Cómo dominar el proceso de adquisición de SEO empresarial

Lo que muchos SEO subestiman cuando empiezan a trabajar para una empresa es que hay más en el trabajo que simplemente optimizar el sitio web.

La mayoría de las corporaciones tienen procesos de adquisición estrictos que podrían ser más fáciles de navegar. Sin embargo, si usted, como SEO, comprende este proceso y está preparado, entonces puede ser más fácil.

Si bien mi equipo evaluó algunas de las principales herramientas de SEO utilizadas en las empresas, puse los esfuerzos necesarios para que el proceso de adquisición fuera lo más fluido posible.

He pasado por este proceso en cinco empresas empresariales diferentes y debo decir que nunca es fácil. Si bien me han dicho que tengo el récord del proceso de adquisición más rápido para una de esas empresas, ese proceso aún requirió algunos refinamientos.

Lo guiaré a través de los conceptos básicos y el proceso lo suficiente como para ayudarlo cuando esté listo para contratar a los proveedores que ha elegido.

¿Qué es la adquisición para SEO en términos simples?

Adquisiciones es el término elegante para obtener las cosas que su empresa necesita de fuentes externas. Con respecto a la tecnología, en lo que respecta al SEO, se trata de contratar los servicios adecuados que respalden su SEO para que sus operaciones funcionen sin problemas.

Las grandes corporaciones adoptan largos procesos de adquisición porque les ayuda a alinear sus compras de tecnología con la estrategia comercial, ahorrar dinero, manejar proveedores, administrar riesgos como superposición y problemas de seguridad, y mantenerse a la vanguardia de la tecnología.

Piénselo de esta manera: al dominar el juego de adquisición de tecnología, las empresas pueden asegurarse de obtener los dispositivos, el software y el soporte de TI que les quedan como anillo al dedo.

Pueden obtener las mejores ofertas, mantener a los proveedores de tecnología bajo control, evitar contratiempos importantes y traer innovación a la mesa.

Si inicia este proceso para comprender de dónde proviene el negocio, debe tener la paciencia para navegarlo.

SEO necesita apoyo de liderazgo

Los SEO conocen el valor de obtener la aceptación y el apoyo de los ejecutivos de nivel superior dentro de la organización empresarial para ejecutar los cambios necesarios para tener éxito.

Las herramientas de SEO son otra marca en esa lista de soporte. En el dinámico mundo del SEO, es fundamental obtener el apoyo de los líderes antes de implementar las herramientas de SEO.

Esto es lo que debe considerar:

1. Alinear los objetivos comerciales

El apoyo de liderazgo garantiza la alineación estratégica de las herramientas de SEO con objetivos comerciales más amplios, integrando los esfuerzos de SEO en la estrategia comercial general desde el principio.

2. Asignación de recursos

Buscar apoyo de liderazgo asegura el presupuesto y los recursos necesarios para implementar y aprovechar de manera efectiva las herramientas de SEO, superar las posibles limitaciones presupuestarias y garantizar el compromiso a largo plazo.

3. Aceptación organizacional

El apoyo del liderazgo fomenta la aceptación de las partes interesadas, lo que facilita una adopción y una colaboración más fluidas entre los equipos, supera la resistencia, agiliza la toma de decisiones y garantiza un enfoque unificado para la implementación de herramientas de SEO.

4. Superar la resistencia al cambio

El apoyo de liderazgo comunica la importancia y los beneficios de las herramientas de SEO para la organización, fomentando una actitud positiva hacia la adopción de la innovación, facilitando la gestión del cambio y sorteando la resistencia o el escepticismo.

5. Influir en la toma de decisiones

El apoyo de liderazgo facilita los procesos de toma de decisiones, la obtención de aprobaciones, la obtención de asociaciones, la negociación de contratos, la priorización de iniciativas de SEO y el aprovechamiento de la influencia del liderazgo para impulsar una implementación exitosa y maximizar el impacto de la herramienta de SEO.

Siempre encontraré una o más personas en el nivel ejecutivo, incluido alguien a quien reporte (ya sea directamente o un nivel o dos), y trataré de obtener el apoyo de otros equipos (podría ser el Director o VP responsable del contenido, ingeniería, crecimiento o marketing digital).

Comencé el proceso de adquisición con el apoyo de un ejecutivo para encontrar que esa persona renunciara o fuera despedida durante ese proceso. Sin mencionar que cuanto más apoyo tenga, más difícil será para el CFO decir "no" en el último minuto.

