15 plantillas gratuitas de gestión de proyectos de TI para Excel, Word y más

Los proyectos de TI son únicos. Los equipos de TI planifican las instalaciones, actualizaciones y despliegues de hardware y software, y las herramientas que utilizan son específicas para trabajar con infraestructura, sistemas de información y computadoras. Estas plantillas de gestión de proyectos de TI son esenciales para realizar esos trabajos correctamente.

ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que los administradores de TI necesitan cuando trabajan en desarrollo web, desarrollo de software, desarrollo de aplicaciones móviles, configuración de red y mucho más. Pruebe estas 15 plantillas gratuitas de gestión de proyectos de TI hoy.

1. Plantilla de plan de proyecto de TI

Los gerentes de proyectos de TI son responsables de muchos tipos diferentes de proyectos, desde el desarrollo de nuevos sistemas hasta la actualización de aplicaciones empresariales antiguas. Pero todos los proyectos de TI tienen una cosa en común: comienzan con un plan de TI. Con nuestra plantilla de plan de proyecto de TI gratuita, los gerentes de proyectos de TI pueden organizar tareas, costos y recursos con plazos y entregas programados.

El uso de una plantilla de administración de proyectos de TI le ahorra tiempo y lo ayuda a iniciar un proyecto de manera más eficiente, lo que conduce a un resultado más exitoso. No solo puede averiguar lo que va a hacer, sino que también puede compartir la plantilla del plan del proyecto de TI con su equipo para que estén en sintonía.

2. Plantilla de diagrama de Gantt

Al hacer un plan de TI, o cualquier otro plan, la herramienta de referencia es el diagrama de Gantt. Es una herramienta probada y verdadera por una buena razón; Los diagramas de Gantt crean una línea de tiempo visual en la que se programan todas las tareas de su proyecto. Pueden administrar el tiempo, los costos y los recursos. Crear un diagrama de Gantt en Mircosoft Word o Microsoft Excel es frustrante, especialmente cuando hay uno listo para usar cuando descarga nuestra plantilla gratuita de diagrama de Gantt para Excel.

3. Plantilla de evaluación de riesgos de TI

Los proyectos de TI no se diferencian de ningún otro tipo de proyecto en que están plagados de riesgos. El riesgo de TI conlleva una carga adicional en el sentido de que la mayoría de las empresas, independientemente de lo que hagan, exigen que sus sistemas de TI funcionen. Si algo falla o se ve comprometido de alguna manera, puede provocar una pérdida financiera significativa o algo peor. Esta es la razón por la que nuestra plantilla gratuita de evaluación de riesgos de TI para Excel es tan importante.

La estructura de cualquier herramienta de evaluación de riesgos tiene elementos comunes. El nuestro enumera el riesgo numéricamente, lo que facilita el seguimiento, además de describir el riesgo y el entorno de control. Recopila datos, pero también define las acciones a tomar si los problemas surgen para que pueda mitigar el riesgo. También hay una calculadora para anotar la probabilidad de que ocurra el riesgo y, si ocurre, qué impacto tendrá.

4. Plantilla de plan de acción

Ya sea que esté respondiendo al riesgo o simplemente planificando un proyecto de TI, necesita una estrategia. Nuestra plantilla de plan de acción gratuita para Excel es un documento que describe los pasos que debe seguir para lograr esa estrategia. Los gerentes de proyectos de TI pueden usar esta plantilla de gestión de proyectos de TI para visualizar cómo convertir la estrategia en pasos procesables, que se pueden dividir en subtareas o elementos de acción.

Los gerentes de proyectos de TI pueden usar la plantilla gratuita durante la etapa de planificación del proyecto. Describe objetivos, pasos de acción, tareas y un cronograma y puede abordar acciones comerciales, estratégicas y correctivas según sea necesario. Es una herramienta versátil. Independientemente de cómo lo use, un plan de acción proporciona un marco que lo ayuda a pensar de manera pragmática y garantiza que no pase por alto tareas importantes.

