Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento de un evento que genere resultados

¡Felicidades! Su evento fue un gran éxito y más personas compraron entradas de lo esperado. La mesa de la rifa estaba a tope y todos se marcharon con una gran sonrisa.

Todo eso merece una buena palmadita en la espalda, ¡pero aún no has terminado! Algunos organizadores de eventos argumentarán que el correo electrónico de agradecimiento enviado después del gran evento es incluso más importante que el evento en sí.

Cuando trabajaba en organizaciones sin fines de lucro, sabía que debía agregar un correo electrónico de seguimiento del evento al plan de marketing posterior al evento. Y esto es válido para cualquier tipo de evento, desde una reunión de clase hasta una cata de vinos privada. Todo tipo de industrias se benefician de la celebración de eventos para clientes actuales y potenciales, y los correos electrónicos enviados después del gran día pueden mantener el impulso.

Como parte del seguimiento, deberá recopilar correos electrónicos de todos los que asistieron al evento. Si vendiste boletos en línea, es posible que lo hayas integrado automáticamente en tu proceso. Pero si no lo hizo, o si algunas personas compraron más de un boleto y trajeron amigos, o fue un evento que no requirió boletos, querrá crear un proceso para recopilar correos electrónicos durante el evento en sí.

Puedes recopilar direcciones de correo electrónico de cualquier forma que sea natural para el evento, pero yo siempre preferí encargarme de esta importante tarea al momento del check-in. Cuando saluda a los participantes en una mesa de información, no le llevará mucho tiempo escribir una dirección de correo electrónico y decirles que busquen un mensaje de seguimiento lleno de cosas que quieran saber. Si se trata de un evento virtual o híbrido, también está bien. Puede solicitar un correo electrónico para obtener un enlace o confirmar su asistencia al evento.

Una vez que reciba las direcciones de correo electrónico, agregue los contactos a su cuenta de marketing por correo electrónico. Intente crear una hoja de cálculo y agregarlas automáticamente desde allí. Dominar esto es una de las cosas que querrás hacer primero cuando aprendas a hacer marketing por correo electrónico. Considere segmentar este lote de correos electrónicos en su propio grupo para poder enviar correos electrónicos personalizados a los asistentes al evento más adelante.

Es crucial recopilar direcciones de correo electrónico en eventos para crear un correo electrónico con resultados mensurables que puedan extender el éxito de su evento durante meses, o incluso más.

La importancia de los correos electrónicos de seguimiento

Es difícil exagerar la importancia de un correo electrónico de seguimiento de eventos. Eso es porque:

• Estos mensajes inician una relación con nuevas personas que recién están comenzando a conocer su organización, industria o negocio.
• Puede educarlos sobre el buen trabajo que hace su equipo todos los días.
• Puede agradecer a los participantes por pasar parte del día con usted.
• Puede compartir cuánto dinero se recaudó, cuántas personas asistieron y otras descripciones mensurables de su éxito.
• Es una oportunidad para que reserven la fecha para otros eventos próximos que puedan ser similares.
• Puede incluir otras formas para que participen, incluidas las necesidades de voluntarios o comités.

Cuando se hace correctamente, un correo electrónico de agradecimiento es una forma natural y cómoda de acercar a las personas que asistieron a un evento el trabajo que usted realiza. Construirás relaciones con personas que sabes que realmente quieren saber más y estarán felices de recibir el mensaje.

A lo largo de cualquier campaña de correo electrónico de un evento, este mensaje de seguimiento funciona para mejorar el retorno de la inversión del evento y educar a los lectores sobre los valores, programas, grupos, productos u objetivos que el evento apoyó. Y si no lo envía, es posible que no tenga otra oportunidad de fortalecer esta nueva conexión.

Elementos clave de un correo electrónico de seguimiento de eventos eficaz

Al redactar un correo electrónico de seguimiento de un evento, asegúrese de que el destinatario comprenda por qué lo envía y esté feliz de descubrirlo en su bandeja de entrada. Para lograrlo, incluya estos elementos esenciales.

Personaliza el saludo

Cuando escriba este correo electrónico, recuerde que se enviará a cientos o incluso miles de personas. Sin embargo, el destinatario solo ve el mensaje que se le envió. Agregar un saludo personalizado subraya la sensación de que este correo electrónico se envía solo para ellos.

La personalización es una de las cosas más esenciales en cualquier guía que le enseñe cómo crear correos electrónicos de marketing de eventos eficaces. Esto se debe a que esta estrategia ofrece una oportunidad única de conectarse directamente con la persona que recibe el correo electrónico.

