Rebotes duros frente a rebotes suaves: ¿cuál es la diferencia?

Imagina que envías una carta a un viejo amigo con el que has perdido el contacto.

Vuelve después de una semana con un sello que dice "no entregado". Tal vez tu amigo ya no vive en esa dirección, o tal vez el cartero no pudo entregar la carta por otro motivo.

Un rebote de correo electrónico es similar. Cuando el servidor de correo electrónico de su cliente rechaza un correo electrónico, se denomina rebote. Básicamente, esto significa que su correo electrónico no se envió a la bandeja de entrada del cliente. Cuando esto sucede, recibe un informe/recibo de no entrega (NDR) del servidor de correo electrónico de su cliente que le informa sobre un problema de entrega.

Existen múltiples razones por las que los correos electrónicos rebotan, y los rebotes pueden clasificarse como "rebotes duros" o "rebotes suaves". Es fácil ignorar la sección de rebote en sus informes de correo electrónico, pero si lo hace, tarde o temprano comenzarán a acumularse.

Entonces tienes un problema.

Mantener una lista limpia es esencial para enviar campañas de marketing por correo electrónico exitosas con una buena tasa de respuesta. Si su cuenta tiene una alta tasa de rebote de correo electrónico, puede tener un impacto negativo en su tasa de entrega. Existen algunos proveedores de servicios de correo electrónico que le permiten realizar un seguimiento de la capacidad de entrega del correo electrónico y lo ayudan a comprender mejor el rendimiento de sus correos electrónicos.

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Contenido de un mensaje de rebote

Por lo general, un mensaje de rebote incluye algunas pistas de identificación sobre por qué su correo electrónico no se entregó. Esto podría incluir:

• La fecha y la hora en que rebotó el correo electrónico.
• El servidor de correo que lo rebotó
• La razón por la que rebotó su correo electrónico

Eche un vistazo al ejemplo a continuación. Envié un correo electrónico a "@ezchargecase.com" y recibí una notificación de falla en la entrega de correo con el mensaje de error "nombre de dominio no encontrado: ezchargecase.com".

Esto significa que ezchargecase.com no existe o que Parker no renovó el nombre de dominio y expiró.

Los rebotes pueden ser igualmente frustrantes para usted y sus clientes. Cuando su correo electrónico rebota, significa que no pudo comunicarse con sus clientes para decirles algo y, a su vez, sus clientes no recibieron información importante de usted.

Rebotes duros frente a rebotes suaves

¿Qué es un rebote duro?

Los rebotes duros son fallas permanentes en la entrega de correo electrónico.

Un rebote duro ocurre cuando la dirección de correo electrónico de su cliente no es válida o ya no está en uso. Por lo general, el nombre de dominio (el bit después de @) ya no existe o ya no tiene servidores de correo registrados. Pero también podría no ser válido debido a errores tipográficos, por ejemplo, "Gnail" en lugar de "gmail".

Cuando un correo electrónico rebota, el proveedor de servicios de Internet (ISP) devuelve un mensaje que indica por qué rebotó su correo electrónico. Diferentes ISP y diferentes servidores de correo usan diferentes "códigos de respuesta" para informarle por qué rebotó la dirección de correo electrónico. Hay varias categorías de un rebote duro:

1. El destinatario no existe

Estos rebotes ocurren cuando el ISP de su cliente dice que no existe una dirección de correo electrónico. Es como si la oficina de correos dijera que no hay nadie con ese nombre en el edificio. Si una dirección de correo electrónico continúa rebotando durante un largo período de tiempo, Constant Contact la marca como "Suspendido" y deja de enviar correos electrónicos a ese cliente por un tiempo.

Hacemos esto porque enviar correos electrónicos a la misma dirección de correo electrónico inexistente puede afectar negativamente la reputación de envío tanto para su empresa como para Constant Contact.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

1. Vuelva a verificar estas direcciones de correo electrónico en busca de errores tipográficos obvios.
2. Póngase en contacto con su cliente a través de otro canal para ver si tiene una nueva dirección de correo electrónico.

Después de solucionar los problemas, intente enviarlos nuevamente.

• Si se corrigen los errores y la dirección continúa rebotando, elimínela de sus listas.
• Si sabe que la dirección es correcta, es posible que esté rebotando por un motivo diferente y debe comunicarse con nuestro equipo de soporte para solucionar el problema.

2. Buzón lleno

Es probable que haya visto este mensaje de error en el pasado. Cuando una bandeja de entrada está demasiado llena para continuar recibiendo nuevos mensajes de correo electrónico, el ISP devuelve un mensaje de "Buzón lleno". Por lo general, esto sucede cuando los buzones no se revisan con la frecuencia suficiente y han alcanzado su capacidad de almacenamiento.

