Gestión de contratistas: una clave para proyectos exitosos

Los proyectos de construcción tienen que estar bien orquestados. Hay muchos contratistas que trabajan en varios aspectos del proyecto en general. La gestión de contratistas es un proceso para administrar a los contratistas y asegurarse de que están haciendo lo que deben hacer, cuando deben hacerlo y cumpliendo con los estándares de calidad.

¿Qué es un contratista?

En el sentido más general de la palabra, un contratista es alguien que ha firmado un contrato que lo vincula legalmente a un trabajo específico, incluidos mano de obra y materiales. Un contratista es generalmente un trabajo independiente como autónomo en un sentido para el dueño de la propiedad o el contratista general.

El uso de software de gestión de proyectos facilita la gestión de contratistas externos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que conecta a los contratistas con los contratistas generales, propietarios, arquitectos, ingenieros y subcontratistas, todo en tiempo real. Nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos para que todos puedan trabajar en las herramientas que sean más apropiadas. Luego pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y más, creando un lugar de trabajo virtual que conecta la oficina, el lugar de trabajo y cualquier otro lugar donde se esté trabajando. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué es la gestión de contratistas?

La gestión de contratistas es un proceso utilizado en proyectos en los que algunos o muchos de los trabajadores están empleados por contrato en lugar de aquellos que son empleados asalariados de una empresa. El objetivo de la administración de contratistas es planificar, administrar y realizar un seguimiento del trabajo de los contratistas para garantizar que cumplan con los hitos en el cronograma y se mantengan dentro del presupuesto del proyecto mientras mantienen condiciones de trabajo seguras y entregan un trabajo de calidad.

Proceso de gestión de contratistas

Para cumplir con los objetivos de la gestión de contratistas, hay ciertos pasos que se deben seguir. Aquí hay una lista del proceso para la gestión de contratistas.

1. Use una estructura de desglose del trabajo para identificar las tareas de su proyecto

Una estructura de desglose del trabajo es un gráfico de árbol jerárquico en el que el entregable final está en la parte superior y todos los entregables que conducen a esa rama debajo. Una vez que haya identificado todos los entregables en su proyecto, puede dividirlos en tareas.

2. Determine qué tareas no puede completar su equipo

Cada tarea tendrá una fecha de inicio y una fecha de finalización, que es su duración. Este es el comienzo de un cronograma para el trabajo del proyecto. Luego, querrá averiguar qué tareas puede realizar cada miembro del equipo y asignarles esas tareas.

3. Crear una declaración de trabajo

A continuación, cree una declaración de trabajo (SOW), que es un documento legalmente vinculante que define todo el trabajo que se debe realizar en el proyecto. Esto incluye actividades, entregables y un cronograma. Es un documento muy detallado que marcará el rumbo de todo el proyecto por venir.

4. Elija el tipo correcto de contrato de servicio para su proyecto

Es hora de contratar con sus contratistas. Existen varios tipos de contratos, que se enumeran a continuación, para que pueda determinar cuál es el adecuado para su trabajo.

• Contrato de oferta fija o alcance fijo: este contrato es cuando un proveedor o contratista se compromete a una cantidad fija de dinero para el proyecto con entregas definidas.
• Contrato de tiempo y materiales: En un contrato de tiempo y materiales, el contratista le cobra al cliente el costo de los materiales, más una tarifa fija por hora de mano de obra.
• Contrato de servicios profesionales sin exceder: este contrato le permite al contratista cambiar una tarifa por hora específica hasta un límite establecido, lo cual es excelente para los contratistas que confían en que pueden hacer el trabajo sin exceder el límite.
• Contrato basado en anticipo: el contratista completará una cantidad fija de trabajo mensualmente o se comprometerá a una cantidad fija de horas para el trabajo por el cual el cliente gasta una cantidad fija por el tiempo acordado.
• Servicios gestionados Contratos de servicios profesionales: se trata de un contrato continuo que puede basarse en un proyecto y, por lo general, aborda un problema específico.

