Compromiso de la audiencia: ideas simples pero efectivas para hacer que su evento sea atractivo

¿Está planeando un evento y está muy preocupado por cómo hacer que la audiencia se involucre hasta los bordes de sus asientos mientras las ruedas de su evento giran?

Todo dependerá del poder de tu imaginación y recursos. Desde el comienzo de la planificación de un evento, debe definir claramente su visión, objetivos y metas generales.

Un evento exitoso puede atraer la atención de la audiencia.

Pregúntese, ¿qué está tratando de lograr con el evento? Debe haber una narrativa definida y un "por qué" claro para su evento.

No puede organizar un evento exitoso, y mucho menos agradable, sin una participación genuina de los asistentes.

Todos los planificadores de eventos estarán de acuerdo en que uno de sus mayores objetivos es mantener a los asistentes comprometidos durante todo el evento.

Pero, ¿qué significa eso?

Cuando piensa en la participación de los asistentes o la participación en el evento, no solo está considerando cuántas personas asistieron a cada sesión, sino también cuánta atención pudo atraer a su evento.

En resumen, el compromiso de los asistentes se mide por cuánto participan activamente y obtienen algo de su evento.

En este artículo, lo tomaré de la mano y lo guiaré a través de estas ideas cuidadosamente seleccionadas y más efectivas para que su evento sea atractivo, no camine solo, venga conmigo.

Ideas para hacer que su evento sea atractivo

#1. Keep It Social: Ofrezca chat en vivo para sesiones virtuales

Los eventos virtuales y los eventos híbridos se han disparado en popularidad en los últimos tiempos. Más marcas están utilizando plataformas de chat para eventos en vivo para que sus eventos sean más interactivos.

Su equipo de eventos puede ver y responder preguntas y alentar las conexiones con un servicio de chat.

El uso de plataformas de chat para eventos en vivo aumenta la participación de la audiencia, aumenta el número de asistentes y ofrece una experiencia memorable para los asistentes.

Una plataforma de chat en vivo alentará a los miembros de la audiencia a interactuar entre sí y sentirse más interconectados.

#2. Formar oradores y panelistas

Grandes oradores públicos y panelistas atractivos fascinarán a la audiencia y ayudarán a mantener a los oyentes interesados. ¿Sus oradores han estado en un escenario antes? Asegúrate de que tengan.

¿Han hablado antes con una audiencia virtual o híbrida? Asegúrese de que tienen.

Un orador experimentado guiará a sus participantes de A a B, los involucrará y creará la mejor experiencia posible. Un orador experimentado en un evento está bien descansado y relajado.

#3. Ofrezca experiencias únicas en el evento

Las experiencias en el evento son un impulsor efectivo de la participación en el evento. Puede proporcionar pausas para la meditación como una forma de ayudar a los asistentes a relajarse y recuperar la concentración durante el evento.

La capacidad de atención de la mente humana es limitada, por lo que las sesiones no deben durar más de dos horas seguidas.

Durante los eventos, la participación de los invitados puede ser muy estática, por lo que es una buena idea equilibrar esa inmovilidad. Las actividades dinámicas harán que tus invitados sientan energías renovadas.

Por ejemplo, a principios de año, Symphony Talent presentó cajas de experiencia para los asistentes en el transcurso de su evento Transform, que incluía descansos adicionales como una sesión de meditación regulada por la mañana.

La empresa ofreció a los asistentes café gourmet, un par de calcetines cómodos y un aceite esencial elaborado por el experto en meditación.

Se les dijo a los participantes que se pusieran cómodos y se estiraran en sus sillas mientras el experto en meditación les mostraba a todos cómo usar el aceite antes de guiar a los participantes a través de una sesión de meditación de cinco minutos.

Tan simple como suena, hizo que la gente se comprometiera y, con suerte, siempre volverán a los eventos de Symphony.

#4. Sondeo previo al evento y en vivo

Muchos especialistas en marketing utilizan encuestas para aumentar la participación de la audiencia. Es extraordinariamente efectivo y por una buena razón.

Las encuestas previas al evento le dan a su audiencia la impresión de que el contenido del evento virtual se adaptará a sus demandas específicas.

Su audiencia estará más interesada en la información porque sienten que fue diseñada especialmente para ellos.

Esto implica que agregará más valor al evento, mejorando las posibilidades de un retorno de la inversión (ROI) positivo.

