Inventario de equipos: una guía rápida

Todas las empresas tienen activos, y si desea permanecer en el negocio, necesita saber cuáles son esos activos. Para comenzar, debe hacer un inventario de equipos y hacer una lista de inventario de equipos. Eso no es tan fácil como podría parecer.

Hay muchos artículos para rastrear en su inventario de equipos. Por supuesto, debe comenzar por hacer una lista de inventario de equipos. Sin embargo, comenzaremos definiendo qué es un inventario de equipos y le mostraremos cómo hacer una lista de inventario de equipos, incluida una plantilla de inventario de equipos gratuita.

¿Qué es un inventario de equipos?

El inventario de equipos es todo lo que una empresa tiene en su poder. Esto puede variar entre empresas e incluso entre departamentos. Por ejemplo, un equipo de TI tendrá un inventario de equipos que incluye activos tales como computadoras de escritorio, portátiles, impresoras, escáneres, sistemas POS, accesorios de computadora, aplicaciones de software, etc.

Los fabricantes tendrán una lista de equipos que incluirá bienes y materiales, además de maquinaria. Es probable que las empresas de construcción tengan maquinaria pesada a menos que sea alquilada, así como herramientas y otros artículos comerciales. Independientemente de en qué consistan los activos, deben enumerarse en detalle y desglosarse.

Tener un inventario de equipos es clave para tener más control sobre nuestros activos comerciales. A su vez, tener un inventario completo de equipos se convierte en un activo para la empresa. Proporciona un amortiguador entre los requisitos del departamento y el cumplimiento de pedidos. El uso de software de gestión de proyectos le ayuda a realizar un seguimiento de su inventario de equipos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que le brinda un centro central para su inventario de equipos y la capacidad de realizar un seguimiento en tiempo real. Recopile su inventario de equipos en nuestra vista de lista y genere informes sobre su inventario de equipos para saber cuándo necesita reabastecerse. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué es una lista de inventario de equipos?

Una lista de inventario de equipos es una descripción completa de los activos de una organización. Es esencial para auditorías y pólizas de seguro, y es útil para decidir si necesita reabastecerse o comprar equipo nuevo.

Tener una lista de inventario de equipos es clave para una gestión adecuada. Se puede hacer en cualquier cantidad de hojas de cálculo, desde Excel hasta Google Sheets o Numbers, pero existen soluciones de software que le brindan más funciones que las que ofrece una hoja de cálculo estática.

Si no tiene una herramienta para hacer una lista de inventario de equipos, considere crear una de inmediato. No es un procedimiento difícil, pero debe ser exhaustivo.

Cómo crear una lista de inventario de equipos

Para tener una lista de inventario de equipos completa y útil, debe configurar un sistema para inventariar constantemente sus activos. Eso es mucho trabajo por adelantado, pero vale la pena tener la lista de inventario de equipos actualizada y precisa.

Querrá comenzar por saber exactamente lo que tiene, incluida la marca y el modelo, etc., cómo y dónde se utilizan los activos y cómo utilizar mejor el inventario de equipos. Eso incluye lo que necesita y lo que puede hacer para prolongar la vida útil de su inventario de equipos.

Nuevamente, esta lista de inventario de equipos debe tener todos sus activos. Utilice a los miembros de su equipo como recursos para asegurarse de que está cubriendo todo. La lista, como ves, debe ser detallada. Pero no pienses en esto como algo único; deberá revisar y revisar a medida que el equipo se dañe, repare y reemplace.

1. Reúna información general sobre su equipo

Para comenzar, comience a recopilar información general sobre su equipo. Este proceso lo dirige el gerente de la oficina o del equipo y otro personal ayudará a actualizarlo. Este proceso debe estructurarse para garantizar que se agreguen nuevos equipos y se registre cualquier cambio en los equipos.

Es una buena idea comenzar la lista de inventario de equipos dividiéndola en categorías. Cada categoría tiene subpestañas para recopilar los detalles sobre el equipo. Los siguientes detalles son parte de cualquier lista completa de inventario de equipos.