5. Plantilla de presupuesto de proyecto de TI

Obtener un recuento preciso de los costos de su proyecto de TI es la forma en que se asegura de tener los fondos para hacer el trabajo correctamente. Eso incluye todo, desde su equipo, equipo y más. Es una gran cantidad de costos para realizar un seguimiento, por lo que los gerentes de proyectos de TI pueden descargar nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita para Excel.

No solo lo ayudará a crear un presupuesto más preciso, sino que también lo ayudará a controlar sus costos a medida que ejecuta el proyecto. La plantilla de administración de proyectos de TI captura los costos de mano de obra, consultores y licencias de software, por nombrar algunos. Pero también recauda costos recurrentes como facturas de teléfono, espacio de oficina y costos de equipo. Recuerde, no solo está creando un presupuesto sino también un mecanismo de control de costos.

6. Lista de verificación de mantenimiento del servidor de TI

Si el servidor se cae, el problema está a la vuelta de la esquina. Para evitar eso, asegúrese de programar el mantenimiento. Hay muchas cosas que verificar para asegurarse de que todo esté bien, por lo que recomendamos descargar nuestra lista de verificación de mantenimiento de servidor gratuita para Excel. Esta plantilla gratuita de administración de proyectos de TI lo ayuda a realizar un trabajo minucioso.

Usar la plantilla es simple. En el lado izquierdo hay una variedad de tareas que son comunes al mantenimiento del servidor, como actualizaciones, seguridad, copias de seguridad, monitoreo, mantenimiento del sistema de archivos y más. A la derecha hay una cuadrícula donde puede programar esas tareas como diarias, semanales, mensuales u ocasionales. La plantilla es personalizable para que pueda agregar o restar lo que desee para que refleje mejor sus responsabilidades.

7. Plantilla de panel

El monitoreo de los sistemas de TI es clave para mantener el software y el hardware funcionando sin problemas. Al tener una vista de alto nivel, es posible no solo realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento, sino también detectar cualquier anomalía que pueda indicar problemas que deben abordarse antes de que se conviertan en problemas. Utilice nuestra plantilla de tablero gratuita para Excel y realice un seguimiento de estos datos de un vistazo.

Utilice esta plantilla de gestión de proyectos de TI para realizar un seguimiento de los indicadores de rendimiento (KPI), como las tareas, la carga de trabajo, la duración de las tareas y el costo. Los coloridos gráficos de barras y tablas facilitan la digestión rápida de los datos y brindan a los gerentes de proyectos de TI la perspectiva que necesitan para obtener información valiosa que guiará una mejor toma de decisiones.

8. Plantilla de registro de riesgos de TI

Todos los gerentes de proyectos de TI saben que el riesgo siempre está a la vuelta de la esquina. Eso es sólo parte de la gestión de proyectos. La planificación también es parte de la gestión de proyectos. Nuestra plantilla gratuita de registro de riesgos para Excel le brinda las herramientas para planificar y mitigar el riesgo en sus proyectos de TI. Esta herramienta permite a los gestores de proyectos de TI elaborar una estrategia que les ayude a responder al riesgo y resolverlo o aprovecharlo si se presenta en su proyecto.

Esta plantilla de gestión de proyectos de TI enumera los riesgos para que sean fáciles de rastrear. También puede describir el riesgo, su impacto y qué respuesta tendrá si se convierte en un problema en el proyecto de TI. También hay una columna para clasificar el nivel de riesgo de mayor a menor, lo que ayuda con la priorización. Finalmente, puede asignar un propietario que sea responsable de identificar y mitigar el riesgo.

9. Plantilla de seguimiento de problemas de TI

Los problemas son problemas. Ya sean riesgos que planeó o algo inesperado, pueden desviar su proyecto de TI. Cuando surge un problema, debe poder identificarlo y resolverlo rápidamente antes de que afecte el tiempo, el alcance o el costo de su proyecto. Para eso está diseñada nuestra plantilla gratuita de seguimiento de problemas para Excel.

