Comprender el informe de excepción en la gestión de proyectos

Es un cliché decir que los proyectos rara vez se entregan según lo planeado, pero es solo un cliché porque es verdad. A medida que surgen problemas en el proyecto, es importante tomar medidas. Pero, ¿cómo saber qué acción tomar? Ahí es donde entra en juego un informe de excepción, una herramienta para ayudarlo a descubrir cómo volver a encarrilarse.

¿Qué es un informe de excepción en la gestión de proyectos y cómo se usa? Definamos el término y expliquemos su uso en la gestión de proyectos que se están desviando. Le mostraremos algunos ejemplos de informes de excepción y cómo el software de gestión de proyectos puede mantenerlo dentro del cronograma y el presupuesto.

¿Qué es un informe de excepción?

Un informe de excepción se utiliza para recopilar datos sobre lo que va mal en un proyecto. Es decir, ¿existen excepciones al proyecto que están provocando que se descarrile? Al igual que con todos los informes, el informe de excepciones es una herramienta importante para recopilar datos del proyecto. Lo que lo hace especialmente importante es que al recopilar información sobre lo que no está bien en un proyecto, puede diseñar un plan para volver a encarrilar el proyecto.

Lo que va mal en un proyecto puede ser cualquier número de cosas. Tal vez su trabajo se está desviando de sus expectativas, no ha logrado un hito establecido en su plan de proyecto o hay un problema que lo desvía del cronograma y lo obliga a gastar más de lo que ha asignado en su presupuesto.

Un informe de excepción no necesariamente tiene que capturar un problema que hará descarrilar su proyecto; estos problemas pueden ser grandes o pequeños y tener un impacto mayor o menor en el proyecto o negocio. Independientemente del tamaño, el riesgo tiene el potencial de afectar el proyecto, el negocio o incluso las cuestiones normativas. De hecho, a veces los informes de excepción simplemente revelan problemas de desempeño, irregularidades en contabilidad y finanzas o problemas de control de inventario.

Sin las herramientas adecuadas de gestión de proyectos, está asumiendo un riesgo terriblemente grande. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo con paneles en tiempo real para una vista de alto nivel de su proyecto. No se requiere configuración y nuestra herramienta captura datos en vivo, los calcula y los muestra en gráficos coloridos. Verá datos sobre seis métricas de proyectos para ayudarlo a detectar anomalías antes de que amenacen el éxito de su proyecto. Comience gratis hoy.

¿Por qué utilizar un informe de excepción?

La documentación es fundamental en todo proyecto, por supuesto. El papeleo y los informes de proyectos detallan quién completó qué tareas y de qué manera. Al documentar los costos, mantiene a su equipo responsable y cumple con su cronograma y presupuesto mientras conecta a las partes interesadas.

Al tener un informe de excepción que documenta los errores en su proyecto, está haciendo una valiosa contribución. El informe de excepción captura lo que salió mal en detalle, lo que le permite aprender de sus errores y no repetirlos más adelante en el proyecto o en proyectos futuros.

El uso de un informe de excepción es la forma en que los proyectos y las empresas pueden identificar y abordar rápidamente los problemas en sus procesos antes de que se vuelvan demasiado grandes y causen daños. Esto se hace monitoreando los procesos en un proyecto o negocio y manteniéndose alerta ante cualquier anomalía que indique que las cosas se están moviendo en la dirección equivocada.

Un informe de excepción también puede ayudar con la calidad de los datos. Tener buenos datos es fundamental para responder probablemente a lo que encuentre el informe de excepción. No puede haber lagunas en los datos, datos duplicados o datos extraídos de informes antiguos. El informe de excepción ayuda a la gerencia a saber que algo anda mal con el proyecto o el negocio y debe entregarse de manera precisa y oportuna para abordar el problema rápidamente.

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¿Qué debe contener un informe de excepción?

Todos los informes de excepción deben ser claros y fáciles de entender. Los datos deben detallar qué sucedió y dónde ocurrió la anomalía, como en qué etapa del proceso. También debe tener en cuenta cómo la excepción afectará el proyecto o negocio.

El informe de excepción debe centrarse en el proceso u objetivo que no logró su meta o expectativa. Esto ayuda a garantizar que no vuelva a suceder al tratar de identificar qué causó el error en primer lugar.

La frecuencia de un informe de excepción varía según el negocio y el proyecto. Se pueden completar diariamente, semanalmente o mensualmente. De hecho, si la situación es crítica, es probable que desee ejecutar el informe de excepción en tiempo real.

Los informes de excepción se generan principalmente durante la etapa de control de un proyecto. Se deriva del plan actual y de los datos actuales del proyecto para registrar problemas, riesgos y calidad. Los informes de excepción a menudo se entregan como un documento de Word o PDF, aunque se pueden hacer cara a cara o por correo electrónico. Si está utilizando un software de gestión de proyectos, también se puede entregar a través de esa herramienta.

Ejemplo de industrias que usan informes de excepción y en qué escenarios

Hemos estado hablando sobre la gestión de proyectos, pero esa es solo una industria que usa informes de excepción. Todas las empresas pueden beneficiarse de los informes de excepción, ya que los datos de ellos alertan a la empresa de lo que no va bien.

El informe de excepción es una parte importante de la contabilidad y las finanzas y puede ayudar a las empresas a aumentar la eficiencia y la eficacia. El uso de un informe de excepción para crédito y cobranza expone las facturas pendientes Cualquier empresa que tenga un departamento de cuentas por pagar puede usar el informe de excepción para identificar los descuentos de pago que van a vencer. Estas facturas se pueden abordar primero para el pago, aprovechando los descuentos y ahorrando dinero.

