Cómo escribir un correo electrónico de factura [Plantilla gratuita]

Saber cómo escribir un correo electrónico de factura es un factor crítico para recibir el pago a tiempo. Tus principales objetivos son hacer saber al destinatario lo que quieres de una manera clara, concisa y educada. Normalmente se envía como archivos adjuntos, necesitará una plantilla de factura de correo electrónico estandarizada para servir como una breve carta de presentación y optimizar su eficiencia.

Aquí en Twilio SendGrid, tenemos las mejores prácticas de escritura de correo electrónico 101 y plantillas gratuitas para ahorrar tiempo y dolores de cabeza con sus tareas esenciales del día a día. Continúe leyendo para obtener consejos sobre correos electrónicos de facturas, en particular, así como una plantilla de correo electrónico de facturas gratuita que puede usar de inmediato. También lanzamos plantillas de correo electrónico adicionales para recordatorios de facturas y facturas vencidas.

Consejos para escribir un correo electrónico de factura

Con nuestra plantilla de correo electrónico para facturas, realmente no necesitará consejos para escribir. ¡Simplemente complete los espacios en blanco para personalizar y crear el correo electrónico perfecto listo para enviar! Sin embargo, en aras de la exhaustividad, vamos a incluir algunos puntos aquí para aclarar por qué optamos por esta plantilla de factura y recibo en particular.

Evite sorpresas con precios transparentes y correspondencia regular

Incluso con la plantilla perfecta, las reacciones al correo electrónico de su factura pueden ser negativas. Puede evitar retrasos y la insatisfacción de sus clientes comprometiéndose con la transparencia en su estructura de precios y comunicando cualquier diferencia en las expectativas con anticipación. Si hay cambios importantes en el total anticipado, deberá enviar un correo electrónico preliminar que describa por qué la próxima factura se desvía del monto previamente acordado.

Mejor aún, si ve obstáculos para cumplir con su parte del contrato según lo planeado, detenga su actividad y analice las opciones con el cliente para eliminar sorpresas por exceso de presupuesto.

Mantenga su correo electrónico simple pero amigable

Si bien el objetivo de su correo electrónico es que le paguen, cualquier tipo de correspondencia regular con un cliente es una oportunidad para consolidar una relación. No necesitas hablar sobre tus planes de fin de semana o preguntarle a tu cliente qué hay para cenar esta noche. Sin embargo, desea personalizar el correo electrónico con el nombre del cliente, expresar su gratitud por el negocio y brindar suficiente información para que su cliente se sienta cómodo con la transacción. Notará que nuestra plantilla usa un lenguaje simple y expresa estos puntos en la menor cantidad de oraciones posible.

Plan para contingencias

Perseguir pagos es una realidad desafortunada para muchas personas que envían correos electrónicos con facturas. Incluso las personas honestas están ocupadas, olvidadizas y quizás haciendo malabares con múltiples obligaciones financieras. Sin mencionar que los correos electrónicos pueden aterrizar en una carpeta de correo no deseado o llegar a la bandeja de entrada incorrecta. Puede considerar enviar las facturas un mes antes de la fecha de vencimiento, con un recordatorio amistoso enviado 1 o 2 semanas antes si no ha recibido el pago de la factura de inmediato.

Además, es posible que deba crear una plantilla de factura vencida o 2 para prepararse para el momento en que un cliente no paga puntualmente. Los correos electrónicos de facturas vencidas tienden a ser un poco más formales y firmes, manteniendo la cortesía.

¿Por qué usar una plantilla de correo electrónico de factura?

Un correo electrónico comercial no debe tardar más de 5 minutos en enviarse. Si tarda más que eso, o si está enviando numerosas facturas, no hay sustituto para una plantilla de recibo de factura fácil y rápida que reduce este tiempo a 30 segundos o menos.

Los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas a menudo tienen dificultades para recibir su pago de manera oportuna. Si bien existen numerosas causas de retraso, una plantilla de factura por correo electrónico fácil de entender generalmente llama más la atención, aclara los términos de pago y alivia gran parte de esta molestia.

Plantilla de correo electrónico para facturas

Idealmente, creará su factura real como un PDF descargable que facilite a los clientes imprimir, guardar y cargar en su software de contabilidad. La siguiente plantilla de correo electrónico de envío de factura puede personalizarse para su negocio e insertarse en la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico.

