Horas necesarias para CRM: ¿El software CRM es un ladrón de tiempo o un ahorro de tiempo?

Hasta el 69% de la implementación de CRM falla porque no se dedica suficiente planificación y esfuerzo al proceso.

El tiempo es un recurso escaso para las pequeñas empresas, y usar un nuevo CRM puede parecer aterrador.

• ¿Cuánto tiempo llevará configurar un nuevo software de CRM?
• ¿El CRM creará más trabajo para mis equipos una vez que esté en su lugar?
• ¿Tomará una eternidad aprender a usar el nuevo sistema?
• ¿Cuánto de mi día tendré que dedicar a administrar mi CRM?

¿Quién tiene el tiempo? Puede parecer demasiado abrumador o lento.

Pero hazlo de la manera correcta la primera vez, y todo valdrá la pena. Ahorrarás cientos de horas más tarde.

Si no dedica tiempo y esfuerzo a la implementación, su software de CRM no podrá ahorrarle tiempo en el futuro.

En este artículo, cubriremos:

• Cuánto tiempo se tarda en configurar un CRM
• Por qué "CRM toma demasiado tiempo" es un mito
• Cómo un CRM puede ahorrarle horas cada semana

El tiempo corre, ¡comencemos!

¿Cuánto tiempo se tarda en configurar un CRM?

La configuración de CRM puede llevar de una semana a un año. El tiempo de configuración de CRM depende de la cantidad de datos que necesita migrar de su CRM existente, qué tan grande es su equipo, quién necesita acceso a su CRM y qué tan complicada desea que sea la automatización de su CRM.

Algunas plataformas de CRM, como ActiveCampaign, migrarán sus datos de CRM de forma gratuita, ¡eso significa una configuración rápida para usted!

Un año parece mucho tiempo. ¡Y es!

Pero si toma atajos ahora, podría terminar en una situación complicada más adelante:

• Sus informes de ventas y marketing son inexactos
• Tus clientes potenciales caen por las grietas
• Pierde el tiempo buscando información que debería estar al alcance de su mano

Entonces, ¿cómo puede calcular cuánto tiempo llevará configurar un CRM para su empresa?

El proceso de implementación de CRM tiene 5 pasos:

1. Averigüe lo que necesita de su CRM
2. Limpia tus datos
3. Migre sus datos a su CRM
4. Configurar automatizaciones e integraciones
5. Entrena a tu equipo

La duración de cada paso depende de una variedad de factores, que incluyen:

• Qué tan organizados y limpios están sus datos actuales
• El número de partes interesadas involucradas en la implementación.
• Tamaño de la empresa y número de usuarios de CRM
• La cantidad de contactos y automatizaciones que necesita transferir
• El número de integraciones que necesitas configurar
• Si actualmente tiene o no convenciones de nomenclatura, taxonomía y procesos de datos en su lugar

Profundicemos en cada paso con más detalle.

(Nota rápida: las estimaciones de tiempo proporcionadas son solo eso: estimaciones. Cualquier paso que involucre sus datos puede llevar mucho más tiempo si se encuentra con problemas de calidad o manejo de datos).

Paso 1: descubra lo que necesita de su CRM

¿Qué vacíos necesita que llene su software de CRM? Esto podría verse como:

• Su equipo de marketing no sabe a qué tipo de prospectos dirigirse
• Su equipo de ventas no tiene la información y las herramientas que necesitan para convertir clientes potenciales de marketing
• Los clientes potenciales tardan una eternidad en cerrarse, o siempre se estancan en el mismo lugar en su ciclo de ventas
• Los clientes abandonan después de unos pocos meses
• El marketing, las ventas y la atención al cliente funcionan en silos sin una comunicación clara

Con estos vacíos en mente, puede crear una lista de deseos de funciones y establecer sus objetivos de CRM.

Si no sabe lo que necesita de CRM, reúna a sus partes interesadas en una sala.

Estas partes interesadas deben incluir la gestión de:

• Ventas
• Márketing
• Atención al cliente

¿Qué problemas enfrenta cada equipo? Al final de la reunión, debe tener una lista de las cosas con las que desea que ayude su CRM.

Ahora está listo para encontrar un software de CRM con características que resuelvan esos problemas.

Tiempo estimado para su análisis de necesidades de CRM: De dos a cuatro semanas.

Paso 2: limpia tus datos

Los departamentos de ventas y marketing pierden aproximadamente 550 horas al año debido a datos incorrectos.

No permita que eso le suceda a usted: ¡limpie sus datos antes de que entren en su CRM!

