Cómo mejorar el tiempo de respuesta de su correo electrónico

Nada es más valioso que enviar una respuesta rápida a un cliente en problemas. Enviar una respuesta rápida tiene muchas ventajas.

Un cliente que recibe una respuesta instantánea queda satisfecho con su servicio. Si tienen que tomar una decisión sobre la elección de un producto o servicio, pueden decidir más rápido. Si se enfrentan a un problema y se les brinda soporte rápidamente, elogiarán el servicio posventa al cliente de la empresa. Además, una tasa de respuesta rápida en el correo electrónico significa que el nombre de su empresa permanece fresco en la mente de los usuarios.

Analicemos las formas en que se puede mejorar su tasa de respuesta de correo electrónico.

Configurar respuestas de correo electrónico automatizadas a preguntas genéricas

Entonces, por ejemplo, si un cliente potencial pregunta cuánto tiempo demorará la entrega del producto, se le puede enviar una respuesta estándar relacionada con los tiempos de entrega. Mientras crea la respuesta automática, personalice el mensaje de correo electrónico con los detalles del cliente.

En este caso, el número de seguimiento del pedido debe incluirse en el correo electrónico. Del mismo modo, agregar la dirección del cliente en el correo electrónico mejorará la satisfacción del usuario.

Use herramientas de correo electrónico que funcionen con inteligencia artificial

Las herramientas de inteligencia artificial utilizan el procesamiento del lenguaje natural para realizar un análisis de sentimientos.Al leer el contenido del correo electrónico, la herramienta puede clasificar el tono del cliente.Si el remitente no está satisfecho, se le puede enviar una respuesta relevante. Por ejemplo, si el cliente envía un correo electrónico diciendo un servicio deficiente, entonces se le puede enviar una respuesta de disculpa o tal vez un obsequio.

Los representantes de servicio al cliente generalmente pueden tomarse mucho tiempo para pensar en la respuesta correcta, especialmente si el cliente está de mal humor. Por otro lado, las herramientas de IA pueden enviar una respuesta inmediata buscando la respuesta más adecuada de la base de datos.

Además de analizarla intención del mensaje, los correos electrónicos se pueden categorizar según su contenido y línea de asunto. Al administrar el correo electrónico con AI , se puede realizar el etiquetado automático. De esta manera, es más fácil clasificarlos y pueden enviarse a los departamentos correspondientes.

Las herramientas ayudan a crear flujos de trabajo. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede enrutar correos electrónicos según los tipos de asunto. Cada representante de servicio al cliente puede asignarse al asunto del correo electrónico en particular. Sin embargo, esto representa una amenaza de trabajo monótono para los empleados.

Deje clara la responsabilidad de cada miembro del equipo

Asigne correos electrónicos a los miembros del equipo designados. No debería haber ninguna confusión sobre quién responde los correos electrónicos. Los correos electrónicos se dejan sin responder cuando los miembros del equipo piensan que alguien más podría estar respondiendo a un correo electrónico del cliente.

Para soporte al cliente continuo, contrate personas en diferentes zonas horarias. Deberá asignarse un representante para atender su consulta en todo momento. Para responder más rápido, los representantes deben usar plantillas prediseñadas y modificarlas según sea necesario.

Contrata personas que se dediquen a brindar soporte a través del correo electrónico. Si el representante es responsable de brindar soporte a través de llamadas y correos electrónicos, entonces su atención se desviará. Si no está utilizando herramientas automatizadas,es posible obtener una tasa de respuesta rápida si un miembro del equipo se enfoca en el correo electrónico.

Utilice una herramienta de revisión ortográfica

Al enviar correos electrónicos profesionales, es importante usar la gramática y la ortografía correctas. Incluso si las habilidades lingüísticas de los representantes son excepcionales, los humanos cometen errores. Tener una extensión de una herramienta de gramática asegurará que no haya errores gramaticales. El correo electrónico está listo para ser enviado en un tiempo más corto con la ayuda de una herramienta.

No querrás cometer errores como escribir "envío" en lugar de "envío" o "pedido" en lugar de "pedido". En otras palabras,la herramienta ayuda a enviar respuestas rápidas por correo electrónico al tiempo que garantiza que el tono y el lenguaje sean consistentes y profesionales.

Contrata personas con grandes habilidades analíticas

Los clientes envían correos electrónicos de todos los tamaños. Es posible que los representantes de atención al cliente no tengan tiempo para revisar correos electrónicos extensos. La lectura rápida o la hojeada es una habilidad valiosa.

Una tasa de respuesta rápida depende de la eficiencia con la que el representante de atención al cliente analice el problema y envíe una respuesta .Por supuesto, la velocidad de respuesta también depende de qué tan rápido pueda escribir el representante. El representante se convertirá en un experto a medida que adquiera más experiencia en el trabajo.

