Las 15 mejores herramientas de software de programación de empleados (gratis y de pago)

A medida que el mundo continúa moviéndose hacia lo digital, han surgido nuevas herramientas para facilitar todos los aspectos del negocio, desde la contabilidad hasta la publicidad y la programación de los empleados.

Si es un empleador, es probable que se haya preguntado si existe una manera más fácil de programar a sus empleados. Si bien usar lápiz y papel u hojas de cálculo definitivamente funciona, hoy en día hay vías mucho más eficientes a considerar.

Aquí, vamos a presentar algunas de sus opciones para las herramientas de software de programación de empleados. Cubriremos 15 de las mejores herramientas del mercado y qué las hace únicas. Al final de esta guía, debe tener una buena idea de qué herramienta se adapta mejor a sus necesidades.

Características de las mejores herramientas de software de programación de empleados

Antes de sumergirnos en los detalles de cada herramienta individual, obtengamos una descripción general más amplia de lo que debe buscar en una herramienta de programación de empleados. Esto le ayudará a comprender cómo encaja cada herramienta en el panorama general del mercado.

• Interfaz de usuario: nadie quiere mirar una interfaz de usuario fea: baja la moral de los trabajadores y hace que todo sea mucho menos agradable. Además, algunas interfaces de usuario son tan difíciles de navegar que pueden disminuir la productividad. Asegúrese de que, independientemente del software que elija, la interfaz de usuario sea agradable e intuitiva.
• Precio: Desafortunadamente, el dinero no es ilimitado y las empresas siempre deben trabajar dentro de sus presupuestos. Si bien algunas de las opciones de gama alta pueden parecer atractivas, asegúrese de no exagerar y gastar dinero donde no lo necesita.
• Funciones de programación: las herramientas de programación actuales ofrecen una amplia variedad de funciones diferentes, como solicitudes de cambio de turno, programadores de arrastrar y soltar y programación automatizada. Mire detenidamente cada una de las ofertas y tome nota de las características que son más importantes para usted.
• Herramientas de análisis: algunas herramientas de programación brindan funciones de análisis de costos de mano de obra en profundidad que pueden ayudarlo a maximizar su ROI y mejorar la eficiencia de los trabajadores. No todas las herramientas incluyen esto.
• Herramientas de recursos humanos y nómina: algunas de las herramientas que estamos cubriendo son suites de recursos humanos y nómina que incluyen funciones de programación. Para muchas empresas, esto puede ser excesivo, así que tenga en cuenta sus necesidades mientras lee esta guía.

Las 15 mejores herramientas de software de programación de empleados

Ahora que tiene una comprensión básica de lo que pueden ofrecer las herramientas de programación de empleados, echemos un vistazo a algunas de las mejores opciones disponibles en el mercado en este momento.

1. Cambio de zoom

Sitio web: zoomshift.com

Precios: desde $2 por miembro activo del equipo/mes

ZoomShift es una herramienta robusta que facilita la comunicación del equipo, el seguimiento del tiempo y la programación. Los empleadores pueden agregar turnos al calendario, que se actualiza en tiempo real para garantizar que los miembros del equipo estén siempre en la misma página.

Además, la aplicación móvil ZoomShift permite a los empleadores y empleados aprovechar todas las capacidades del software sobre la marcha y realizar cambios desde cualquier lugar. Con ZoomShift, los empleadores pueden enviar automáticamente recordatorios de turnos a través de SMS, correo electrónico y notificaciones automáticas para mejorar la responsabilidad de los empleados y reducir los errores.

ZoomShift también facilita que los empleados soliciten nuevos turnos, pidan tiempo libre e intercambien turnos con otros empleados. La función Cambio de turno ayuda a los empleados a comunicarse con sus compañeros de trabajo para completar los turnos cuando un miembro del equipo tiene otra obligación. Los gerentes pueden solicitar la aprobación de los cambios de turno o dejar que los empleados lo resuelvan de manera completamente autónoma.

