Pronósticos para empresas estacionales: convierta grandes meses en grandes años

Si confía en los ingresos de unos pocos meses para sostener su negocio durante todo el año, pronosticar sus ingresos y gastos no es algo agradable, es imprescindible.

Y sí, “pronóstico de ingresos y gastos” suena exactamente como una línea de ese curso de contabilidad y finanzas que no tomó (o no le gustó) en la escuela, pero no es tan difícil como parece. Después de todo, la previsión es solo una palabra elegante para la planificación.

Incluso si trabaja con profesionales financieros, como un contador o un tenedor de libros, sigue siendo el experto en su producto y su industria, porque es en lo que se enfoca la mayor parte del tiempo. Ese conocimiento interno es una de las herramientas más poderosas que podría pedir cuando se trata de pronósticos, por lo que está más que preparado para abordar esto.

Además, un pronóstico básico lo ayudará a tomar decisiones estratégicas importantes, como si debe actualizar su equipo o cuándo debe realizar sus pedidos al por mayor. Ese es el tipo de llamadas que desea poder hacer por sí mismo, y un pronóstico es una de las mejores maneras de hacerlo.

RECURSO GRATUITO: armamos una hoja de cálculo para ayudarlo con su pronóstico, y encontrará un enlace más adelante en la publicación.

La planificación anticipada es su arma secreta de negocios estacionales

Como negocio estacional, hay algunos meses en los que se siente como si estuviera nadando en dinero, y otros en los que su cuenta bancaria se siente más como un desierto con una planta rodadora solitaria atravesándola.

Esto se debe a que, en la mayoría de los negocios estacionales, sus ingresos y sus gastos no coinciden. Unos pocos meses del año financian su negocio para los demás, y probablemente pase sus meses "libres" invirtiendo nuevamente en su negocio.

Es por eso que pronosticar sus ventas y sus gastos es aún más importante para usted.

Cubre todos tus gastos

Los negocios nunca son fáciles, seamos claros, pero es más fácil hacerlo con las finanzas de su negocio si gana $5,000 cada mes y tiene $1,500 al mes en gastos.

Pero si gana $50,000 dos meses al año y sus gastos mensuales no son muy estables, la previsión es crítica. Es una cosa más que lo ayudará a resistir esos momentos de placer en los meses de altos ingresos y ayudará a cubrir cualquier déficit durante la temporada baja.

Es una cosa más que lo ayudará a resistir esos momentos de placer en los meses de altos ingresos y ayudará a cubrir cualquier déficit durante la temporada baja.

Invierte en tu negocio

Si realmente le vendría bien una computadora portátil nueva o algún equipo actualizado, un pronóstico puede ayudarlo a determinar cuándo podrá hacer esas grandes compras y si tiene el dinero para hacerlo.

Si no es así, pero realmente necesita las actualizaciones, un pronóstico podría ayudarlo a decidir si tomar financiamiento comercial para financiar la compra sería una buena medida.

Prepárese para la temporada alta

Abastecerse antes de la temporada alta es fundamental, por lo que recomendamos hacer cosas como abastecerse de suministros de envío antes de una temporada alta de ventas como Black Friday Cyber ​​Monday. La importancia de prepararse para las horas punta se magnifica cuando la temporada alta es su única temporada, por lo que deberá invertir en inventario, suministros y más antes de que los necesite.

La importancia de prepararse para las horas punta se magnifica cuando la temporada alta es la única temporada.

Su pronóstico puede ayudarlo a planificar y administrar los gastos de almacenamiento antes de que comiencen las ventas.

Tomar decisiones estratégicas

Tal vez este sea el año en el que finalmente decida buscar ayuda estacional o tomar financiamiento comercial adicional. Tomar esas decisiones es mucho más fácil cuando tiene una idea de cómo será su año, cuánto se ha comprometido a gastar y cuánto cree que va a vender.

Esas son decisiones que no deben subcontratarse por completo a otra persona, razón por la cual trabajar con un pronóstico es tan útil.

Pronóstico 101

Hay dos elementos principales que necesitará para elaborar un pronóstico preciso para su negocio: un pronóstico de ventas y un pronóstico de gastos. Una vez que haya realizado ambos, podrá obtener una vista de alto nivel de los asuntos financieros de su negocio para el próximo año y tomar algunas decisiones clave basadas en esa información.

Pronóstico de ventas

Si algo suena intimidante, es el "pronóstico de ventas".

Antes de que su mente se llene de visiones de hojas de cálculo avanzadas y modelos matemáticos, no se preocupe: en su mayor parte, los pronósticos son solo conjeturas educadas. Su trabajo con un pronóstico de ventas es hacer una predicción razonable, no precisar los números exactos que venderá dentro de un año.

Asique como haces eso? Hay algunas maneras de calcular cuánto vas a vender el próximo año. Puedes mirar:

• Estadísticas de la industria. ¿Existe una tasa de crecimiento constante en su industria o los analistas han pronosticado una tasa de crecimiento específica para los próximos años?
• Compañeros de Industria. Hable con otros dueños de negocios. ¿Cuándo suelen ver la mayoría de las ventas? ¿Cuánto venden en un año, más o menos?
• Tus últimos años. Si ha estado en el negocio por un tiempo, ¿cuánto crecen sus ventas cada año? ¿Cuánto crecieron el año pasado y cuánto vendieron ustedes el año pasado?
• Acuerdos firmados. Si ya tiene contratos mayoristas vigentes para el próximo año, sabe que ya venderá esa cantidad, por lo que se incluye en el pronóstico.

Si es un negocio nuevo o si planea lanzar nuevos productos este año que no tienen un historial de ventas, use lo que sabe sobre su negocio y su base de clientes para hacer una mejor estimación. Eres el experto en lo que haces, después de todo.