Las encuestas en vivo para interactuar con la audiencia son un enfoque simple para los organizadores de eventos, pero muy efectivos para que su evento sea atractivo.

#5. Mostrar un muro de redes sociales

Cada evento virtual, híbrido o en persona debe mostrar un muro de redes sociales. Un muro de redes sociales también ha ofrecido beneficios significativos a los especialistas en marketing de eventos a través del compromiso de los asistentes, la prueba social y otros factores, lo que lo convierte en un componente crucial de cada evento.

Es una pantalla digital que muestra información generada por el usuario de sitios de redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, LinkedIn y otros en tiempo real.

Los muros de redes sociales se pueden utilizar en varias campañas de marketing, incluidos eventos híbridos, escaparates de comercio electrónico, campañas de correo electrónico, sitios web y más.

El compromiso de la audiencia, la prueba social, el sentido de confianza, la lealtad a la marca, la defensa de la marca, el marketing de boca en boca, las tasas de conversión mejoradas y las ganancias son solo algunos de los beneficios de un muro de redes sociales.

#6. Involucrar a la audiencia en el aprendizaje rápido de fuego

Hablar de un tema durante 30 minutos a una hora durante una sesión puede volverse tedioso tanto para el hablante como para el oyente.

En lugar de llevarse a usted y a su audiencia por ese tedioso camino, adopte el aprendizaje rápido para acelerar la velocidad de sus sesiones y analice nuevos conceptos de participación en la reunión.

Esto podría implicar dedicar solo 10 minutos a cada tema, seguido de una breve sesión de preguntas y respuestas antes de pasar al siguiente tema. Además, realice encuestas en el transcurso de cada presentación rápida para que sea más atractiva.

Alternativamente, traiga a muchos oradores para discutir el mismo tema, pero permita que cada orador hable durante unos minutos antes de presentar al siguiente.

Varios oradores que discuten el mismo tema pueden evitar que su audiencia se sienta cómoda y se aburra.

#7. Hacer uso de recordatorios y notificaciones

Las conferencias pueden durar muchos días e incluir numerosos presentadores y transmisiones en vivo. Utilice notificaciones para informar a sus invitados sobre cambios o llamadas a la acción.

Las notificaciones le permiten ofrecer actualizaciones personalizadas a su audiencia para que se sientan incluidos y les recuerden eventos futuros.

También puede notificar a su audiencia en vivo sobre un cambio o cancelación de sesión antes de que crucen el salón de convenciones y descubran que ha sido cancelado o reubicado.

#8. Manténgase en la pelota, manténgase conciso y relevante

La comunicación es, con mucho, una de las habilidades más beneficiosas que deben tener los profesionales de eventos. La comunicación exitosa es la clave para la participación en eventos.

Hay tres pilares de comunicación en los que se apoya en su comunicación que lo ayudarán a mantener a los asistentes y oradores en la misma página y organizar un evento atractivo.

Solo apégate a las 3 C de la comunicación exitosa: sé claro, consistente y conciso.

#9. Fomenta la comunicación incluso durante los eventos.

A pesar de que los eventos híbridos y virtuales nos permiten reunir a más personas, puede ser más difícil generar esa experiencia compartida y cohesiva para todos los públicos.

Pero virtualmente, los asistentes pueden participar convenientemente si se lo solicita. Solo asegúrese de que su comunicación sea lo suficientemente clara.

#10. Recompense el compromiso, pero manténgalo todo sostenible

Generar compromiso no es una solución rápida. Tienes que hacer coincidir tus recompensas con tu audiencia para hacer olas.

Afortunadamente, existe una amplia gama de recompensas que pueden adaptarse a sus asistentes y a sus objetivos.

Pero elegir el tipo de recompensa más efectivo que motive e impacte a su audiencia puede ser complicado.

De todos modos, dependiendo de su evento, existen numerosas opciones de recompensas excelentes para considerar ofrecer a su audiencia, solo mire detenidamente y verá qué les conviene.

Algunas alternativas incluyen cuadernos reciclados, plantas, paquetes de semillas, tote bags reutilizables, mochilas recicladas, etc.

#11. Ten siempre un plan B

Crecemos, naturalmente, con un fuerte apego a un plan A, es decir, una proyección de cómo será nuestra vida y qué debemos hacer para lograr nuestro conjunto particular de objetivos bien definidos.

