Cuatro funciones de la gestión: planificación, organización, dirección y control

La palabra gestión a menudo se trata como si tuviera cuatro letras. Pero intente hacer cualquier cosa en un entorno de trabajo acelerado sin aplicar las cuatro funciones de gestión.

No importa qué tipo de trabajo haga, tener una comprensión clara de las cuatro funciones de la administración lo ayudará a realizar ese trabajo de manera más eficiente. Se trata de adaptarse a cualquier entorno de trabajo en el que se encuentre y hacer que funcione mejor. Aprendamos más sobre las cuatro funciones de la administración.

¿Cuáles son las cuatro funciones de la administración?

Las cuatro funciones de la administración son planificar, organizar, dirigir y controlar. Para ser un gerente exitoso, debe hacer las cuatro mientras administra su trabajo y equipo. Estos son los cimientos de cualquier posición gerencial profesional. Además de esto, hay otras habilidades y conocimientos especializados relacionados específicamente con el trabajo que administra.

El concepto de cómo debe interactuar la gerencia con el personal fue codificado por primera vez por Henri Fayol, un ingeniero de minas francés. Desarrolló una teoría general de la administración de empresas y las funciones de gestión, que se convirtió en las cuatro funciones de gestión.

Sin estos cuatro pilares de gestión que respalden esas otras responsabilidades, nada se hará a tiempo y dentro del presupuesto. Si se administra a sí mismo oa equipos de trabajadores, debe comprender estos fundamentos de la administración, que son la base de las habilidades de administración.

Por supuesto, las cuatro funciones de la gestión son teóricas. Cuando esté listo para ponerlos en práctica, necesitará herramientas híbridas de administración del trabajo que le permitan conectarse con sus compañeros de trabajo y equipos dondequiera que estén trabajando. Es parte de las responsabilidades principales de un gerente, sin importar cuál sea su estructura organizacional.

ProjectManager es un software de gestión del trabajo basado en la nube que ayuda a los equipos híbridos a trabajar mejor al brindarles una plataforma colaborativa con múltiples vistas de proyectos. Así como existen diferentes estilos de gestión, ProjectManager tiene diferentes formas de trabajar, desde diagramas de Gantt hasta listas de tareas, calendarios y tableros kanban. Todas las vistas comparten los mismos datos en tiempo real para que todos trabajen siempre en la vista más actual del proyecto. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Función 1: Planificación

La primera de las cuatro funciones de la gestión es la planificación: no puede gestionar su trabajo hasta que tenga un proceso de planificación. Esto significa comprender sus metas y objetivos, que es el comienzo de la planificación estratégica. Tener un plan estratégico o táctico es la forma de llegar del punto A al punto B.

Por supuesto, la planificación táctica es más que ir de un lugar a otro. Está la planificación operativa, que implica la identificación y asignación de recursos, tanto de personal como de materiales. Eso significa armar un equipo y poder asignar recursos, como el equipo que necesitan para ejecutar el trabajo.

También está la organización de sus tareas, priorizándolas y dando a cada una una fecha límite y una duración. El plan incluye agregar tareas a una línea de tiempo para programar su trabajo. Luego, debe mantenerse actualizado sobre el progreso y el rendimiento de su equipo y, si no cumplen con los puntos de referencia, ajustar su plan para volver a la normalidad.

La comunicación es un elemento clave de la planificación. Los gerentes deben comunicar claramente el plan a su equipo para que puedan ejecutar correctamente el trabajo. Pero también deben comunicarse con las partes interesadas y mantenerlas actualizadas sobre el progreso del trabajo en el que están tan interesados.

Relacionado: Plantilla de plan de proyecto gratis

Función 2: Organización

La organización recae en todos los aspectos de la responsabilidad de un gerente. No se pueden gestionar equipos con éxito sin tener algún tipo de organización. Cuando prioriza tareas en la planificación, mantiene su organización en detalle.

En términos de un panorama más amplio en lo que respecta a la organización, un gerente es responsable de asegurarse de que su empresa, departamento o proyecto funcione sin problemas. Esto se logra mediante la creación de estructuras y procesos internos, así como la comprensión de su equipo o empleados para que pueda ubicarlos donde mejor se adapten. Los gerentes no solo tienen que mantener su trabajo organizado, sino también administrar la operación de su departamento y las personas que lo integran.

Eso no significa que un gerente solo esté delegando tareas y asegurándose de que aquellos que trabajan para ellos tengan los recursos que necesitan para realizar sus tareas. Deben vigilar los procesos y las estructuras que emplean y ajustarlos según sea necesario para asegurarse de que funcionan de manera eficiente y mantienen a todos productivos. Esta función organizadora es fundamental, por lo que es una de las funciones esenciales de la gestión.

Función 3: líder

Liderar se trata de tener las habilidades, la aptitud comunicativa y la capacidad para motivar a las personas que dirige. El liderazgo es un papel fundamental para cualquier persona en la gestión, por lo que es una de las cuatro funciones de la gestión. Si no puede liderar, independientemente de su estilo de liderazgo, no será un gerente exitoso. Se trata de generar confianza con su equipo.