Esto también se aplica a las compras, donde los informes de excepción se pueden usar para identificar facturas que no tienen órdenes de compra. Esto podría significar cuentas con gastos no aprobados, lo que afectará su capacidad para pronosticar el flujo de efectivo y exponer problemas con sus controles internos.

De hecho, los informes de excepción pueden ayudar a cualquier empresa con sus flujos de trabajo. Se puede usar para encontrar órdenes de compra no aprobadas que pueden ralentizar la producción. Los retrasos en las entregas de los proveedores solo se acumularán e impactarán negativamente a sus clientes.

Un ejemplo de un informe de excepción

Hemos hablado mucho sobre los informes de excepción sin mirar uno solo. Hay muchas plantillas de informes de excepción en línea que pueden ayudarlo a generar uno. Veamos uno de ProjectManagement.com.

Como puede ver, hay un lugar para capturar la información del proyecto, como el nombre, quién es el gerente del proyecto, la empresa y el período que se examina. Debajo hay una hoja de cálculo que numera cada sección para diferenciarla.

Los datos capturados incluyen la fecha informada, el nombre y la descripción del problema. Hay un espacio para enumerar quién en el equipo es responsable de resolverlo y un espacio para anotar si se resolvió y cómo se resolvió.

También hay un espacio para el impacto que tendrá en el proyecto, las partes interesadas y el costo. La última columna agrega un lugar para que agregue mejores prácticas para que este problema no ocurra en el futuro.

Plantilla de informe de excepción gratis

Es posible que haya notado que el informe de excepciones se parece mucho a un informe de problemas. Eso es porque, al menos en la gestión de proyectos, tienen mucho en común. De hecho, ProjectManager tiene toneladas de plantillas gratuitas para todas las etapas de su proyecto, incluida una plantilla gratuita de seguimiento de problemas que se puede usar como lo haría con un informe de excepción.

El rastreador de problemas tiene un formato similar a la plantilla de excepción anterior. Descárguelo y podrá usarlo para capturar excepciones en su proyecto y trabajar para eliminar esos problemas en el futuro. Verá que se puede descargar la plantilla gratuita de seguimiento de problemas para Excel, pero hay otra opción.

También puede abrir el rastreador de problemas en nuestro software. Esto le permite administrar los problemas de su proyecto sin una hoja de cálculo de Excel estática. En su lugar, podrá elegir entre cinco vistas de proyecto, todas las cuales se actualizan al mismo tiempo. Si usa el diagrama de Gantt y su equipo usa el tablero kanban, siempre estará trabajando con los datos más actualizados.

¿Quién prepara el informe de excepción de un proyecto?

Como señalamos anteriormente, el informe de excepción suele ser parte de la etapa de control en la gestión de proyectos. Este es el punto del proyecto cuando el gerente del proyecto revisa los problemas relacionados con el proyecto.

Si uno de estos problemas amenaza el proyecto, entonces el administrador del proyecto debe crear un informe de excepción. Esto permite que el director del proyecto obtenga más contexto sobre el problema y gestione su resolución. También ayuda a evitar que tales problemas amenace el proyecto en el futuro.

Si bien el equipo del proyecto participará en la respuesta a los resultados de un informe de excepción, el gerente del proyecto es responsable de ello, ya que es quien presenta el problema a la junta del proyecto. También encabezarán la iniciativa para responder a ella, ofreciendo opciones y recomendaciones.

Cómo ayuda ProjectManager con los informes de excepción

Ya mencionamos cómo ProjectManager puede ayudar con los informes de excepción con tableros en tiempo real que capturan datos de proyectos en vivo y brindan a los usuarios múltiples vistas de proyectos para abordar el problema con las herramientas con las que se sienten cómodos. Pero eso es solo el comienzo.

Crear y realizar un seguimiento de las excepciones en los tableros Kanban

Una de nuestras múltiples vistas de proyectos son los tableros kanban, una herramienta ágil que visualiza el flujo de trabajo del proyecto. Los equipos pueden administrar su acumulación y planificar sprints juntos en nuestra plataforma colaborativa, lo que les permite comentar y compartir archivos. Los gerentes obtienen transparencia en el proceso y pueden reasignar recursos para evitar cuellos de botella y mantener a los equipos trabajando a plena capacidad.

Profundice en los datos con informes de un clic

El tablero en tiempo real le brinda una excelente descripción general, pero cuando desee concentrarse en detalles más específicos, use nuestros informes que se pueden generar con solo presionar una tecla. Puede obtener informes de estado, informes sobre tareas, costos y mucho más. Todos los informes se pueden filtrar para concentrarse en lo que está buscando y se pueden compartir fácilmente como archivos PDF o impresos para informar a su tablero de proyecto.

ProjectManager tiene una fuente de verdad que permite que todos estén siempre en la misma página. Como herramienta en línea, conecta equipos, ya sea que trabajen en la misma oficina, de forma remota o incluso en diferentes departamentos con diferentes metodologías, todo en tiempo real. Eso significa informes de excepción más precisos y proyectos más exitosos.

ProjectManager es un software galardonado que conecta equipos híbridos y aumenta la productividad. Organice tareas, supervise el rendimiento e informe sobre el progreso, todo con una sola herramienta. Únase a equipos de organizaciones tan variadas como la NASA, Siemens y Nestlé que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.