Documentación del proyecto: 15 documentos esenciales del proyecto

Los gerentes de proyecto conocen la importancia de la documentación del proyecto. Los documentos del proyecto deben ser precisos y estar constantemente actualizados para mantenerse actualizados con el proyecto. Crear y administrar la documentación del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto, pero ¿por dónde empezar?

Esta guía define qué es la documentación del proyecto y por qué es importante, además de describir los 10 principales documentos del proyecto que siempre debe crear para planificar y ejecutar sus proyectos.

¿Qué es la documentación del proyecto?

El término documentación del proyecto se refiere a los documentos de gestión del proyecto que se crean a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Estos documentos, como el plan del proyecto, el cronograma del proyecto o el presupuesto del proyecto, definen las actividades, los procedimientos y las pautas que debe seguir el equipo del proyecto.

La documentación del proyecto tiene varios propósitos, como la planificación del proyecto, la gestión de costos o la gestión de riesgos. Además, hay ciertos documentos del proyecto que deben crearse en una fase específica del proyecto, ya que preparan el escenario para el siguiente paso. Por ejemplo, el plan de gestión del proyecto debe crearse antes de que pueda comenzar la fase de ejecución del proyecto.

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a organizar y compartir información que es crucial para el éxito de su proyecto. ProjectManager es un software de gestión del trabajo que tiene almacenamiento de archivos ilimitado y facilita compartir la documentación del producto con su equipo y las partes interesadas. Todas sus múltiples vistas de proyectos comparten una fuente de información para mantener a todos en la misma página. Comience gratis.

Echemos un vistazo a los documentos del proyecto que deben crearse en cada fase del proyecto.

Documentación del proyecto por fase del proyecto

Los proyectos varían en tamaño y complejidad y algunos requieren una documentación del proyecto más completa que otros. Aquí hay una descripción general de algunos de los documentos del proyecto que generalmente se crean a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

• Inicio del proyecto: acta de constitución del proyecto, caso de negocio, agenda de la reunión de inicio del proyecto
• Planificación del proyecto: plan de gestión del proyecto, estructura de desglose del trabajo, presupuesto del proyecto, cronograma del proyecto, plan de gestión de cambios, plan de gestión del alcance, plan de gestión de riesgos
• Ejecución del proyecto: informe de estado del proyecto, plantilla de lecciones aprendidas, hojas de tiempo, solicitudes de cambio, órdenes de cambio
• Monitoreo y control de proyectos: informe de estado del proyecto, plantilla de lecciones aprendidas, hojas de tiempo
• Cierre del proyecto: plantilla de cierre del proyecto, lista de tareas pendientes

Ahora que tiene una idea de la documentación de proyecto correcta para cada fase del ciclo de vida de su proyecto, profundicemos en algunos documentos críticos de gestión de proyectos.

Los 15 mejores documentos de proyecto para incluir en la documentación de su proyecto

Aquí hay una breve descripción de los documentos importantes del proyecto y una plantilla de gestión de proyectos correspondiente para cada uno de ellos. No olvide consultar nuestra biblioteca de plantillas gratuitas de gestión de proyectos, donde encontrará docenas de plantillas para crear la documentación de su proyecto.

1. Plan del proyecto

El plan del proyecto es el más completo de todos los documentos de gestión del proyecto porque compila los documentos del proyecto que se crean durante la fase de planificación del proyecto. Por ejemplo, el plan de su proyecto debe incluir el presupuesto y el cronograma del proyecto.

2. Carta del proyecto

El acta de constitución del proyecto se escribe durante la fase de inicio del proyecto y prepara el escenario para el plan del proyecto. Los gerentes de proyecto utilizan los estatutos del proyecto para proporcionar una descripción general rápida del proyecto a las partes interesadas, patrocinadores y clientes.

3. Caso de negocio

Al igual que el acta de constitución del proyecto, un caso de negocio es un documento que se crea durante la fase de inicio para convencer a las partes interesadas del proyecto del valor del proyecto al explicar los beneficios potenciales que podría tener para su organización.

4. Plan de Comunicación del Proyecto

Un plan de comunicación establece todas las pautas para la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto. Define los canales de comunicación que se utilizarán, el cronograma de comunicación y los roles y responsabilidades, entre otros detalles, para agilizar el proceso de comunicación a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

5. Registro de Riesgos

Este documento le permite registrar todos los riesgos potenciales del proyecto e incluye una breve descripción de su posible impacto y probabilidad. Un registro de riesgos es un documento de proyecto importante, ya que proporciona información importante para su plan de gestión de riesgos que contiene todos los documentos, estrategias y directrices de gestión de riesgos.

6. Declaración de Alcance

Una declaración de alcance define las actividades que se ejecutarán para completar un proyecto. Los gerentes de proyecto lo utilizan para que las partes interesadas sepan qué se hará y qué no se hará, de modo que las expectativas sean claras desde el principio. Es parte del plan de gestión del alcance, un documento completo que explica los procedimientos y las pautas relacionadas con el alcance del proyecto.

