proyectos importantes y lo que puede que no valga la pena el esfuerzo.

6. Preparar el plan de implementación.

¿El siguiente paso? Cree un plan de acción que contenga las correcciones necesarias, las formas de aplicarlas, quién es responsable de ellas y los plazos. Un buen plan de corrección de correo electrónico no solo lo ayuda a enfriar la quema, sino que también garantiza el éxito de la entrega en el futuro.

Mantenga una excelente capacidad de entrega con las mejores prácticas de correo electrónico

Cuando trabaje con un experto en capacidad de entrega, este le explicará los resultados del análisis y le brindará recomendaciones prácticas sobre lo que debe mejorarse. Cuando analiza la capacidad de entrega del correo electrónico con sus propios recursos, saca sus propias conclusiones.

Si bien hay mejoras técnicas que se deben considerar, aquí hay algunos consejos que también pueden ayudarlo a mejorar el rendimiento de su correo electrónico, un factor importante para que sus correos electrónicos se entreguen en la bandeja de entrada.

Contenido de correo electrónico

Cuantos más elementos incluya en su mensaje, mayores serán sus posibilidades de terminar en spam. Pero tenga en cuenta los clientes de correo electrónico que utilizan sus suscriptores y cómo esos proveedores de bandeja de entrada pueden sopesar diferentes factores y filtrar los correos electrónicos. En general, considere lo siguiente:

• Reduzca la cantidad de imágenes e intente alcanzar una relación de texto en vivo a imagen de 70:30.
• Reduzca el tamaño del archivo HTML para mantener la recepción de datos de correo electrónico de 15 KB a 100 KB.
• Evite agregar demasiados enlaces, ya que puede parecer spam. Se recomienda tener menos de cinco, pero debe probar su correo electrónico antes de enviarlo para verificar cómo los enlaces afectan su reputación de envío.

Comportamiento del remitente

Como remitente de correo electrónico, ¿qué comportamientos debe adoptar? Aquí hay algunas sugerencias:

• No envíe correos electrónicos repetidamente a suscriptores inactivos que no interactúan con sus mensajes, o de lo contrario la reputación de su dominio disminuirá.
• Asegúrese de que sus destinatarios tengan una buena experiencia para cancelar la suscripción para evitar que lo marquen como spam.
• Limpia regularmente tus listas de correo electrónico y no envíes demasiados mensajes.

Estos consejos definitivamente impulsarán sus esfuerzos de ventas y marketing.

Llegar a la bandeja de entrada, no a la carpeta de spam

La parte más importante de una auditoría de capacidad de entrega de correo electrónico es analizar sus resultados e implementar cambios. El objetivo principal es aumentar la capacidad de entrega del correo electrónico para que más personas puedan recibir, interactuar y convertir sus correos electrónicos.

Al final, debe comprender claramente qué aspectos de su infraestructura de envío, su comportamiento como remitente y los detalles del contenido tienen el mayor impacto en la entrega y el rendimiento de sus campañas. Implemente estos conocimientos en cada nuevo correo electrónico, pruebe sus correos electrónicos minuciosamente antes de enviarlos e repita los cambios para lograr resultados significativos.

Si realizó una auditoría usted mismo y no pudo encontrar las razones del mal desempeño del correo electrónico, puede tener sentido buscar la ayuda de un experto. Enviar correos electrónicos es un proceso difícil, con muchos elementos y dependencias desconcertantes. Por eso requiere constantes chequeos y mejoras.

¡Buena suerte con tu auditoría y feliz envío!

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Andriy Zapisotskyi es gerente de crecimiento en Mailtrap, un producto que ayuda a las personas a inspeccionar y depurar correos electrónicos antes de enviarlos a usuarios reales. Tiene más de 5 años de experiencia en el campo del marketing y productos. A Andriy le encanta relacionarse con la gente. Correr es su hobby y le gusta descubrir nuevos lugares. Conéctese con Andriy en LinkedIn o Facebook y comparta sus comentarios sobre este artículo.