Su guía para organizarse para el éxito de PPC

¡Hola, héroes de PPC! A medida que se acerca el 2018, sus feeds pueden verse inundados de conversaciones sobre las resoluciones de Año Nuevo. Si bien tiendo a evitar hacer grandes cosas por hacer sobre las resoluciones, me gusta reflexionar sobre mi año pasado y prepararme para los cambios que planeo implementar para lograr un futuro exitoso. Este año, mi principal prioridad es mantenerme organizado en el nuevo panorama de la gestión de PPC. Cuando hice mi lista, adopté un enfoque holístico que me gustaría compartir con ustedes. Mis estrategias se dividieron en cuatro categorías: organización de mi espacio, mi tiempo, mis recursos y mi carga de trabajo.

Organizando tu espacio

1. Asegúrese de tener siempre las herramientas que necesita.

Mantenga un espacio organizado dedicado a una gran cantidad de bolígrafos, papel, cuadernos, etc. De esta manera, nunca estará en una llamada improvisada luchando para encontrar bolígrafos o papel adicionales en la oficina.

2. Haga uso de sus activos físicos.

Soy un aprendiz visual y una de las herramientas favoritas es una copia impresa del calendario del mes con mis fechas de vencimiento y recordatorios resaltados. Si está motivado visualmente, le recomiendo que haga una lista de las cosas a las que hace referencia con más frecuencia y mantenga una copia física pegada en su escritorio.

3. Categorice y etiquete esos activos.

Sugiero espacios separados para sus notas, listas y recordatorios de acuerdo con las categorías que tengan sentido para usted. En una agencia, por ejemplo, esto podría ser una organización física por cliente / cuenta.

4. Ordene el desorden con regularidad.

Una vez al día, o una vez a la semana, revise todo lo que tiene en su escritorio y determine si necesita archivarlo o tirarlo. Un espacio limpio le da un nuevo comienzo y agrega ritual a un horario a menudo caótico.

5. Coloque recordatorios físicos donde pueda verlos.

Los post-it son excelentes para esas notas rápidas que son pertinentes a corto plazo, especialmente cuando estás en una llamada o en medio de una conversación. Pégalos en algún lugar de tu escritorio que mires con frecuencia. Evite guardarlos por más de unas pocas horas, colocando sus recordatorios en su calendario o lista de tareas cuando pueda.

6. Dale un toque personal.

Por último, ¡su espacio no debe sentirse impersonal y poco atractivo! Modifique cualquiera de las sugerencias anteriores para que se adapte a sus preferencias y lleve cosas a su espacio de trabajo que lo hagan sentir feliz y cómodo. Decora tu espacio con fotos, arte o cualquier otra cosa que haga que el espacio sea exclusivamente tuyo.

Organizando tu tiempo

1. Aproveche al máximo el comienzo y el final de su día.

Cuando empiezo mi mañana, hago un "registro matutino". Esto implica revisar los correos electrónicos, programar las tareas que planeo realizar ese día y reunir los recursos que necesitaré para las reuniones o la carga de trabajo del día. Luego guardo estas cosas por la mañana y me pongo a trabajar.

2. Utilice su calendario y recordatorios.

Su calendario no es solo una herramienta de programación de reuniones. Utilizo mi calendario principalmente como una herramienta de notificación y bloqueo de tiempo. Cualquier tarea que haya determinado que haré durante el día en mi check-in matutino tiene un espacio programado en mi calendario (configurado como privado, para que solo yo pueda verlo), y cualquier fecha límite que se acerque la próxima semana. (o mes) obtenga dos recordatorios programados: uno para dos días antes de la fecha límite y otro en la fecha de vencimiento.

3. Priorice sus tareas.

Esto también es parte de mi rutina matutina, pero también puede suceder a medida que entran las tareas. Utilizo un sistema de priorización de 3 letras muy simple. "H" para alto, "M" para medio y "L" para bajo. Determino la prioridad de la tarea subjetivamente, pero hay métodos más cuantitativos.

4. Evite las reuniones consecutivas.

Si bien a veces las reuniones consecutivas son inevitables, creo que es importante tratar de tomarse un tiempo antes y después de las reuniones para preparar y procesar. Después de cada reunión, me gusta tener al menos 10 minutos para organizar mis notas, establecer los recordatorios de mi calendario para los plazos y anotar las tareas pendientes resultantes de la conversación.

