Ceremonias Scrum: una guía para principiantes sobre eventos ágiles

El secreto de la gestión de proyectos ágil y Scrum es la simplicidad, incluso frente a la complejidad. Y aunque las ceremonias de scrum son simples, pueden ser difíciles de dominar. Scrum requiere equipos autoorganizados que puedan resolver problemas rápidamente en entornos ágiles. Para brindar transparencia y comunicación regular en medio de tales entornos, se llevan a cabo ceremonias de scrum. Las ceremonias Scrum o ceremonias ágiles son reuniones que son exclusivas de los equipos Scrum y Agile.

¿Qué son las ceremonias Scrum?

Las ceremonias Scrum son reuniones que aseguran que el Scrum Master, el propietario del producto y el equipo de desarrollo estén sincronizados. Estas ceremonias, o eventos de scrum, se llevan a cabo en instancias clave del ciclo de sprint ágil, que describiremos a continuación. Hay cinco ceremonias de scrum, planificación de sprint, standup diario, revisión de sprint, retrospectiva de sprint y preparación de la acumulación de productos.

Scrum es un marco ágil de gestión de proyectos, por lo que puede haber confusión en torno a la terminología. Por ejemplo, los términos ceremonias de scrum, ceremonias ágiles, reuniones de scrum y reuniones ágiles a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, aunque las agendas de estos eventos son similares, es importante tener en cuenta que existen diferencias clave entre los equipos ágiles y scrum.

Comparten al menos una cosa en común, la necesidad de un software de gestión de proyectos colaborativo. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que conecta equipos híbridos. Nuestros tableros kanban permiten que los equipos administren su acumulación, planifiquen sprints, comenten y compartan archivos en tiempo real para que, sin importar dónde estén trabajando, todos estén en sintonía.

¿Quién participa en las ceremonias Scrum?

Las ceremonias de Scrum son importantes y es clave contar con la asistencia de todas las partes involucradas. Eso significa que tendrá al propietario del producto, al maestro de scrum y a todo el equipo de scrum.

El equipo de desarrollo también participará en las ceremonias de scrum. De hecho, se sabe que incluso las partes interesadas externas asistieron, aunque solo por invitación. Es una ocurrencia rara, pero ilustra la naturaleza abierta y colaborativa de la ceremonia de scrum.

Esto permite que todos comenten sobre la acumulación de productos actual y que haya comentarios del equipo de scrum para aclarar cualquier confusión. La ceremonia de scrum es como una sesión de preguntas y respuestas para comprender completamente las necesidades y objetivos del usuario para la próxima primavera.

Hay mucha información para documentar, almacenar y administrar. Los Scrum Masters y los Product Managers utilizan el software Scrum para realizar un seguimiento de todos estos eventos.

Los cinco tipos de ceremonias Scrum

Scrum se ejecuta en lo que se llama sprints, o iteraciones cortas de trabajo que generalmente no duran más de dos semanas. Un sprint emplea cuatro ceremonias de scrum diferentes para garantizar una ejecución adecuada: planificación de sprint, scrum diario, revisión de sprint y retrospectiva de sprint. Profundicemos un poco más y exploremos cada ceremonia de scrum en profundidad.

1. Planificación de Sprint

Esta ceremonia ayuda a preparar a todo el equipo para el próximo sprint, creando un camino fluido para un sprint exitoso. La planificación de Sprint requiere la participación de todos los roles de scrum: el equipo de desarrollo, el scrum master y el propietario del producto. La planificación, por supuesto, es previa al sprint. Por lo general, dura una hora o dos.

El propietario del producto llega a la reunión con una lista priorizada de los elementos de la cartera de pedidos del producto, que se presenta al grupo. Los elementos de la lista, que también se denominan historias de usuario, se analizan luego con el equipo de desarrollo. Juntos, estiman lo que se necesitará para completar los elementos de la lista. A partir de esta información, el equipo de desarrollo hace un pronóstico de sprint. Describirán cuánto trabajo puede completar el equipo a partir de la acumulación de productos. Esto se conocerá como la acumulación de sprint.

