6 pasos para un poderoso sistema de diseño de correo electrónico que le encantará a su equipo

Los especialistas en marketing por correo electrónico, y especialmente los diseñadores que crean campañas, buscan constantemente formas de mejorar el proceso de producción. Ya sea que adopte vistas previas automatizadas y herramientas de control de calidad (QA) o busque formas más rápidas de codificar correos electrónicos, la eficiencia es el nombre del juego.

Combinada con la necesidad de velocidad, está la necesidad de escalar. Especialmente con la aparición de COVID-19 y las personas que trabajan y compran desde casa, las empresas están enviando más correos electrónicos que nunca. El 54% ha aumentado el volumen de correo electrónico desde antes de la pandemia, según nuestra edición de otoño del estado del correo electrónico de 2020. Y los equipos están luchando por mantenerse al día con el aumento de la demanda mientras son innovadores y mantienen altos estándares de calidad.

Una herramienta que nos ha resultado cada vez más útil, y que otros han adoptado con gran éxito, es un sistema de diseño de correo electrónico. Los sistemas de diseño en general se construyen por dos razones: eficiencia y consistencia. Pero, ¿qué son los sistemas de diseño de correo electrónico y cómo se pueden utilizar para mejorar el rendimiento de su equipo?

¿Qué es un sistema de diseño de correo electrónico?

Un sistema de diseño de correo electrónico es una colección de componentes y estándares reutilizables que los equipos utilizan para guiar su trabajo y crear correos electrónicos de marca sin errores de forma más rápida y coherente.

Los componentes de un sistema de diseño de correo electrónico suelen constar de:

• Colores y activos de la marca, como logotipos, íconos e imágenes.
• Módulos de correo electrónico (como fragmentos y parciales) que se utilizan para crear correos electrónicos
• Plantillas de correo electrónico completas que se pueden reutilizar en todas las campañas.

Los estándares a menudo dictan el uso de esos componentes y podrían incluir:

• Reuniones iniciales y formación continua sobre el uso del sistema de diseño
• Comentarios HTML sobre el uso incluidos en módulos y plantillas
• Documentación como la lógica detrás de las decisiones de diseño e implementación.

Combinados, los dos elementos forman un sistema que puede permitir a los equipos escalar su producción de marketing por correo electrónico incluso frente a desafíos como una pandemia global en curso.

En nuestro seminario web, Cómo los sistemas de diseño empoderan a los equipos de correo electrónico en todas partes, los expertos en correo electrónico compartieron sus experiencias y conocimientos personales.

"El sistema de diseño de Stack Overflow nos permite a todos contribuir y usarlo, incluso si no es nuestro trabajo de tiempo completo". Ted Goas, diseñador principal de productos (anteriormente en Stack Overflow)

Cómo crear su propio sistema de diseño de correo electrónico

Hay muchas cosas que pueden incluirse en un sistema de diseño de correo electrónico, desde gráficos y activos de marca hasta el código real y la copia incluidos en los correos electrónicos. Pero los sistemas de diseño más exitosos se crean mediante una serie de pasos bien probados. A continuación, le indicamos cómo puede crear su propio sistema de diseño de correo electrónico.

1. Comprometerse a crear un sistema de diseño

El primer paso es determinar si necesita un sistema de diseño de correo electrónico y luego comprometerse como equipo a construir uno. Hágase algunas preguntas:

• ¿Se necesita mucho tiempo para crear campañas de correo electrónico?
• ¿Nos equivocamos con frecuencia durante el proceso de control de calidad o después de hacer clic en enviar?
• ¿Hay muchas personas que ayudan con el marketing, el diseño y el desarrollo por correo electrónico?
• ¿Nos sentimos obstaculizados por nuestro actual proceso de producción de correo electrónico?

Si respondió que sí, entonces tiene sentido crear su propio sistema de diseño de correo electrónico. Discuta los desafíos que enfrenta su equipo con las partes interesadas, describa los muchos beneficios de un sistema de diseño para lograr la aceptación, luego reserve el tiempo y los recursos para realizar el trabajo.

"Los sistemas de diseño mantienen a las empresas dentro de la marca y permiten a los equipos pequeños y grandes construir sin problemas". Crystal Ledesma, Gerente de Ingeniería, Sistemas de Diseño en Zillow

2. Audite su programa de marketing por correo electrónico existente

El siguiente paso es auditar sus correos electrónicos existentes, tanto de marketing como transaccionales, e identificar lo que debe incluirse en su sistema de diseño de correo electrónico.

De manera similar a cómo dividiría un correo electrónico en una plantilla modular, el propósito de su auditoría es averiguar qué componentes son comunes en los correos electrónicos (o son únicos y deben tenerse en cuenta) para que sepa lo que realmente tiene que construir. y los estándares que necesita escribir para usar esos componentes.

