15 plantillas gratuitas de PMO para Excel y Word

Una PMO, u oficina de gestión de proyectos, puede ser un departamento interno o un grupo o agencia externa que define y mantiene los estándares para la gestión de proyectos de una empresa. Hay tres tipos; de apoyo, controlador y directivo y cada uno tiene diferentes grados de participación. Sin embargo, los tres pueden usar plantillas de PMO para respaldar programas y carteras de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que es más dinámico que las plantillas de PMO estáticas, pero si no está listo para actualizar, nuestro sitio está lleno de plantillas de gestión de proyectos gratuitas para Excel y Word. Hemos recopilado 15 plantillas gratuitas que son adecuadas para una PMO. Estas plantillas cubren todo, desde diagramas de Gantt, planificación de proyectos, asignación de recursos, informes de estado sobre datos de proyectos y mucho más.

1. Plantilla de diagrama de Gantt de la PMO

El diagrama de Gantt es una de las herramientas esenciales para los gerentes de proyecto. Proporciona una vista de todo el proyecto en una línea de tiempo e incluye tareas, hitos, cronogramas y más. La oficina de gestión de proyectos puede usar nuestra plantilla de diagrama de Gantt gratuita para Excel para obtener una descripción general de un proyecto o usarla como hoja de ruta para realizar un seguimiento de varios proyectos en un solo lugar para asignar recursos cuando y donde se necesiten.

La plantilla de diagrama de Gantt se divide en dos secciones. A la izquierda hay una hoja de cálculo normal donde puede agregar las tareas o proyectos que está supervisando. Junto a eso hay columnas para capturar las fechas de inicio y finalización. Finalmente, hay una columna para la duración de la tarea o proyecto. Una vez que haya completado esta información, la línea de tiempo codificada por colores a la derecha se completa automáticamente y le permite ver las tareas, las fases y los proyectos, todo en un solo lugar.

2. Plantilla de tablero de proyecto de PMO

Las PMO necesitan una visión de alto nivel de los proyectos que supervisan. Necesitan métricas que les ayuden a trazar el curso de esos proyectos y saber cuándo se requieren cambios para mantener todo en orden. Nuestra plantilla de panel de control de proyecto de PMO gratuita para Excel se compone de gráficos y cuadros fáciles de leer que les brindan esos datos de un vistazo.

Necesita datos en tiempo real para tomar mejores decisiones o podría actuar en base a datos inexactos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con paneles de cartera que capturan datos en tiempo real que no requieren una configuración que requiere mucho tiempo o entrada manual como con las plantillas de PMO. En su lugar, obtiene datos rápidos y confiables sobre el estado de sus proyectos, tareas, progreso, tiempo, costo y carga de trabajo siempre que los necesite. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

3. Plantilla de análisis de costo-beneficio de la PMO

Hay ciertos proyectos que vale la pena seguir, mientras que otros terminarán en un pozo de dinero. Una PMO ayuda a guiar a las empresas a elegir proyectos que les darán valor a su inversión. Para hacer esto, pueden usar nuestra plantilla gratuita de análisis de costo-beneficio de PMO para Excel.

Se utiliza un análisis de costo-beneficio para comparar lo que espera pagar por un proyecto con lo que espera que brinde en términos de oportunidad. Esto se hace agregando una cantidad en dólares a todos sus costos cuantitativos y beneficios cuantitativos. A partir de ahí, es fácil ver si obtendrá un retorno de su inversión.

4. Plantilla de matriz de priorización de proyectos de PMO

Una de las cosas que hace una PMO es brindar orientación. Esta guía y conocimiento pueden ayudarlo con la forma en que administra los proyectos, pero también si vale la pena asumir esos proyectos en primer lugar. Una herramienta para ayudar a tomar ese tipo de decisiones es nuestra plantilla de matriz de priorización de proyectos gratuita para Excel.