Además, la función de reloj de tiempo GPS ayuda a garantizar que los empleados registren su entrada desde el lugar correcto, en el momento correcto. Los gerentes pueden optar por recibir una alerta de cualquier fichaje no válido para que puedan estar al tanto de su equipo en todo momento.

2. diputado

Sitio web: deputy.com

Precios: desde $2.50 por usuario/mes

La combinación de Vice de análisis en profundidad y características de programación únicas lo convierten en un jugador superior en el espacio. Una de las características principales de Vice es la capacidad de importar horarios de hojas de cálculo e información del personal de otras herramientas como Gusto, Oracle NetSuite OneWorld y Quickbooks.

Además, Vice ofrece útiles herramientas de análisis de costos que ayudan a los empleadores a decidir qué miembro del personal será la opción más rentable para un turno en particular. También incluye un perfil de estrés, que ayuda a los gerentes a estar atentos a los empleados con exceso de trabajo al hacer los horarios. Esto puede reducir la incidencia del temido "cierre" (cuando un empleado está programado para cerrar una noche y luego abrir a la mañana siguiente), lo que puede afectar negativamente la moral de los empleados.

3. Cuando trabajo

Sitio web: wheniwork.com

Precios: comienza en $0 por usuario/mes

When I Work es una plataforma compatible con dispositivos móviles con una interfaz de usuario intuitiva que ayuda a mejorar el proceso de programación de los empleados. Si bien no puede importar los datos de los empleados como lo hace el diputado, permite que los empleados completen su información por su cuenta, lo que puede acelerar los tiempos de configuración.

When I Work pone gran parte del proceso de programación en manos de los empleados. Por ejemplo, los empleados pueden seleccionar las horas en las que están disponibles para trabajar e intercambiar turnos con otros compañeros de trabajo con o sin la aprobación del gerente, según la configuración.

Al igual que Vice, proporciona análisis de costos de mano de obra para ayudar a maximizar la eficiencia desde la perspectiva del ROI. También puede usar la API de When I Work para conectarse con un POS (punto de venta) o software de nómina.

4. Hojas de cálculo de Google

Sitio web: google.com/sheets/about

Precio: Gratis

Google Sheets no está diseñado específicamente para la programación de empleados, pero merece un lugar en esta lista, ya que es completamente gratuito, muy flexible y la mayoría de los gerentes y empleados ya tendrán algo de experiencia con él.

Google Sheets es simplemente un programa de hoja de cálculo. Sin embargo, a diferencia de Excel, está basado en la nube, por lo que los cambios se actualizan en tiempo real. Eso significa que no tendrá problemas con los empleados que miran versiones anteriores del horario y pierden turnos o se presentan a los incorrectos.

En general, Google Sheets puede ser una solución adecuada para equipos con solo unos pocos empleados que no pueden permitirse gastar dinero extra en una herramienta de programación. No está diseñado para la programación, pero hará el trabajo en un abrir y cerrar de ojos.

5. Documentos de Google

Sitio web: google.com/docs/about

Precio: Gratis

Al igual que Google Sheets, Docs proporciona una forma gratuita basada en la nube para programar a los empleados. La única diferencia es que Docs es un procesador de textos, no una hoja de cálculo. Como resultado, no tendrá la flexibilidad adicional de escribir código para expandir su funcionalidad.

Google Docs también se actualiza en tiempo real para que todos puedan permanecer en la misma página. Es esencialmente solo un paso adelante de la programación de papel y lápiz, y no brinda demasiados beneficios.

6. Calendario de Google

Sitio web: calendar.google.com/calendar

Precios: Gratis

Fuente

Al igual que Documentos y Hojas de cálculo, Calendar es un programa gratuito que le permite programar empleados usando un calendario. Sin embargo, en comparación con los otros dos productos de Google, Calendar también puede enviar notificaciones por correo electrónico para alertar a los empleados sobre los turnos.

