¿Cómo funcionan las firmas digitales?

¿Cómo funcionan las firmas digitales?

Las firmas digitales son la clave para las transacciones sin papel.

Todos los utilizan, desde el gobierno hasta las empresas.

Además de la comodidad, ofrecen otro gran valor: la seguridad .

Entonces, ¿cómo hacer firmas digitales trabajo?

En esta guía, lo guiaremos a través de todo el proceso.

Pero primero…

¿Qué es una firma digital ?

Es exactamente lo que está pensando: un letrero virtual que se utiliza para la verificación.

Pero en lugar de colocar su firma manuscrita, utiliza una clave codificada única para autorizar un documento electrónico .

Para hacer esto, necesita la ayuda de proveedores de firmas digitales en línea . Siguen un protocolo criptográfico llamado Public Key Infrastructure ( PKI ). Básicamente, utiliza un cálculo seguro para proteger los archivos: el cifrado .

Simplifiquemos.

Piense en ello como su huella digital virtual o un sello de sello. Garantiza la identidad, autenticidad e integridad del archivo que está enviando. De esta manera, su archivo permanece completamente intacto cuando llega al destinatario. Agrega esa capa extra de seguridad .

Muy bien, ahora que hemos explicado esto, sigamos adelante:

¿Cómo funciona una firma digital ?

Es un proceso bastante técnico.

Pero no se preocupe, lo haremos sencillo.

¿Cómo funcionan las firmas digitales?

¿Has oído hablar de las criptomonedas ?

La tecnología que hay detrás también se aplica a las firmas digitales.

Eso es criptografía de clave pública.

Aquí, un algoritmo matemático crea dos códigos: una clave pública y una clave privada. Este emparejamiento es la base de todo el proceso de firma, que implica cifrado y descifrado .

Cual es el primer paso?

El algoritmo de firma digital utiliza la clave privada para cifrar los datos relacionados. A esto se le llama hash criptográfico . Luego, los datos se agregan al documento. Las partes involucradas las reciben junto con la clave pública.

Cuando el destinatario recibe el archivo, usa la clave pública para descifrar esos datos. En este paso, se genera otro valor hash en el extremo del destinatario. El sistema compara ambos hash para verificar la autenticidad del documento. Si coinciden, significa que el archivo es, de hecho, válido.

Todo este proceso también se conoce como criptografía asimétrica .

Para entenderlo mejor, aquí tienes un ejemplo:

1. La persona A decide firmar digitalmente un correo electrónico con su clave privada.
2. La persona B recibe el correo electrónico, además de una copia de la clave pública de la persona A.
3. Si la Persona B no puede acceder al archivo usando la clave pública, eso significa que el contenido ha sido manipulado. Por lo tanto, el esquema de firmas no es válido.

Entonces, así es como funciona una firma digital .

Probablemente ahora se esté preguntando: " ¿Cómo creo una firma digital ?"

Te mostraremos cómo.

¿Cómo crear una firma digital ?

Para hacer uno, lo único que necesita es un software de firma digital .

Esta herramienta proporciona la interfaz completa para crear firmas digitales en línea . Adobe Sign y SignNow son algunos buenos ejemplos. Estas plataformas pueden automatizar el proceso de firma por usted.

Y se ve así:

• Sube tus documentos
• Genera una clave
• Envíe sus archivos firmados
• Seguimiento y seguimiento de su progreso

¡Todo en el mismo lugar!

Incluso si no sabe cómo firmar digitalmente un documento electrónico , el software se lo pone fácil.

Entonces, esos pasos cargados de tecnología que mencionamos anteriormente , criptografía y todo, en realidad no los hará usted mismo. Las herramientas anteriores ejecutan todo el esquema de firmas .

Ahora bien, ¿para qué se utilizan las firmas digitales ?

Casos de uso de firma digital

Entonces, acaba de aprender a crear una firma digital.

Pero, ¿dónde se puede aplicar?

Las principales industrias ahora están utilizando soluciones de firma digital en línea para optimizar sus operaciones. Aquellos incluyen:

Finanzas

En la era de las transacciones sin papel, los sectores financieros ahora confían en esta tecnología para todo tipo de documentos electrónicos . Algunas de las formas más comunes son préstamos, extractos de tarjetas de crédito, pólizas de seguro, hipotecas y más.

Gobierno

Asimismo, las entidades gubernamentales utilizan firmas digitales para publicar versiones electrónicas de documentos oficiales. Leyes, presupuestos, proyectos de ley y resoluciones son algunos ejemplos. Además, también aplican este esquema en áreas como:

• Declaraciones de impuestos
• Transacciones de empresa a gobierno (B2G)
• Contratos publicos

Por otro lado, puede utilizar una firma digital para firmar los documentos que envía al gobierno.