• Número de serie del artículo: este es el número de equipo único, el número de seguimiento o el PIN, según el tipo de equipo que se enumera. Estos números son importantes para realizar un seguimiento de cualquier actualización o retirada o para identificar el equipo si se recupera después de un robo.
• Descripción del artículo: aquí es donde se anota la marca o el modelo del equipo. También debe describir su color, cualquier marca y otros detalles. Todo esto ayuda si te roban el equipo y tienes que llenar un reclamo de seguro.
• Condición: tenga en cuenta el estado del equipo, por ejemplo, si es nuevo, está en buenas condiciones, necesita reparaciones, etc. Esta información crucial lo ayuda a saber cuándo volver a pedir un artículo específico o reparar un equipo.

2. Indique la ubicación de su equipo

Otro aspecto de la lista de inventario de equipos es dónde están esos activos. Es posible que las empresas más pequeñas no encuentren esto tan útil como las corporaciones globales, pero independientemente del tamaño de su empresa, la ubicación es importante. Debe encontrar el activo si desea usarlo, repararlo, retirarlo del servicio, etc. Eso significa en qué cajón está o en qué oficina satélite.

• Sucursal: para las empresas que tienen sucursales, deberá detallar en qué sucursal se encuentra el activo. Esto es especialmente útil, nuevamente, si la pieza es robada, ya que se concentra en un radio objetivo donde es más probable que se encuentre la pieza.
• Departamento: como se indicó, incluso si su negocio está bajo un mismo techo, aún querrá detallar la ubicación del activo para que sea más fácil rastrear su condición.

3. Lista de detalles de adquisición de equipos

La información de gestión de compras relacionada con cada equipo también es importante al compilar una lista de inventario de equipos. Estos detalles ayudarán a rastrear el préstamo si estas compras son a crédito, pero también la longevidad del artículo y cuándo necesitará repararlo o reemplazarlo. Los siguientes son algunos de los elementos que puede identificar y agregar a su lista de adquisición de equipos.

• Proveedor: aquí es donde compraste el artículo, ya sea un proveedor, una empresa, una tienda, etc. Esto es importante para que sepas adónde ir si ese equipo tiene que ser reemplazado.
• Fecha de compra: saber cuándo compró el activo es útil para pronosticar cuánto tiempo más puede esperar que sea útil. Ese es el ciclo de vida del equipo. Por supuesto, esto también es necesario si presenta un informe policial o una reclamación de seguro.
• Valor inicial: el costo del equipo determina cómo lo cuida. Todo el equipo es valioso y no debe descuidarse, pero si la pieza es costosa, puede requerir seguridad adicional.
• Pago inicial: ¿Cuál es el monto que pone al comprar el equipo a crédito? Esto es importante ya que pagará el equipo durante un período de tiempo y el valor del artículo habla de cómo y cuándo lo repara o reemplaza.
• Años de servicio restantes: Esto indica cuánto tiempo el equipo es valioso para su empresa y cuánto tiempo los miembros de su equipo pueden utilizar de forma segura.
• Plazo del préstamo en años: si no arrendó el equipo pero tomó un préstamo para comprarlo, esto captura la cantidad de años que ha fijado con su banco para pagar el préstamo por el equipo.
• Tasa de préstamo: aquí es donde anota la tasa de interés tal como se aplica a su préstamo bancario.
• Valor esperado al final del plazo del préstamo: una vez que haya pagado su préstamo, si el equipo aún se puede usar, querrá calcular cuánto tiempo más será viable. La mayoría de los equipos pierden valor con el tiempo, por lo que querrá calcular el valor esperado (EV) para cada pieza de equipo cuando se paga.

4. Medir los costos mensuales

Aquí es donde calculas la cantidad de dinero que tienes que pagar cada mes por el equipo. Este conocimiento es importante para tomar decisiones tales como si vale la pena reparar un equipo que ya está en sus últimas etapas. Puede realizar un análisis rápido de costo-beneficio para evaluar mejor la situación.

• Costos operativos mensuales: Determinar los costos operativos significa conocer el costo de poseer o alquilar el equipo más el costo de mantenimiento más el costo de operarlo, como combustible, electricidad, etc.
• Pago mensual: esto es lo que tiene que pagar cada mes por un equipo, ya sea un arrendamiento o un préstamo.

5. Recopilar información de degradación

Otra cosa a seguir es la depreciación. Es decir, la disminución del valor del equipo a lo largo del tiempo que se debe al desgaste por el uso. Lo siguiente le permite trazar esto.