En general, es un poco más adecuado para la programación (después de todo, es un calendario), pero no proporciona todas las funciones útiles que puede ofrecer una herramienta de programación dedicada. Aún así, por el precio muy bajo de lo gratis, es una opción que vale la pena considerar si tiene un presupuesto ajustado.

7. Plan de día

Sitio web: planday.com

Precios: desde $2 por usuario/mes

Planday es una herramienta de programación basada en la nube que ofrece un reloj registrador, un planificador de turnos, un calendario de trabajo por turnos y un horario de trabajo. Una de las características más útiles de Planday es su información financiera programada.

Esto permite a los empleadores ver los costos de nómina, las horas trabajadas y el porcentaje de ingresos pagados en salarios directamente desde la vista de programación. Planday también permite a los empleadores crear configuraciones de cumplimiento, que enviarán alertas cuando un cronograma infrinja las reglas de cumplimiento.

8. Tablero de cambios

Sitio web: shiftboard.com

Precios: Desconocido

Una de las mejores características de Shiftboard es su interfaz de usuario: la mayor parte es increíblemente limpia y bien organizada, lo que hace que usar la herramienta sea una experiencia agradable. Sin embargo, la vista del calendario es un poco estrecha y desordenada, por lo que es posible que los administradores no tengan una experiencia tan buena con Shiftboard como la que tendrán los empleados.

Al igual que Vice, Shiftboard puede importar datos de empleados desde Excel, lo que acelera la incorporación. También tiene una subsección para solicitudes pendientes, lo que puede facilitar la contratación de nuevos empleados.

9. Aplicaciones de chat (WhatsApp, Messenger)

Sitio web: Varios

Precios: Gratis

Las aplicaciones de chat, como WhatsApp, Messenger y Telegram, no están diseñadas para la programación, pero muchas empresas las usan con éxito para ese propósito. No son las mejores herramientas para el trabajo, pero se pueden usar para programar a los empleados de forma gratuita.

Sin embargo, aunque el precio inexistente es definitivamente atractivo, puede terminar perdiendo dinero por un error humano. Las aplicaciones de chat no pueden actualizar los horarios en tiempo real como otras herramientas, por lo que depende de los empleados y gerentes para realizar un seguimiento manual de los horarios y actualizar a los empleados en consecuencia. Si tiene un equipo pequeño, esto puede funcionar bien, pero puede ser una pesadilla logística para las empresas más grandes.

10. Asanas

Sitio web: asana.com

Precio: comienza en $ 0 / mes

Asana es otra herramienta que, si bien no está diseñada para la programación de los empleados, se puede manipular para hacerlo bastante bien.

En esencia, Asana es una herramienta de gestión de proyectos. Para usarlo para la programación de empleados, puede configurar tareas que correspondan a turnos y asignarles diferentes empleados. Luego, Asana puede enviar correos electrónicos para alertar a los miembros del personal sobre los próximos turnos, y los empleados pueden comentar las tareas para comunicarse entre sí.

Es posible que los equipos que ya usan Asana o un software similar deseen considerar esta opción. Sin embargo, Asana no proporciona funciones adicionales para cambios de turno, análisis de costos laborales o cualquier otra cosa que esté directamente relacionada con la programación de los empleados.

11. Humanidad

Sitio web: humanidad.com

Precio: comienza en $3 por usuario/mes con un mínimo de $80/mes

Humanity es una de las mejores opciones para las empresas que ya utilizan herramientas de recursos humanos o POS en sus operaciones diarias. Se integra con muchas herramientas estándar de la industria y también ofrece una API para que los usuarios expertos puedan realizar sus propias integraciones.

La herramienta permite a los empleadores programar, incorporar y actualizar a los empleados. Dos características únicas de la plataforma son sus pronósticos de ventas y programación automatizada. Humanity extrae datos del software POS para analizar cuántos empleados deben trabajar para maximizar las ventas.

Para automatizar los horarios, los empleadores ingresan los datos y los requisitos de los turnos, y Humanity los compara con los pronósticos de ventas para crear un horario optimizado. Sin embargo, los empleadores interesados ​​en usar esta función deberán pagar una tarifa adicional.