El proceso es engañosamente simple pero es una forma efectiva de priorizar sus proyectos. La matriz se divide en cuatro secciones. En la parte superior, hay dos columnas, una para hacerlo ahora y otra para hacerlo más tarde. El lado izquierdo tiene dos filas, una para crucial y la otra para no crucial. Dependiendo de dónde coloque el proyecto, puede ser algo que debe hacer de inmediato, programarlo para un futuro cercano, delegarlo, eliminarlo o moverlo. También puede usar esto para tareas o cualquier cosa que necesite priorizar.

5. Plantilla de presupuesto de proyecto de PMO

El dinero siempre va a gobernar las decisiones cuando se supervisan proyectos. Las empresas tienen costos finitos y no quieren encontrarse actualizando continuamente un presupuesto porque exige más fondos. El uso de nuestra plantilla de presupuesto de proyecto de PMO gratuita para Excel puede ayudarlo a pronosticar presupuestos con precisión y evitar gastos excesivos en proyectos.

Hay tantos costos relacionados con un proyecto que nuestra plantilla gratuita lo ayuda a capturarlos todos. La plantilla en sí es personalizable, por lo que si hay algo que no necesita o desea agregar, es fácil de hacer. Nuestra plantilla tiene campos para costos de mano de obra, tarifas de consultoría, materias primas, licencias de software, viajes, servicios públicos, espacio y equipo de oficina y mucho más. Obtenga estimaciones precisas de los costos del proyecto antes de ejecutarlo.

6. Plantilla de análisis de partes interesadas para PMO

Si observa a las PMO como proveedores de servicios, está claro que tienen partes interesadas. Para una oficina de gestión de proyectos, esas partes interesadas pueden incluir ejecutivos, gerentes de proyectos, gerentes funcionales e incluso miembros del equipo. Todos tendrán sus expectativas específicas. Con nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel, puede identificarlas y administrarlas todas.

Esta plantilla de PMO comienza con información básica de las partes interesadas. Es decir, enumera a todos los interesados ​​y sus proyectos. Luego, puede agregar su relación con esos proyectos, ya sea que tengan experiencia en la materia o sean tomadores de decisiones. También puedes definir cómo comunicarte con ellos. Finalmente, hay un menú desplegable para definir su compromiso, desde C para el nivel de compromiso y R para el nivel de compromiso requerido.

7. Plantilla de hoja de horas de la PMO

Ser capaz de realizar un seguimiento del tiempo durante un período específico ayuda a garantizar que el proyecto avance según lo programado. Esta es una herramienta de gestión de recursos esencial, así como parte de la nómina. Por lo tanto, la PMO querrá tener acceso a las hojas de tiempo para realizar un seguimiento del progreso. Pueden usar nuestra plantilla de hoja de tiempo gratuita para Excel.

Lo primero que hace con nuestra plantilla gratuita define un marco de tiempo para la hoja de tiempo. A continuación, puede agregar la hora de inicio, el inicio y el final del almuerzo y la hora de finalización del día de cada persona. Hay una columna para agregar horas regulares, horas extras y luego el total de horas de trabajo. Ahora tiene una vista de alto nivel de sus costos.

8. Plantilla de plan de comunicación para PMO

Todas las actividades que forman parte de la gestión de proyectos de una empresa pasan por la PMO. La comunicación es una parte vital de este proceso. Si las cosas no se expresan claramente y no se distribuyen correctamente, surgirán problemas que pueden afectar el resultado final. Es por eso que nuestra plantilla de plan de comunicación gratuita para Word es tan importante.

Esta plantilla de PMO lo ayuda a definir la visión y los objetivos del proyecto, programa o cartera, así como sus metas y plazos. También hay lugares para agregar el personal de comunicación y las herramientas que usarán. Luego puede mostrar cómo medirá la efectividad de su plan de comunicación para asegurarse de que está haciendo lo que usted quiere que haga.

