10 plantillas gratuitas de gestión de partes interesadas para Excel y Word

Las partes interesadas son cualquier persona que tiene un interés personal en el proyecto. Pueden ser internos, como jefes de proyecto, equipos, propietarios o inversores, o externos, como clientes, consumidores o proveedores. Puede haber muchas partes interesadas en cualquier proyecto y gestionarlas requiere plantillas de gestión de partes interesadas.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que le ayuda a gestionar proyectos y partes interesadas. Si no está listo para una prueba gratuita del software, también ofrecemos docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que pueden ayudarlo en cada fase de su proyecto. Aquí hay algunas plantillas gratuitas de gestión de partes interesadas.

1. Plantilla de análisis de partes interesadas

Puede haber muchas partes interesadas en cualquier proyecto, pero su trabajo como gerente de proyecto es identificarlas. Cada parte interesada puede tener un interés diferente o esos intereses pueden evolucionar a lo largo del proyecto. El uso de nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel lo ayuda a diseñar un plan efectivo de comunicación con las partes interesadas para mantenerlos debidamente informados.

Hay campos para capturar información básica de las partes interesadas, incluido su título, información de contacto e influencia o poder sobre el proyecto. Luego, puede ubicar a cada parte interesada en su posición en relación con el proyecto, señalando su prioridad, si tienen experiencia en el tema y si toman decisiones. Luego puede evaluar el compromiso de cada parte interesada con el proyecto y administrarlos mejor.

2. Plantilla de informe de estado del proyecto

Los interesados ​​deben mantenerse informados durante todo el proyecto. Sin embargo, según la parte interesada, ese nivel de información y la frecuencia con la que se actualizan pueden cambiar. Ya sea que necesiten detalles o simplemente una descripción general, los gerentes de proyecto aún deben informar regularmente. El uso de nuestra plantilla de informe de estado de proyecto gratuita para Excel es una gran herramienta para capturar un período de tiempo en el proyecto.

El problema con una plantilla estática es que debe actualizarse manualmente y la información no se puede personalizar para reflejar las preocupaciones de cada parte interesada. A diferencia de las herramientas estáticas, ProjectManager es una herramienta en línea que ofrece datos en tiempo real que se pueden filtrar para mostrar solo la información relevante para cada parte interesada. No solo puede generar un informe de estado con solo presionar una tecla, sino que también puede generar informes sobre variaciones, cartera y más. Todos los informes capturan datos en tiempo real para que sean precisos y se puedan compartir fácilmente en una variedad de formatos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

3. Plantilla de mapa de partes interesadas

Si está buscando una herramienta visual que pueda ayudarlo a identificar y graficar a sus partes interesadas, entonces necesita descargar nuestra plantilla gratuita de mapa de partes interesadas para Excel. Puede utilizar el mapa de partes interesadas para informar su toma de decisiones al tratar con las partes interesadas. Es esencial para establecer un plan viable de comunicación con las partes interesadas.

La plantilla del mapa de partes interesadas lo ayuda a determinar quién quiere saber qué, cuándo necesitan saberlo y cómo prefieren recibir sus actualizaciones. Este mapa de partes interesadas tiene cuatro categorías para administrar a sus partes interesadas: administrar de cerca, mantenerse satisfecho, mantenerse informado y monitorear. Coloque a cada parte interesada que identifique en el cuadro correcto y use un código de colores para mostrar si son de apoyo, neutrales o críticos para el proyecto.

4. Plantilla de caso de negocio

Dado que las partes interesadas tienen un interés personal en el proyecto, una de las cosas que más les preocupan son los costos relacionados con la ejecución del proyecto. Quieren saber si los costos de inversión valen la pena. Puede mostrarles esto con nuestra plantilla de caso de negocios gratuita para Word, que resume los objetivos, costos y beneficios del proyecto.

El caso de negocios es una diligencia debida importante para las partes interesadas al demostrar que su inversión en el proyecto es beneficiosa. Pueden leer un resumen ejecutivo, la declaración de la misión del proyecto y el resultado final que se producirá. Hay un lugar para mostrar los objetivos del proyecto y cómo se lograrán, la evaluación financiera y la evaluación del mercado y más. Ayudará a obtener la aceptación de las partes interesadas.