5. No rompa el trabajo de [cliente].

El consejo más útil que me dio un compañero de trabajo fue dedicar un día específico de la semana a un solo cliente o proyecto. Si bien puedo trabajar en varias otras tareas un martes, si dedico el martes principalmente al trabajo de la semana para el Cliente A, tengo una sensación de finalización y una idea holística del progreso que estoy logrando en la cuenta.

6. Establezca límites de tiempo.

Algunas tareas causan más rasguños en la cabeza que otras. Si sé que regularmente me quedo atascado en el análisis de datos-parálisis para una tarea en la cuenta de un cliente, entonces no programo más que la cantidad de tiempo que creo que debería tomar la tarea si estoy trabajando de manera eficiente. Esto me permite hacer más cosas en un día y me da la capacidad de tener una nueva visión de la tarea más adelante si es necesario.

Organizar sus recursos

1. Mantenga el escritorio y los archivos de su computadora organizados universalmente.

Inmediatamente nombro mis archivos con esta convención de nomenclatura: Date_Client_Account_Task. Al final del día, muevo cualquiera de estos archivos que residen en mi carpeta de descargas o en mi escritorio a una carpeta de cliente bien organizada.

2. Haga una lista actualizada de los cambios de la cuenta y los elementos completados.

Mantengo un documento de Word con una lista maestra de los cambios que he realizado en cada una de mis cuentas en una fecha determinada. Esta es una gran herramienta de referencia si alguna vez tiene dudas sobre cuándo se completó el trabajo.

3. Grabe sus notas de todas las comunicaciones de [cliente].

Del mismo modo, transfiera siempre sus notas de llamadas o reuniones a un documento maestro que pueda almacenar digitalmente. Me encantan las notas en lápiz y papel, pero las recopilo constantemente digitalmente para futuras referencias e informes.

4. Organice su bandeja de entrada.

Hanapin usa gmail y continuamente configuro mis correos electrónicos para que se etiqueten y categoricen automáticamente. Tengo una carpeta para cada uno de mis clientes, plataformas, etc. Puedes jugar y crear un sistema que funcione para ti, pero una bandeja de entrada organizada es otra gran herramienta de referencia cuando tus otras notas no son tan sólidas como tú. necesitar.

Organizar su carga de trabajo

1. Haga una lista de tareas pendientes y guárdela en un solo lugar.

Hay muchas aplicaciones y sitios web gratuitos para la administración de tareas y el seguimiento de tareas pendientes, y cuando comencé en Hanapin intenté usarlos todos. Descubrí que mantener solo una lista digital de tareas pendientes, sin importar cuán simple sea el formato, era la mejor opción para mí. Utilizo una hoja de cálculo muy básica con columnas para el cliente, la tarea, la fecha límite y el estado.

2. ¡Las listas de verificación son gratificantes!

Una lista de tareas pendientes en un formato que permite marcar las cosas como "completas" o marcar una casilla es realmente satisfactoria psicológicamente y puede aumentar su productividad. Me gusta escribir mis listas de verificación en papel de mi lista de tareas pendientes todos los días; divido las tareas pendientes en tareas más pequeñas que puedo marcar físicamente con lápiz y papel a medida que las completo.

3. Programe (y mantenga una lista de) tareas recurrentes.

Mantenga una lista de tareas de PPC y programe las que necesita hacer de forma recurrente. Por ejemplo, programo mis SQR en mi calendario como un evento recurrente para cada una de mis cuentas. Aquí hay una lista de tareas de PPC de ppchero que puede usar como referencia.

4. La responsabilidad es necesaria.

En Hanapin, muchos de nosotros llevamos un Status Doc que compartimos con nuestro equipo y / o nuestros clientes para hacernos responsables del trabajo que decimos que vamos a hacer y cuándo lo vamos a hacer. Tener un sistema de rendición de cuentas sólido lo mantiene bajo control y garantiza que todas las partes estén actualizadas sobre la información que necesitan.

5. Automatice siempre que sea posible.

Hay tantas herramientas para automatizar tareas que pueden ahorrarle mucho tiempo a lo largo de la semana. La automatización no siempre es la solución, pero a medida que estos recursos se vuelven más sofisticados, hay muchas tareas que no necesitan un toque manual.

Terminando

Implementar hábitos organizacionales sólidos en su proceso de trabajo diario es crucial para el éxito en esta industria, ya que hay muchas partes móviles de las que realizar un seguimiento. Esta es una lista larga que podría desglosarse aún más, pero espero que sea un buen comienzo para aquellos de nosotros que buscamos formas de realizar un seguimiento de la miríada de piezas del rompecabezas de gestión de PPC.