9. Plantilla de plan de proyecto para PMO

Las PMO mejoran la gestión de proyectos al estandarizar los procesos y aumentar la eficiencia. Eso significa que crean y mantienen documentación, seguimiento y capacitación. Pero también planean. Ahí es donde nuestra plantilla de plan de proyecto gratuita para PMO resulta útil.

Esta plantilla de PMO tiene todo lo que necesitará para una PMO. Hay un lugar para definir el alcance del proyecto, programa o cartera, incluidos hitos, fases y tareas. También puede agregar sus requisitos de esfuerzo y recursos. Luego programe el plan, incluidas las dependencias de las tareas, las suposiciones y restricciones del proyecto, el presupuesto, el registro de riesgos, el proceso de gestión de cambios y mucho más.

10. Plantilla de seguimiento de proyectos de PMO

Las PMO monitorean los proyectos que supervisan. Necesitan realizar un seguimiento de su progreso para asegurarse de que se están ejecutando según lo programado. Si no lo son, es posible que sea necesario reasignar los recursos para que todo vuelva a la normalidad. Nuestra plantilla gratuita de seguimiento de proyectos de PMO para Excel está diseñada para funcionar como un sistema de gestión de tareas para realizar un seguimiento de las tareas y garantizar que el trabajo se realice a tiempo.

El uso de la plantilla de seguimiento de proyectos le permite realizar un seguimiento de proyectos o programas individuales y carteras. Primero, enumera el nombre de la tarea o el nombre del proyecto y una breve descripción. Si hay dependencias de tareas, las agrega a la siguiente columna. Hay espacio para agregar a quién se le asigna la tarea o al administrador del proyecto. Ahora tenga en cuenta la prioridad, la fecha de inicio, la fecha de finalización planificada y la fecha de finalización real. Finalmente, hay un menú desplegable para capturar el estado.

11. Plantilla de recopilación de requisitos para PMO

El propósito de la recopilación de requisitos es guiar a la PMO a lo largo de todo el proyecto, desde el inicio hasta la entrega. Los requisitos son una condición o capacidades que los interesados ​​necesitan para resolver un problema o lograr un objetivo. Con nuestra plantilla de recopilación de requisitos gratuita para PMO, puede recopilar todo en un solo lugar.

Todo lo que necesita para comprender el proyecto se encuentra dentro de las páginas de este documento de Word, incluido el plan del proyecto, una descripción del propósito del proyecto, el alcance y una línea de tiempo que tiene hitos, dependencias, etc. También se definen las metas y los objetos, así como las restricciones y restricciones y cómo resolverlas.

12. Plantilla de registro de riesgos para PMO

El riesgo siempre es algo que las PMO están rastreando. Ya sea un buen riesgo o un mal riesgo, cuanto antes se identifique y se trate, mejor. Nuestra plantilla gratuita de registro de riesgos para PMO le brinda una herramienta para prepararse para el riesgo y tener un plan para resolverlo si se presenta como un problema.

Comience describiendo el riesgo y su impacto. Luego agregue cómo responderá al riesgo si de hecho se convierte en un problema. Para ayudar en su respuesta, agregue el nivel de riesgo, como alto, medio o bajo. Ahora sabe cómo priorizar el riesgo si se convierte en un problema. También hay un lugar para agregar al gerente del proyecto o miembro del equipo que posee ese riesgo y es responsable de identificar y liderar la respuesta.

13. Plantilla de registro de cambios de PMO

El cambio va a ocurrir, y la PMO está ahí para ayudar a garantizar que no afecte negativamente al proyecto. Una forma de hacerlo es mediante el uso de nuestra plantilla gratuita de registro de cambios de PMO para Excel. Es parte de cualquier plan de gestión de cambios más grande y efectivo que ayuda a controlar el cambio al rastrearlo desde el momento en que se identifica hasta que se resuelve.