Las hojas de cálculo son muy útiles para realizar auditorías. Abra uno y comience a documentar cada correo electrónico que envía, diferentes tipos de contenido, imágenes, botones, encabezados, pies de página, descargos de responsabilidad, etc.

Y asegúrese de incluir capturas de pantalla de ejemplo o enlaces a correos electrónicos en vivo siempre que sea posible. Estos actuarán como un buen punto de referencia cuando se trata de construir realmente sus componentes.

3. Discutir y documentar las decisiones de diseño.

Luego viene la parte divertida: hablar unos con otros sobre cómo implementar su sistema de diseño.

Celebre reuniones, trabajen juntos en herramientas de diseño colaborativo como Figma o comience a escribir un documento compartido para tomar decisiones importantes sobre lo que debe incluirse en el sistema de diseño y cómo debe implementarse.

La parte importante aquí es documentar el proceso y el razonamiento detrás de las decisiones para que todos tengan claro el qué, el por qué y el cómo detrás de su sistema de diseño.

4. Crea tu sistema de diseño y guía

Una vez que haya un consenso general, debe crear y organizar los componentes reales de su sistema de diseño de correo electrónico. La parte de la organización es especialmente importante porque ayuda a su equipo a encontrar fácilmente los módulos adecuados para usar, lo que hace que la adopción sea sencilla.

Esto es algo que hemos estado haciendo por nuestra parte utilizando nuestra Biblioteca de diseño en Litmus, que le permite guardar colores de marca, módulos y plantillas completas para que su equipo las utilice al crear nuevas campañas. También puede categorizar sus módulos etiquetándolos por tipo de módulo (por ejemplo, encabezados o botones), tipo de correo electrónico (por ejemplo, boletín o evento), o lo que se ajuste a sus necesidades.

Y con su sistema de diseño de correo electrónico en Litmus, puede automatizar las pruebas de control de calidad para asegurarse de que todo sea perfecto y luego capacitar a cualquier persona, incluso a los no codificadores, para crear correos electrónicos rápidamente utilizando el editor visual de arrastrar y soltar.

Sin embargo, además de dónde se almacenan los componentes, debe documentar la otra mitad de su sistema de diseño: los estándares en torno al uso. Para nosotros, eso sucede en gran medida en Confluence, pero cualquier tipo de documento que se comparta, sea fácil de actualizar y de referencia rápida servirá. Hemos visto equipos que utilizan de todo, desde archivos PDF y presentaciones de diapositivas hasta sitios web completos para documentar sus sistemas de diseño. Somos grandes admiradores de la guía de diseño de correo electrónico de Mutual of Omaha si quieres algo de inspiración.

5. Involucre a otros

Una vez creado y documentado, es necesario que las personas se unan y utilicen realmente el sistema de diseño de correo electrónico. Las reuniones de inicio y las sesiones de capacitación del equipo son una excelente manera de poner al día a las personas sobre el sistema de diseño y cómo se debe usar en el futuro. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los equipos se detienen después de una ráfaga inicial de capacitación y el uso del sistema de diseño de correo electrónico se desvanece.

"Si desea que las personas utilicen su sistema de diseño, déles tiempo para que se mojen los pies, hágalo accesible y anime a las personas a hacer preguntas". Ted Goas, diseñador principal de productos

Comprometerse con la capacitación y las actualizaciones continuas de su sistema de diseño, ya sea a través de reuniones presenciales (o virtuales), documentos actualizados de manera rutinaria, publicaciones trimestrales o incluso un boletín interno, para que su equipo sepa por qué y cómo seguir usando el diseño. sistema.

"Confíe en la incorporación en persona, establezca relaciones entre los equipos y mantenga los recursos actualizados". Crystal Ledesma, gerente de ingeniería, sistemas de diseño en Zillow

6. Enjuague y repita

¡El último paso para implementar su propio sistema de diseño de correo electrónico es uno que nunca termina!

Los sistemas de diseño no deben ser estáticos.

Los mejores crecen y evolucionan con el tiempo, al igual que las empresas y las personas a las que sirven. Establezca bloques de tiempo periódicos para revisar colectivamente los componentes y estándares de su sistema de diseño. Y no olvide revisar sus objetivos comerciales generales, iniciativas de marketing y actualizaciones de productos o servicios para asegurarse de que su sistema de diseño esté haciendo lo que se supone que debe hacer: ayudar a su equipo a prosperar en un panorama en constante cambio.

Cree su sistema de diseño y correos electrónicos en un solo lugar

¿Necesita un lugar para iniciar su propio sistema de diseño de correo electrónico? Somos parciales (juego de palabras) para Design Library en Litmus. Design Library es un lugar centralizado para almacenar, organizar y probar el control de calidad de los activos, módulos y plantillas de su marca para facilitar las actualizaciones. Luego acceda rápidamente a sus componentes y cree correos electrónicos con ellos en Visual Editor. ¡Prueba Litmus hoy!

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