Plantilla de correo electrónico estándar para facturas

Línea de asunto: Factura n.º [NÚMERO] de [PRODUCTO/SERVICIO] con vencimiento el [FECHA]

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE],

Espero que estés bien. Consulte la factura adjunta n.º [NÚMERO] de [PRODUCTO/SERVICIO] que vence el [FECHA]. No dude en comunicarse si tiene alguna pregunta.

Saludos cordiales,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE CORREO ELECTRÓNICO]

BONIFICACIÓN : plantilla de recordatorio de correo electrónico de factura de seguimiento

Línea de asunto: Factura n.º [NÚMERO] de [PRODUCTO/SERVICIO] vence pronto el [FECHA]

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE],

Espero que estés bien. Este es un recordatorio amistoso de que la factura adjunta #[NÚMERO] para [PRODUCTO/SERVICIO] vence en [FRANCO DE TIEMPO] el [FECHA]. Por favor hazme saber si tienes preguntas.

Gracias por hacer negocios,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE CORREO ELECTRÓNICO]

BONIFICACIÓN : plantilla de correo electrónico de factura vencida n.º 1

Línea de asunto: Factura vencida #[NÚMERO] para [PRODUCTO/SERVICIO] con vencimiento el [FECHA]

Estimado [NOMBRE DEL CLIENTE],

Espero que estés bien. Aún no hemos recibido el pago de la factura n.º [NÚMERO] de [PRODUCTO/SERVICIO], que venció hace [NÚMERO] días el [FECHA]. Háganos saber cuándo podemos esperar recibir el pago y no dude en comunicarse si tiene alguna pregunta o inquietud.

Saludos cordiales,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE CORREO ELECTRÓNICO, INCLUYENDO UN NÚMERO DE TELÉFONO]

BONIFICACIÓN : plantilla de correo electrónico de factura vencida n.º 2

Línea de asunto: Factura n.º [NÚMERO] de [PRODUCTO/SERVICIO] **VENCIDA**

Estimado [NOMBRE DEL CLIENTE],

Se adjunta una factura por el [PRODUCTO/SERVICIO] proporcionado el [SERVICIO/FECHA DE RECIBO], que vencía el [FECHA DE VENCIMIENTO].

Tenga en cuenta que se aplicará un recargo por pago atrasado de [MONTO], y el monto total adeudado ahora es [TOTAL].

Se aceptan pagos a través de PayPal, Venmo, Apple Pay o [ENLACE DEL PORTAL WEB].

Si lo prefiere, puede enviar un cheque a nombre de [SU NOMBRE O NEGOCIO] a:

[DIRECCIÓN DE NEGOCIOS].

Por favor, hágame saber cuándo esperar el pago y si hay más preguntas o inquietudes.

Gracias,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE CORREO ELECTRÓNICO, INCLUYENDO UN NÚMERO DE TELÉFONO]

Cómo enviar una factura por correo electrónico

Una vez que tenga su plantilla, es fácil enviar su factura por correo electrónico:

• Agregar una línea de asunto estandarizada para que el cliente pueda notarlo y ubicarlo fácilmente
• Insertar la plantilla en el cuerpo del correo electrónico
• Personalización de campos abiertos de la plantilla
• Adjuntar la factura pendiente haciendo clic en el símbolo del clip y ubicar el archivo
• Corrección del correo electrónico para asegurarse de que no se ha perdido ningún campo
• Enviar ahora o programar una hora a través de su interfaz de programación de aplicaciones (API)

Recomendamos encarecidamente utilizar una API como Twilio SendGrid como parte de su proceso, ya que puede diseñar una plantilla, probar variaciones, programar automáticamente correos electrónicos y realizar un seguimiento de las respuestas. Si tiene un negocio por su cuenta, encontrará una amplia variedad de recursos en nuestro sitio, incluidas plantillas de correo electrónico de recibos de compras minoristas gratuitas que ahorran tiempo y molestias a los ocupados autónomos y dueños de negocios.

Envíe sus correos electrónicos de facturas comerciales con Twilio SendGrid

Twilio SendGrid ofrece una plataforma fácil e intuitiva para crear plantillas y enviar correos electrónicos de facturas. Brindamos la base para que pueda crear campañas de correo electrónico exitosas a escala, incluida la creación, prueba y seguimiento de facturas para múltiples clientes.

Al automatizar más su proceso, se asegurará de que los correos electrónicos de facturas de su empresa cumplan con los estándares adecuados y se entreguen sin errores, lo que le permitirá concentrar su atención y esfuerzo en agregar valor a su empresa. Visite nuestra página API de correo electrónico para obtener más información.