Una regla general es no entregar todo el trabajo de responder a los correos electrónicos a un nuevo empleado. Es probable que el principiante tenga muchas preguntas. Confirmar las respuestas de los gerentes u otros miembros del equipo llevará tiempo, lo que a su vez ralentiza la tasa de respuesta. Un principiante siempre debe formar equipo con un representante de atención al cliente senior.

Cree una amplia base de conocimientos

Es poco probable que el representante del servicio de atención al cliente recuerde de memoria las soluciones a todas las consultas, especialmente si forma parte de una empresa técnica. Los artículos de la base de conocimientos deben ser fácilmente accesibles.

El equipo que crea los artículos y la documentación debe crear nombres detallados. Un ejemplo de una convención de nomenclatura de este tipo es "política de envío - clientes locales - versión actualizada".

Idealmente, debería haber una barra de búsqueda donde se puedan buscar palabras clave. Los representantes de los clientes pueden buscar instantáneamente el artículo más relevante que contenga la solución a la consulta del cliente.

Importancia del tiempo de la tasa de respuesta en la construcción de enlaces SEO

Para el equipo de optimización de motores de búsqueda (SEO) que se está acercando a los sitios web de publicación de invitados, una respuesta rápida puede mejorar en gran medida sus esfuerzos de creación de enlaces. Una tasa de respuesta rápida significa:

• El proceso de obtención de enlaces es más rápido: da como resultado una colaboración más rápida con el equipo de contenido para redactar un artículo y publicarlo.
• Si el webmaster no está interesado en colaborar, es mejor ser rechazado en lugar de ser fantasma.

Una tasa de respuesta rápida mantiene a los constructores de enlaces motivados para llegar a más personas.

Imagínese lo desalentador que sería pasar tiempo creando una lista de prospectos, redactando correos electrónicos personalizados para cada uno de ellos y aún así no obtener una respuesta de ninguno de ellos.

El envío de contenido dirigido ayuda a mejorar los esfuerzos de SEO de la siguiente manera:

1. Un cliente le envía un correo electrónico preguntando sobre un producto o servicio en particular.
2. Usted les responde enviando un blog relevante o un artículo de la mesa de ayuda desde el sitio web.
3. Su sitio web obtiene un aumento en el tráfico (dado que el contenido está orientado, es probable que el usuario permanezca en la página web durante más tiempo y la tasa de rebote es baja).
4. Google cree que la página web coincide con la intención del usuario y mueve la página web más arriba en las páginas de resultados de búsqueda.

¿Cómo ayudan los correos electrónicos con el SEO?

Este artículo discutió cómo enviar respuestas rápidas a través de correos electrónicos. La pregunta es, ¿eso afecta al SEO de alguna manera? Dividamos la respuesta en dos categorías.

Envío de correos electrónicos a clientes potenciales

El email marketing es un canal de adquisición de clientes muy importante. Si alguien no ha oído hablar de su empresa o si se ha olvidado del nombre de su empresa, puede buscarlo inmediatamente en los motores de búsqueda.

Leer: ¿Cómo puede ayudar el marketing por correo electrónico a mejorar sus resultados de SEO usando video?

Si su sitio web o aplicación ha tenido un buen desempeño en términos de SEO, su marca aparecerá en la parte superior de los resultados. De esta manera, el tráfico en su sitio web o aplicación aumentará y dará como resultado directamente una mayor tasa de conversión. Es importante recordar que el SEO no es un servicio independiente, sino que también ayuda a generar tráfico a través de otros canales.

Envío de correos electrónicos a clientes existentes

Como empresa, tiene las direcciones de correo electrónico de los clientes existentes. Si alguien se suscribió a su boletín, se le pueden enviar actualizaciones periódicas sobre descuentos, promociones especiales, contenido informativo, nuevos productos o servicios.

El tráfico dirigido también tiene una mayor probabilidad de conversión.

Si un cliente existente le envía un problema específico, se le pueden enviar enlaces a contenido en el sitio web relacionado con su problema.

Para las grandes empresas, los boletines también se pueden clasificar en diferentes temas. Los clientes potenciales y existentes pueden registrarse en temas de nicho que les interesen. De esta manera, el sitio web de su marca comenzará a recibir tráfico útil que ayudará en los esfuerzos de SEO .

El objetivo del SEO es crear un servicio que satisfaga las necesidades de los clientes.Aunque la satisfacción del usuario no está directamente relacionada con el SEO, un servicio al cliente de primer nivel dará como resultado un marketing de boca en boca. Las personas buscarán el nombre de su marca y permanecerán más tiempo en la página web, lo cual es una victoria en sí misma.