Comprender el proceso de adquisición y cómo se relaciona con el SEO

Supongamos que se encuentra en una posición en la que una herramienta como Botify, Conductor, Brightedge o seoClarity o la incorporación de una agencia le ayudarán con su SEO. En ese caso, es hora de que participe en el proceso de adquisición.

El proceso evalúa a los posibles proveedores de servicios de SEO en función de su experiencia, historial, precios y términos contractuales.

La organización puede negociar acuerdos de nivel de servicio (SLA) y establecer términos específicos relacionados con los entregables de SEO, las métricas de rendimiento, los informes y las actividades de optimización continua. Los pasos encontrados durante este proceso incluyen:

• Identificación de necesidades : Definir los bienes, servicios o recursos que requiere la organización.
• Identificación y evaluación de proveedores : investigue y evalúe proveedores potenciales en función de criterios de costo, calidad y confiabilidad.
• Solicitud de propuesta (RFP) o solicitud de cotización (RFQ) : solicite propuestas detalladas o cotizaciones de proveedores seleccionados.
• Evaluación y selección de propuestas : evalúe las propuestas recibidas y elija los proveedores más adecuados para su posterior negociación.
• Negociación de contratos : negocie términos y condiciones, incluidos precios, condiciones de pago y garantías.
• Adjudicación e implementación del contrato : adjudicar el contrato a los proveedores seleccionados e iniciar los bienes o servicios acordados.
• Gestión de relaciones con proveedores : Gestione el rendimiento de los proveedores, aborde problemas y garantice el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Renovación o rescisión del contrato : evalúe el desempeño del contrato y decida si renovar, renegociar o rescindir el contrato.

Estos pasos no siempre tienen que ocurrir uno después del otro, y hay cosas esenciales que marcar al pasar por cada nivel del proceso de adquisición.

Por ejemplo, una vez que haya identificado las herramientas o la agencia que le gustaría evaluar, es hora de solicitar una demostración o un recorrido por sus servicios.

Antes de que comiencen tales conversaciones, les pido que firmen un acuerdo de confidencialidad (NDA). Por lo general, hay alguien en mi equipo o alguien en legal que sabe dónde obtener acceso a los acuerdos.

En algunos casos, he descubierto que ya existe un NDA. (Microsoft es una de esas empresas. Dado que es tan grande, es muy probable que alguien en la organización haya hablado con la herramienta o el proveedor con el que estoy trabajando).

Este también es un excelente momento para buscar un acuerdo de servicio maestro en el archivo en caso de que alguien ya haya trabajado con el proveedor.

Empezar con un acuerdo de confidencialidad

Para firmar un NDA con un proveedor antes de comenzar la adquisición y revisar las herramientas de SEO, hay algunos pasos a considerar:

• Identificar la necesidad de un NDA para proteger la información confidencial.
• Redacte u obtenga un documento NDA con términos y condiciones.
• Comparta el NDA con el proveedor y negocie los cambios necesarios.
• Una vez que ambas partes estén de acuerdo, firme el NDA.
• Guarde de forma segura una copia del NDA firmado para referencia futura.

Iniciar el proceso de adquisición de herramientas de SEO e interactuar con los proveedores requiere estos pasos. Identificar la necesidad de un NDA, obtener o redactar el documento apropiado y negociar los términos si es necesario es crucial.

Al asegurarse de que ambas partes estén de acuerdo y firmen el NDA, se salvaguarda la confidencialidad de la información confidencial, y el equipo de adquisiciones apreciará que respete y comprenda su proceso.

Navegando por el acuerdo de servicio maestro

Los acuerdos de servicio maestro (MSA) resuelven la naturaleza lenta de las negociaciones de contratos.

Me gusta comenzar este proceso cuando el equipo está seguro de que le gustaría incorporar la herramienta o el proveedor, incluso si todavía están evaluando otras herramientas.

Estos acuerdos establecen términos fundamentales entre proveedores y clientes, ahorrando tiempo y dinero al mismo tiempo que mejoran la eficiencia y la productividad.

Un MSA describe el alcance del trabajo, la confidencialidad, la geografía (si corresponde), los requisitos de entrega del producto, los estándares de trabajo, los derechos de propiedad intelectual, los términos de pago, los impuestos y tarifas, las limitaciones de responsabilidad, el lugar legal, las garantías, la indemnización, los requisitos de seguro y la terminación. cláusulas.

Los MSA también brindan un marco para futuros contratos, lo que agiliza el proceso de negociación y permite que las partes se centren en cuestiones específicas del proyecto.