• Valor actual: En pocas palabras, eso es lo que vale el equipo en este momento. En otras palabras, es el precio original del artículo al que se le resta el valor depreciado por el tiempo, el uso y el uso.
• Depreciación anual en línea recta: este es un método para calcular cuánto equipo se depreciará durante su ciclo de vida. La idea detrás de esto es que una pieza de equipo se deprecie de manera uniforme durante un período de tiempo hasta que ya no tenga valor y se recuperará.
• Depreciación mensual en línea recta: Igual que la depreciación anual en línea recta, pero en un período más corto de solo un mes.

Plantilla gratuita de inventario de equipos

Eso es una gran cantidad de datos para recopilar para cada pieza de equipo. Luego, multiplique eso por los activos en un negocio para tener una idea de cuánto tiempo lleva este proceso. El uso de una plantilla de lista de inventario de equipos es una forma de optimizar el esfuerzo. El documento describe los diversos aspectos de una lista de equipos, y todo lo que tiene que hacer es completar los espacios en blanco. Descargue nuestra plantilla gratuita de inventario de equipos para comenzar.

Beneficios de las listas de inventario de equipos

Después de leer hasta aquí, es posible que levante las manos y diga: este proceso lleva demasiado tiempo, no vale la pena. Si bien es mucho trabajo, los beneficios superan con creces el esfuerzo. Por un lado, tomará mejores decisiones comerciales una vez que haya recopilado este conocimiento crítico de sus activos. Ayuda a informar su gestión de recursos.

El equipo es caro. Tener una lista de inventario de equipos es una forma de comprender esos costos. Esto le informa de las rutinas de compra y mantenimiento. La lista de inventario de equipos es especialmente útil para el mantenimiento preventivo. Puede sacar más provecho de sus activos y mejorar el mantenimiento de las vías.

No se trata solo de la gestión de recursos, sino también de la creación de presupuestos respaldados por listas de inventario de equipos. Puede presupuestar las próximas compras y el mantenimiento con mayor precisión, lo que significa mantener esa maquinaria en línea y evitar interrupciones en su producción. Eso aumenta la eficiencia y al mismo tiempo responsabiliza a los miembros de su equipo al saber quién tiene qué equipo.

ProjectManager e inventarios de equipos

Hemos impulsado nuestra plantilla de lista de inventario de equipos gratuita como un punto de entrada para tener más control sobre sus activos, pero las plantillas son documentos estáticos y el inventario de equipos es cualquier cosa menos estático. ProjectManager es un software en línea que lo ayuda a realizar un seguimiento de los recursos en tiempo real. Ahora tiene las herramientas que necesita para saber cuándo es el momento de realizar el mantenimiento o reemplazar el equipo antiguo sin causar demoras en su producción.

Administrar recursos en diagramas de Gantt interactivos

Hay un montón de datos relacionados con el inventario de equipos. Con nuestros diagramas de Gantt, puede realizar un seguimiento de los costos y recursos relacionados con su producción, ya sea en un proyecto o en varios proyectos con la función de hoja de ruta. Simplemente cambie de la vista de lista en la que creó su lista de inventario de equipos al diagrama de Gantt. Ahora puede realizar un seguimiento de las finanzas, las fechas de vencimiento y más. Una vez que haya completado su plan, establezca una línea de base para capturar esos datos. Ahora puede realizar un seguimiento del esfuerzo planificado frente al real en tiempo real y conocer siempre el estado actual de sus recursos.

Realice un seguimiento de los recursos con el panel en tiempo real

Una vez que establezca una línea de base, puede realizar un seguimiento de sus recursos en todas las funciones de nuestro software. Siempre que desee una vista de alto nivel de su inventario, use el tablero en tiempo real para rastrear seis métricas, incluido el costo. No se requiere configuración como con otras herramientas ligeras que le obligan a configurar el tablero. Nuestro tablero nace listo cuando tú lo estás.

Cuando necesite más datos, use nuestras funciones de informes con un solo clic. Puede crear informes sobre la carga de trabajo, los costos, el estado y el estado de la cartera de su equipo, y más. Cada informe puede personalizarse para mostrar solo la información que le interesa y luego compartirse fácilmente con las partes interesadas. Ahora tienes control sobre tu inventario, no tiene control sobre ti.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a administrar y rastrear su inventario de equipos en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa facilita que todos los departamentos actualicen sus listas de inventario de equipos en tiempo real, compartan archivos y comenten. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.