Por muy técnico que parezca "limpieza de datos", en realidad solo significa:

• Asegurarse de que sus datos sean precisos y estén organizados ahora
• No tener que lidiar con datos inexactos o faltantes más adelante

Si es un negocio nuevo, esto no tomará mucho tiempo. Dado que no tiene muchos datos para limpiar, averigüe qué tipo de datos desea recopilar a través de CRM. ¿Qué quieres saber sobre tus contactos y sus interacciones con tu empresa?

Si tiene un montón de datos para limpiar, es hora de hacer un balance de:

• Dónde almacena los datos
• Cómo entran los datos en su sistema
• Qué tan precisos son sus datos

Aquí le mostramos cómo auditar sus datos:

• Localice y recopile toda la información de sus clientes
• Organiza la información según tus necesidades
• Prioriza la información del cliente por valor para tu negocio
• Eliminar cualquier información duplicada e incorrecta
• Agregue cualquier información que falte
• Crear un sistema uniforme para la entrada de datos.
• Repita el proceso de auditoría al menos una vez al año

Tiempo estimado para limpiar sus datos: de 1 semana a un año: cuantos más datos tenga, más tiempo tardará en limpiarse.

Migrar datos limpios a su nuevo sistema CRM puede ahorrarle cientos de horas de lidiar con datos desordenados (inexactos) más adelante.

¿Sabías que OutKast está cantando sobre la limpieza de sus datos en esta canción? Tan fresco y tan limpio, limpio. (a través de Tenor)

Paso 3: Migre sus datos a su CRM

Algunos proveedores de CRM lo ayudan a migrar sus datos, o incluso lo hacen por usted. ActiveCampaign ofrece servicios de migración para ayudarlo a obtener todo lo que necesita en su nuevo CRM:

• listas de suscriptores
• Información del contacto
• Etiquetas
• Campos Personalizados
• Automatizaciones de marketing
• Campañas de correo electrónico
• Plantillas de correo electrónico
• Formularios de suscripción
• Flujos de trabajo de automatización

Hablando de campos personalizados, ¡úsalos! Mantienen sus datos organizados y accesibles en su nuevo CRM. Mantenerse organizado hace que las cosas avancen rápidamente (un tema que probablemente ya hayas notado).

Los campos personalizados facilitan (y aceleran) la adaptación de los equipos de ventas y marketing al nuevo software de CRM. El uso de las mismas convenciones de nomenclatura y nombres de campo a los que está acostumbrado su equipo hace que la transición sea más fluida, ya sea que sea nuevo en CRM o esté migrando desde una plataforma obsoleta.

Tiempo estimado para migrar sus datos: una migración manual puede demorar entre uno y tres meses. Los servicios de migración pueden tardar hasta un mes. Cuantos más datos tenga, más tiempo tardará.

Paso 4: Configurar automatizaciones e integraciones

Cada sistema CRM tiene diferentes capacidades de integración. Para que la transición sea lo más fluida posible, asegúrese de que su nuevo software de CRM funcione con sus otras herramientas de ventas y marketing. A menudo, esto implica integrar cada herramienta con su CRM.

La duración de cada una de estas integraciones depende del tipo de integración que necesite: directa/nativa, de terceros o personalizada.

Las integraciones directas/nativas toman la menor cantidad de tiempo. Estas conexiones han sido creadas previamente por la empresa que creó su CRM u otras herramientas. Puede usar estas integraciones desde su CRM, a menudo simplemente vinculando sus cuentas.

La biblioteca de aplicaciones de ActiveCampaign contiene más de 250 aplicaciones, lo que facilita el uso de las herramientas que le encantan junto con Deals CRM.

Las integraciones de terceros conectan dos herramientas a través de middleware.

Las integraciones de terceros como Zapier cierran la brecha entre dos aplicaciones que de otro modo no podrían comunicarse.

Estos toman un poco más de tiempo que las integraciones directas: debe decirle al middleware qué hacer con la información que obtiene de cada plataforma, pero gran parte del trabajo de back-end ya está hecho por usted.

Las integraciones de API personalizadas toman la mayor cantidad de tiempo. Necesita tener a alguien que pueda construir esta integración desde cero en función de su conocimiento técnico tanto de su software de CRM como de la herramienta con la que le gustaría integrarse.

Además de configurar integraciones, tómese el tiempo ahora para automatizar cómo su CRM comparte y recibe datos. Hacer esto por adelantado puede ahorrarle hasta un 23 % de su día más adelante.

Al automatizar la forma en que su CRM registra y comparte datos, puede ver cómo sus contactos:

• Comprométete con tu marketing
• Muévase a través del ciclo de ventas
• Convertir (o no) en clientes
• Interactuar con su equipo de atención al cliente
• ¡Mucho más!

Tiempo estimado para integraciones nativas o de terceros: de una hora a unos días. Cuantas más integraciones necesite, más tiempo le llevará.

Tiempo estimado para integraciones personalizadas: de una semana a algunos meses , según la complejidad de la integración.