5. Plantilla de análisis de costo-beneficio

Otra plantilla gratuita que puede ayudar a demostrar a las partes interesadas que el proyecto vale la pena su inversión es nuestra plantilla gratuita de análisis de costo-beneficio para Excel. Le ayuda a ver los números y determinar si el dinero que está invirtiendo en el proyecto vale la pena por los resultados.

Una plantilla de análisis de costo-beneficio hace esto agregando una cantidad en dólares a los costos y beneficios del proyecto. Al restar los beneficios de los costos, puede ver cuál es la ganancia, si la hay, para el proyecto. Esto puede ser ganancias financieras, pero también puede determinar si los objetivos y metas comerciales valen los costos. Esta información puede ayudar a que las partes interesadas participen en el proyecto.

6. Matriz RACI

Es claramente importante identificar y definir las funciones y responsabilidades de su equipo de proyecto, pero a menudo los gerentes de proyecto descuidarán el mismo ejercicio cuando traten con las partes interesadas del proyecto. Después de eso, su equipo de proyecto es solo uno de los posibles interesados ​​en el proyecto. El uso de nuestra plantilla de matriz RACI gratuita para Excel le permite categorizar a todos los involucrados en el proyecto, incluidas las partes interesadas.

RACI significa responsable, responsable, consultado e informado. En nuestra plantilla gratuita, enumera a todas las partes interesadas (o todo el equipo del proyecto) en el lado izquierdo, mientras que en la parte superior del gráfico se encuentra su título. En el casillero correspondiente, anotas si son responsables, rinden cuentas, consultados o informados. Ahora tiene un documento para guiar a todos los miembros del equipo, incluidas las partes interesadas, que tienen diferentes niveles de participación e impacto en el proyecto.

7. Plantilla de recopilación de requisitos

Los interesados ​​quieren saber los problemas que está resolviendo el proyecto, cómo planea lograr su objetivo, qué condición o capacidad debe cumplir y más. Todo eso se aborda en nuestra plantilla gratuita de recopilación de requisitos para Word. Este es un documento clave para las partes interesadas y captura información vital sobre el proyecto en un solo lugar.

Hay mucho cubierto en la plantilla gratuita. Enumera los requisitos del proyecto, desde el usuario, la funcionalidad y el sistema hasta el software, la interfaz, el flujo de trabajo, el cambio y los riesgos. Esta es más una vista de alto nivel, que es apropiada para la mayoría de las partes interesadas y evita meterse en problemas. Incluso hay una sección para que todos firmen el documento para asegurarse de que estén informados y de acuerdo.

8. Plantilla de constitución del equipo

Los miembros del equipo son partes interesadas, aunque no las únicas en un proyecto. La plantilla gratuita de constitución del equipo para Word se centra principalmente en ellos, pero es otra plantilla esencial de gestión de partes interesadas. Explica cómo encaja el equipo en el contexto más amplio del proyecto, como las partes interesadas del proyecto.

Además de eso, el estatuto gratuito enumera a todos los involucrados en el proyecto y proporciona información de contacto. Hay una sección para delinear los antecedentes del proyecto, su misión y objetivo, presupuesto y recursos y el proceso de toma de decisiones utilizado por el equipo. Hay información sobre el alcance, evaluaciones de desempeño, actividades e hitos y mucho más. Es una gran herramienta para comunicarse y hacer que todos participen en el proyecto.

9. Plantilla de plan de comunicación

Hablando de comunicación, necesita un plan de comunicación para llevar información a su equipo de proyecto. El uso de nuestra plantilla de plan de comunicación gratuita para Word lo ayudará a definir objetivos y programar actualizaciones de comunicación con las partes interesadas. Es una de las plantillas de gestión de partes interesadas más importantes, ya que una parte interesada bien informada es más fácil de administrar y es menos probable que interfiera en el proyecto.