Esta hoja de cálculo le brinda un lugar para poner todo lo que necesita saber sobre el cambio en su proyecto para administrarlo. Tenga en cuenta cuándo se observa el cambio por primera vez, quién en el equipo del proyecto es el propietario, lo que significa que liderará el esfuerzo para resolverlo, y también puede agregar la prioridad y el estado de ese cambio.

14. Plantilla de solicitud de cambio de PMO

Antes de resolver o responder a cualquier cambio, debe decidir si vale la pena hacerlo. Hay cambios, como las inclemencias del tiempo o la falla del equipo, que deben abordarse. Pero la mayoría de las veces, los cambios provienen de los propietarios y otras partes interesadas. Nuestro formulario gratuito de solicitud de cambio de PMO para Word le brinda un lugar para que todos acuerden qué hacer.

Puede personalizar el formulario de solicitud de cambio para tener tanto o tan poco detalle como desee. Hemos incluido espacio para una breve descripción y el impacto que tendrá en el proyecto. Hay suficiente información en el formulario para que los gerentes de proyecto trabajen con la PMO para decidir si vale la pena hacer el cambio y, de ser así, cómo, o no tomar ninguna medida.

15. Plantilla de informe de estado del proyecto para PMO

La generación de informes es clave para el trabajo de la PMO. Por ejemplo, un informe de estado entrega datos clave del proyecto que informarán cómo una PMO guiará la gestión de ese proyecto. Con nuestra plantilla de informe de estado de proyecto gratuita para PMO, puede trazar el estado y el progreso del proyecto, entre otras cosas, dentro de un período de tiempo específico.

El informe de estado tiene un resumen de los logros clave, el trabajo que se ha completado durante ese período, el trabajo planificado que aún está por venir en el alcance del proyecto, los hitos alcanzados y los entregables. También hay un lugar para enumerar elementos de acción para lo que debe venir a continuación. Otras cosas bajo revisión incluyen el presupuesto, el cronograma, la calidad, los riesgos, los problemas y los obstáculos.

Cómo ProjectManager ayuda a las PMO

Son muchas plantillas. Y aunque lo gratis es gratis, siempre hay un precio. Las plantillas de PMO son estáticas y usted tiene que hacer todo el trabajo. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que ofrece funciones de gestión de tareas, gestión de riesgos y gestión de recursos para ayudar a las PMO a guiar sus proyectos, programas y carteras en tiempo real. Cuenta con automatización y actualizaciones para que siempre veas la información más actualizada.

Administrar recursos con hojas de ruta

Las PMO supervisan muchos proyectos a la vez. Tienen que proporcionar dirección sobre qué necesidades, qué recursos y cuándo. Para hacer eso, necesitan más de lo que pueden proporcionar las plantillas de PMO. Nuestro software de gestión de proyectos le ofrece una visión general de todos sus proyectos en una pantalla. Véalos de principio a fin en una línea de tiempo visual, incluidas métricas como el esfuerzo planificado, el esfuerzo real y más. Puede abrir cualquier proyecto, imprimir la hoja de ruta y editar y ajustar fácilmente la columna para ver lo que desea.

Mantenga equipos equilibrados con gráficos de carga de trabajo

Los equipos son su recurso más valioso. Puede realizar un seguimiento de su tiempo en tareas con nuestras hojas de tiempo seguras, pero nuestra vista de carga de trabajo va más allá al proporcionar administración de recursos. Úselo para realizar un seguimiento eficiente del progreso y la carga de trabajo en los proyectos. Puede ver el total de horas y reasignar tareas para equilibrar la carga de trabajo y mantener a todos productivos.

Las PMO también pueden beneficiarse de informes personalizados, incluidos informes de estado y de cartera, y muchos más. Todo se puede filtrar para enfocarse en lo que desea ver y luego compartirlo fácilmente. También hay una vista de cartera donde puede agrupar proyectos y ver el progreso, el administrador del proyecto, los miembros del equipo, el estado y mucho más.

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