Combata la ansiedad laboral y aumente la productividad en el lugar de trabajo con tecnología

La ansiedad laboral es real y puede afectar significativamente el rendimiento. Puede ser experimentado por todos los empleados, independientemente de si están predispuestos a la ansiedad o no. Su efecto realmente puede desgastar a una persona y dañar su productividad. La buena noticia es que hay muchas maneras de manejar los niveles de estrés en el lugar de trabajo y se pueden aplicar medidas efectivas tanto a nivel individual como organizacional.

Las personas experimentan ansiedad con bastante frecuencia, pero generalmente se pasa por alto. Según una encuesta realizada por la Asociación Estadounidense de Ansiedad y Depresión, las áreas clave que más afecta la ansiedad en el lugar de trabajo son el rendimiento, la calidad del trabajo y las relaciones entre equipos . Las causas de esto pueden variar desde largas horas y grandes cargas de trabajo hasta expectativas poco claras, comunicación ineficaz y la incapacidad de ver el panorama general. Además, si no se controla, este sentimiento de miedo e inquietud puede tener consecuencias nefastas que pueden interferir en gran medida con el crecimiento de un negocio.

El lugar de trabajo debe proporcionar un entorno de apoyo que aliente a las personas a rendir al máximo. Debe ser un espacio seguro donde uno pueda concentrarse, procesar información, trabajar en sus proyectos y culminarlos con el mayor éxito. Debe motivar a los miembros del equipo a aprender, colaborar y crecer profesionalmente. Sin embargo, cuando la ansiedad aparece, puede ser bastante difícil lograr lo mencionado anteriormente.

Entonces, en este artículo, compartiremos más información sobre qué es la ansiedad en el lugar de trabajo y qué puede hacer para manejarla con éxito. Aclararemos cómo afecta tanto a los empleados como a la empresa en su conjunto y de qué manera. Pero lo más importante, te daremos consejos sobre cómo superarlo con la ayuda de la tecnología.

Vamos a ello, ¿de acuerdo?

¿Qué es la ansiedad en el lugar de trabajo?

La ansiedad es la sensación extrema de malestar, preocupación y tensión que sientes cuando te enfrentas a situaciones estresantes. Puede ser completamente normal, incluso ordinario.

Al igual que los estudiantes pueden estar nerviosos antes de un examen, o un atleta puede experimentar un cóctel de emociones que alimentan la adrenalina antes de una competencia, sus empleados pueden sentirse ansiosos cuando cumplen una fecha límite importante, se sientan en una reunión con un supervisor, presentan o lanzan un nuevo proyecto.

Sin embargo, si el sentimiento de angustia se vuelve abrumador y el trabajo de sus empleados sufre, es una señal de un problema mucho mayor.

Sentirse ansioso es ciertamente desagradable, tal vez incluso un poco molesto, pero como menciona The Medical Futurist, también puede ser útil en algunos casos. Es la reacción natural de nuestro cuerpo a los cambios en nuestro entorno, lo que desencadena nuestro modo de lucha o huida. El modo que se activará depende de criterios tanto situacionales como personales.

En su investigación, Cheng y McCarthy encontraron que la ansiedad en el lugar de trabajo tiene una naturaleza disposicional y circunstancial . Esto significa que las personas que experimentan ansiedad en su vida, en general, son más propensas a ver las situaciones nuevas como amenazantes. Mientras que otros pueden sentir diferentes niveles de agitación dependiendo de la situación que tengan que afrontar.

Por ejemplo, cuando los postergadores experimentan ansiedad, entran en modo de lucha, es decir, se concentran más para poder terminar sus proyectos a tiempo. Sin embargo, cuando un planificador estricto experimenta ansiedad, puede entrar en modo vuelo o congelarse por completo.

Tienes que ser capaz de distinguir cómo los diferentes miembros de tu equipo responden a situaciones estresantes. En general, se debe diferenciar entre ansiedad y estrés. El último suele ser de corta duración, mientras que el primero puede tener consecuencias a largo plazo y desgastar a su gente. Por lo tanto, si desea mantener alta la productividad y la motivación, no debe dejarlo sin administrar.

Áreas de trabajo comunes que causan ansiedad

Para tratar un problema, primero debe encontrar su causa raíz. Hay muchas razones por las que una persona experimenta ansiedad. Sin embargo, cuando se trata de factores estresantes relacionados con el trabajo, hay algunas cosas que se destacan.

