Gestión de eventos: una guía rápida

Tener un evento es como ejecutar un proyecto. Tiene un plan que ejecuta un equipo con una fecha límite y el resultado final es el evento. Al igual que un proyecto, la gestión de eventos es la forma en que se asegura de que todo funcione sin problemas para las partes interesadas.

La gestión de eventos puede ser cualquier cosa, desde una fiesta de cumpleaños para su hijo hasta una convención de negocios y todo lo demás. Puedes hacerlo en persona, virtualmente o un híbrido de ambos. Independientemente de cómo elija organizar su evento, la gestión de eventos ayudará a que tenga éxito.

¿Qué es la gestión de eventos?

La gestión de eventos es el proceso de creación de un evento. Involucra todos los aspectos del evento, desde la idea hasta la planificación, ejecución y mantenimiento del evento. Incluso puede continuar después de que se haya realizado el evento si hay alguna estrategia posterior al evento involucrada.

La gestión de eventos comienza con un administrador de eventos, un tema que exploraremos en un momento. Ellos inician el plan, decidiendo cosas esenciales como cuándo y dónde se llevará a cabo el evento. También desarrollarán un tema, si corresponde, y supervisarán el evento para asegurarse de que funcione según lo planeado.

El plan de eventos puede involucrar una variedad de disciplinas, como el diseño de abastecimiento, controles de regulación y gestión en el sitio, así como más detalles. Todo se detallará en el plan. Debe ser minucioso y coordinar actividades para que todo suceda correctamente.

Podría usar una hoja de cálculo para organizar la gestión de eventos, pero el software de gestión de proyectos facilita mucho el trabajo. ProjectManager es un software en línea que se puede compartir fácilmente. Es una excelente plataforma de colaboración para conectar a todos los involucrados, desde el planificador de eventos hasta los proveedores. Nuestro diagrama de Gantt en línea lo ayuda a organizar tareas, vincular tareas dependientes para evitar demoras e incluso establece una línea de base. Eso significa que puede realizar un seguimiento del esfuerzo planificado frente al real en tiempo real. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Gestión de eventos frente a planificación de eventos

Antes de profundizar más, es importante comprender que, si bien la gestión de eventos y la planificación de eventos son similares, no son lo mismo. La diferencia general es que los planificadores de eventos son los que tienen la visión del evento. También trabajan en los planos preliminares.

Los administradores de eventos, por otro lado, son los que supervisan la ejecución. Agregan detalles al plan y se aseguran de que se esté haciendo correctamente.

Como puede ver, hay superposición. El administrador de eventos y un planificador de eventos a menudo trabajarán mano a mano o, a veces, una persona desempeñará ambos roles según el tamaño y el tipo de evento que se planee.

Por ejemplo, el administrador de eventos es quien generalmente hace las reservas, coordina con los proveedores, contrata y administra al personal y está en el lugar durante el evento. El planificador de eventos elige el tema y el concepto, selecciona el lugar, planifica el menú y organiza el entretenimiento o los oradores.

Tipos de eventos

Como mencionamos, la gestión de eventos se puede aplicar a cualquier evento. Tienes que planear la fiesta de cumpleaños de un niño o lidiar con una crisis potencial. Hay mucho en juego para los eventos profesionales.

Las personas que asisten a los eventos no piensan en la planificación y el esfuerzo que se dedica a crear una gran experiencia. Sin embargo, expresan sus objeciones cuando algo sale mal. No quieres eso.

Dediquemos un momento a definir los diversos eventos profesionales, ya que estos pueden tener un impacto financiero en su negocio, ya sea que esté produciendo el evento o dirigiéndolo. Una experiencia positiva construye marcas, ayuda con la creación de redes y puede impulsar las ventas. Una mala puede dar como resultado la pérdida de clientes y una reputación de marca empañada.

1. Eventos Corporativos

Un evento corporativo lo realiza una empresa u organización y se presenta para los empleados o los clientes. También puede haber eventos comerciales que incorporen muchas empresas, empleados y clientes. Los eventos corporativos van desde formales a informales y pueden diseñarse para la formación de equipos, conferencias, reclutamiento, lanzamientos de productos, etc.

2. Eventos privados

Un evento privado puede ser una fiesta de cumpleaños o un evento para adultos. En cuanto a los eventos profesionales, uno privado también puede ser corporativo. La diferencia entre este y el evento corporativo es que solo pueden asistir quienes están invitados al evento privado, a diferencia de un evento público, como una clase o taller, que está abierto a cualquier persona.

3. En persona

Un evento presencial se lleva a cabo en un espacio físico y las personas que asisten están allí físicamente. La mayoría de los eventos a lo largo de la historia han sido en persona, pero, por supuesto, con la llegada de Internet y el desarrollo de la transmisión, ahora hay más opciones, como veremos a continuación.

4. En línea

Los eventos virtuales se están volviendo más populares a medida que la tecnología hace que estos eventos sean perfectos para los participantes. También pueden ayudar a evitar costosos gastos de viaje, hotel y comida. En términos de gestión de eventos, el proceso es básicamente el mismo. Sin embargo, la mayoría de las personas prefieren en persona, especialmente cuando hacen negocios. También hay modelos híbridos disponibles, lo que les da a todos la opción de asistir en persona o en línea.