Por lo tanto, si bien es posible que su cliente no haya revisado y limpiado su bandeja de entrada de correo electrónico en mucho tiempo, también podría ser una señal de una bandeja de entrada abandonada. Por ejemplo, alguien configura una cuenta de correo web gratuita solo para correos electrónicos relacionados con compras, luego deja de iniciar sesión cuando comienza a ahorrar dinero para una casa.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

1. Comuníquese con su cliente y hágale saber que su buzón está lleno.
2. Póngase en contacto con su cliente para ver si tiene una nueva dirección de correo electrónico.

Si la dirección sigue rebotando, debe eliminarla de sus listas.

3. Dirección de correo electrónico bloqueada

Cuando se bloquea una dirección de correo electrónico, el ISP ha decidido no enviarla, posiblemente porque pensó que el correo electrónico era spam. El ISP puede estar preocupado por algo en el correo electrónico o rechaza el correo electrónico de grandes remitentes.

Los servidores de correo electrónico tienen todo tipo de políticas de seguridad que su dirección de correo electrónico "enviado desde" debe pasar antes de aceptar un mensaje y tendrá en cuenta su reputación de remitente. Si el correo electrónico no pasa uno, pero el ISP no es explícito sobre qué política, es probable que vea el rebote categorizado aquí. Esto incluye DMARC; Errores de autenticación de DKIM y SPF.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

• Si recibe un rebote bloqueado desde un dominio más pequeño, es posible que pueda resolver el problema usted mismo poniéndose en contacto con el ISP.
• Si recibe rebotes bloqueados de un dominio más grande (Yahoo, Gmail, etc.), comuníquese con nuestro equipo de soporte para resolverlo.

4. Rechazado por filtros de spam

Es posible que haya algún contenido en su correo electrónico o en la línea de asunto que un ISP considere "spam". Algunos ISP gestionan el correo electrónico en función del comportamiento de sus clientes. Por ejemplo, si un cliente nunca abre sus correos electrónicos, el próximo que envíe podría filtrarse automáticamente a la carpeta de correo no deseado.

Si un cliente marcó su correo electrónico como correo no deseado en el pasado, es probable que todos sus correos electrónicos futuros sean tratados como correo no deseado en el futuro, incluso si la persona se registró legítimamente en su lista de correo.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

• Si nota que un cliente aparece con frecuencia como "no abrió" en sus informes, puede ser el momento de reconsiderar la frecuencia con la que le envía correos electrónicos, descubrir qué contenido realmente los atrae o eliminarlos de su lista por completo.
• Usted tiene control sobre lo que ingresa en su correo electrónico, así que asegúrese de ejecutar una verificación de spam antes de presionar enviar.

Es importante que prestes atención a tu tasa de rebote y a la higiene general de tu lista. Verifique qué tipo de protocolos automatizados tiene su proveedor de servicios de correo electrónico para facilitar el proceso.

Consejo: vea este video de dos minutos sobre cómo eliminar contactos rebotados de su lista.

¿Qué es un rebote suave?

Los rebotes suaves son fallas temporales en la entrega de correo electrónico.

Un rebote suave ocurre cuando su campaña de correo electrónico llega al servidor de correo de su cliente, lo que significa que su dirección de correo electrónico fue reconocida, pero el mensaje se devuelve como no entregado antes de llegar a la bandeja de entrada del cliente.

Los rebotes suaves pueden ocurrir cuando el buzón del destinatario está lleno; el servidor receptor está inactivo o inundado con mensajes; el tamaño del mensaje es demasiado grande; la configuración del destinatario no permite un correo electrónico del remitente; se ha detectado contenido sospechoso o spam; y muchas más razones.

A continuación se muestran los mensajes que dan como resultado un rebote suave:

1. Buzón lleno

Si bien generalmente se clasifica como un rebote duro, un error de buzón completo a veces puede caer en la categoría de rebote suave, al menos inicialmente. Por ejemplo, ha estado enviando correos electrónicos a un cliente en particular que se entregaron y abrieron en el pasado, pero ahora no se entregan. El ISP monitorea la frecuencia con la que sus correos electrónicos fallan en la entrega durante dos o tres días, mientras siguen intentando enviar el correo electrónico. Durante este período, el correo electrónico se coloca temporalmente en la categoría de rebote suave. Una vez que se supera el límite de 2-3 días, si el correo electrónico continúa rebotando, el ISP lo clasifica como un rebote permanente.

Sin embargo, si esto continúa durante un período de tiempo más largo, es muy probable que el ISP de su cliente comience a marcar sus correos electrónicos como rebotes permanentes. Esto generalmente sucede cuando su cliente no ha revisado su bandeja de entrada en mucho tiempo y el almacenamiento de su buzón ha alcanzado su capacidad.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

1. Comuníquese con su cliente y hágale saber que su buzón está lleno.
2. Póngase en contacto con su cliente para ver si tiene una nueva dirección de correo electrónico.