• Cargas de trabajo pesadas : trabajar y administrar simultáneamente múltiples asignaciones o proyectos grandes puede hacer que los empleados se sientan sobrecargados de trabajo e incluso agotados.
• Largas horas de trabajo : incluso si su equipo está formado por personas con grandes logros que trabajan horas extra voluntariamente, llegará un momento en que eso les pasará factura.
• Cumplir con los plazos : especialmente si los proyectos "vencen ayer" con demasiada frecuencia o tienen un plazo poco realista.
• Expectativas de desempeño en conflicto : las demandas contradictorias y la capacitación ineficaz no solo pueden hacer que un proyecto se sienta inmanejable, sino que también pueden hacer que todos los días en el trabajo sean una lucha.
• Dificultad en la comunicación : cuando los empleados no pueden comunicarse entre sí o con los gerentes de manera efectiva, la frustración puede convertirse en estrés severo.
• Comentarios ineficaces : con la falta de comentarios adecuados, su equipo puede sentirse nervioso por la calidad de su trabajo y puede temer perder sus trabajos si los gerentes no están satisfechos. Además, esto puede ralentizar su progreso, lo que genera aún más tensión.
• Falta de control sobre las tareas individuales : demasiada microgestión puede hacer que su equipo sienta que no confía en ellos.
• Incapacidad para ver su valor : si sus empleados no son conscientes de su papel en la rentabilidad y el crecimiento de su negocio, pueden sentir que no tienen ningún propósito.

Las empresas pueden implementar varias herramientas y técnicas para compensar los efectos negativos de la ansiedad y crear un entorno eficiente y de apoyo. Desde impulsar la cultura laboral hasta adoptar mejores prácticas de gestión de proyectos, pueden ofrecer asistencia para superar los desafíos diarios.

Hay varias formas en que la tecnología puede apoyar este proceso y mejorar la salud mental de los miembros de su equipo. Sigue leyendo para descubrir cuáles son.

1. Mejorar la programación y coordinación de proyectos

Independientemente del tamaño de su empresa, es probable que tenga varios proyectos activos, por lo que para garantizar que todo funcione sin problemas, debe poder administrarlos de manera efectiva. Necesita una solución que pueda ayudarlo a programar y coordinar mejor los proyectos. La tecnología que puede ayudar es el software de gestión de proyectos, como Asana, Toggl o Teamwork.

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a los miembros de diferentes equipos a mantenerse en contacto, asignar tareas, monitorear el progreso realizado y planificar cada etapa del proceso completo de una manera predecible, precisa y rentable.

Esto ayuda a mejorar el trabajo en equipo y la responsabilidad al mismo tiempo que reduce la incertidumbre y la confusión en la programación . También permite que los colegas se comuniquen entre sí cuando necesitan ayuda, lo que ayuda a los miembros ansiosos del equipo a sentirse conectados.

Sin embargo, mejorar la eficiencia de la programación y coordinación de proyectos es solo el comienzo. A continuación, debe optimizar sus procesos para eliminar errores y retrasos.

2. Agilice procesos complejos

Al optimizar sus procesos con la ayuda de la tecnología, puede mejorar la productividad, hacer que las operaciones sean más fluidas y manejar la ansiedad laboral dentro de sus equipos. Esto lo ayudará a eliminar actividades innecesarias que podrían estar ralentizando a sus empleados para que pueda ayudarlos a priorizar sus esfuerzos y concentrarse primero en las tareas que son más importantes.

La simplificación de procesos se puede usar en muchas áreas diferentes, y puede usar software de gestión de flujo de trabajo, como ProcessSt o SaaSBPM, para ayudarlo a lograrlo. Desde mejorar las comunicaciones, la administración, la contabilidad, las ventas y más, puede asignar tareas automáticamente para que todos estén informados cuando ocurran cambios.

Esto ayudará a reducir los errores y la confusión. Los empleados se conectarán fácilmente cuando necesiten asistencia, ya sea sobre una tarea determinada o relacionada con el bienestar.

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3. Seguimiento del bienestar de los empleados

Independientemente del enfoque que adopte para gestionar la ansiedad en el lugar de trabajo, velar por el bienestar de sus empleados siempre desempeñará un papel importante.

Al utilizar el software de recursos humanos, puede ayudar a sus gerentes y profesionales de recursos humanos a ofrecer un mejor soporte y mejorar la experiencia laboral general en su empresa. Permitiéndoles así adaptar los procesos y los horarios en torno a las necesidades y solicitudes de los empleados.