Algunas ceremonias de planificación de sprints desarrollarán los detalles de cada historia de usuario. Esto asegurará que todos los involucrados entiendan el alcance del trabajo. Sin embargo, algunos tendrán una reunión o ceremonia de refinamiento de la historia por separado. Al hacer esto, la ceremonia de planificación del sprint real es más corta y está dirigida solo a las historias de los usuarios que se abordarán en el próximo sprint. Luego, el equipo puede usar un tablero de scrum para planificar su sprint.

2. Scrum diario

Esta breve ceremonia de scrum asegura que todos sepan lo que está sucediendo. Es una forma de garantizar la transparencia en todo el equipo. Este no es el momento de sumergirse en las malas hierbas. No se trata de una reunión de estado detallado, sino de una reunión informativa ligera y divertida. Es un espacio para que cada miembro del equipo responda las siguientes preguntas: ¿qué completaste ayer, en qué estás trabajando hoy y estás bloqueado por algo?

El scrum diario es, como suele decirse, un acontecimiento diario, que suele tener lugar cada mañana con el equipo de desarrollo, el scrum master y el propietario del producto. La ceremonia es breve, por lo general de 15 minutos, por lo que también se denomina reunión de pie. Eso asegurará que no se prolongue.

Lo bueno del scrum diario es que exige responsabilidad. Las personas informan honestamente sobre lo que hicieron, lo que planean hacer y cómo podrían bloquearse en el proceso, y todo esto se hace frente a sus compañeros. Tener que informar en un entorno tan social prepara al equipo para el éxito porque sería vergonzoso no mostrar progreso frente a los demás.

El scrum diario no se limita a los equipos que comparten una ubicación física. Si los equipos trabajan de forma remota, la ceremonia se puede realizar con videoconferencia u otro chat grupal.

3. Revisión de Sprint

Una vez que se ha completado el sprint, es hora de reunir al equipo para hacer una demostración o mostrar su trabajo. Cada miembro del equipo revisa las características recientemente desarrolladas o lo que sea que hayan trabajado durante el sprint. Esto proporciona un espacio para que el equipo se felicite por un sprint exitoso, lo cual es importante para la moral. También demuestra el trabajo terminado para todo el equipo, para que puedan proporcionar comentarios y también obtener comentarios de las partes interesadas en el proyecto.

Aquí, a diferencia de otras ceremonias, la revisión puede durar el tiempo necesario para demostrar todo el trabajo realizado por el equipo. Una vez más, los participantes son el equipo de desarrollo, el scrum master y el propietario del producto, pero también, en este caso, otros equipos involucrados en el proyecto y las partes interesadas.

Estas demostraciones no son parciales sino una revisión completa del trabajo. Si no, entonces el punto de la revisión del sprint se ve disminuido. Las revisiones deben cumplir con el nivel de calidad establecido por el equipo o no se considerarán completas y no se deben mostrar en la revisión del sprint.

4. Retrospectiva de Sprint

La última ceremonia de scrum se llama retrospectiva del sprint. Se produce al final de un sprint, después de la revisión, y suele tener una hora de duración. La retrospectiva incluye el equipo de desarrollo, el scrum master y el propietario del producto.

Debido a que Scrum es parte de un proceso ágil, se trata de cambios, lo que incluye recibir comentarios y actuar rápidamente en consecuencia. Scrum busca la mejora continua y la retrospectiva es un método para asegurarse de que el producto y la cultura de desarrollo mejoren constantemente.

La retrospectiva es una forma de que el equipo comprenda qué funcionó bien y qué no funcionó en el sprint anterior. La autopsia expone las líneas de falla en el equipo y su proceso, para que puedan reforzar esos puntos débiles y abordar el siguiente sprint en forma más fuerte.

La retrospectiva del sprint no es un juego de culpas, sino un medio para identificar y corregir los problemas que han surgido en el transcurso del sprint. También es un instrumento para felicitar al equipo por un trabajo bien hecho cuando no hubo problemas. Pero, si el mantra de scrum es buscar siempre mejorar, entonces la retrospectiva también debe ser crítica, pero solo como un trampolín hacia las mejoras. La crítica constructiva es clave aquí.

5. Refinamiento de la cartera de productos

El refinamiento de la cartera de productos, también conocido como preparación de la cartera de productos, es una reunión que tiene lugar hacia la finalización de un sprint. El motivo de la reunión es revisar el backlog y mantenerlo limpio y ordenado para que esté listo para el próximo sprint.