Utilice la plantilla gratuita de gestión de proyectos de TI para capturar cualquier problema que surja en su proyecto, que es el primer paso para desarrollar un plan de acción para abordar el problema. Hay una columna para describir el problema y su impacto. Luego puede agregar la prioridad, la fecha en que se identificó y quién es responsable de responder. También hay espacio para agregar el departamento que está manejando el problema, su estado (abierto o cerrado) e incluso un lugar para agregar notas.

10. Plantilla de registro de cambios de TI

Otro riesgo o problema es el cambio. Ese cambio puede ocurrir en un proyecto de TI debido a una falla del equipo, un error humano, un acto de Dios, como un corte de energía o solicitudes de las partes interesadas, por nombrar algunos. Cualquiera que sea la razón, los cambios en un proyecto pueden afectar su cronograma, presupuesto y más. Para administrarlos, descargue nuestra plantilla de registro de cambios gratuita para Excel.

Todo lo que necesita para recopilar y administrar el cambio está incluido en el documento. Desde los nombres del proyecto y del director del proyecto hasta el número de cambio y el tipo de solicitud de cambio, todo está incluido. También hay una fecha para anotar cuándo se solicitó u ocurrió el cambio, una descripción del cambio y su estado. También puede asignarlo, agregar una prioridad y determinar cuándo se espera que se resuelva, comprender su impacto y delinear los pasos de acción que lo resolverán.

11. Lista de verificación de cumplimiento de GDPR

Cualquiera en TI conoce la importancia del RGPD (reglamento general de protección de datos). Si bien es específico de la Unión Europea (UE), cualquier empresa de tecnología que recopile y procese información personal y tenga presencia en la UE tiene el requisito legal de cumplir con esta ley. Nuestra plantilla de lista de verificación de cumplimiento de GDPR gratuita facilita la gestión de ese proceso.

Nuestra plantilla de gestión de proyectos de TI tiene columnas para recopilar las tareas que se requieren para cumplir con la ley. Asigna propietarios a cada una de estas tareas para garantizar que se realicen de manera oportuna y completa. También hay un lugar para agregar una fecha límite e incluso puede asignar recursos a cada tarea según sea necesario. Luego simplemente márquelos a medida que avanza en la lista. Es una manera fácil de gestionar un requisito legal.

12. Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos

Los proyectos de TI tienen requisitos, lo que significa que deben hacerse y hacerse bien o, de lo contrario, el proyecto se verá afectado. Para garantizarlo, utilice nuestra plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos gratuita para Excel. Lo hace enumerando todos los requisitos del proyecto y cómo realizar un seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto. De esta manera, nada crítico puede pasar desapercibido.

Hay muchas maneras en que esta plantilla de administración de proyectos de TI lo ayuda a administrar los requisitos de su proyecto. Es excelente para el aseguramiento de la calidad (QA) y la comprensión de lo que necesita pruebas para garantizar que cumple con los requisitos del proyecto. Los gerentes de proyectos de TI también pueden usar este documento para ayudarlos a tomar decisiones basadas en datos en lugar de actuar por instinto.

13. Plantilla de matriz de priorización de proyectos de TI

No todos los directores de proyectos de TI pueden darse el lujo de centrar toda su atención en un proyecto. A menudo son responsables de una cartera de trabajo y se aseguran de que hayan asignado sus recursos sabiamente entre ese grupo. Nuestra plantilla de matriz de priorización de proyectos gratuita le permite ver todos sus proyectos de TI y tomar decisiones objetivas sobre qué proyectos necesitan atención y cuándo.

Esta matriz de Eisenhower se divide en cuatro cuadrantes. En la parte superior, hay dos columnas: una para hacer ahora y la otra que dice hacer más tarde. En el lado izquierdo, hay dos filas: crucial y no crucial. Ahora puedes colocar tus proyectos en uno de los cuatro cuadrados para saber qué se debe hacer de inmediato, qué se puede programar para el nuevo futuro, qué se puede delegar y qué se puede borrar o mover.