7. Presupuesto del proyecto

El presupuesto del proyecto es un documento crítico de gestión del proyecto. Para crear uno, deberá estimar los costos de su proyecto, que incluyen mano de obra, materiales, equipos y todo lo que se necesita para ejecutar el proyecto.

8. Cronograma del proyecto

En un nivel básico, el cronograma del proyecto define el cronograma para la ejecución de todas las tareas del proyecto. También puede incluir más detalles, como los recursos necesarios para cada tarea, quién es responsable de ella, la holgura o holgura que tiene su proyecto y la ruta crítica. El diagrama de Gantt de ProjectManager es la herramienta perfecta para crear un cronograma detallado del proyecto.

9. Informe de estado del proyecto

Los informes de estado del proyecto son una herramienta de gestión de proyectos imprescindible porque le permiten comprobar el estado de su proyecto en cualquier momento y compartir datos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados. Los informes de estado son breves e incluyen solo la información más relevante.

10. Plantilla de cierre de proyecto

Siempre es necesario crear la documentación del proyecto al final de la fase de cierre del proyecto. Esto se debe a que los gerentes de proyecto deben cerrar contratos, crear un documento de "lecciones aprendidas" y obtener la aprobación formal de las partes interesadas, entre otras tareas importantes. Todo esto debe estar documentado para que nada se escape.

11. Plantilla de propuesta de proyecto

Una propuesta de proyecto es un documento de gestión de proyectos que proporciona una descripción general rápida de las áreas clave de un proyecto. Su objetivo principal es convencer a los interesados ​​potenciales del valor del proyecto durante la fase de inicio. Debe ser un documento persuasivo que destaque los principales beneficios, objetivos y requisitos.

12. Plantilla de resumen del proyecto

Un resumen del proyecto es una versión resumida de su plan de proyecto, dirigido a una audiencia como equipos multifuncionales o partes interesadas que no necesitan sumergirse en todos los detalles de un plan de gestión de proyectos, pero aún necesitan comprender el proyecto. metas, presupuesto, roles y responsabilidades entre otros aspectos clave.

13. Plantilla de recopilación de requisitos

Los requisitos del proyecto son los objetivos y las especificaciones que se esperan de un proyecto para garantizar que todas las partes interesadas estén satisfechas. Nuestra plantilla gratuita de recopilación de requisitos lo ayudará a documentar todos los requisitos de su proyecto.

14. Plantilla de descripción general del proyecto

Una descripción general del proyecto es un documento de 1 página que describe los aspectos más críticos de un proyecto, como su cronograma, hitos, presupuesto, estado y las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo.

15. Plantilla de constitución del equipo

Un estatuto de equipo es un documento de gestión de proyectos que muestra las funciones, responsabilidades, entregables y recursos de un equipo de proyecto. Ayuda a los gerentes de proyectos a comprender la carga de trabajo y los objetivos de cada miembro del equipo para una mejor planificación de los recursos.

Lo que vale la pena documentar

Independientemente de la estructura de su organización, la capacidad de registrar y documentar todos los aspectos de un proyecto es vital para ser un gerente de proyecto exitoso. Es necesario mantener varios informes, tablas, gráficos, documentos, solicitudes de cambio y actualizaciones de estado a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y la documentación funciona para unir las piezas dispares de un proyecto y llevarlo a un final exitoso.

Sin embargo, su tiempo es limitado, al igual que la paciencia en la mayoría de las organizaciones para el papeleo tedioso. ¿Cómo puede mantener la eficiencia y documentar eficazmente el proyecto? Considere lo siguiente para determinar qué vale la pena documentar:

• Todo relacionado con el cliente : imagine que un cliente de repente cuestiona una decisión que se tomó hace meses. El cliente dice que eligió una dirección, pero su empresa decidió tomar otro camino durante la implementación. La documentación clara sobre las reuniones con los clientes, que incluye notas con fechas, horas y asistentes, ayuda a resolver malentendidos.
• Dictados legales : para ciertos proyectos, los equipos legales deben revisar la documentación durante el proyecto. Para proyectos públicos, puede haber procesos de supervisión y revisión que analicen un proyecto después de su finalización. Conozca los requisitos de documentación que necesita su equipo legal antes de que comience su proyecto. Ponerse al día es arriesgado en este tipo de entorno.
• La cantidad correcta de proceso : si bien no desea perderse documentando gran parte del plan y el proceso que en realidad no está procesando, sí desea alguna definición en torno al plan y los objetivos del proyecto. Deje que su estructura organizacional guíe cuántos procesos documentar. Por ejemplo, tratar de operar sin procesos en un proyecto que requiere documentación legal solo generará problemas en su proyecto. En caso de duda, el mejor enfoque es documentar.
• Cambios en el proyecto : las actualizaciones continuas del proyecto son esenciales para documentar, especialmente a medida que cambian los objetivos del proyecto. Idealmente, tendrá una herramienta de administración de proyectos en línea en tiempo real para que sus recursos y cambios de tareas se programen en vivo y los problemas se capturen a medida que ocurren. Sin embargo, los impactos más grandes en el plan del proyecto deben agregarse a la documentación del proyecto de manera controlada por la versión.