Para obtener la aprobación de un MSA a través del departamento legal y del proveedor, me gusta considerar estos pasos:

• Obtenga un borrador del MSA del proveedor o de su equipo legal/de adquisiciones.
• Participar en negociaciones con el proveedor para llegar a un acuerdo mutuamente aceptable.
• Iterar y refinar el MSA en función de los comentarios.
• Obtenga las aprobaciones finales del departamento legal y del proveedor.
• Ejecute el MSA y almacene de forma segura una copia como referencia.

Con grandes empresas como Microsoft o Google, puede verificar si ya existe un MSA, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzo en las negociaciones de contratos.

Sin la MSA, la gestión de contratos podría resultar larga y frustrante. El MSA refuerza la protección de los derechos y obligaciones de ambas partes, por lo que vale la pena comenzarlo desde el principio de su proceso de adquisición.

Dedique tiempo a evaluar herramientas y proveedores

Esta parte del proceso de adquisición comienza después de que haya identificado qué herramientas y/o agencias se ajustan bien a sus necesidades. Idealmente, primero identificaría sus necesidades y luego recopilaría una lista de proveedores que parecen satisfacer esas necesidades.

Por lo general, haré que mi equipo brinde comentarios sobre sus dificultades que podrían ralentizarlos o cualquier frustración con otros equipos que les pidan apoyo.

Tareas que demandan tiempo, disponibilidad de tiempo o incluso nivel de conocimiento, pueden ser resueltas con herramientas y/o agencias.

Tengo un buen manejo de las herramientas disponibles en la industria de SEO, por lo que puedo llevar esas herramientas al equipo en función de esa lista. Sin embargo, sigo dedicando tiempo a investigar los nuevos proveedores que podrían haber aparecido.

La clave es evaluar cuidadosamente las funciones, la escalabilidad, las capacidades de integración, la precisión de los datos y la experiencia del usuario de cada herramienta. Algunas cosas a considerar al evaluar las herramientas:

• Características : asegúrese de que la herramienta ofrezca capacidades integrales alineadas con sus objetivos y requisitos de SEO.
• Escalabilidad : la herramienta debe poder manejar el tamaño y la complejidad de un sitio web de nivel empresarial, incluida una gran cantidad de páginas, dominios o campañas, y garantizar que el proveedor pueda brindar el soporte adecuado.
• Integración : ¿Cuáles son las capacidades de la herramienta SEO? Asegúrese de que haya compatibilidad con su pila de tecnología existente para permitir una sincronización de datos perfecta y flujos de trabajo optimizados.
• Precisión de los datos : Examine la metodología y las fuentes de datos utilizadas, priorizando herramientas con un historial comprobado de entrega de información precisa y actualizada.
• Usabilidad : Considere la experiencia del equipo y la facilidad de uso de la herramienta SEO, buscando una interfaz fácil de usar, navegación intuitiva y soporte disponible para maximizar la productividad y minimizar la curva de aprendizaje para su equipo.

En resumen, al evaluar las herramientas y las agencias durante el proceso de adquisición, es crucial considerar estos factores para garantizar que se alineen con sus objetivos y requisitos de SEO y que puedan respaldar de manera efectiva las necesidades de su equipo.

El arte de negociar precios que se ajusten a tu presupuesto

Negociar el precio del contrato para una herramienta Enterprise SaaS es fundamental para asegurar la solución adecuada para su organización y, al mismo tiempo, garantizar el valor de su presupuesto.

El truco es comprender su presupuesto antes de evaluar las herramientas y aclararle al proveedor que deben ajustarse a ese presupuesto. Algunas cosas a considerar cuando se trata de precios:

• Realice una investigación exhaustiva y compare modelos de precios y características de herramientas SaaS similares, teniendo en cuenta su presupuesto y las necesidades exactas de la herramienta SaaS.
• Describa claramente sus requisitos específicos y priorice las características críticas, enfatizando su importancia durante las discusiones de negociación.
• Resalte el potencial de una asociación a largo plazo y exprese interés en contratos extendidos o precios basados ​​en el volumen para asegurar términos de precios más favorables.
• Discuta las opciones de personalización para garantizar que la herramienta SaaS satisfaga sus necesidades sin costos innecesarios.
• Explore estructuras de precios alternativas, ofertas competitivas y paquetes de servicios mientras participa en un diálogo abierto para encontrar un acuerdo de precios mutuamente beneficioso que se alinee con su presupuesto y requisitos.

En una empresa me han dicho que tengo autoridad sobre un presupuesto anual de $1 millón. Me han dicho en otra empresa que solo tenemos el presupuesto para una herramienta y tengo que obtener la aprobación de mi director.

Cada empresa y el rol de cada SEO es completamente diferente. Por ejemplo, usemos una herramienta que cuesta entre $250 000 y $300 000 por un contrato de un año.