Por ejemplo, estudiaremos 7 años en la facultad de medicina, luego nos mudaremos al oeste, compraremos una casa y formaremos una familia.

O iremos a la facultad de derecho durante 4 años, luego iremos a otro país y nos formaremos en nuestra especialidad de interés y esperamos jubilarnos a los cincuenta años.

O nos casaremos y criaremos tres hijos con énfasis en el aire libre y haciendo el bien en el mundo.

Pero luego, para algunos de nosotros, y en cierto nivel para todos nosotros, la vida toma un giro diferente a nuestra proyección mental.

Una lesión repentina pone cierta carrera fuera de nuestro alcance para siempre. Una horrible e inesperada política de oficina mancha nuestro nombre y nos obliga a salir de nuestro camino profesional.

En estas asperezas, a dónde recurres, el plan B.

Para su tranquilidad, siempre trate de tener un plan B listo en caso de que algo no salga según lo planeado.

Los eventos en vivo son desafiantes y las cosas no siempre saldrán como las proyectaste mentalmente.

#12. Haz que tu evento sea accesible

La accesibilidad es un tema frecuente de conversación en estos días. Ya sea que organice una reunión pequeña o una conferencia importante, incluir la accesibilidad en su estrategia garantiza que todos los asistentes tengan una experiencia positiva e inclusiva en su evento.

Esto significa que los servicios y las herramientas están adaptados para el uso de todos, incluidos aquellos con deficiencias o limitaciones físicas.

Cuando se trata de accesibilidad para eventos, el objetivo es crear un entorno en el que todos puedan participar plenamente y participar en el evento desde el principio.

En general, las personas con discapacidad (PWD, por sus siglas en inglés) no tienen que hacer esfuerzos adicionales para acceder a la información y retirarse para buscar ayuda de otros.

Haz que sea más fácil para ellos incluyendo información de accesibilidad en el diseño de tu invitación.

#13. Incluye elementos de video.

Cambie la presentación visual de un evento regularmente para ayudar a mantener la atención de la audiencia y los niveles de participación.

El sesenta y uno por ciento de los especialistas en marketing usan videos como un elemento interactivo para mantener a la audiencia involucrada durante los eventos.

Presente nuevas sesiones con videos breves de infoentretenimiento, organice una sesión de preguntas y respuestas en vivo, incorpore entrevistas pregrabadas o configure mesas redondas de video para pequeños grupos de trabajo.

#14. Pida a los asistentes su opinión

Comprueba cómo disfrutan los asistentes del evento a lo largo del día solicitándoles que realicen aportes.

Es una buena idea darles una forma clara de chatear con usted o con los oradores en el transcurso del evento para que puedan comunicarse con usted con cualquier pregunta o pensamiento o si surge algún problema técnico.

#15. Muestre su reconocimiento de redes sociales para ganar confianza social

Hoy en día, todos los organizadores se vuelven digitales para dar a conocer su evento especialmente en las redes sociales. Anuncios de Facebook, anuncios de Twitter, campañas de hashtag y videos en vivo.

Los muros de las redes sociales aquí pueden ser muy útiles para aprovechar la participación de los usuarios al mostrar todas las interacciones de las redes sociales que obtiene en respuesta a su contenido promocionado.

Es beneficioso mostrar el contenido generado por el usuario, incluidas las respuestas, fotos con hashtags, etc. para que las personas se den cuenta de su valor social al mostrar un feed de hashtag en vivo en los lugares.

El contenido generado por el usuario relacionado con el evento en cuentas y comunidades de redes sociales puede agregarse en un lugar y mostrarse como una pantalla de pared de redes sociales en su evento.

Conclusión

Al pensar en los asistentes, es crucial considerar por qué deberían asistir a su evento. La mayoría de las personas no solo vienen por lo agradable que es el tema, sino por lo que pueden lograr después con sus nuevos conocimientos.

¿Has pensado en eso? ¿Ha pensado en las ideas para involucrar a estos asistentes para que puedan aprovechar al máximo su evento?

El panorama de los eventos sigue avanzando mientras escribimos esto, y para tener éxito con la participación en el evento, necesitará pensar de manera innovadora y lo hará poniendo a sus asistentes en primer lugar.

Ya sea que elija implementar una de estas poderosas ideas de participación en eventos o las 15, le aseguro que está a punto de crear una experiencia memorable para sus asistentes.