10 plantillas gratuitas de planificación de eventos para Excel y Word

La planificación de un evento puede abarcar desde una reunión en el trabajo hasta una convención y todo lo demás. Es otro proyecto en el que debe administrar el tiempo, el costo y el alcance (y no olvide la calidad) para cumplir con una fecha límite. El uso de plantillas de planificación puede ayudarlo a mantenerse organizado y atenerse a su presupuesto, y le permiten programar y crear el tipo de evento que cumple su propósito, ya sea una red en una feria comercial o el lanzamiento de un taller de trabajo en equipo.

ProjectManager es un software galardonado que puede ayudarlo a planificar, administrar y realizar un seguimiento de sus eventos. También somos el centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Puede leer blogs semanales, guías y descargar plantillas gratuitas de planificación de eventos para Excel y Word. Tenemos plantillas gratuitas para cada fase de un proyecto. A continuación, recopilamos 10 plantillas de planificación de eventos gratuitas que puede usar para proponer, planificar y administrar su próximo evento.

1. Plantilla de propuesta de evento

Todo evento comienza como una idea. Alguien o alguna organización quiere tener un evento y envía solicitudes de propuestas (RFP). Así como haría una oferta para cualquier proyecto, debe proponer por qué es el mejor contratista para hacer el trabajo. Convencer a ese cliente potencial es donde entra nuestra plantilla de propuesta de evento gratuita para Word. Le brinda el espacio para demostrar a las partes interesadas que puede hacer lo que necesitan para ofrecer un evento exitoso.

Esta plantilla de evento gratuita se divide en secciones personalizables. Puede agregar o eliminar secciones que no sean pertinentes para su propuesta, pero reducimos la propuesta del evento a lo esencial. Encontrará un campo para completar el propósito del evento, similar a la declaración de misión. También hay un lugar para definir las metas y los objetivos del evento para demostrar que entiendes lo que el cliente quiere lograr con el evento. Consolidar aún más su experiencia es un campo para el público objetivo que atraerá al evento, marketing y promociones, propuesta de valor y costos. Esta plantilla de propuesta de evento gratuita debe cerrar el trato para usted.

2. Plantilla de plan de eventos

Una vez que obtenga el trabajo, necesitará una plantilla de plan de eventos para mostrar cómo se desarrollará el evento de principio a fin. Nuestra plantilla de plan de eventos gratuita para Excel le ayuda a asegurarse de que cumplirá con los plazos y lo hará dentro del presupuesto aprobado por su cliente. Al igual que cualquier otro tipo de plan de proyecto, la plantilla de planificación de eventos gratuita identifica los recursos e incluye fases para que sea más fácil de administrar.

Lo mejor de todo es que existe la opción de omitir la hoja de cálculo de Excel y obtener una prueba gratuita de ProjectManager, un software de gestión de proyectos galardonado que puede hacer mucho más que una plantilla estática. Abra el software en el diagrama de Gantt para organizar las tareas de su evento y agregar recursos y costos asociados. Incluso puede realizar asignaciones, adjuntar archivos y agregar descripciones, etiquetas, prioridad y más. Todo lo que agrega a la hoja de cálculo se completa en una línea de tiempo visual para que pueda ver el evento en un solo lugar, agregar hitos y vincular tareas dependientes para evitar demoras. A continuación, establezca una línea de base para realizar un seguimiento de su esfuerzo planificado frente a su esfuerzo real en tiempo real, algo que no puede hacer en una hoja de cálculo. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

3. Plantilla de presupuesto de eventos

Conseguiste el trabajo y estás haciendo un plan, pero necesitas tener un presupuesto de eventos para saber cuánto facturar a tu cliente. Si su pronóstico financiero no es correcto, es posible que se quede sin una gran suma de dinero. Podría ser suficiente para que todo el evento sea una pérdida para usted. Para evitar ese desastre, debe usar nuestra plantilla de presupuesto de eventos gratuita para Excel. Esto le permite estimar con mayor precisión los costos del evento antes de comprometerse con él para que pueda obtener ganancias y no perder dinero.

Es difícil saber cuánto costará un evento. Hay muchas variables y debe considerar el riesgo, lo que podría afectar los costos del evento. Nuestra plantilla de presupuesto gratuita le permite recopilar costos, como los asociados con la mano de obra, cualquier tarifa de consultor que pueda tener, materias primas y más. Por supuesto, no hay dos eventos exactamente iguales. Es por eso que nuestra plantilla gratuita es personalizable. Puede agregar cosas como marketing y promociones o cualquier otra cosa que pueda faltar en la plantilla para asegurarse de obtener una cifra precisa. Incluso hay columnas para realizar un seguimiento de su presupuesto real en comparación con su presupuesto planificado para mantenerse al día.

