Cómo usar estados financieros para su negocio de comercio electrónico

Un estado financiero es un documento oficial que detalla las actividades relacionadas con el dinero y el capital de su empresa: un registro formal para resumir todo tipo de datos relacionados con el dinero.

Hay muchos tipos diferentes de estados financieros para diferentes contextos y usos. La persona responsable de armar un estado financiero depende de la situación. A veces, usted, el dueño del negocio, tiene que preparar estados financieros. En otros casos, puede ser su contador, tenedor de libros, gerente de cuentas o incluso un auditor.

Hay muchos usos para los estados financieros. A continuación, analizaremos por qué los necesita y cómo preparar estados financieros para su negocio de comercio electrónico.

Beneficios de los estados financieros

Los estados financieros son beneficiosos en la contabilidad de las pequeñas empresas por varias razones, la más importante es que brindan una visión general de la salud financiera de su empresa. Los estados financieros facilitan la comprensión de los datos y dan una idea de su posición financiera. Puede usar los estados financieros para determinar si tiene suficiente dinero para reinvertir o hacer crecer su negocio, así como para pagarse a sí mismo y a sus otras cuentas por pagar. Conocer las finanzas de su negocio también ayuda con la gestión del flujo de caja.

Los beneficios y casos de uso de los estados financieros también se expanden más allá de lo obvio. Los estados financieros también pueden ayudarlo a:

• Inversionistas seguros . Si necesita fondos de inversores o desea recaudar capital a través de crowdfunding, los estados financieros pueden demostrar que vale la pena invertir en su negocio.
• Obtener préstamos . Al solicitar préstamos y financiación para pequeñas empresas, los posibles prestamistas también querrán revisar sus estados financieros para evaluar la probabilidad de que se les devuelva el dinero. Puedes buscar financiamiento a través de Shopify Capital y programas gubernamentales de ayuda para pequeñas empresas afectadas por el COVID-19.
• Tratar con las auditorías . Su agencia tributaria local podría auditar su negocio en cualquier momento, y los estados financieros lo ayudarán a capear esas tormentas sin problemas.
• Valora tu negocio . Es posible que desee vender su negocio en Shopify Exchange o en otro lugar. Los estados financieros lo ayudan a valorar su negocio para que pueda establecer un precio justo.
• Planifica mejor . Cuando prepara estados financieros regularmente, tiene más datos para ver tendencias. Puede usar datos históricos para realizar pronósticos, y estas proyecciones serán más precisas porque se basan en datos reales.

Sus estados financieros también informan los informes anuales. Los informes anuales son resúmenes financieros y operativos de cada año que opera una empresa. Son informes completos que se distribuyen a los accionistas para que puedan obtener una comprensión profunda de su negocio. Publicamos los informes anuales de Shopify para que los vean los inversores y el público en general, junto con algunos otros estados financieros.

Tipos de estados financieros

Hay muchos tipos diferentes de estados financieros, pero los tres más importantes y comúnmente utilizados son:

1. Estado de resultados
2. Hoja de balance
3. Estado de flujo de efectivo

Estado de resultados

El estado de resultados de su negocio, también conocido como estado de ganancias o estado de pérdidas y ganancias, calcula los ingresos menos los gastos para decirle cuánto dinero está ganando su negocio. Los estados de resultados también se preparan periódicamente, quizás mensualmente, trimestralmente o incluso anualmente.

Este es un ejemplo de cómo sería el estado de resultados de una pequeña empresa:

La cuenta de resultados es el primer documento financiero a preparar. Esto se debe a que necesita los cálculos del estado de resultados para conectarlos a su balance general y estado de flujo de efectivo. Sin la información del estado de resultados, su balance general y su estado de flujo de efectivo estarán incompletos.

Hoja de balance

El balance enumera los activos, pasivos y capital de los accionistas de su empresa. Los balances generalmente se preparan mensual o trimestralmente y sirven como un vistazo rápido de cuánto vale su negocio después de que se hayan contabilizado todos los pasivos o deudas y los pagos de los accionistas.

Aquí hay un ejemplo de cómo se vería el balance de una pequeña empresa:

En términos generales, desea que su balance general refleje un número positivo, no negativo. Esta cifra es representativa del valor de su empresa. También puede realizar un seguimiento de este número a lo largo del tiempo para ver cómo está creciendo o perdiendo dinero.

Estado de flujo de efectivo

El flujo de efectivo se refiere a cuánto dinero ingresa a su negocio y cuánto dinero sale de su negocio: sus ingresos y gastos, esencialmente. Entonces, su estado de flujo de efectivo es un registro de exactamente eso: un resumen de su entrada y salida de efectivo durante un período de tiempo.

Puedes usar la calculadora de flujo de efectivo de Shopify para ingresar tus números y obtener un estado de flujo de efectivo para tu negocio de comercio electrónico. Puede hacer esto regularmente para proyectar su flujo de efectivo en el futuro. Aquí hay un ejemplo de cómo se verá ese estado de flujo de efectivo:

Como preparar estados financieros

Antes de armar sus estados financieros, necesita recopilar y verificar sus datos. Esto generalmente implica algún tipo de conciliación de cuentas. La conciliación de la cuenta es cuando verifica que sus datos financieros coincidan con lo que se refleja en su(s) cuenta(s) financiera(s) real(es).

Una vez que haya completado la validación de sus datos, puede usar nuestra plantilla de hoja de cálculo financiera e ingresar sus números para comenzar con sus propios estados financieros.

También puedes preparar estados financieros en el panel de control de Shopify. Navegue a sus informes financieros para ver la página de resumen de sus finanzas, así como los informes de finanzas de ventas, finanzas de pagos, pasivos, tarjetas de regalo y ventas totales. También puede obtener informes de ganancias desglosados ​​por producto, SKU y ubicación de POS.

Si desea exportar un informe para guardarlo y compartirlo fácilmente en Microsoft Excel o Google Sheets, puede hacerlo directamente desde la vista del informe. Simplemente abra el informe y haga clic en Exportar . Es posible que deba especificar qué informe y datos desea exportar para algunos de los informes financieros.

¿Valen la pena los estados financieros?

Los estados financieros pueden ser complejos, pero hay muchas maneras en las que puedes usar Shopify y nuestro conjunto de herramientas y aplicaciones comerciales para simplificar el proceso. Cuando prepara sus estados financieros con regularidad, puede detectar tendencias, mantener un flujo de caja positivo y prepararse para una cantidad infinita de oportunidades de crecimiento.