5. Escriba un contrato de servicio para establecer un acuerdo con los contratistas

En un nivel básico, un contrato de servicio debe incluir:

• Información de contacto: Nombre y dirección de todas las partes involucradas.
• Alcance del trabajo: El alcance del trabajo describe todo el trabajo que debe completarse.
• Requisitos de cumplimiento y seguro: cualquier problema normativo o de código que el trabajo deba cumplir.
• Condiciones de pago: cómo se entregará el pago.
• Plazo: Duración y fecha límite para su realización.
• Términos de Indemnización: obligando legalmente a una de las partes a compensar a la otra por cualquier pérdida o daño.
• Garantías: Promesa de reparar o reemplazar cualquier trabajo defectuoso.
• Resolución de disputas y recursos: si hay un conflicto entre las partes, esto indicará cómo se resolverá.
• Términos y Condiciones: Que rigen la relación contractual entre las partes.

6. Seguimiento del desempeño de los contratistas

Para garantizar que el trabajo se lleve a cabo según lo contratado, el tiempo, el alcance y el costo del trabajo deben controlarse periódicamente. Si hay algún problema, se puede abordar para mantener el trabajo en marcha. Al final, esto garantiza no solo la entrega oportuna al costo acordado, sino que el trabajo cumpla con los estándares de calidad.

3 beneficios clave de contratar contratistas

Algunos contratistas son costosos y la relación entre el contratista y la persona que los contrata puede ser difícil. Pero siempre se recomienda que el trabajo, especialmente el trabajo de construcción, sea realizado por contratistas autorizados. Por un lado, tienen seguro de responsabilidad civil y compensación de trabajadores para proteger a todas las partes en caso de accidente. Pero esa es solo una razón.

Los contratistas tienen habilidades especializadas

Los contratistas son expertos en una habilidad muy específica que se requiere para diferentes aspectos de los proyectos de construcción. Muy pocos trabajadores de la construcción pueden hacer de todo, desde plomería hasta electricidad y techado, y usted no querría que lo hicieran. Lo mejor es contratar a aquellos que conocen su especialidad de adentro hacia afuera.

Contratar contratistas es rentable

Contratar a un contratista puede parecer costoso al principio hasta que lo compara con contratar a un empleado asalariado para hacer ese trabajo. Un empleado asalariado tendrá que ser capacitado, hay beneficios adjuntos al trabajo e impuestos que la empresa tendrá que pagar. Aparte de todo eso, es posible que aún no pueda contratar a alguien con la experiencia y las habilidades de un contratista centrado en esa actividad.

Los contratistas no requieren capacitación

Ya mencionamos que un empleado asalariado tendrá que participar en algún tipo de capacitación, pero si necesita un techador, por ejemplo, o alguien para verter cemento, deberá capacitarlos específicamente para ese trabajo. Eso es mucho tiempo fuera del lugar de trabajo e incluso después de recibir capacitación, su conjunto de habilidades es tan específico que no pueden hacer nada más. Es mejor contratar a un contratista y ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.

Video: Consejos de gestión de contratistas

Jennifer Bridges, PMP ofrece sus consejos prácticos sobre cómo los gerentes de proyectos pueden administrar a los contratistas en sus proyectos.

Jennifer advirtió que un ambiente de “nosotros contra ellos ” con contratistas en el proyecto es una señal de que su proyecto está desequilibrado y podría desviarse. Sus contratistas deben ser vistos como intrínsecos al proyecto y debe fomentar formas de trabajar juntos por el bien del proyecto.

También debe asegurarse de obtener el máximo valor de los contratistas, especialmente si son externos. Señaló los siete consejos que la ayudan a administrar a los contratistas:

• Sepa por qué está contratando
• Documentar el contrato
• Solicite su opinión
• Dar apoyo
• Fomentar el trabajo en equipo
• mantener el enfoque
• Prepárelos para el éxito

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