4. Plantilla de calendario de marketing de eventos

Hablando de marketing, ningún evento tiene éxito sin una campaña de marketing para atraer al público objetivo del evento. Es más fácil decirlo que hacerlo. Al igual que el plan de eventos, existen plazos, recursos y costos involucrados. No importa si está trabajando en un bombardeo de correo electrónico, correo directo o incluso vallas publicitarias; hay mucho que coordinar. Nuestra plantilla de calendario de marketing de eventos gratuita para Excel lo ayuda a poner todos esos patos en una fila. Esta versátil herramienta le muestra la campaña de marketing en un calendario mensual, trimestral o anual. Puede ver quién es responsable de qué y cuándo vence ese trabajo.

El diseño engañosamente simple es muy poderoso para la gestión de marketing. Es una cuadrícula, lo mismo que vería en cualquier calendario, pero le permite ver el panorama general y ver la campaña de marketing distribuida durante el mes, el trimestre o el año. La plantilla se divide en pestañas, cada una con la fecha a la izquierda y el nombre de la campaña. A continuación se encuentran las tareas asociadas con esa campaña, incluida una descripción, fecha de vencimiento y quién es responsable de completar ese trabajo. Luego puede agregar el costo de esa tarea, que es una línea del presupuesto total. Incluso hay espacio para agregar los objetivos de la campaña y la duración de toda la campaña de marketing.

5. Plantilla de seguimiento de tareas de eventos

Hemos hablado de conseguir el trabajo, planificar el evento, estimar el presupuesto e incluso la campaña de marketing y promoción que asegurará que tenga una buena asistencia. De lo que no hemos hablado todavía es de cómo asegurarse de que se mantenga en el buen camino. Para hacerlo, debe comparar el esfuerzo planificado con el real. De esa manera, puede ver si se está adhiriendo a su programa de eventos o si se está quedando atrás. No querrá descubrir que está atrasado cuando ya es demasiado tarde para tomar medidas. No tiene que preocuparse si utiliza nuestra plantilla de seguimiento de tareas de eventos gratuita para Excel.

Encontrarás todo lo que necesitas para realizar un seguimiento de tus tareas. Hay un lugar para enumerar el nombre de sus tareas y agregar una descripción del trabajo. Si hay una dependencia, también puede enumerarla para evitar demoras costosas. Luego agregue quién en su equipo está asignado a esa tarea. Hay un lugar para agregar la prioridad de las tareas para saber qué se debe hacer primero y las fechas de vencimiento, incluidas las fechas de inicio, finalización planificada y finalización real. Luego agregue el estado de la tarea para saber si está retrasada, en pausa, abierta o completada.

6. Plantilla de línea de tiempo de eventos

Por supuesto, todo esto debe hacerse dentro de un período de tiempo determinado. Los eventos tienen lugar durante un tiempo, día o días específicos. No hay margen de maniobra. Los materiales de marketing se han enviado con la hora del evento y nada va a cambiar eso. Producir ese evento a tiempo significa que tienes que programar sabiamente. El uso de nuestra plantilla de línea de tiempo de eventos gratuita para Excel puede ayudarlo a asegurarse de que todo se haga cuando sea necesario.

Con nuestra cronología de eventos, tiene dos partes. A la izquierda hay una hoja de cálculo, de nuevo totalmente personalizable, en la que tenemos cuatro columnas. Allí puede enumerar las tareas, las fechas de inicio, las fechas de finalización y la duración. A la derecha hay una línea de tiempo visual, como un diagrama de Gantt, que completa automáticamente la línea de tiempo de su evento. Puede hacer que las fases sean de diferentes colores para que sean fáciles de distinguir a medida que obtiene una descripción general del plan del evento en un solo lugar.

7. Plantilla de análisis de costo-beneficio

Antes de proponer producir un evento, debe saber que el proyecto va a generar un retorno de su inversión. De lo contrario, eres una organización benéfica, no un negocio (aunque incluso las organizaciones benéficas deben permanecer solventes para continuar con su buen trabajo). Para determinar si vale la pena pujar por el evento, use nuestra plantilla gratuita de análisis de costo-beneficio para Excel y vea si los gastos que tiene que pagar se van a recuperar.

Nuestra plantilla gratuita de planificación de eventos hace esto al capturar los costos cuantitativos, como indirectos, intangibles y de oportunidad, y los empuja a cualquier duración de su plan de eventos. Luego, enumera los beneficios cuantitativos, como directos, indirectos, intangibles y competitivos, nuevamente pronosticados durante el ciclo de vida del evento. A partir de eso, la plantilla calcula el costo total y lo compara con el beneficio total para ayudarlo a tomar la decisión correcta.

8. Plantilla de matriz RACI

Si pujó y ganó el evento, entonces ya ha realizado un análisis, un plan y un cronograma de costo-beneficio. Ahora tienes que poner a trabajar a tu equipo y mantener actualizado a tu cliente. Después de todo, tienen un interés personal en su éxito. Esto requiere identificar a las partes interesadas y definir sus roles y responsabilidades, incluido su equipo, y cómo se relacionan con el proyecto y sus tareas. Esto se hace con nuestra plantilla de matriz RACI gratuita para Excel.