14. Plantilla del plan de implementación

Cada proyecto de TI comienza como una idea codificada por un plan, pero debe realizarse mediante un plan de implementación o los pasos necesarios para actualizar ese plan y producir su entregable. Si bien puede sonar redundante tener el plan para ejecutar un plan, cualquier persona que esté familiarizada con la gestión de proyectos sabe que usar nuestra plantilla de plan de implementación gratuita para Excel es la forma de organizar esas ideas en pasos prácticos.

La plantilla de gestión de proyectos de TI se divide en tres partes distintas. Primero, está la estrategia del proyecto, que se traslada a los procesos y acciones para implementar esa estrategia. Luego está la línea de tiempo, que muestra las fechas de inicio y finalización planificadas y reales para las tareas, así como las horas planificadas para la tarea. Finalmente, están los recursos para ejecutar esas tareas, incluidos los materiales y los costos. Con todo esto planeado, puede implementar su plan con éxito.

15. Plantilla de recopilación de requisitos

Conocer los requisitos de un proyecto de TI es lo que inicia la fase de planificación. Se recopilarán en un documento, que es donde entra en juego nuestra plantilla gratuita de recopilación de requisitos para Word. Esta plantilla de gestión de proyectos de TI también actúa como una herramienta de comunicación que conecta los requisitos del usuario con el desarrollador.

Pero no solo se recopilan los requisitos de los usuarios; también hay requisitos comerciales y del sistema capturados en el documento. Los requisitos se dividen en siete subsecciones: requisitos de usuario, funcionales y del sistema, software e interfaces de usuario, actividades de flujo de trabajo y gestión de cambios y riesgos. También se ha esbozado una arquitectura técnica de alto nivel, además de mantenimiento y soporte. Incluso hay pruebas y evaluaciones, como objetivos, artefactos, usuarios y tareas incluidas.

ProjectManager ayuda con la gestión de proyectos de TI

Como le dirá cualquier director de proyectos de TI, las plantillas son documentos estáticos. Pueden ser un paso atrás, no un paso adelante, cuando se trata de gestionar un proyecto. Lo que necesita es un software de gestión de proyectos, como ProjectManager. Nuestro software en línea ofrece datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones. Lo que también hace que nuestro software sea superior a las plantillas es que puede usar una variedad de herramientas que comparten los mismos datos actualizados.

Usar múltiples vistas de proyecto

No todas las herramientas de proyecto son iguales. El diagrama de Gantt es ideal para la programación, pero los tableros kanban visualizan y controlan los flujos de trabajo a medida que planifica y ejecuta sprints o administra su trabajo pendiente. Los equipos pueden preferir usar nuestra sólida lista de tareas, que también comparte los mismos datos en tiempo real que las otras herramientas, como la hoja y la vista de calendario. Eso significa que puede trabajar en la herramienta que desee y mantenerse actualizado con la información más reciente del proyecto.

Capture datos en tiempo real

Tener a todos en el equipo trabajando con los mismos datos en vivo es clave para la productividad, pero no lo es todo. Los gerentes de proyectos de TI también necesitan una vista de alto nivel del proyecto cuando lo deseen. Nuestro panel de control en tiempo real hace precisamente eso. Captura datos en vivo y procesa esos números para mostrar métricas a tiempo, costo y más en gráficos y cuadros fáciles de leer. Lo mejor de todo es que no requiere configuración. Es conectar y usar.

Los informes le permiten profundizar en los datos, personalizar los resultados para mostrar exactamente lo que desea ver y facilitar el intercambio con las partes interesadas para mantenerlos actualizados. También hay herramientas de gestión de recursos que equilibran la carga de trabajo, herramientas de gestión de riesgos que realizan un seguimiento de los problemas y herramientas de gestión de tareas que mantienen a los equipos colaborando y siendo productivos.

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Si todavía está indeciso sobre registrarse para una prueba gratuita de ProjectManager, tenemos mucho contenido gratuito que puede leer. Desde publicaciones de blog semanales hasta guías, videos, plantillas y más, tenemos información sobre todos los aspectos de las fases de gestión de proyectos. Aquí hay una pequeña muestra de nuestro contenido relacionado con TI.

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