Si la dirección sigue rebotando, debe eliminarla de sus listas.

2. Falla de DNS

La falla del sistema de nombres de dominio (DNS) ocurre cuando el servidor de correo electrónico de su cliente no puede entregar su correo electrónico debido a problemas de DNS en su extremo. Esto puede o no ser un problema temporal. El error podría deberse a que el servidor de correo no está funcionando, a un error tipográfico en la configuración o a un dominio de destino que no existe.

Por ejemplo, los servidores DNS a veces pueden bloquearse o desconectarse. Quizás el centro de datos utilizado por el servicio se haya desconectado de Internet por algún motivo. Por lo general, estos problemas se resuelven con relativa rapidez, pero para algunos dominios y servidores, puede demorar un poco más.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

• Intente enviar su correo electrónico después de uno o dos días. Si la falla es realmente temporal, debe resolverse en un corto período de tiempo.
• Intenta ponerte en contacto con tu cliente de otra forma para verificar su dirección.

3. Error de desafío-respuesta

Una respuesta de desafío-respuesta es un mensaje enviado por un servicio de filtrado instalado por un cliente para ayudar a filtrar correos electrónicos de remitentes desconocidos y correos electrónicos no deseados.

El filtro envía automáticamente una respuesta con un "desafío", generalmente una pregunta o una acción, y si el desafío no se completa correctamente o dentro de un período de tiempo determinado, su correo electrónico no se entrega.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

• Utilice el marketing por correo electrónico basado en permisos. Ejecute una campaña de suscripción doble en la que un cliente debe responder a un correo electrónico de confirmación para ser agregado a su lista de correo.
• Haga una prueba de spam de sus campañas de correo electrónico antes de enviarlas. Asegúrese de no abusar de palabras como "gratis" o "comprar ahora" o puntuación excesiva, todos los principales factores desencadenantes de spam.

4. Correos electrónicos de vacaciones/fuera de la oficina/respuesta automática

Las respuestas automáticas (como un aviso de fuera de la oficina) a menudo indican que su cliente no está disponible temporalmente. Estas notificaciones son útiles cuando se envía información urgente a los clientes, ya que le advierten que es posible que su cliente no vea su correo electrónico hasta más tarde.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

Estos no son rebotes reales, por lo que no tiene que hacer nada con estas direcciones de correo electrónico. Estos contactos finalmente verán su correo electrónico una vez que vuelvan a revisar su correo electrónico con regularidad.

Nota: Es posible que vea rebotes de vacaciones o respuestas automáticas de direcciones de correo electrónico que no son contactos en su lista si:

• Envía su correo electrónico a un contacto utilizando una dirección de función que utilizan varias personas diferentes, y una de ellas tiene habilitada una respuesta automática.
• Su contacto ha reenviado su correo electrónico a alguien que tiene habilitada la respuesta automática.

5. Otros errores

A veces, un ISP no usa un mensaje de error estándar cuando devuelve el código de respuesta de rebote; clasificamos estos rebotes como "Otros".

Esto se trata como un rebote suave porque no se puede determinar el motivo exacto del rebote. Por lo general, este tipo de rebote está asociado con un problema técnico, como una conexión con tiempo de espera agotado.

¿Qué puedes hacer para arreglar esto?

• Póngase en contacto con el contacto para ver si tiene una nueva dirección de correo electrónico.
• Si sabe que la dirección es correcta, debe comunicarse con nuestro equipo de soporte para solucionar el problema.

Si la dirección sigue rebotando, debe eliminarla de sus listas.

Sugerencia: si un contacto le dice que no está recibiendo su correo electrónico y que no está en su lista de rebote, pídale que revise su carpeta de correo no deseado. Si el correo electrónico no está en la carpeta de correo no deseado, puede hacer que su contacto incluya en la lista segura su dirección "De correo electrónico" en su cuenta de correo electrónico o programa de seguridad.

Recuperar a mejores métricas de correo electrónico

Cuando se produce un rebote duro o suave, es hora de arremangarse y echar un vistazo detenidamente a sus listas de correo. Los rebotes no son buenos para su reputación de envío; pueden tener un impacto negativo en la capacidad de entrega y el éxito de futuras campañas de correo electrónico. Junto con el seguimiento de todas las demás métricas de correo electrónico importantes, es una buena idea vigilar sus tasas de rebote.

Si las direcciones rebotan continuamente, puede ser hora de dar el siguiente paso:

• Eliminar: quita el contacto de tu lista, pero permite que el contacto se agregue nuevamente más tarde
• Do Not Mail List: una eliminación y la seguridad de que el contacto nunca se podrá volver a agregar

Use el tipo de rebote, duro o suave, para determinar qué acción tomar. Recuerde, las tasas de rebote más bajas significan que sus clientes escuchan de usted constantemente y recompensan su arduo trabajo con más aperturas, más clics y más negocios.

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