RACI es un acrónimo de responsable, responsable, consultado e informado. Nuestra plantilla de planificación de eventos gratuita es una hoja de cálculo en la que puede enumerar las tareas del proyecto como filas y, en la parte superior, enumerar a todos los miembros de su equipo, cada uno como una columna individual. Luego, junto al cuadro donde su nombre se encuentra con la tarea, puede anotar si es una R, A, C o I. Esto mejora enormemente la gestión del proyecto, el equipo y el cliente.

9. Plantilla de mapa de partes interesadas

Otra herramienta para identificar a las partes interesadas en su proyecto de evento es nuestra plantilla de mapa de partes interesadas gratuita para Excel. Recuerde, las partes interesadas pueden ser cualquiera de su equipo y el público objetivo del evento y, por supuesto, el cliente. El uso de esta herramienta visual le facilita ver el impacto de cada parte interesada y cómo influyen en su trabajo.

La plantilla de planificación de eventos gratuita es fácil de usar. Está dividido en una cuadrícula de cuatro cuadrados. Primero, enumere a sus partes interesadas y clasifíquelas con colores, ya sea verde para indicar que son defensores, amarillo si son neutrales y rojo si son críticos y potencialmente pueden bloquear el trabajo. Luego agregue cada uno al agarre, que se divide por cómo administrarlos, mantenerse satisfecho, administrar de cerca y el nivel de su influencia, de menor a mayor. Esto le ayuda a crear un plan de gestión y comunicación con las partes interesadas.

10. Plantilla de hoja de tiempo

Por último, deberá realizar un seguimiento de su equipo mientras realizan su trabajo. Las hojas de tiempo son herramientas valiosas no solo para la nómina, sino también para realizar un seguimiento del costo por hora, vacaciones y horas extra de su equipo. El uso de nuestra plantilla de hoja de tiempo gratuita para Excel puede ayudarlo a administrar el tiempo de su equipo mientras realiza un seguimiento de sus horas.

La plantilla de parte de horas lo ayuda a realizar un seguimiento de sus empleados. Comience con la captura de datos personales, como el nombre, el departamento, la tarifa por hora, etc. Luego, defina un marco de tiempo para la hoja de horas y recopile sus horas. Agregue el total de horas de trabajo y podrá realizar un seguimiento de dónde están en términos de completar sus tareas y asegurarse de que se les pague de manera oportuna y precisa.

Use ProjectManager para entregar un evento exitoso

Las plantillas de planificación de eventos gratuitas son geniales, pero solo hasta cierto punto. Por ejemplo, nuestra plantilla de parte de horas debe ingresarse manualmente y no hay seguridad. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que tiene funciones de parte de horas que se completan automáticamente y brindan a los gerentes una visión en tiempo real de qué tan lejos están para completar sus tareas. Pero esa es solo una característica de muchas que lo ayudarán a administrar y ofrecer un evento de calidad para su cliente.

Planifique su evento en un diagrama de Gantt

En lugar de utilizar una plantilla de planificación de eventos, una plantilla de cronograma, un presupuesto de eventos, un rastreador, etc., nuestro diagrama de Gantt organiza sus tareas, recursos y costos y realiza un seguimiento de su progreso en tiempo real. Puede vincular las cuatro dependencias de tareas y establecer una línea base de programación, lo que permite que nuestro software le muestre datos en tiempo real sobre su progreso y rendimiento. Así es como se mantiene al día y no se excede del presupuesto.

Realice un seguimiento de su progreso en paneles en tiempo real

Es fácil editar el Gantt; simplemente arrastre y suelte a medida que las cosas cambien. Todos los detalles de su plan de eventos se ajustan en consecuencia. Luego, puede cambiar a nuestro panel de control en tiempo real y obtener una vista de alto nivel de todo, desde su tiempo, costo hasta carga de trabajo y el estado general de su proyecto. No tiene que perder el tiempo configurándolo como lo hace con herramientas livianas. Está listo cuando tú lo estés.

Nuestro software tiene más que diagramas de Gantt, que son más adecuados para gerentes. Hay tableros kanban para visualizar el flujo de trabajo, listas de tareas y calendarios para su impulso de marketing y promoción. Las múltiples vistas de proyectos funcionan al unísono, por lo que no importa qué herramienta esté utilizando, tiene los datos más actualizados. Todos están siempre en la misma página.

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Ya sea que sea nuevo en la gestión de un evento o haya trabajado en docenas en el pasado, siempre hay más que aprender. Nuestro sitio es un centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, que incluye la planificación de eventos. Aquí hay una muestra de nuestros blogs semanales, guías y videos tutoriales.

• Cómo planificar un evento: pasos, consejos y lista de verificación para la planificación de eventos
• Cómo planificar un evento virtual: Lista de verificación de planificación de eventos virtuales
• Gestión de eventos: una guía rápida
• Software de gestión de proyectos de eventos
• Cómo crear un presupuesto de evento

ProjectManager es un software en línea que permite a los equipos planificar, administrar y realizar un seguimiento de los eventos en tiempo real. Utilice nuestras funciones de gestión de tareas, gestión de riesgos y gestión de recursos para mantenerse productivo y al día. Nuestra plataforma colaborativa facilita comentar y compartir archivos dondequiera que esté. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestra herramienta para alcanzar el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.