Cuando utiliza una plataforma de marketing por correo electrónico como Constant Contact, este toque personal se puede automatizar agregando un mensaje dinámico que coloca el nombre del contacto directamente en el correo electrónico enviado. Incluso puedes probar esta técnica en la línea de asunto del correo electrónico para aumentar potencialmente tu tasa de apertura.

expresar gratitud

Antes que nada, debes agradecer a los asistentes al evento que recibieron el correo electrónico por asistir a tu evento. Después de todo, ¡el evento no habría sido un éxito si no fuera por todas las personas que lo hicieron!

Este debería ser un proceso separado del envío de una carta de “gracias por su donación”, que generalmente se envía por correo postal e incluye información sobre la deducción de impuestos, si corresponde. Este correo electrónico posterior al evento debe ofrecer una expresión general de gratitud por el apoyo del destinatario.

Recapitulando el evento

A continuación, informe al lector cómo fue el evento en general. Comparta cuántas personas asistieron, cuánto se recaudó si ese fuera un objetivo, una explicación general de la diversión que se tuvo y cualquier otra información general que les permita saber que son parte de un esfuerzo mayor.

Si tiene una galería de fotos en una página de redes sociales, es posible que desee incluir un enlace y una solicitud para que lo sigan en sus plataformas sociales. Anime a los asistentes a etiquetarse a sí mismos en las imágenes, permitiendo que sus amigos vean lo divertido que se divirtieron apoyando su causa.

Proporcionar contenido valioso

Piense en lo que quiere saber el destinatario del correo electrónico de seguimiento del evento. Si el evento apoyó un proyecto o campaña en particular, comparta información sobre cómo beneficia a la comunidad. Si ofreciste un curso privado de degustación o coctelería, comparte recetas. Si se trata de un evento de networking, proporcione un lugar para compartir información de contacto. Incluya recursos útiles o incluso una publicación de blog interesante que el lector apreciará.

Considere siempre si está enviando contenido relevante. Deje que el lector termine su mensaje con algo valioso que le haga saber que usted se preocupa por él y desea crear una relación más sólida. La clave para un excelente contenido de correo electrónico no siempre es pedir soporte, sino brindar soporte.

Consejos para escribir un correo electrónico de seguimiento atractivo

He visto a especialistas en marketing de eventos y miembros del equipo de ventas de mi organización que no eran escritores luchar durante horas para redactar un solo correo electrónico. ¡No tienes que perder ese tiempo! Siga estos consejos e inspírese con estos ejemplos de correos electrónicos de seguimiento para no pensar demasiado ni apresurarse en este proceso crítico.

Mantenlo conciso y claro.

En primer lugar, no es necesario que este correo electrónico de seguimiento del evento sea demasiado largo. De hecho, es mejor mantenerlo simple en lugar de intentar agregar todo a la vez. Recuerde, ahora que obtuvo su dirección de correo electrónico e inició esta relación, puede enviarles boletines electrónicos, nuevas publicaciones de blog e invitaciones al próximo evento. Pegarse al punto. Será más fácil de escribir y se apreciará aún más.

Inyectar personalización

Así como debes agregar un saludo personalizado, también puedes incorporar otras personalizaciones a lo largo del correo electrónico. Una forma de hacerlo es segmentando aún más la lista original de direcciones de correo electrónico.

Por ejemplo, querrás enviar a tus voluntarios el correo electrónico de seguimiento del evento y darles un agradecimiento especial por su arduo trabajo; eso no se aplicaría a alguien que simplemente asiste. Si mantiene su lista de voluntarios para el evento en un segmento de correo electrónico separado en su plataforma de marketing por correo electrónico, será fácil editar el correo electrónico con una nota personalizada solo para ellos.

Utilice líneas de asunto convincentes en los correos electrónicos de seguimiento de eventos

Sin desviarse hacia el territorio del clickbait con múltiples signos de exclamación y mayúsculas, querrá incluir una línea de asunto de correo electrónico interesante que capte la atención del lector. Recuerde, esas pocas palabras son a veces lo único que el destinatario verá cuando el correo electrónico llegue a su bandeja de entrada.

Elija su línea de asunto con cuidado. Las buenas líneas de asunto de los correos electrónicos inspiran curiosidad, impulsan la acción y crean una sensación de exclusividad. Hazles sentir tan importantes que debes compartir esta noticia con ellos.

Incorporar elementos visuales

Las plantillas de correo electrónico facilitan la incorporación de elementos visuales en su correo electrónico posterior al evento. Puede agregar fotos de los asistentes o actividades del evento o colocar un widget o un enlace a un video corto del gran día. ¡Y no olvide incluir el logotipo de su organización!

Ejemplos de mensajes de correo electrónico de seguimiento de eventos

Antes de escribir el correo electrónico de seguimiento de su evento, decida qué conclusiones le gustaría que tuvieran sus lectores. Es posible que simplemente desee agradecerles o hacerles saber que le interesan sus sugerencias sobre formas de mejorar el próximo año. Esta lluvia de ideas hará que sea más fácil decidir qué ejemplo le gustaría seguir.

