Cómo escribir un correo electrónico formal que obtenga resultados (con plantillas)

¿Alguna vez has estado escribiendo un correo electrónico y te has detenido a preguntarte si estás siendo demasiado casual? Ya sea que sea un vendedor que redacta un correo electrónico formal, envía una consulta profesional o trabaja con un nuevo cliente, existen algunas prácticas recomendadas que debe seguir si desea obtener resultados.

Cómo escribir un correo electrónico formal en 9 pasos

Siga estos nueve pasos para transmitir el tono correcto para su próximo correo electrónico formal, ya sea su primera divulgación o un seguimiento.

1. Considere su dirección de correo electrónico

Cuando envía un correo electrónico formal desde su dirección de correo electrónico personal, es importante asegurarse de que se vea profesional y refleje con precisión el tono que desea lograr.

Si todavía usa uno de hace años con letras sin sentido, cadenas de números aleatorios, su equipo deportivo favorito o cualquier otra cosa que un asociado o un cliente podría considerar poco profesional, es hora de una actualización. La mejor dirección de correo electrónico para enviar correos electrónicos formales suele ser una combinación de su nombre y apellido.

2. Usa las fuentes correctas

El azul puede ser su color favorito, pero eso no significa que sea apropiado como color de texto para un correo electrónico formal. En la misma nota, si bien es posible que tenga una fuente preferida cuando envíe mensajes a amigos y familiares, utilice estilos sin distracciones para correos electrónicos formales: Arial, Calibri o Times New Roman.

Desea que su mensaje sea lo que llame la atención de alguien, no la fuente que elija.

3. Elija cuidadosamente su línea de asunto

Cuanto más corto, mejor, hasta cierto punto. Según Kinsta, la mayoría de las líneas de asunto de los correos electrónicos tienen 100 caracteres o menos, pero el punto óptimo para tasas de apertura y clics más altas es entre 110 y 140 caracteres.

Hay un par de cosas a considerar al escribir su línea de asunto:

• ¿Quién es tu audiencia? Su línea de asunto se verá diferente cuando envíe un correo electrónico formal a un gerente de marketing que a un colega profesional.
• ¿Qué les importa a tus lectores? Además de su dirección de correo electrónico, la línea de asunto de su correo electrónico formal es lo que le da al lector su primera impresión de usted. Invítelos a abrirlo enfocándose en lo que les importa, ya sea que se trate de puntos débiles de los clientes o una conexión mutua.

Uno de los aspectos más importantes de su línea de asunto es que debe reflejar con precisión el mensaje de su correo electrónico formal. Las líneas de asunto de spam son una excelente manera de perder confianza y credibilidad.

¿Necesita algunas ideas de línea de asunto? Consulte estas prácticas recomendadas y ejemplos .

4. Usa el saludo correcto

Una vez que se hayan realizado esos tres pasos, es hora de elegir un saludo de correo electrónico formal apropiado. Guarde los saludos casuales como "Hola" y "Hola" para sus amigos y familiares.

Algunos saludos formales por correo electrónico que llevan el tono correcto incluyen:

• Hola
• Saludos
• querido

Si está enviando un correo electrónico a un cliente potencial o socio comercial, es necesario un tono más formal. También desea incluir siempre el nombre de su destinatario. Si no lo sabes, encuéntralo. Si eso no es plausible, puede dirigir su correo electrónico formal a "A quien corresponda" o "Equipo de ventas", "Equipo de marketing", etc., pero esos saludos nunca deben ser su primera opción.

5. Preséntate apropiadamente

La primera oración de su correo electrónico formal debe presentarle brevemente a usted y a su empresa. El destinatario no necesita la historia de tu vida.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo presentarse formalmente por correo electrónico:

• Que sea breve. Si toma más de una oración para presentarse, es probable que el lector se salte todo el párrafo.
• Dirija con una pregunta. “¿Podría usar más tráfico web? Soy John Smith de GenericSEOCompany y me gustaría ayudar”.

Ten en cuenta que el lector quiere saber qué puedes hacer por él; no están tan interesados ​​en quién eres o por qué haces lo que haces (todavía).

6. Corta la pelusa

Los correos electrónicos formales siempre deben ser breves y directos. Es mejor enviar un correo electrónico de dos o tres oraciones que incluir información irrelevante. Del mismo modo, no envíe sus correos electrónicos como un solo bloque grande de texto; divídalo usando párrafos cortos y viñetas.

Los fragmentos de texto dificultan que el destinatario encuentre los puntos principales de su correo electrónico formal. Formatear su correo electrónico para incluir mucho espacio en blanco facilita la lectura y la búsqueda de información importante; también aumenta la probabilidad de obtener una respuesta.

7. Termínalo apropiadamente

¿Listo para envolverlo? Asegúrese de finalizar su correo electrónico formal de manera adecuada.

Como tu saludo, deja las frases casuales para la correspondencia con familiares y amigos. Por ejemplo, en lugar de terminar con "Gracias", vaya con un "Gracias" más formal.

Algunos cierres formales de correo electrónico que llevan el tono correcto son:

• Atentamente
• Respetuosamente
• Atentamente
• A la espera de saber de ti

Una vez que haya establecido una buena relación con su corresponsal, puede elegir algunos finales de correo electrónico formales más informales y divertidos. Hasta entonces, quédese con las frases formales de cierre enumeradas anteriormente.

8. No olvides una firma profesional

La dirección de correo electrónico y la línea de asunto le dan a su destinatario su primera impresión de usted, y su firma de correo electrónico los deja con la última.

Una firma de correo electrónico formal debe incluir su:

• Nombre completo
• Título profesional
• Información del contacto
• Enlaces a sus perfiles de redes sociales relevantes

No se conforme con una firma aburrida y genérica : consulte los mejores generadores de firmas de correo electrónico para correos electrónicos comerciales y formales.

9. Revisar (y revisar de nuevo)

Una vez que envíe su correo electrónico formal, no hay vuelta atrás. Incluso si lo lee varias veces antes de presionar enviar, es fácil pasar por alto errores simples.

Grammarly y Hemingway son herramientas gratuitas que puede usar para detectar faltas de ortografía y errores gramaticales que podría haber pasado por alto.

Las cosas más importantes para verificar doble, triple y cuádruple son el nombre de su destinatario y el nombre de su empresa: si abrió un correo electrónico y su nombre estaba mal escrito, ¿se molestaría en leerlo? Probablemente no. Lo mismo ocurre con el nombre de la empresa: Milkshake y Mailshake son dos cosas muy diferentes.

Ejemplo y plantilla de correo electrónico formal

Ahora que hemos cubierto los nueve pasos a seguir al redactar un correo electrónico formal, veamos una excelente plantilla que puede usar para comenzar.

[Línea de asunto]

Hola [Nombre] ,

Mi nombre es [Nombre completo] . Me comunico con usted sobre [el beneficio que su producto/servicio puede brindarles o una solicitud] .

[2 o 3 oraciones que respalden su punto establecido en la introducción. Puede incluir una lista con viñetas de los beneficios, si corresponde].

[Una llamada a la acción específica: reservar una llamada/demostración/reunión/etc.]

Espero poder oír de ti pronto,

[Su firma de correo electrónico]

A continuación, tomemos esta plantilla y apliquemos los nueve pasos enumerados anteriormente para darle vida.

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Escribir un correo electrónico formal no tiene por qué ser un desafío. Siga estos nueve pasos y estará listo para enviar correos electrónicos profesionales y formales que obtengan resultados. Si desea dominar el arte de la difusión por correo electrónico, consulte nuestra clase magistral de correo electrónico en frío gratuita.