Paso 5: Forma a tu equipo

El 55 % de los representantes de ventas cree que la facilidad de uso es la función de CRM más importante. Y si no los encuentran fáciles de usar, simplemente no los usarán: el 79 % de los datos relacionados con oportunidades recopilados por los representantes de ventas nunca se ingresan en su software de CRM.

¿Por qué? ¿Son los CRM realmente tan difíciles de usar? Bueno, algunos de ellos lo son. Pero lo que marca una diferencia aún mayor es la capacitación en CRM. Proporcione a sus equipos de ventas y marketing suficiente tiempo y recursos para que se sientan cómodos con la forma en que utilizarán el nuevo software específico para sus funciones.

Enseñar las mejores prácticas desde el principio suaviza la curva de aprendizaje y ahorra tiempo a los equipos de ventas y marketing que utilizarán el sistema CRM todos los días.

Antes de comenzar a usar el nuevo CRM, descubra cómo lidiará con:

• Convenciones de nombres
• Taxonomía
• Datos duplicados
• Datos perdidos
• Escenarios de datos desconocidos

Cree documentación y guías de usuario para su nuevo software. Si su software de CRM ofrece capacitaciones individuales u horas de oficina, aproveche esos recursos.

Tiempo estimado para capacitar a tu equipo: De medio día a un día por empleado.

Mito: usar un software de CRM lleva demasiado tiempo

Puede elegir el mejor y más eficiente software de CRM del mundo, pero si su equipo no lo usa, es tiempo y dinero desperdiciado.

¿La mayor queja de los equipos de ventas contra CRM? La entrada de datos toma demasiado tiempo.

Pero si configura su CRM de la manera correcta, usarlo es fácil:

• Cuando tiene datos limpios y procesos claros para el formato de datos y el mantenimiento de la información de contacto, todo se mantiene organizado y es fácil de encontrar en cualquier momento.
• Cuando capacita a su equipo de ventas y les brinda los recursos que necesitan para usar el software CRM de manera eficiente, obtiene su aceptación y se sienten seguros al usar la herramienta.
• Cuando hace que CRM sea parte de la rutina diaria incorporándolo en cada proceso de ventas y marketing, usarlo se convierte en una segunda naturaleza.

Prueba sorpresa: ¿Qué opción lleva menos tiempo?

R: Introducir manualmente la información del cliente en una hoja de cálculo
B: Su CRM lo introduce automáticamente en la información de la oferta

A: Escribir una lista de tareas
B: Recibir asignaciones automáticas de tareas

R: Enviar un correo electrónico a cada contacto manualmente
B: Envío de seguimientos automáticos y campañas de nutrición

A: Adivinar si un cliente potencial está calificado
B: Usar un sistema automático de puntuación de clientes potenciales que elimina las conjeturas.

R: Escribiendo notas de cada llamada de ventas para que su equipo de atención al cliente las descifre más tarde.
B: Ingreso de notas en una base de datos central, disponible para todos

Si respondiste B a todo lo anterior, ¡tienes razón! No es coincidencia que pueda usar su sistema CRM para cada uno de esos ahorros de tiempo.

Las aplicaciones de CRM pueden aumentar la productividad de las ventas hasta en un 34 %. La curva de aprendizaje puede ser empinada, aunque un proceso de implementación estratégica la suaviza, pero los resultados valen la pena y pueden ahorrarle mucho tiempo a su equipo de ventas.

¡Considere este mito de CRM reventado! (a través de GIPHY)

Cómo CRM puede ahorrarle horas cada semana

Aquí hay 5 formas en que su CRM puede ahorrarle horas cada semana, haciendo que el tiempo que dedicó a la implementación valga la pena.

Asegúrese de que todos tengan la información que necesitan

Un CRM realiza un seguimiento de toda la información de contacto y las interacciones dentro de cada acuerdo; ya no tendrá que correr antes de una llamada de ventas tratando de averiguar quién sabe qué acerca de cada cliente potencial.

Establecer estándares universales para la entrada de datos de CRM también ayuda a mejorar los procesos dentro de los equipos. La adopción de CRM aumenta la calidad de la comunicación entre los representantes de ventas y los gerentes en un 56,9 %, lo que significa menos tiempo dedicado a malentendidos y más tiempo dedicado a vender.

Saque el trabajo ocupado de su plato

Con el sistema de CRM adecuado, los gerentes de ventas no tendrán que asignar tareas manualmente a sus equipos (o regañarlos para que las hagan). Configure automatizaciones de ventas que asignen automáticamente tareas para hacer un seguimiento de un contacto o mover un cliente potencial a una nueva etapa.

Cuando el valor del acuerdo de un cliente potencial supera los $ 500, esta automatización asigna al propietario del acuerdo una tarea para llamar al cliente, sin necesidad de interferencia del gerente.