Además, con dicha tecnología, los equipos de recursos humanos pueden comprender mejor cómo trabajan otros equipos y cómo se sienten los empleados. Puede ayudar con la capacitación, la incorporación y alentar al personal a hablar cuando se sienta nervioso.

Tener esta información permitirá a los gerentes encontrar brechas en el desempeño de los empleados y generar ideas sobre cómo superarlas. Una forma de comenzar es con la responsabilidad individual y permitir a los empleados un mayor control sobre sus horarios.

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4. Dé a los empleados control sobre sus horarios

Los empleados ansiosos pueden sentirse abrumados cuando tienen que ser responsables de demasiados proyectos y tareas al mismo tiempo. Esto es especialmente cierto si tienen ansiedad relacionada con el desempeño o la toma de decisiones. Incluso podrían tener "parálisis de análisis", una condición que les hace analizar y pensar demasiado cada tarea en su lista de tareas pendientes.

Si a los miembros de su equipo les resulta difícil establecer prioridades, podría ser útil para ellos si pudiera dividir el proceso en partes más pequeñas. Luego puede asignar períodos de tiempo separados para cada uno y permitir que sus empleados programen sus responsabilidades de una manera que funcione para ellos. Podrán concentrarse en una cosa a la vez y pasar a la siguiente después de haberla completado.

Según Harvard Business Review, esta es una excelente manera para que su organización aumente la productividad e incluso el pensamiento innovador. Cuando una persona cambia de tarea, aumenta el tiempo que tarda en terminar su proyecto principal en un 25 %.

Intente probar diferentes herramientas y técnicas de productividad. Algo que puede hacer para ayudar con eso es animar a los miembros de su equipo a dedicar su atención estrictamente a una sola tarea durante un período de tiempo determinado , y luego tomar un descanso y renovar su energía. Por ejemplo, puede usar su herramienta de gestión de flujo de trabajo para crear tareas más pequeñas que sus empleados pueden marcar. Esto les ayudará a sentirse a cargo de sus tareas diarias y cuando tengan que presentar su proyecto.

Los empleados responsables también son responsables y transparentes , por lo que nuestro consejo final para combatir la ansiedad en el lugar de trabajo es hacer que las comunicaciones entre equipos sean rápidas, fáciles y directas.

5. Facilite la comunicación

La eficacia de los sistemas de comunicación de su empresa juega un papel importante para garantizar que todo funcione sin problemas. La tecnología puede mejorar significativamente la accesibilidad y la disponibilidad , permitiendo que sus empleados tengan una conexión instantánea entre sí y aborden las frustraciones a tiempo.

Con herramientas como Slack, Google Hangouts o Microsoft Teams, crea canales colaborativos donde las personas pueden discutir fácilmente asuntos sobre diferentes proyectos y temas. Según Yahoo!Finance, la mensajería instantánea puede mejorar la colaboración, el compromiso y la productividad , lo que la hace muy útil para combatir la ansiedad, especialmente cuando está relacionada con las comunicaciones.

Las herramientas de mensajería instantánea brindan un buen equilibrio entre la comunicación formal e informal . Los correos electrónicos a menudo se perciben como una forma más formal de comunicación. Los empleados ansiosos pueden estresarse cuando les responden y temen malinterpretar el mensaje o ser malinterpretados.

Sin embargo, con una herramienta de mensajería, se elimina esta fricción. En cambio, se alienta a los empleados a compartir información sin la necesidad de copiar a varios miembros del equipo en correos electrónicos o asistir a una reunión en vivo.

Además, una característica muy interesante que tienen las herramientas de mensajería es la capacidad de establecer un estado diario . Además de notificar cuando una persona está en una reunión o en un descanso, esto permite a los empleados comunicar su estado emocional actual para que puedan informar a los demás cuando se sientan abrumados, necesiten ayuda o incluso algo de espacio.

Conclusión

La ansiedad en el lugar de trabajo es un problema grave que a veces puede pasarse por alto. Por eso es importante comprender qué puede causarlo y cómo puede afectar a sus empleados. Es un problema difícil de combatir por completo, pero con la ayuda de la tecnología adecuada, puedes ganar muchas de las batallas.

Cuando utiliza las herramientas adecuadas, puede mejorar el bienestar de sus empleados, así como la productividad de su organización en su conjunto. Las áreas clave que con mayor frecuencia necesitan su atención incluyen la programación de proyectos, la división de tareas, la autonomía de tareas y la comunicación abierta.