Las habilidades de liderazgo incluyen la resolución de conflictos. Cuando administra un grupo diverso, habrá conflictos que pueden retrasar las tareas y costarle dinero a su organización. Cuanto mejor sea para identificar y resolver estos conflictos, mejor será su gestión.

Los estilos de liderazgo varían, pero comparten dar a sus equipos un fuerte sentido de dirección al definir metas y objetivos. Esto es independientemente de si están asignando trabajo regular o presentando un nuevo proceso al equipo.

Debido a que el liderazgo se puede expresar de innumerables formas, los gerentes de todas las tendencias pueden convertirse en líderes. Algunos son más autoritarios de arriba hacia abajo. Es decir, emplean un liderazgo autocrático. Por otro lado, están los gerentes de abajo hacia arriba, que buscan la colaboración de todos en la oficina y animan a los empleados a participar en el proceso.

Independientemente del estilo de liderazgo que tenga, o una combinación de estilos de liderazgo, se puede aplicar a la forma en que administra a los miembros de su equipo. Incluso los líderes más indiferentes motivan e impulsan a sus equipos a fines exitosos. No hay nadie para hacer esto, pero las funciones básicas de un líder fuerte en la gestión son comprender a los empleados y lo que se necesita para sacar lo mejor de ellos.

Función 4: Control

La función de control implica monitorear y rastrear el progreso y el desempeño para ayudar a la hora de tomar decisiones en un entorno de trabajo. Puede planificar, organizar y liderar al contenido de su corazón, pero si no está monitoreando la calidad del trabajo de sus empleados, tendrá problemas. Si necesita ayuda con el proceso de control, pruebe nuestra plantilla de tablero gratuita.

Más allá del progreso, el desempeño y la calidad, el proceso de control también incluye cuán eficientemente están haciendo su trabajo y cuán confiables son cuando asumen sus tareas. Otro término para esto es gestión de control y gestión de calidad. Es una parte de cualquier proceso de toma de decisiones. No puede tomar una decisión perspicaz sin buenos datos que la respalden.

El propósito de controlar en la gerencia no es dominar a sus trabajadores, sino asegurarse de que cumplan con las metas y objetivos del negocio. Algunos gerentes preferirán trazar todo el flujo de trabajo de sus equipos, mientras que otros permitirán que sus trabajadores sean autodirigidos.

Estas son las dos caras de la misma moneda, que es brindar calidad a tiempo y dentro del presupuesto en todos los entornos de trabajo, y el aspecto más importante de las cuatro funciones de gestión. Se trata de cumplir con sus objetivos financieros y debe estar a la vanguardia de su equipo de gestión.

Cómo ayuda ProjectManager con las cuatro funciones de la gestión

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que brinda a los gerentes las herramientas que necesitan para planificar, organizar, liderar y controlar sus equipos, ya sea que estén bajo el mismo techo, distribuidos en zonas horarias o en diferentes departamentos. Las características híbridas de gestión del trabajo de ProjectManager brindan datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces, trabajar de manera más productiva y lograr el éxito.

Cree fácilmente planes de proyecto robustos

Hacer un plan exitoso significa organizar tareas, vincular dependencias y establecer hitos. Una de las múltiples vistas de proyectos de ProjectManager es un diagrama de Gantt interactivo que hace eso y mucho más. Puede filtrar fácilmente por la ruta crítica en lugar de tomarse el tiempo con cálculos complicados. Luego, establezca la línea de base. Ahora, ha capturado el plan para compararlo con su esfuerzo real una vez que comience a trabajar.

Supervise el progreso de su equipo en tiempo real y mejore la organización

No puedes controlar a tu equipo si no los estás monitoreando. Sin embargo, no desea interponerse en su camino, razón por la cual el tablero en tiempo real de ProjectManager recopila datos automáticamente y calcula esa información en gráficos y cuadros fáciles de leer sobre la carga de trabajo, el tiempo, el costo y más. Es como recibir un informe de estado instantáneo cuando lo desee.

Genere informes para los accionistas y mejore la función de control

Para profundizar en el uso de datos, utilice los informes de un clic de ProjectManager, que puede filtrar para centrarse solo en la información que desea ver. ProjectManager tiene un informe sobre las hojas de tiempo para ver cuánto tiempo están tomando los equipos en sus tareas, la variación del proyecto para capturar el esfuerzo planificado versus el real e incluso informes de estado de la cartera si está administrando más de un proyecto. Luego, los informes se pueden compartir con las partes interesadas para mantenerlos actualizados. Esto tiene aplicaciones obvias para las cuatro funciones de la administración.

ProjectManager es un software galardonado que ayuda a administrar equipos híbridos, sin importar dónde se encuentren, cómo trabajen o su nivel de habilidad. Nuestra herramienta conecta a los equipos para ayudarlos a trabajar mejor mientras brinda a los gerentes la transparencia que necesitan para liderar mejor y brindar resultados a sus partes interesadas. Comience hoy de forma gratuita y únase a los más de 35 000 profesionales que utilizan ProjectManager.