12. Honda

Sitio web: getsling.com

Precios: Gratis

Sling es una herramienta líder de programación de empleados en la que confían empresas como Amazon, Subway y The UPS Store. Quizás lo más impresionante de Sling es que las funciones principales de la herramienta están disponibles de forma gratuita.

De hecho, por el bajo precio de $0 al mes, los empleadores tienen acceso a programación de turnos, solicitudes de turnos, ofertas de turnos, alarmas de turnos, solicitudes de tiempo libre y muchas otras funciones para un número ilimitado de usuarios.

Sin embargo, las funciones más avanzadas, como la geolocalización, el seguimiento de horas extra, la sincronización de Google Calendar y los cambios de turno, solo están disponibles en los planes pagos. En general, Sling es una buena manera de probar las aguas antes de hacer una inversión monetaria considerable en una herramienta de programación.

13. Mano de obra de Kronos lista

Sitio web: kronos.com/products/workforce-ready-suite

Precios: Desde $6 por empleado/mes

Kronos Workforce Ready es una solución de recursos humanos. Si bien Kronos afirma que está diseñado para PYMES, su conjunto de características habla de un enfoque en empresas y empresas más grandes. De hecho, muchos propietarios de pequeñas empresas se sentirán perdidos al explorar las numerosas funciones.

Si bien Kronos proporciona una plataforma de recursos humanos integral, también ofrece una herramienta de programación como parte de la suite o como una herramienta independiente. Una de sus mejores características es la Configuración de horarios, que le permite ejecutar múltiples horarios con diferentes reglas (pausas para el almuerzo, número máximo de turnos, etc.), todo sin interferir entre sí.

Desafortunadamente, Kronos no incluye una función de chat para facilitar la comunicación con los empleados.

14. APS en línea

Sitio web: www.apspayroll.com

Precio: $3 por empleado/mes solo para programación

APS OnLine es un software de recursos humanos, nómina y programación dirigido a empresas con entre 100 y 3.000 empleados. Muchas pequeñas empresas lo encontrarán excesivo (especialmente considerando su alto precio de $ 5 por usuario por mes), pero si necesita una solución que se encargue de estas tres tareas, es una opción que vale la pena considerar.

Si desea controlar de cerca a sus empleados, la función Configuración de asistencia de APS puede permitirle configurar ajustes avanzados para el registro de entrada y salida. Por ejemplo, puede optar por recibir una alerta si un empleado llega cinco minutos tarde. Sin embargo, la estética de la plataforma es bastante sombría y gris, lo que no la convertirá en un éxito entre los empleados.

15. HotSchedules

Sitio web: four.com

Precios: comienza en $49/mes para una ubicación y hasta 30 usuarios

A diferencia de algunas de las otras herramientas que hemos investigado, HotSchedules se enfoca completamente en la programación de empleados, lo que la convierte en una excelente opción para las empresas que necesitan herramientas de programación sin una gran cantidad de funciones de nómina y recursos humanos.

Es particularmente adecuado para equipos que dependen de sus teléfonos móviles en lugar de computadoras de escritorio. Esto lo convierte en una opción perfecta para restaurantes, tiendas minoristas y otros negocios donde los empleados están de pie. De hecho, hay un paquete de software adicional disponible que está diseñado específicamente para restaurantes y empresas de hostelería.

Además, HotSchedules es una de las pocas plataformas que brinda actualizaciones en tiempo real sobre costos y otras métricas. Sin embargo, la interfaz de usuario del escritorio es un poco mediocre.

La línea de fondo

Con tantas herramientas de programación de empleados para elegir, los empleadores no tienen excusa para continuar usando métodos de programación ineficientes y obsoletos. En el mejor de los casos, son una molestia adicional y, en el peor, pierden dinero.

Esta lista debería brindarle un punto de partida sólido para comenzar su búsqueda. Si bien investigar tantas opciones puede parecer desalentador, los resultados de sus esfuerzos valdrán la pena.