Prácticas recomendadas para la documentación de proyectos

Entonces, ¿cuáles son las mejores estrategias que debe usar para mantener su documentación efectiva, eficiente y oportuna? Para alinear su documentación de acuerdo con las mejores prácticas, debe:

• Tómese el tiempo – ¡Use su calendario! Mucha gente piensa que los calendarios son solo para programar reuniones. No es. Úselo para programar bloques de 2 a 3 horas de tiempo ininterrumpido para armar un documento esencial. En lugar de atender llamadas o conversar con un compañero de trabajo, tómese el tiempo para entrar en la zona de escritura. Con tiempo y atención enfocados, podrá lograr un progreso significativo. Del mismo modo, programe bloques de 10 a 15 minutos en su calendario cada semana para revisar y actualizar la documentación.
• Tenga el nivel de detalle correcto : reunir la documentación para los ingenieros es diferente de los documentos que presenta a los ejecutivos. Los ingenieros necesitan detalles que usted pueda proporcionar, mientras que los ejecutivos no tienen tiempo para atascarse con los detalles. Solo quieren viñetas, el resultado final y los próximos pasos. Depende de usted determinar el nivel correcto de documentación para la audiencia adecuada.
• Use Smart Storage : su documentación debe ser fácil de localizar. La documentación es inútil si está enterrada bajo una roca donde nadie puede encontrarla. Esto incluye asegurarse de que exista la infraestructura para acceder a la documentación en línea y que la estructura y la jerarquía de las carpetas sean fáciles e intuitivas de entender.
• Comparta con otros : la mayoría de las personas odian armar la documentación, pero les encanta cuando se empaqueta para ellos. ¡Se sorprenderá gratamente de que la gente realmente lea la documentación! Utilice su software de gestión de proyectos en línea para almacenar sus documentos en línea con el proyecto, idealmente en un entorno colaborativo y seguro.
• Control de versiones y actualizado: mantener la documentación del proyecto al día y actualizada es un desafío. Es fácil llegar al punto de la versión inicial, pero es doloroso volver y actualizar la documentación y mantener el control de versiones. La mayor ayuda es la infraestructura de depósito de documentos que tiene instalada. El control automático de versiones te permite gestionar este proceso y los consumidores de tu documentación siempre confían en que tienen la última versión.

Cómo ProjectManager ayuda con la documentación del proyecto

ProjectManager es un software de trabajo y proyectos que conecta equipos híbridos y fomenta la colaboración. Todos los documentos del proyecto se pueden almacenar en la herramienta y todos los que necesiten acceso a los documentos lo tendrán. Puede crear planes de proyecto y mucho más, haciendo de ProjectManager el único software que necesita para el éxito del proyecto.

Hacer planes de proyecto en diagramas de Gantt interactivos

Uno de los documentos más importantes del proyecto es su plan de proyecto. Puede hacer y compartir esto con nuestro diagrama de Gantt, que organiza todas sus tareas, vincula dependencias y traza hitos para ayudarlo a cumplir con el cronograma. Incluso filtra por la ruta crítica. Nuestros diagramas de Gantt en línea brindan datos en tiempo real y son fáciles de compartir para que todos trabajen siempre con los datos más actualizados.

Supervise su proyecto con paneles en tiempo real

La documentación de su proyecto solo prepara el escenario para la ejecución de su proyecto. Para cumplir con esos planes, debe tener una forma de monitorear el progreso y el rendimiento en tiempo real. Nuestro tablero en vivo recopila, calcula y entrega automáticamente métricas en tiempo real para el tiempo, la carga de trabajo y más. A diferencia de otras herramientas, no es necesaria ninguna configuración. Ve lo que sucede a medida que se desarrolla el proyecto.

Profundice en los datos con informes con un solo clic

Cuando una vista de alto nivel no es suficiente, puede generar informes de proyectos con solo presionar una tecla. Obtenga más información sobre sus costos, progreso y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver. Puede adjuntar informes a los correos electrónicos de las partes interesadas o imprimirlos para presentaciones.

ProjectManager es una herramienta flexible que le permite actualizar la documentación de su proyecto según sea necesario a medida que cambian los proyectos. Todos se actualizan con notificaciones por correo electrónico o alertas en la aplicación, por lo que nunca hay confusión sobre lo que se espera. Use una herramienta que administre el plan, los recursos, el costo y el equipo de su proyecto mientras almacena toda la documentación del proyecto que tiene para lograr el éxito.

Claro, la documentación puede ser la ruina de su proyecto, pero la necesita. Hay herramientas que pueden ayudarte a hacerlo más fácil, mejor y más rápido. El paquete de software en línea de ProjectManager es una excelente herramienta de colaboración para crear y almacenar la documentación de su proyecto para facilitar el acceso y el intercambio de documentos con su equipo. Comience gratis.