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Funciones de gestión de eventos

Al igual que en cualquier proyecto, la gestión de eventos está compuesta por diferentes personas y conjuntos de habilidades para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas. Hablamos brevemente sobre un administrador de eventos, pero ese es un rol tan importante que merece más detalles.

Además del administrador de eventos, veremos cómo encaja un director de eventos en la estructura general de administración de eventos. Veremos las funciones y responsabilidades de ambos y describiremos algunas de las habilidades que cada uno necesita para tener éxito en su trabajo.

Administrador de evento

Un administrador de eventos hace el trabajo pesado en la gestión de eventos. Como su nombre lo dice, son las personas que gestionan el evento. Esto significa que ejecutan el plan y administran el evento a medida que sucede para asegurarse de que todo salga como se esperaba. Como explicamos, el administrador de eventos y el planificador de eventos pueden ser ligeramente diferentes o compartir responsabilidades. Decidimos buscar el papel de un administrador de eventos que uniría ambas posiciones.

Rol y Responsabilidades

Los administradores de eventos ayudan a generar ideas sobre el concepto del evento e implementar el plan del evento. En esa capacidad, se ocupan del presupuesto del evento y toda la facturación relacionada. Eso significa que también trabajan con proveedores y negocian contratos y acuerdos de patrocinio. Manejan la logística, mantienen actualizados a los interesados, obtienen los permisos necesarios y se ocupan de cualquier informe posterior al evento.

Habilidades

Un administrador de eventos debe tener un título en relaciones públicas, comunicaciones u hospitalidad, aunque la gestión de proyectos también podría resultar útil (y la experiencia en PM es imprescindible). Necesitan habilidades superiores de comunicación y marketing. Un administrador de eventos debe ser un líder fuerte, organizado y capaz de realizar múltiples tareas. Tener habilidades de gestión del tiempo y comprender la gestión de riesgos es importante, así como saber cómo usar una variedad de software. Las habilidades interpersonales y la resolución de conflictos también son una ventaja.

Directora de eventos

Un director de eventos es responsable de planificar y ejecutar un evento, pero a un nivel más alto que el administrador de eventos, que se ocupa más de las operaciones diarias. Si bien el administrador del evento puede participar en la lluvia de ideas y la planificación, el director del evento tiene la última palabra. Pueden trabajar para individuos, corporaciones, organizaciones sin fines de lucro y agencias gubernamentales.

Rol y responsabilidades

El director del evento es responsable de asegurarse de que el personal del evento esté capacitado y comprenda sus responsabilidades. Se comunicarán con el equipo del evento durante todo el proceso de planificación para ofrecer un evento exitoso. Eso incluye asegurarse de que los proveedores, proveedores de catering y otros proveedores de servicios hayan sido contratados y estén programados adecuadamente. Supervisan las iniciativas de marketing y cualquier promoción de eventos para asegurarse de que se dirijan al público adecuado.

Habilidades

Un director de eventos debe tener un título en hospitalidad, gestión de eventos o un campo relacionado, como la gestión de proyectos. Las clases de gestión hotelera, planificación de eventos, gestión empresarial, marketing y ventas también son útiles. Las certificaciones son buenas para demostrar que están bien informados y calificados. Más allá de eso, deben mostrar liderazgo, tener habilidades de comunicación claras, estar bien organizados y comprender el marketing y la elaboración de presupuestos.

ProjectManager ayuda con la gestión de eventos

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que tiene las funciones que necesita para ayudarlo a administrar su evento. Como mencionamos, el diagrama de Gantt puede organizar tus actividades, ya sea un evento pequeño o grande. Pero el diagrama de Gantt es solo una de nuestras vistas de proyectos múltiples.

Planifique sus eventos en calendarios en línea

Incluso si organiza su evento en el Gantt, todo lo que tiene que hacer es cambiar a la vista de calendario para ver sus actividades en formato de calendario. Eso significa que puede ver las fechas de inicio y finalización de su trabajo de un vistazo. Incorpore a su equipo y comparta el plan. Pueden usar la vista de lista o los tableros kanban si lo prefieren. Comparta pases de solo lectura con los proveedores y obtendrán transparencia sin poder cambiar nada importante.

Lleve un registro de las horas de trabajo con hojas de tiempo

Una vez que su equipo esté incorporado, puede configurar su disponibilidad con nuestras funciones de administración de recursos. Esto facilita ver cuándo tienen PTO o días festivos al asignar tareas. A continuación, puede utilizar nuestras hojas de tiempo seguras para agilizar el pago y realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que tardan en completar su trabajo en tiempo real. De esta manera, si se están quedando atrás, puede reasignar recursos y volver a encarrilarse rápidamente.

Los datos en tiempo real no solo lo ayudan a tomar mejores decisiones, sino que también le permiten a su equipo colaborar y trabajar mejor juntos. Pueden compartir archivos, comentar y etiquetar a otras personas que no están asignadas a la tarea para que puedan ayudar si es necesario. Agregue a eso nuestro tablero en tiempo real que le brinda una vista de alto nivel del proyecto e informes personalizables que profundizan en los datos y ayudan con los informes posteriores al evento y tiene un poderoso aliado en la gestión de eventos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que lo ayuda a planificar, programar y realizar un seguimiento de su trabajo en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa conecta equipos, proveedores y partes interesadas para que todos puedan mantenerse actualizados con una fuente de verdad. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.