Festivales, eventos e IA

Según lo publicado en la revista “ie: the business of international events” de la Asociación Internacional de Festivales y Eventos. Diseñado especialmente con un enfoque en el lado comercial de los eventos, "ie" también presenta perfiles de eventos y profesionales, perspectivas regionales e internacionales, recursos y reseñas de libros y mucho más. La revista “ie” es el principal recurso profesional para el negocio de festivales y eventos internacionales que puede ayudar a mantener su evento en marcha en el mundo cambiante y dinámico de hoy. Lea el número actual de forma gratuita.

Donde quiera que mires, la gente habla sobre el impacto que la inteligencia artificial tendrá en el mundo. Algunas perspectivas parecen positivas, ya que la IA les permite a los profesionales hacer más con menos, rindiendo a niveles de eficiencia nunca antes vistos con una computadora brindando soporte en el camino. Otras perspectivas condenan a la IA como el principio del fin. Estas herramientas eventualmente se convertirán en SkyNet, la inteligencia omnipresente de la franquicia Terminator empeñada en destruir a la humanidad.

Caigo en el campo positivo. Como especialista en marketing que trabaja en hotelería, turismo y eventos, esta tecnología es muy prometedora para permitirme trabajar más rápido, eliminar tareas repetitivas y tomar mis esfuerzos creativos y distribuirlos en todos los medios.

Los humanos tienen muchas perspectivas sobre lo que la IA hará por esta industria, pero ¿qué tiene que decir la IA?

Le pregunté a ChatGPT, un chatbot de inteligencia artificial desarrollado por OpenAI, qué pensaba sobre los eventos.

“¿Qué efectos tendrá la inteligencia artificial en la industria de festivales y eventos?”

Espera afectar la industria al mejorar la experiencia del cliente, aumentar la eficiencia de la comunicación, automatizar la planificación de eventos, analizar datos y aumentar la accesibilidad.

Al igual que con todos los usos actuales de la tecnología, algunos de estos usos de la IA para eventos especiales son aspiracionales. Muchas herramientas se encuentran en iteraciones tempranas y requieren un desarrollo adicional antes de que estén completamente disponibles (y asequibles) para las masas. Hasta entonces, hay algunos lugares donde los profesionales de eventos pueden comenzar inmediatamente a agregar IA a la mezcla.

Correos electrónicos más inteligentes

La comunicación por correo electrónico es fundamental para la planificación de eventos, pero puede consumir mucho tiempo. Los organizadores de eventos deben enviar correos electrónicos a los asistentes, patrocinadores, proveedores, voluntarios y más. A medida que los eventos se vuelven más grandes y complejos, la segmentación requerida dentro de estos grupos crea aún más correos electrónicos para escribir.

Si bien las herramientas como los CRM han facilitado la "clasificación" de los correos electrónicos en diferentes secuencias o gotas, la mayoría de las herramientas de correo electrónico o base de datos aún requieren que alguien se encargue de la escritura. Aquí es donde entra la IA.

A medida que la IA se vuelve más inteligente, será más fácil alimentar la información del evento y hacer que la inteligencia artificial produzca diferentes iteraciones de contenido diseñadas para tener el impacto más significativo en su público objetivo. AI para eventos especiales ahorrará horas de escritura. Imagine cargar todos los detalles de su evento y luego hacer que la IA genere secuencias de correo electrónico diseñadas para influir en los VIP, los asistentes familiares, los amantes de la comida u otros tipos de boletos. Con unos pocos clics más, tiene guías de eventos que se pueden compartir para proveedores y expositores.

Las herramientas especializadas como Lavender.ai ya están llegando al mercado, y algunas personas en ventas y patrocinio están viendo excelentes resultados al usarlas para escribir mejores correos electrónicos salientes. Estas herramientas usan IA para analizar datos y generar contenido de correo electrónico personalizado que resuena con los destinatarios. Esto significa que los organizadores de eventos pueden pasar menos tiempo escribiendo correos electrónicos y más tiempo concentrándose en otros proyectos.

