Una guía rápida de elementos de acción y listas de elementos de acción
Publicado: 2022-08-23Lo más probable es que haya creado un elemento de acción sin darse cuenta. Si alguna vez ha escrito una lista de cosas por hacer, se ha creado un conjunto de elementos de acción: mandados para hacer, tareas domésticas para completar, personas para contactar, etc.
La gestión de proyectos a gran escala es un proceso mucho más complicado y requiere un sistema sofisticado de creación, asignación y seguimiento de elementos de acción.
¿Qué son los elementos de acción?
Los elementos de acción son tareas discretas y procesables que sirven como "peldaños" hacia un objetivo más complejo. Crear una lista de elementos de acción es la mejor manera de asignar estos trabajos y realizar un seguimiento del progreso.
Los elementos de acción toman muchas formas, desde actividades que deben completarse hasta eventos que deben llevarse a cabo. Sin embargo, su característica definitoria es que cada elemento completado conduce a la conclusión de una tarea mayor. Estos elementos deben ser concisos y generalmente los completa una sola persona. Si bien pueden parecer simples, crear una lista de elementos de acción es más complicado de lo que podría esperar. Las directivas mal creadas pueden ralentizar un proyecto completo o incluso provocar un fracaso total. Por esta razón, es esencial comprender las mejores formas de crearlos y utilizarlos para impulsar su proyecto.
El software de gestión de proyectos es la mejor manera de hacer una lista de elementos de acción y ejecutar su trabajo en equipo. Con ProjectManager, puede colaborar en tareas en cinco vistas diferentes, realizar un seguimiento del progreso con paneles e incluso realizar un seguimiento de su tiempo. Comience hoy de forma gratuita.
¿Quién crea los elementos de acción?
Los gerentes y líderes de equipo generalmente son responsables de crear y asignar elementos de acción. Las personas en estos roles establecen tareas y las dividen en listas que los miembros del equipo pueden completar y "marcar". Es trabajo del gerente saber quién debe trabajar en qué elemento de acción y cuál requiere varios miembros del equipo.
Los elementos de acción son cruciales cuando se trabaja en tareas complejas en un entorno de equipo, ya que evitan que los miembros del equipo se molesten unos a otros y hagan un trabajo innecesario.
El propósito de una lista de elementos de acción
Una lista continua de elementos de acción es una buena manera de realizar un seguimiento de las responsabilidades de todos durante el proyecto. Esto hace que sea más fácil encontrar respuestas a cualquier pregunta que pueda tener en el futuro. Una lista de elementos de acción muestra exactamente qué salió bien y qué salió mal durante un proyecto, así como cuánto esfuerzo y recursos requirieron ciertas tareas.
Cosas a considerar al crear una lista de elementos de acción
Hay cinco detalles que siempre debe incluir para asegurarse de que el elemento se comprenda y se pueda rastrear:
- El nombre de la tarea
- Las fechas importantes: creación, finalización planificada, finalización real
- La descripción del elemento de acción.
- Los riesgos o problemas a tener en cuenta
- Quién será el propietario del elemento de acción
Ejemplos de elementos de acción
Imagine una reunión en la que se planifica un proyecto y se discute una lista de tareas. Estas tareas deben completarse antes de que el proyecto pueda avanzar. Para hacer que estas tareas abstractas sean más manejables, el director del proyecto las dividirá en distintos elementos de acción.
Estos son más fáciles de comprender y ejecutar para los miembros del equipo, y más fáciles de rastrear para los gerentes de proyecto. Aquí están algunos ejemplos:
- Programar una reunión para una fecha y hora determinadas
- Enviar una solicitud a un proveedor externo
- Ponerse en contacto con una parte interesada para configurar una llamada
- Envío de una orden de trabajo
- Crear un gráfico
Elementos de un elemento de acción
Siga los criterios establecidos para crear elementos de acción para incluir toda la información necesaria de una manera que cualquiera pueda entender. Este proceso no es complicado, pero hay elementos clave a tener en cuenta:
Título y número de seguimiento
Este es el nombre del elemento de acción, su descriptor más simple. Mantenga el título corto, ya que escribirá una descripción y ampliará los detalles allí. Es recomendable asignar un número de seguimiento a cada artículo. Esto simplificará la forma en que realiza un seguimiento e informa sobre ellos, especialmente cuando se trata de muchos elementos de acción a la vez.
Nivel de prioridad
Cuando se trate de múltiples elementos de acción, asigne a cada uno una prioridad para saber en qué enfocarse primero. No necesariamente todos deben completarse en el orden en que fueron asignados. Algunos, naturalmente, serán más apremiantes que otros.
Fecha de creación y finalización estimada
Hay tres fechas a tener en cuenta al crear elementos de acción: fecha de creación, fecha de finalización estimada y fecha de finalización eventual. Tenga en cuenta que no todo se completará y, en cambio, algunos pueden "resolverse". Estos son elementos que se han vuelto innecesarios en el camino y no necesitan completarse.
Creador y Cesionario
Incluya quién creó el elemento de acción, así como a quién se lo asignó. Esto hace que sea más fácil para cualquier persona involucrada saber dónde dirigir las preguntas. Esencialmente, esta es una forma de acelerar la comunicación.
Descripción
La descripción debe expandirse sobre el título. Tenga en cuenta que esta debe ser una descripción simple: un resumen, no una guía paso a paso. Generalmente, las descripciones de los elementos de acción son solo una oración o dos.