Puede desencadenar asignaciones de tareas en función de:

• Comportamiento de contacto
• Puntaje de plomo
• Valor de la oferta

Su CRM también puede ahorrarles toneladas de tiempo a sus equipos de ventas al automatizar la distribución de clientes potenciales. No más peleas por pistas o discusiones sobre quién es el siguiente en la hoja de cálculo de todos contra todos. Asigne automáticamente clientes potenciales a diferentes vendedores en función de:

• Territorio
• Puntaje de plomo
• Valor de la oferta
• Industria
• ¡Y más!

Este video es "¡Automatiza eso!" un segmento de "Growth Decoded", un programa que investiga la relación entre la experiencia del cliente y el crecimiento del negocio, un tema a la vez. ¡Regístrate aquí y no te pierdas ningún episodio!

Obtenga clientes potenciales "atascados" para seguir moviéndose

Un CRM rastrea todo su proceso de ventas en un solo lugar. Esto le brinda una vista panorámica de su ciclo de ventas, lo que le permite identificar exactamente qué áreas necesitan ayuda.

ActiveCampaign Deals CRM le permite ver todo su flujo de ventas, mover tratos de una etapa a otra, enviar correos electrónicos a contactos individuales, realizar un seguimiento de cada interacción con un contacto y mucho más.

Ejecute informes de rendimiento de ventas para averiguar dónde se están estancando las ofertas. Estos informes ayudan a identificar qué canalizaciones, etapas o incluso vendedores están retrasando las cosas. Cuanto antes pueda descubrir qué necesita arreglar, más rápido podrá arreglarlo.

Cree campañas que personalicen cada mensaje

Un CRM con automatización de marketing facilita la personalización de cada comunicación con sus contactos sin pasar horas elaborando el correo electrónico perfecto. En ActiveCampaign, las respuestas guardadas facilitan la creación y personalización de todos los diferentes tipos de mensajes uno a uno que envía con más frecuencia.

La función Respuestas guardadas de ActiveCampaign le permite agregar toques personales a sus correos electrónicos más enviados.

Por ejemplo, Dawn Manske usa ActiveCampaign para personalizar la canalización de voluntarios para su empresa social, Made for Freedom. Así es como se ve su tubería:

1. Los voluntarios potenciales se registran en una página de destino
2. ActiveCampaign envía automáticamente un correo electrónico al voluntario potencial con las opciones disponibles
3. Dawn realiza un seguimiento utilizando Respuestas guardadas personalizadas basadas en los intereses del voluntario.
4. Dependiendo de la respuesta del voluntario, Dawn puede hacer un seguimiento con una llamada telefónica.
5. Dawn ingresa toda la información relevante en el CRM de ActiveCampaign para usarla más adelante

Dawn utiliza la automatización de ActiveCampaign para construir su red de voluntarios en todo el mundo. Lea más sobre cómo el negocio de comercio electrónico de Dawn ayuda a combatir la trata de personas aquí.

Priorice clientes potenciales más calificados para cerrar tratos más rápidamente

Su software CRM recopila información del cliente que ayuda a identificar qué hace que un cliente potencial califique.

Use la puntuación de clientes potenciales y la probabilidad de ganar para determinar qué clientes potenciales debe priorizar su equipo de ventas, cuáles nutrir y cuáles dejar solos para cerrar por sí solos.

Este video es "¡Automatiza eso!" un segmento de "Growth Decoded", un programa que investiga la relación entre la experiencia del cliente y el crecimiento del negocio, un tema a la vez. ¡Regístrate aquí y no te pierdas ningún episodio!

La fotógrafa Heather Read ahorra 10 horas a la semana centrándose solo en clientes potenciales calificados en lugar de lo que ella llama "clientes potenciales zombis". Utiliza las automatizaciones de ActiveCampaign para atraer clientes potenciales que opten por una descarga de contenido, luego automatiza los correos electrónicos de seguimiento para ahorrar aún más tiempo.

Al centrarse solo en clientes potenciales calificados, Heather recupera el tiempo que antes dedicaba a clientes potenciales zombis. Lea más sobre cómo Heather automatiza la generación de prospectos aquí.

Tómese el tiempo para la configuración de CRM ahora, ahorre tiempo más tarde

Ahora sabe cuánto puede ahorrarle tiempo un CRM y hacerle la vida más fácil. Pero primero, debe estar dispuesto a tomarse el tiempo para configurar su sistema CRM.

Si su negocio es nuevo, esto no tomará más de unas pocas semanas. Si tiene una tonelada de datos, podría tomar hasta un año. De cualquier manera, valdrá la pena multiplicar por diez el ahorro de tiempo en el futuro.

Por bola, nos referimos a acuerdos cerrados. Muchas ofertas. (a través de Tenor)