Negocio

Las empresas minoristas y las nuevas empresas firman digitalmente correos electrónicos y mensajes para mejorar la experiencia de sus clientes. Es una alternativa moderna a los medios tradicionales de comunicaciones de marketing y ventas.

Cuidado de la salud

La industria de la salud también utiliza esta tecnología para mejorar sus comunicaciones internas. Protocolos administrativos , por ejemplo. Las instituciones médicas también lo utilizan para proteger datos confidenciales. Lo aplican en recetas electrónicas, perfiles de pacientes, ingresos hospitalarios, etc.

Criptomoneda

Si participa en criptomonedas como Bitcoin , puede crear una firma digital para autenticar sus transacciones. También puede usarlo para verificar su propiedad de cualquier tipo de criptomoneda.

Estas son solo algunas de las áreas en las que puede maximizar esta herramienta.

Ahora, para garantizar la seguridad y la validez de cada transacción, todas las soluciones deben seguir la infraestructura de clave pública ( PKI).

¿Qué es la infraestructura de clave pública ( PKI )?

Como dijimos, las firmas digitales operan utilizando el protocolo PKI .

¿Qué es?

Básicamente, es una combinación de componentes, tanto de software como de hardware, que mantiene seguras las transacciones de firma totalmente digital. Contiene:

• Normativas
• Sistemas
• Servicios
• Organizaciones acreditadas

En conjunto, estos factores juegan un papel vital en el funcionamiento de las firmas digitales.

El requisito principal de este protocolo es el siguiente: cada esquema de firma debe incluir una clave privada y una clave pública. El primero es exclusivo del firmante. Solo se utilizará para firmar digitalmente un documento. Mientras tanto, este último estará disponible para cualquier persona que necesite autenticar la firma digital.

Además, la PKI requiere otros componentes esenciales como el software de inscripción y el certificado digital .

¿Qué es un certificado digital ?

Las firmas no pueden funcionar sin un certificado.

Entonces, ¿qué es un certificado digital?

Simplemente contiene la clave pública que se utilizará para la firma. El certificado electrónico también indica la identidad asociada con esa clave específica.

Tenga en cuenta que estos son válidos por un período determinado. Y lo que es más importante, solo una autoridad certificadora ( CA ) de confianza en la industria puede proporcionarlos.

Estas autoridades son las que garantizan la validez de todo esquema de firma . Son entidades de terceros que actúan como intermediarios entre todas las partes involucradas.

Como tal, pueden requerir que los usuarios proporcionen información adicional para verificar su identidad. Los que vienen en forma de:

• Número de identificación personal (PIN)
• Contraseñas
• Autenticación de dos factores

y más.

Ahora bien, ¿es lo mismo una firma digital que un certificado ?

Realmente no. Aquí está la distinción:

Firma digital vs certificado digital

Para entender la diferencia, definamos cada término.

Primero, ¿qué es una firma digital?

Es un código matemático que usa dos claves, una pública y otra privada, para autenticar documentos. Es como una huella digital virtual que asocia al usuario a un documento. También protege la información sensible de los mensajes mediante cifrado.

Ahora bien, ¿qué es un certificado digital?

Es un documento electrónico que contiene la clave pública para la firma. Además, identifica la organización involucrada en el esquema de firma . Con el certificado digital , los usuarios pueden confirmar que la clave pública pertenece a la persona o entidad que la envió. Solo una autoridad certificadora ( CA ) de confianza puede emitir este documento.

Básicamente, esa es la diferencia entre la firma digital y el certificado digital .

¿Cuáles son los beneficios de utilizar una firma digital?

Entonces.

Después de aprender a hacer una firma digital , probablemente se esté preguntando:

¿Por qué debería usar uno?

Muchas ventajas vienen con el uso de esta herramienta. Aquellos incluyen:

Seguridad de archivos

Agregar una firma digital a su documento electrónico proporciona un canal seguro para todas las partes involucradas. Con esto, puede estar seguro de que los archivos son 100% precisos y auténticos cuando los envía a sus destinatarios. Gracias a los certificados de firma digital , puede asegurar la identidad y validez de todos los documentos.

Eficiencia

El papeleo tradicional puede llevar mucho tiempo. Imprimir, escanear y enviar documentos a los destinatarios puede llevar días o meses. Si los firma digitalmente con software, solo le llevará unos minutos producir las firmas digitales y los certificados .