Correo electrónico de agradecimiento con lo más destacado del evento

Algunos correos electrónicos posteriores al evento solo expresan gratitud y comparten los aspectos más destacados del gran día: ¡ya es suficiente! Si se tratara de un evento virtual, esta es una excelente manera de brindar a los participantes una visión más amplia del alcance de las actividades.

Oferta de contenido exclusivo

Deles un lagniappe (lan-ˈyap), una palabra cajún que se refiere a esa pequeña sorpresa extra que se da como agradecimiento al final de una transacción. Los participantes del evento pueden pensar que la diversión que tuvieron se acabó, pero puedes ampliarla ofreciendo contenido exclusivo en el correo electrónico de seguimiento del evento. Por ejemplo, puede darles la primera oportunidad de reservar mesas o comprar entradas para eventos futuros.

Solicitud de encuesta y comentarios

Si planea realizar el mismo evento el próximo año, una excelente manera de mejorar el retorno de su inversión es encuestar a los participantes, voluntarios y partes interesadas sobre las mejoras del evento que les gustaría ver. Es posible que se sorprenda con algunas de las sugerencias que ofrecen; además, es posible que obtenga algunos voluntarios nuevos.

Oferta personalizada basada en los intereses de los asistentes.

Cuando recopila direcciones de correo electrónico, es posible que desee crear una breve encuesta que pregunte a los asistentes al evento sobre sus intereses. Luego puede segmentar sus listas de correo electrónico en estos diferentes intereses y enviar correos electrónicos personalizados con ofertas o recursos adicionales que les interesen.

Por ejemplo, tal vez estuvieran interesados ​​en participar en un evento de networking y puedas regalarles una entrada para una bebida gratis solo por asistir a un evento anterior.

Mejores prácticas para correos electrónicos de seguimiento de eventos exitosos

Existen muchas prácticas recomendadas de marketing por correo electrónico, como garantizar que las personas que reciben sus correos electrónicos sepan en qué se han registrado. Eso lo tienes cubierto con tus discusiones en la mesa de check-in. A continuación, se muestran algunos otros consejos que utilizan los especialistas en marketing para obtener resultados de los correos electrónicos de seguimiento de eventos.

Utilice la puntualidad

¡No esperes demasiado! Programe su correo electrónico para no más de tres días después del evento. Asegúrate de que todavía esté fresco en sus mentes.

Segmenta tu público objetivo

El trabajo que realice separando los diferentes segmentos de asistentes a su evento en sus listas de correo electrónico dará sus frutos con su capacidad de enviar el mensaje correcto a las personas adecuadas. Tómese el tiempo para hacer esto, incluso después de un gran evento.

Automatiza tu proceso de seguimiento

Una forma de ahorrar tiempo es automatizar todo el proceso. Las hojas de cálculo segmentadas se pueden cargar inmediatamente en un software de marketing por correo electrónico. Se pueden agregar saludos personalizados automáticamente. Incluso puedes programar una serie de correos electrónicos con días de anticipación.

Medir y realizar un seguimiento de los resultados

Ya sea que se trate de un evento de recaudación de fondos en persona o virtual, querrá saber el retorno de su inversión. Esto se aplica a su campaña de correo electrónico posterior al evento. Realice un seguimiento de las métricas, como la velocidad a la que las personas hacen clic en los enlaces del mensaje. Esto le ayudará a ver cómo puede mejorar la próxima vez.

Ofrecer un compromiso continuo

Por último, no se limite a un solo correo electrónico. Planifique una comunicación periódica por correo electrónico con los asistentes a estos eventos para mantenerlos al tanto de las últimas noticias de la organización y las fechas de nuevos eventos. Recuerde, las relaciones (del tipo que resultan en nuevas donaciones, apoyo y voluntarios) pueden requerir tiempo y esfuerzo para desarrollarse.

Genere resultados a través de correos electrónicos de seguimiento efectivos

Ahora que tiene los conceptos básicos para crear un correo electrónico de seguimiento atractivo y eficaz para su próximo evento. Estará listo para recopilar direcciones de correo electrónico, segmentarlas en listas específicas e incluir información relevante que todos apreciarán.

Como siguiente paso, busque las plantillas de correo electrónico de su software de marketing por correo electrónico para encontrar un diseño que le guste. Si puede diseñar el correo electrónico con anticipación y sabe dónde le gustaría agregar fotos o videos del evento, puede comenzar a escribir un borrador del mensaje. Eso te permitirá estar a la vanguardia una vez que finalice el evento y sea el momento de presionar enviar.