Crear equipos

La organización de voluntarios y personal es a menudo un sumidero de tiempo significativo. El voluntario A solo puede trabajar ciertas horas los sábados, y el miembro del personal B no puede permanecer de pie durante períodos prolongados. Acomodar y crear experiencias significativas para sus trabajadores de servicio de primera línea es fundamental para la retención. En lugar de que sus equipos de dotación de personal pasen semanas tratando de armar las piezas, una herramienta inteligente asistida por IA puede mapear rápidamente las áreas de dotación de personal, crear horarios, crear turnos y unir a las personas con esos lugares. Esto ahorra tiempo y asegura que todos sean asignados a la posición correcta.

Pero las herramientas asistidas por IA no se limitan solo a la programación. Herramientas como Taskade van un paso más allá al trazar un proyecto y asignar personal en función de las habilidades y el orden en que se deben aplicar esas habilidades. Esta función agiliza el proceso de gestión de proyectos, facilitando la visualización del trabajo y la creación de escalas de tiempo o diagramas de Gantt. A medida que se cumplan o no se cumplan los plazos, la herramienta actualizará automáticamente los flujos de trabajo, lo que facilitará la gestión de todo el proyecto.

La incorporación de herramientas asistidas por IA en la planificación de eventos puede mejorar significativamente la eficiencia y ahorrar tiempo, lo que facilita la adaptación a las necesidades de los voluntarios y el personal.

Mejor monitoreo de medios y escucha social

Ya sea que se dé cuenta o no, la IA se ha vuelto esencial para que las marcas controlen la cobertura de los medios y las conversaciones en las redes sociales. Con el monitoreo de medios asistido por IA y la escucha social, los organizadores pueden analizar datos rápida y fácilmente y obtener información valiosa que puede ayudarlos a mejorar sus eventos y aumentar la seguridad.

La IA puede ayudar a los organizadores de eventos al recopilar y analizar automáticamente datos de varias fuentes de medios, como artículos de noticias, publicaciones de blogs y plataformas de redes sociales. Estos datos se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los rumores sobre un evento, monitorear el sentimiento e identificar a las personas influyentes clave que pueden ayudar a promover el evento. AI también puede proporcionar notificaciones en tiempo real cuando se mencionan en línea palabras clave o temas específicos relacionados con el evento, lo que permite a los organizadores responder rápidamente e interactuar con los asistentes y posibles asistentes.

TINT ha implementado la automatización asistida por aprendizaje automático para ayudar a que los eventos a gran escala y las activaciones de marca funcionen con la máquina de creación de contenido masivo que es un evento especial. La IA aprende qué contenido debe compartirse en pantallas y canales sociales en función de la entrada del moderador. Puede analizar objetos en imágenes y buscar logotipos. Esto mejora la velocidad y la eficiencia de un administrador de redes sociales.

Después de Astroworld, una de las principales recomendaciones fue el monitoreo continuo de las redes sociales y las menciones digitales de un evento, incluido el contenido de los asistentes, artistas y expositores. Esta información debe analizarse rápidamente, y los resultados deben ser procesables presentándolos al liderazgo del evento. Esto puede reducir drásticamente el tiempo que les tomaría a los equipos de seguridad del evento responder a los incidentes.

Otro beneficio del monitoreo de medios asistido por IA y la escucha social es la capacidad de identificar patrones y tendencias en los datos. Al analizar grandes cantidades de datos a lo largo del tiempo, la IA puede ayudar a los organizadores de eventos a identificar qué tipos de contenido resuenan con su audiencia y qué temas generan más entusiasmo. Esta información se puede utilizar para personalizar los mensajes y el contenido del evento para satisfacer mejor las necesidades y preferencias de los asistentes.

Liderazgo de pensamiento

Como miembros de IFEA , somos líderes en la industria de festivales y eventos. A menudo se nos pide que compartamos perspectivas sobre eventos y su impacto en el mundo que nos rodea. Esto podría ser como editoriales en nuestro periódico local, una carta del director en el programa del evento o un artículo en IE, el negocio de los eventos internacionales. El bloqueo del escritor o la lucha con la elocuencia pueden afectar incluso al profesional de eventos más experimentado. La IA puede ayudar a organizar ideas, generar ideas nuevas y actuar como editor.

La IA está revolucionando la comunicación, la organización y la planificación de festivales y eventos. Espere ver soluciones de IA aún más innovadoras para ayudarnos a ser más efectivos y eficientes. La IA para eventos especiales es el futuro. ¿Estás listo para adoptar estas últimas tecnologías?

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