Ahora es el momento de entrar en los números.

Hablemos de productos. Concretamente cuantos tienes? Si tiene menos de cinco o diez productos exclusivos, puede darles a cada uno su propio pronóstico por separado. Una vez que sus productos alcancen esa marca de dos dígitos, querrá agruparlos en líneas de productos para un pronóstico más manejable.

Configure cada producto o línea de productos como una fila en su hoja de cálculo, en "Ventas de unidades de productos". Aquí es donde ingresará su pronóstico de cuántas unidades venderá de cada producto el próximo año y en qué mes las venderá.

Obtenga su propia copia de la plantilla de hoja de cálculo de pronóstico aquí. Vaya a Archivo > Hacer una copia para guardar una en su cuenta y mantener la privacidad de sus pronósticos. (Deberá iniciar sesión en una cuenta de Google para guardar su copia).

Luego, agregue los precios a los que planea vender esos productos cada mes. Tal vez planea aumentar sus precios a mitad de año, o ofrece tantas ventas en noviembre que sabe que su precio de venta promedio es más bajo. Agregue esos precios mensuales ahora para cada línea de productos.

Desplácese un poco hacia abajo y boom: tiene un pronóstico de ventas.

Previsión de gastos

Ahora que tiene una buena idea de cómo se verán sus ventas durante el próximo año, es hora de abordar sus gastos.

Hay dos tipos principales de gastos que querrá considerar cuando se trata de su pronóstico: gastos fijos y gastos variables.

Gastos fijos

Empezaremos con los gastos fijos, porque para ser honestos, son más fáciles.

Un gasto fijo es algo que paga todos los meses, que puede ser cualquier cosa, desde el alquiler de un espacio de oficina hasta los costos de suscripción de software y el salario que se paga a sí mismo con su negocio.

Abre la cuenta bancaria de tu empresa y echa un vistazo a las transacciones de los últimos meses. Todo lo que sale de tu cuenta todos los meses es un gasto fijo.

Para agregarlo a su pronóstico, asígnele su propia línea en la pestaña "Gastos" de su hoja de cálculo y complete su costo mensual.

Gastos variables

Para un negocio de temporada, es posible que sus gastos variables no estén 100% correlacionados con sus ventas, incluso cuando se trata del costo de los bienes vendidos.

La mayoría de los pronósticos supondrán que el costo de los bienes vendidos (el dinero que gasta para crear sus productos) ocurre en el mismo mes que sus ventas, pero ese no es siempre el caso para los negocios de temporada. La mayoría de las veces, si no se abastece antes de la temporada alta, se encontrará en un momento difícil y probablemente perderá algunas ventas.

Por eso es tan importante planificar con anticipación. Si la mayoría de sus gastos ocurren antes de las ventas, deberá tener un plan sobre cómo cubrirá esos gastos cuando lleguen.

LECTURAS ADICIONALES: Pronosticar es excelente para predecir cómo se alinean sus ingresos y gastos anualmente, pero si desea un poco más de detalle, descubra cómo planificar el flujo de efectivo de su negocio en un nivel más táctico, semana a semana.

Tiene sus estimaciones de cuánto venderá por cada producto o línea de productos, así que trabajemos a partir de ahí. ¿Cuánto le cuesta producir cada producto? Dirígete a la pestaña "Costo de los productos" en la hoja de cálculo para ingresar el costo unitario de cada producto.

Esta pestaña de la hoja de cálculo calculará el costo total de sus productos durante el año, que puede encontrar en la parte inferior derecha de la hoja.

Tome esos números y su conocimiento del proceso de pedido y asigne esos costos en los meses en los que planea gastar el dinero. Tal vez el costo total de ordenar un producto se divide en algunas partes diferentes, o puede ordenar tiradas de producción más pequeñas; solo usted conoce su negocio lo suficientemente bien como para mapear esos costos.

Una vez que sepa cuándo gastará ese dinero, agréguelo como un gasto variable en la pestaña "Previsión de gastos" de su hoja de cálculo.

Por último, agregue cualquier otro gasto variable que haya planeado para el próximo año. ¿Asiste a una conferencia de la industria o contrata personal de temporada? Asegúrese de estimar los costos de cualquier cosa que no sea un gasto mensual y asígneles sus propias filas.

¿Quiere obtener su copia de la hoja de cálculo? Puede encontrar la plantilla de hoja de cálculo de previsión aquí. Vaya a Archivo > Hacer una copia para guardar una en su cuenta y mantener la privacidad de sus pronósticos. (Deberá iniciar sesión en una cuenta de Google para guardar su copia).

Ajuste sobre la marcha

Su pronóstico no está escrito en piedra, y una de las cosas más útiles que puede hacer es ajustar los números a medida que obtiene más información.

De inmediato, es posible que se dé cuenta de que algunos de sus gastos variables no están llegando en el momento adecuado y es posible que desee moverlos.

Más adelante, a medida que comiencen a llegar las ventas y los pedidos, es posible que se dé cuenta de que necesita ajustar su pronóstico de ventas y sus costos correspondientes para cumplir con esos pedidos.

Es posible que incluso se dé cuenta de que sí, necesita asegurar algún financiamiento comercial, y tendrá una buena idea de cómo va a utilizar el dinero, ya que ya tiene un plan.

Y eso está bien.

De hecho, es genial y es la mejor parte de tener un pronóstico anual para su negocio estacional. Ser capaz de ajustar su plan, en lugar de esperar lo mejor cuando las cosas cambien, lo ayudará a sentirse al tanto de las finanzas de su negocio durante todo el año.