Además de los objetivos, la plantilla del plan de comunicación lo ayuda a definir cómo logrará esos objetivos, en qué plazo y con qué métricas para medir su éxito. Descubrirá la dotación de personal y las herramientas asociadas con la difusión de información, así como la revisión de su eficacia. Una vez que tenga un plan, es probable que cambie para seguir siendo relevante y eficaz.

10. Plantilla de organigrama

Si bien puede no parecer una plantilla de gestión de partes interesadas clave, conocer la composición organizativa de una empresa o proyecto es la forma en que todos en la organización o el equipo del proyecto saben a quién reportan. Utilice nuestra plantilla de organigrama gratuita para Excel. Es un diagrama de flujo que muestra la estructura interna jerárquica de una organización o proyecto.

Este documento es una imagen fácil de digerir de la cadena de mando. Si bien las organizaciones más pequeñas, como las nuevas empresas o los proyectos, pueden no necesitar la herramienta, cuanto más grande y compleja es la organización o el proyecto, más esencial se vuelve esta plantilla de gestión de partes interesadas. Es imperativo que todos sepan a quién reportan y quién tiene autoridad, que es exactamente lo que ilustra esta plantilla.

ProjectManager ayuda con la gestión de partes interesadas

Una vez que haya descargado y utilizado nuestras plantillas gratuitas de gestión de partes interesadas, descubrirá rápidamente que solo pueden llevarlo hasta cierto punto. Después de todo, las plantillas se ingresan y actualizan manualmente, no son colaborativas y están aisladas del resto de las herramientas de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de la gestión de sus partes interesadas en tiempo real.

Compartir planes de proyecto con las partes interesadas

Los proyectos necesitan planes, pero los planes no funcionan sin las partes interesadas. La creación de un cronograma en nuestros robustos diagramas de Gantt le permite administrar a las partes interesadas en su equipo de proyecto, organizar sus tareas, vincular dependencias para evitar demoras costosas y asignarles trabajos que puede rastrear en tiempo real. El plan del proyecto se puede compartir fácilmente con el equipo del proyecto y las partes interesadas para mantener a todos en sintonía.

Supervise el progreso y el rendimiento en tiempo real

Una vez que establezca una línea de base en el Gantt, puede realizar un seguimiento de su esfuerzo planificado frente a su esfuerzo real. Esto no solo lo ayuda a cumplir con su cronograma y presupuesto, sino que las partes interesadas también desean estar actualizados sobre esos datos valiosos. El tablero en tiempo real no requiere configuración, como ocurre con las herramientas livianas, y realiza un seguimiento de todo, desde la carga de trabajo hasta el costo y el tiempo, en gráficos y cuadros fáciles de leer. Es una excelente manera de obtener una vista de alto nivel del proyecto cuando lo desee.

Los gerentes de proyecto pueden usar funciones de administración de recursos para mantener la productividad de sus equipos. La disponibilidad se puede configurar con anticipación para simplificar la programación y nuestro gráfico de carga de trabajo codificado por colores lo ayuda a ver la asignación de su equipo. A continuación, puede equilibrar su carga de trabajo a partir del gráfico para que sigan trabajando al máximo de su capacidad. No están sobreasignados y las partes interesadas están felices de ver la productividad.

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Si eso no es suficiente para usted, nuestro sitio está repleto de contenido gratuito. Hay blogs semanales, guías, videos y, por supuesto, más plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word. Aquí hay algunos recursos para obtener más información sobre la gestión de partes interesadas.

• Guía de gestión de partes interesadas
• Análisis de las partes interesadas 101
• ¿Qué es la teoría de las partes interesadas?
• Parte interesada frente a accionista: ¿cuál es la diferencia?
• Mapeo de partes interesadas 101: una guía rápida para los mapas de partes interesadas

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que permite a los equipos trabajar mejor juntos. Las herramientas de gestión de tareas se suman a las funciones productivas y de gestión de riesgos para ayudarlo a identificar, rastrear y mitigar el riesgo. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que están logrando el éxito con nuestro software. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.