Los precios se pueden negociar a la baja, pero prepárate para perder características. Cuando comprenda claramente lo que el equipo necesita de la herramienta, lo enumeraré con el proveedor y negociaré una herramienta con las funciones que sé que necesitamos que se ajusten a un presupuesto que tenga sentido.

Los términos del contrato también son útiles a la hora de negociar. Algunos proveedores considerarán bajar los precios si hay un compromiso de 3 a 4 años o más.

He podido negociar contratos para reducir $600 000 del presupuesto anual, y se sabe que negocié una sola herramienta desde un contrato de un año de $240 000 hasta $80 000 para una versión muy simplificada con un contrato de tres años.

Esta habilidad mía ha sido valiosa para los empleadores, por lo que recomiendo que los SEO empresariales aprendan la habilidad de negociar.

Obtener la aceptación de TI

La mayoría de las herramientas de SEO para empresas empresariales son software como servicio (SaaS). Al implementar una herramienta SaaS empresarial para SEO, el departamento de TI es crucial para garantizar una integración perfecta y un rendimiento óptimo.

El equipo de TI puede aprovechar de manera efectiva la herramienta SaaS para mejorar los esfuerzos de SEO mientras prioriza la seguridad de los datos y la compatibilidad del sistema al considerar factores clave como los requisitos técnicos, la seguridad y la privacidad de los datos.

• Requisitos técnicos : asegúrese de que la herramienta SaaS se alinee con la infraestructura de TI existente, como sistemas operativos, bases de datos y servidores web. Verifique las capacidades de compatibilidad e integración para una implementación perfecta.
• Seguridad y privacidad de datos : Verifique que la herramienta tenga medidas de seguridad robustas para proteger los datos sensibles de SEO. Además, confirme que la herramienta SaaS para SEO no recopila datos del usuario y se enfoca únicamente en analizar el contenido público.
• Integración y migración de datos : evalúe cómo se integrará la herramienta SaaS con los sistemas y procesos existentes. Determine la facilidad de la migración de datos, las transformaciones potenciales o el mapeo requerido, y garantice un flujo de datos fluido entre la herramienta SaaS y otros sistemas de TI.
• Rendimiento y confiabilidad : evalúe el historial del proveedor de SaaS con respecto al tiempo de actividad, la disponibilidad del servicio y el rendimiento general. Tenga en cuenta la redundancia del servidor, el equilibrio de carga y los mecanismos de recuperación ante desastres para garantizar un funcionamiento fiable.
• Soporte y capacitación de TI : comprenda el nivel de soporte técnico proporcionado por el proveedor de SaaS y la disponibilidad de recursos de capacitación para el personal de TI. Asegúrese de que haya canales de asistencia, tiempos de respuesta rápidos y acceso a documentación o foros de usuarios para utilizar de manera efectiva la herramienta SaaS para SEO.

Teniendo en cuenta estos puntos, el departamento de TI puede integrar y aprovechar con éxito la herramienta SaaS empresarial para SEO al tiempo que prioriza la seguridad de los datos, la compatibilidad del sistema y el rendimiento confiable.

Además, pueden asegurarse de que la herramienta se centre únicamente en el análisis de contenido de cara al público y no involucre la recopilación de datos del usuario.

Revisión legal y firma del contrato

En este punto, debe tener el NDA archivado, el MSA aprobado y finalizado, el precio y los términos del contrato consolidados (o 1-3 opciones disponibles) y la aprobación de TI.

Si bien el contrato en sí es similar al MSA, la única diferencia entre los dos es que el MSA establece el marco legal general para la relación comercial, especialmente para las asociaciones a largo plazo o la prestación continua de servicios.

Por el contrario, el contrato de la herramienta SaaS rige específicamente los términos y condiciones de uso del software.

La MSA cubre términos generales como confidencialidad, garantías y limitaciones de responsabilidad. Mientras tanto, el contrato SaaS se centra en los términos específicos relacionados con el uso de la herramienta SaaS, como el precio, la duración de la suscripción, la protección de datos y las disposiciones de soporte.

Al firmar un contrato para una herramienta SaaS para SEO en una empresa empresarial, hay varias consideraciones importantes a tener en cuenta.

Primero, revise cuidadosamente los términos y la duración del contrato, asegurándose de que se alineen con los objetivos a largo plazo de su organización y permitan flexibilidad para realizar ajustes si es necesario.

Descubrí que algunas empresas solo permiten contratos de un año, por lo que es bueno trabajar con el proveedor para tener algunas opciones listas para evitar futuras negociaciones.