El equipo de scrum y el propietario del producto participan en la reunión de refinamiento de la cartera de productos. A medida que revisan los elementos principales de la cartera de pedidos, el equipo hará el tipo de preguntas que suelen surgir en las reuniones de planificación de sprints.

Algunas de las consultas incluyen: qué debemos hacer si los datos del usuario son incorrectos, si todos los usuarios acceden a esta parte del sistema y otros escenarios hipotéticos. Estas preguntas le permiten al propietario del producto responderlas y ayudar al equipo a comprender lo que deben hacer.

El propósito del refinamiento de la cartera de pedidos del producto no es resolver completamente los problemas, sino más bien una oportunidad para que el equipo de scrum y el propietario del producto se aseguren de que la cartera de pedidos sea precisa. Por lo tanto, todo el equipo no suele participar.

Hay más que saber

Las ceremonias de scrum son casi un término obsoleto. Empiezan a llamarse eventos. Se anotó oficialmente por primera vez en la Guía Scrum de 2011. Entonces, incluso en el rápido mundo ágil, algunas cosas cambian más lentamente que otras.

Pero los conceptos básicos son los mismos, al igual que la necesidad de estar constantemente revisando y buscando formas de mejorar. Eso incluye el conocimiento de uno de scrum y software scrum. Sólo hemos arañado la superficie. Scrum es simple en concepto y difícil de dominar.

Cómo ayuda ProjectManager con las ceremonias Scrum

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que puede ayudar con cada ceremonia de scrum. Cuando estás planificando un sprint, necesitas tener acceso a la cartera de pedidos de ese producto y poder filtrar las historias de los usuarios para priorizarlas. Para liberar a su equipo, tenemos flujos de trabajo personalizados y aprobaciones de tareas, para que el equipo de scrum pueda concentrarse en lo que es importante y los propietarios de productos puedan cambiar el estado cuando sientan que está listo.

Hay múltiples vistas de proyectos en ProjectManager, una de las cuales es el tablero kanban, que es ideal para administrar trabajos pendientes, historias de usuarios y flujos de trabajo de sprint. Desde la vista kanban, al equipo Scrum se le puede asignar la historia de usuario más importante en la cartera de productos para trabajar en ese sprint. Para mantener al equipo Scrum enfocado en sus tareas, tenemos flujos de trabajo personalizados y configuraciones de aprobación de tareas. La automatización libera a su equipo del trabajo pesado y ayuda a los propietarios de productos a tener más control sobre el estado del trabajo.

Colaborar para mejorar las ceremonias de Scrum

Tanto las reuniones diarias de revisión de scrum como las de revisión de sprint cuentan con la ayuda de ProjectManager. La comunicación es clave para reunir a todos en el equipo de scrum sobre qué hacer durante el sprint. Nuestro software facilita un entorno colaborativo. Cada historia de usuario en el tablero kanban se puede comentar y se puede adjuntar una cantidad ilimitada de archivos para fomentar una mejor comunicación.

Las notas del scrum diario se pueden agregar a la cartera de productos y cualquier recomendación para futuros sprints también se puede colocar en la cartera de productos para el próximo sprint. ProjectManager permite que los equipos de scrum se preparen para el próximo sprint y aprendan de él después, recopilando todos esos datos críticos en un solo lugar.

Obtenga un análisis perspicaz con un informe detallado

Finalmente, al ejecutar una retrospectiva de sprint, ProjectManager tiene informes de un solo clic que ayudan a obtener una imagen de cómo fue el sprint. Estos informes se pueden filtrar para obtener solo la información que necesita para comenzar el próximo sprint. ProjectManager brinda a los equipos de scrum las herramientas que necesitan para trabajar mejor en un entorno ágil.

Las ceremonias Scrum son una excelente manera de moverse rápido y cambiar rápidamente según sea necesario cuando se trabaja en un proyecto. Sin embargo, para facilitar este proceso ágil, uno debe tener las herramientas que les permitan identificarse rápidamente y luego hacer que todo el equipo gire. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con características que hacen eso. Desde la visualización del flujo de trabajo con tableros Kanban hasta un tablero en tiempo real que lo mantiene actualizado con el proceso del proyecto, ProjectManager es la única herramienta Scrum que necesitará. Compruébelo usted mismo realizando esta prueba gratuita de 30 días.