Todo lo que necesita saber sobre la organización de una gran conferencia virtual

Una vez que su negocio haya crecido lo suficiente, es posible que le interese organizar una conferencia virtual. Sin embargo, puede ser un desafío. Cuando se le asigna la tarea de tal esfuerzo, hay muchos problemas que debe enfrentar.

En primer lugar, debe convertir un día completo de conferencias en una actividad atractiva. En segundo lugar, debe determinar en qué fecha su conferencia puede recibir la mayor atención. Finalmente, debe ocuparse de todos los aspectos técnicos para brindar a sus asistentes la mejor experiencia posible. A continuación, encontrará muchos consejos valiosos sobre cómo lidiar con estos y otros problemas.

En un momento, aprenderá sobre el mejor software que puede usar, por qué puede necesitar servicios de traducción (es posible que desee leer más sobre traducciones técnicas) o cómo facilitar las interacciones de los participantes. Siga leyendo y asegúrese de que su conferencia funcione sin problemas.

Hacer que su conferencia se destaque

Si su conferencia no ofrece ningún valor único, no asistirá mucha gente. Lo que es aún peor, las personas que se presentarán en tu evento no le prestarán especial atención y la cantidad de interacciones de los participantes será pequeña.

Para evitar este destino, debe hacer que su evento se destaque entre la multitud. ¿Cómo hacerlo? Hay algunas maneras de hacerlo.

Cura tu conferencia

Curar su conferencia significa elegir un tema específico para ella y ceñirse a él. No invite a todos los presentadores cuyos intereses se relacionen vagamente con el tema en cuestión. En su lugar, concéntrese en reunir tantos especialistas en un campo determinado como sea posible. De esta manera, su conferencia ganará más prestigio y tendrá un propósito claramente definido de principio a fin.

Haga que el entorno de la conferencia sea inclusivo

Este punto podría parecer el contraargumento perfecto para el enfoque que mencionamos anteriormente. Sin embargo, es todo lo contrario.

El arte de hacer que su conferencia se destaque también implica crear un entorno inclusivo donde todos puedan decir libremente lo que piensan. Si desea que más personas participen en su evento en línea, evite el error de invitar a los representantes de una sola organización.

Cuando reúna a participantes de diferentes culturas y orígenes, pero también con diferentes opiniones, sus interacciones serán más interesantes. Además, su empresa se ganará la reputación de ser una plataforma justa, donde todos pueden tener la oportunidad de entablar un debate significativo con la otra parte.

Mantenga las discusiones constructivas

Este punto une perfectamente los dos anteriores. Cuando tienes expertos de diferentes orígenes, la atmósfera a veces puede volverse un poco tensa. Para evitar que ocurran incidentes desagradables, siempre haga que alguien modere la discusión.

Al mantener todas sus sesiones constructivas, demostrará su profesionalismo y demostrará que se preocupa por el tema. Además, puede ayudarlo a construir relaciones positivas y duraderas con otras empresas y mejorar su reputación.

Planificación de su conferencia virtual

Hay mucha planificación involucrada en la organización de una gran conferencia virtual. Tienes que ocuparte de muchas cosas importantes y asegurarte de no perder la pista de nada.

Para comenzar, debe decidir qué tipo de conferencia desea organizar. ¿Será una colección de seminarios web o más bien algo parecido a un taller virtual? La decisión que tome aquí afectará sus otras opciones. Como tal, asegúrese de considerar cuidadosamente todas las opciones.

Una vez que sepa qué tipo de conferencia desea organizar, debe consultar el calendario y elegir una fecha adecuada para la misma. Recuerde no planificar su evento con demasiada anticipación, o sus asistentes no tendrán suficiente tiempo para prepararse. Además, debe verificar si hay otras conferencias programadas a la misma hora. Si es así, es posible que desee cambiar su conferencia a otra fecha menos competitiva.

Cuidando la traducción y el soporte técnico

Si planea organizar una gran conferencia virtual, deberá obtener el software adecuado para proporcionar interacción de audio y video, lo que le permitirá realizar presentaciones en tiempo real durante el evento. Además, permitir comentarios y preguntas de los asistentes es otro aspecto esencial que no puedes omitir.

Primero, asegúrese de tener suficiente equipo, como proyectores, micrófonos, parlantes y computadoras portátiles con software de conferencia web instalado. También debe asegurarse de tener varias opciones de copia de seguridad si una falla. Su mejor opción aquí es encontrar una solución que sea fácil de configurar y administrar.

También es posible que desee contratar profesionales de AV que sepan cómo usar todo el equipo correctamente. Finalmente, asegúrese de que todas las ubicaciones tengan una conexión rápida a Internet y que tenga al menos una persona técnica por cada 10 participantes.

También es una buena idea buscar servicios de traducción y encontrar traductores que sepan inglés y su idioma nativo. Idealmente, deberían ser hablantes nativos de inglés que también conozcan el idioma local. Traducirán las presentaciones y las sesiones de preguntas y respuestas a su idioma nativo y ayudarán a facilitar la comunicación entre los asistentes de diferentes países.

Por supuesto, mantén el dedo en el pulso incluso durante las sesiones. Asegúrese de que todos puedan escuchar al presentador y que todos los asistentes puedan ver la presentación. Si algo está mal, una persona designada por su equipo de soporte técnico debe intentar resolver el problema lo más rápido posible.

Elegir un software de eventos en línea

Al elegir un software de eventos en línea para su evento virtual, hay varias cosas que debe tener en cuenta:

Número de asistentes

No elija un software de eventos en línea que pueda manejar un máximo de 100 asistentes porque será demasiado pequeño para su evento. El número exacto variará según el nicho y la cantidad de marketing involucrada, pero al menos 1000 personas deberían poder asistir a su evento al mismo tiempo. Le da suficiente espacio para hacer crecer su audiencia con el tiempo y aumentar el tamaño de su próximo evento.

Integración de redes sociales

Desea que sus participantes puedan compartir sus pensamientos y opiniones sobre su evento con sus amigos y seguidores en las plataformas de redes sociales. Un excelente software de eventos en línea debería facilitarles las cosas al proporcionarles todas las herramientas necesarias. Esto incluye insignias, salas de chat y botones para compartir en redes sociales.

Precio

Por supuesto, el precio siempre es importante cuando se buscan nuevas herramientas o servicios. Asegúrese de elegir una opción asequible que cumpla con todos sus requisitos pero que tampoco cueste demasiado dinero. Muchos proveedores de software de eventos en línea ofrecen pruebas gratuitas para que pueda probar nuevas herramientas antes de decidir cuál es la mejor para usted.

Conclusión

Como puede ver, organizar una gran conferencia virtual no es la tarea más sencilla, especialmente si tiene poca experiencia en la organización de eventos en línea. Sin embargo, después de leer este artículo, nada debería interponerse en su camino para organizar un evento en línea exitoso.

Recuerda que debes hacer que tu conferencia destaque, cuidar los aspectos técnicos y elegir el mejor software de eventos online. Así que tenga esas cosas en mente y asegúrese de que todas estén atendidas antes de comenzar a funcionar.

biografía

Przemyslaw es un escritor de contenido cuyo enfoque principal es entregar artículos de alta calidad sobre nuevas tecnologías. Sus otros campos principales de interés son la filosofía y la filología.