Los SEO deben prestar atención a los SLA del contrato, comprender las garantías de rendimiento, los compromisos de tiempo de actividad y los tiempos de respuesta del soporte.

También es bueno considerar la escalabilidad de la herramienta SaaS, evaluando si puede adaptarse a las crecientes necesidades y si hay opciones de personalización disponibles, especialmente si negoció una versión optimizada con un presupuesto más bajo.

Desea asegurarse de que haya espacio para complementos con una simple modificación sin renegociar un nuevo contrato. Evalúe el nivel de soporte del proveedor, los recursos de capacitación disponibles y el proceso para rescindir el contrato y la recuperación de datos.

Trabaje con su equipo legal para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y los estándares de la industria y ayúdelos a abordar cláusulas específicas a través de la negociación si es necesario.

Por lo general, reviso el contrato antes de enviarlo al equipo legal de mi empresa. Lo más probable es que el equipo legal esté muy ocupado y no tenga tiempo para llegar al contrato.

Tener una comprensión completa de esos puntos críticos y resumir que los verifiqué al equipo legal ayuda a que el proceso sea más rápido.

Las adquisiciones no han terminado con la firma del contrato.

Después de firmar un contrato, hay varias consideraciones importantes que un profesional de SEO debe tener en cuenta.

Mientras se revisa el contrato y finalizan las negociaciones, iniciaré conversaciones con el proveedor sobre la implementación y la incorporación de la herramienta.

Desarrollar un plan claro para integrar la herramienta SaaS en los sistemas y flujos de trabajo existentes ayuda a que mi equipo se sienta respaldado, y el equipo de liderazgo que apoyó la decisión se siente tranquilo de que las cosas van bien.

Este es el momento de coordinar con las partes interesadas relevantes y establecer plazos para garantizar una transición sin problemas.

Luego, invierta tiempo en capacitarse y familiarizarse usted y su equipo con las características y funcionalidades de la herramienta.

Cuando me encuentro con situaciones en las que hay datos sobre la eficiencia del equipo antes de que incorporemos la herramienta, hago un seguimiento de las métricas relevantes, analizo los datos y tomo decisiones informadas basadas en los informes y tableros proporcionados por la herramienta o usando el sistema de tickets (como GitHub, Jira o AirTable).

Cuando era director de marketing en Smartsheet, una de nuestras mayores dificultades no era lograr que los nuevos usuarios se registraran, sino mantenerlos comprometidos y usando la herramienta.

Llevo este conocimiento a las herramientas que utilizo para mis equipos de SEO hasta el día de hoy. Mantengo la comunicación abierta con el proveedor de SaaS proporcionando comentarios, abordando problemas y explorando oportunidades de personalización o mejoras.

La mayoría de las herramientas de SEO disponibles incluyen administradores de cuentas y servicios de soporte que prácticamente reemplazan la necesidad de consultores o agencias.

Animo a mis equipos a utilizar estos servicios pidiéndoles que realicen tareas simples o permitiéndoles ofrecer recomendaciones para oportunidades de crecimiento.

La gestión de proveedores también requiere revisar regularmente los términos y condiciones del contrato, garantizar el cumplimiento y estar al tanto de cualquier actualización o cambio comunicado por el proveedor.

Por último, evalúo regularmente el retorno de la inversión (ROI) de la herramienta SaaS evaluando su impacto en el rendimiento de SEO y los objetivos comerciales generales.

Programo tiempo en mi calendario cada 6 a 12 meses para hacer ajustes o reevaluar el ajuste de la herramienta si es necesario para impulsar el éxito continuo.

Al considerar estas consideraciones posteriores al contrato, SEOsl puede administrar de manera efectiva la implementación, la utilización y la optimización de la herramienta SaaS para generar resultados de SEO impactantes.

Dominar el proceso de adquisición de SEO empresarial

Si bien el proceso de adquisición es desafiante y requiere mucho tiempo, es un paso crucial para obtener los servicios y herramientas adecuados que respalden los esfuerzos de SEO.

No importa cuántas veces haya pasado por el proceso, siempre me sorprende cómo puede ser tan diferente en cada empresa.

Cuando me siento como el mago de las adquisiciones, me sorprende otro desafío más para navegar. No obstante, es una necesidad de dominar, y me alegro de tener la experiencia en mi conjunto de habilidades.

Mediante la gestión eficaz de los aspectos de la adquisición, los SEO pueden mejorar sus estrategias, mantener la confidencialidad, simplificar los acuerdos contractuales, maximizar el ROI y lograr resultados de SEO impactantes.