Descripción ampliada
Aquí puede incluir cualquier otro detalle pertinente que el asignado necesite para ejecutar la tarea. Dependiendo del elemento de acción, esto puede no ser necesario.
Mejores prácticas para mantener una lista de elementos de acción
Al comenzar a escribir, hay algunas mejores prácticas a tener en cuenta:
Comience con un verbo
Cuando los elementos de acción se escriben como sustantivos, lo más probable es que sean demasiado amplios. Esto puede generar confusión. Por ejemplo, titular un elemento de acción "corregir correos electrónicos de inversionistas" versus "correos electrónicos de inversionistas" da una idea más clara de lo que se debe hacer exactamente.
Sé conciso
Los elementos de acción deberían simplificar las cosas, no complicarlas. Si son demasiado "palabras" o contienen detalles innecesarios, pueden confundir al asignado y ralentizar las cosas. Menos es más.
Escribe para que cualquiera pueda entender
Los elementos de acción siempre tendrán sentido para quien los creó, pero considere si tendrán tanto sentido para un lector primerizo. El cesionario debe saber exactamente qué hacer.
Tenga en cuenta los recursos
Al crear un elemento de acción, tenga en cuenta los recursos necesarios, como el presupuesto, la mano de obra y el tiempo. Estos recursos pueden afectar a quién los asigna y qué otros elementos les asigna.
Anticipe los elementos de acción resultantes
Completar con éxito un trabajo puede abrir la puerta a otro. Cuando anticipe estos trabajos adicionales con anticipación, estará un paso adelante.
¿Qué es el seguimiento de elementos de acción?
Después de escribir elementos de acción, comienza la ejecución y el seguimiento. A medida que se trabaja en estos, debe realizar un seguimiento y registrar su progreso para informar las decisiones y estrategias. Cuando se realiza correctamente, el seguimiento debería revelar dónde ajustar las estrategias de gestión de tareas en el futuro.
El seguimiento de elementos de acción es el proceso de monitorear un elemento de acción de principio a fin y registrar la información. Esta información se puede consultar fácilmente e incluso informar decisiones futuras.
El seguimiento es especialmente importante después de que se completa un proyecto. Sin él, la información útil sobre cómo se manejó un elemento de acción se desperdicia esencialmente. Idealmente, esta información se guardará y utilizará en una fecha posterior.
Use un rastreador de elementos de acción
Un rastreador de elementos de acción permite a los administradores de proyectos registrar y actualizar elementos de acción. Tradicionalmente, se trataba de simples hojas de cálculo. Ahora, los mejores rastreadores ofrecen una mayor funcionalidad y permiten la colaboración en equipo.
Formatear correctamente una lista de elementos de acción es clave para mantener los datos organizados para el futuro. Lo más probable es que haya ojos nuevos mirando estas listas, y necesitan entender lo que están mirando. Esto significa mantener un formato consistente e incluir el mismo conjunto de datos en cada lista, sin importar el proyecto.
¿Por qué debería usar una plantilla?
Los elementos de acción son una parte constante de la gestión de tareas. Son algo que los líderes de equipo crean y usan a lo largo de la vida de cualquier proyecto. Por esta razón, sus listas deben tener el mismo formato e incluir la misma información. Esta consistencia reduce la confusión y mejora los resultados.
Como cesionario, debe saber exactamente lo que se espera de usted sin importar lo que se le haya asignado o quién lo haya asignado. Una plantilla de elemento de acción garantiza que toda la información que necesita esté allí en un formato que pueda comprender.
Nuestra plantilla de elementos de acción garantiza que incluya todos los detalles necesarios y formatee las listas de la misma manera cada vez. Al hacerlo, no tendrá que perder un tiempo valioso familiarizándose con un nuevo formato. Tienes la información que necesitas y sabes dónde encontrarla.
Para obtener mejores resultados, combine esta plantilla con un potente software de gestión de proyectos con herramientas de informes y seguimiento de proyectos.
Cómo usar la plantilla de elementos de acción con ProjectManager
ProjectManager es una herramienta galardonada que le permite organizar, ejecutar, rastrear e informar sobre sus listas de elementos de acción con un mayor grado de productividad.
Listar elementos de acción en diferentes vistas del proyecto
Una simple hoja de cálculo puede hacer el trabajo, pero su naturaleza estática puede ser limitada. Con nuestro software, presenta todos sus elementos de acción en un diagrama de Gantt, una lista de tareas o un tablero kanban. Cada vista de proyecto le permite asignar fácilmente elementos de acción y realizar un seguimiento del progreso desde el concepto hasta la finalización.
Seguimiento del estado del elemento de acción en el tablero
Para realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento del asignado, puede utilizar el panel en tiempo real, que alimenta datos en tiempo real de cada uno de los miembros de su equipo y los convierte en gráficos y tablas que muestran métricas como el tiempo, la variación y más.
Colabore con su equipo con software basado en la nube
Con nuestra plataforma colaborativa, los miembros del equipo pueden colaborar y abordar el trabajo de una manera más eficaz. Los usuarios pueden adjuntar archivos e imágenes, comentar y etiquetar personas para asegurarse de que todos estén en la misma página.
ProjectManager es una solución de gestión de proyectos galardonada que lleva su proyecto en cada paso del camino. Las herramientas de planificación en línea y las funciones de administración de tareas basadas en la web le permiten colaborar sobre la marcha y hacer ajustes a lo largo de la vida del proyecto. Luego, cree informes completos a partir de los datos con solo unos pocos clics. Compruébelo usted mismo tomando esta prueba gratuita de 30 días hoy.