Además, la mayoría de los programas ahora ofrecen herramientas de administración de documentos para una funcionalidad adicional. Aquí, puede optimizar su papeleo con características como:

• Almacenamiento en la nube
• Seguridad de archivos
• Colaboraciones
• Integraciones

y muchos más.

Legalidad

Los algoritmos de firma digital se basan en leyes existentes, como la Ley E-Sign. Como tal, todos los documentos que contienen firmas digitales son legalmente vinculantes.

Además de eso, muchas regiones ahora reconocen la legalidad de las firmas digitales. Entonces, incluso si está enviando un archivo autorizado al otro lado de la frontera, es posible hacerlo.

Sentido práctico

Las empresas ahorran mucho dinero utilizando esta tecnología en lugar de recursos físicos. Un correo electrónico firmado digitalmente cuesta mucho más barato que enviar manualmente una carta al destinatario.

Al ir usted mismo al espacio legalmente vinculante totalmente electrónico de los gastos de gestión empresarial . No más gastos en gastos generales como materiales, mano de obra, espacio de oficina, etc.

Pista de auditoría

Otro beneficio que viene con la firma de documentos digitalmente es la trazabilidad.

Los almacena digitalmente, por lo que hay menos posibilidades de perder o extraviar sus papeles. De esta manera, es más fácil mantener registros de sus documentos firmados. Y es mucho más seguro que tenerlos en su escritorio. También puede realizar un seguimiento del progreso de su esquema de firma .

Ahora, la única forma de desbloquear estos beneficios es si utiliza las plataformas adecuadas.

¿Y cuáles son, te preguntarás?

Mejor software de firma digital

Volvamos a la pregunta - ¿cómo las firmas digitales de trabajo?

Como explicamos anteriormente, el proceso es bastante tedioso.

Pero gracias al software de firma digital , todo está preprogramado. Por lo tanto, no tendrá que hacer la criptografía usted mismo.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de esas herramientas:

Adobe Sign

Muchos usuarios confían en este programa cuando se trata de servicios de firma digital . Aquí, puede configurar un flujo de trabajo digital completo para todos sus documentos.

Para agregar firmas, puede simplemente crear sus " Acuerdos " en el software y enviarlos instantáneamente a múltiples partes. Su sistema se basa en una infraestructura de clave pública , por lo que puedes garantizar el 100% de seguridad .

La gestión de identidad también es una característica útil de esta aplicación.

Con él, puede delegar roles de usuario específicos a colaboradores, como remitente, firmante, aprobador, rellenador de formularios, etc. De esta manera, el proceso de firma es más fácil de rastrear.

Firmar ahora

SignNow proporciona una interfaz en la que puede automatizar completamente su papeleo. Aquí, es más fácil ejecutar la firma de documentos digitales porque puede guardar plantillas . Puede agruparlos en categorías o archivos de equipo para colaboraciones fluidas.

Tienes otra opción.

Además de aplicar firmas digitales legalmente vinculantes, también puede utilizar el formato electrónico estándar. Sí, puede colocar su firma manuscrita , una virtual. Y lo bueno de esto es que puede usar el sistema sin conexión.

SignNow también ofrece funciones adicionales de gestión de documentos.

Estos incluyen el intercambio, la fusión y el almacenamiento de archivos. También puede integrarlo con otros programas comerciales como Microsoft Office, Google Suite, Zapier y más.

PandaDoc

Otra gran plataforma para el cifrado de firmas digitales es PandaDoc . Además de la carga instantánea de documentos , también puede redactar documentos electrónicos legalmente vinculantes como:

• Contratos
• Propuestas
• Correos electrónicos
• Facturas

¡Allí mismo en la interfaz!

También puede utilizar el programa para recopilar firmas electrónicas de varias partes de forma segura. Hay una función de seguimiento de auditoría que le permite llevar un registro de cada papel que entrega. También es fácil realizar un seguimiento del progreso de los archivos que se van a firmar.

También se adhiere a los requisitos de PKI , que es un estándar de firma digital . Aparte de eso, también sigue las regulaciones existentes, como HIPAA y GDPR.

Este software facilita la realización de cualquier tipo de papeleo virtual.

Envolver

Ahora que sabe qué es una firma digital y cómo funciona , está listo para usar una.

Es rápido, accesible y mucho más seguro para la documentación.

Siempre que utilice la plataforma adecuada, no tendrá que perder tiempo ni dinero en el papeleo manual nunca más.

Lo sabemos, es una especie de proceso técnico.

Pero en caso de duda, vuelva a este artículo.

¡Te guiará en cada paso del camino!