7 preguntas que debe hacerse al elegir un software de gestión de clientes potenciales

En estos días, cada vez más empresas están agregando software de gestión de clientes potenciales a sus planes de marketing. Un sistema de gestión de clientes potenciales es invaluable cuando se trata de procesar y almacenar información sobre grandes volúmenes de clientes potenciales digitales. Cuando se implementa correctamente, un proceso automatizado puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo a sus equipos de ventas y marketing.

Entonces, con muchas opciones en el mercado, ¿cómo se asegura de que está invirtiendo en un software que no solo está bien desarrollado en general, sino que también es una buena opción para su empresa? Le estamos dando una ventaja inicial en su investigación al repasar 7 preguntas esenciales que debe hacerse a lo largo del camino hacia la elección de una estrategia de gestión de clientes potenciales efectiva y modernizada.

1. ¿Qué tipo de software necesito?

En primer lugar, debemos tener en cuenta que en realidad hay 3 tipos distintos de software de gestión de clientes potenciales: sistemas ERP, sistemas CRM y sistemas de automatización de marketing. Cada uno tiene un enfoque que puede o no ser ventajoso para su negocio; es posible que necesite combinar software, aunque la integración puede ser complicada.

ERP se refiere a los sistemas de planificación de recursos empresariales.

• Los ERP tienen como objetivo integrar todo el software y las aplicaciones de una empresa en una sola base de datos para que los procesos de una empresa sean más efectivos y eficientes.
• Pueden integrar sus sistemas de gestión de clientes potenciales con ERP o utilizar su propio módulo de gestión de clientes potenciales.
• Con el software ERP integrado, su equipo puede actualizar la plataforma con información en tiempo real accesible para todos los departamentos de la empresa.
• Este tipo de tecnología es particularmente útil en sistemas interdependientes, como las cadenas de suministro.

Los CRM son sistemas de gestión de las relaciones con los clientes centrados precisamente en eso: el cliente.

• Los CRM tienen herramientas que incluyen administración de la fuerza de ventas, un embudo de ventas y seguimiento de métricas de rendimiento, lo que le permite calificar clientes potenciales en múltiples puntos de contacto con el uso de filtros y datos.
• Administran la información del cliente que puede ser utilizada en su empresa por todos, desde contadores hasta representantes de ventas.
• Con una gestión adecuada de la información de sus clientes, las empresas pueden construir relaciones de manera estratégica y personalizada y reforzar la lealtad de los clientes.

Las herramientas de automatización de marketing son:

• Más específicamente orientado a la generación de leads a través del marketing digital.
• Si bien es excelente para la crianza de clientes potenciales, el contenido de las redes sociales, la creación de páginas de destino, la administración de blogs y otras características, sus funcionalidades de BI (inteligencia comercial) pueden carecer de desarrollo.

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2. ¿Cuál es mi presupuesto a corto y largo plazo?

Es importante examinar los costos continuos y los iniciales al comparar sus opciones. Como era de esperar, un sistema con más funciones tendrá un costo más alto. Es posible que tenga la tentación de elegir una aplicación gratuita (¡SÍ existen!), pero por lo general son versiones extremadamente simplificadas con funciones y acceso de usuario limitados.

Los precios mensuales pueden comenzar en un solo dígito y oscilar en cientos de dólares por mes para funciones avanzadas. Los procesos de pago también difieren; por ejemplo, mientras que el software de administración de clientes potenciales en la nube viene con un costo de suscripción mensual o anual, el software local tiene una tarifa de licencia perpetua única.

Las tarifas pueden salir de la nada con la compra e instalación de cualquier tipo de software, y un sistema de gestión de clientes potenciales no es una excepción. Las inversiones financieras adicionales incluyen la posible ayuda de configuración de un consultor y tarifas recurrentes para soporte, capacitación y actualizaciones. Depende de usted decidir qué características y comodidades valen la pena. Esto nos lleva a nuestra siguiente pregunta...

3. ¿Qué tan fácil de usar/automatizado/personalizable es?

Por un lado, un grado de personalización es esencial para ajustar un sistema de gestión de clientes potenciales a las necesidades específicas de su empresa. Sin embargo, el proceso puede volverse demasiado complicado si no se establece un equilibrio entre las características personalizables y la experiencia de usuario fácil de navegar. Puede decidir contratar a un consultor para que lo ayude a maximizar las capacidades de su sistema, pero la mayoría de su personal debería al menos ser capaz de navegar por los conceptos básicos.

Dar prioridad a la facilidad de uso no tiene por qué ser necesariamente a costa de funciones avanzadas. ¡Solo tenga en cuenta a los miembros menos expertos en tecnología de su equipo cuando compare sus opciones! Una pregunta relacionada puede ayudarlo a reducir aún más las cosas.

4. ¿Para qué industria está diseñado el sistema?

Generalmente, este tipo de software está diseñado para ser ampliamente aplicable, pero esto no quiere decir que algunos softwares no sean más adecuados para ciertas industrias. Algunos sistemas de CRM, por ejemplo, están orientados a procesos de empresa a empresa, pero otros se adaptan mejor a las operaciones de empresa a consumidor. Además, ciertas empresas, como las farmacéuticas, tienen protocolos bastante estrictos que debe cumplir el software.

En su práctica lista de 2017 del mejor software de generación de prospectos (que vale la pena echarle un vistazo, por decir lo menos), SoftwareAdvice incluye un filtro de "industria" junto con las categorías de precio y tamaño. Se cubren todos los campos, desde bienes raíces hasta atención médica y agricultura, y aunque la mayoría de las opciones que se ofrecen se superponen entre las industrias, es mejor reducir los mejores candidatos tanto como sea posible.

5. ¿Debo trabajar en las instalaciones o en la nube?

El software basado en la nube, que ha sido ampliamente adoptado por las empresas en los últimos años, está alojado en los servidores del proveedor de software y se accede a él en línea. Por el contrario, el software en las instalaciones se instala localmente, en las propias computadoras y servidores de una empresa. En última instancia, la elección vuelve a los temas discutidos anteriormente de precio y personalización.

Software basado en la nube:

• Es más barato por adelantado, pero tiende a converger con el costo del software local con el tiempo
• No requiere inversiones adicionales en hardware
• Pone la seguridad de los datos en manos del proveedor
• Es menos personalizable, pero ofrece oportunidades para trabajar con el proveedor y, como resultado, ofrece una mayor estabilidad.
• Por lo general, lleva menos tiempo implementarlo, aunque a costa de la personalización.

Software local:

• Tiene un precio inicial más alto y requiere que se tengan en cuenta los costos de hardware y TI, pero menos costos continuos en el futuro.
• Pone la seguridad de los datos en manos de su empresa
• Ofrece más oportunidades de personalización
• Le brinda más control sobre el proceso de implementación, aunque esto puede tener un costo para la eficiencia

A las empresas con menos necesidades especializadas que estén dispuestas a confiar en su vendedor para que les brinde seguridad les irá bien con un sistema en la nube. Y aquellos que buscan un mayor control de su software además del acceso fuera de línea pueden estar mejor con una opción en las instalaciones. A continuación, analizamos lo que depara el futuro.

6. ¿Puede crecer con mi empresa?

Los softwares de gestión de clientes potenciales se adaptan a una variedad de tamaños de empresa. Algunos, como Experiture y Mailigen, están diseñados exclusivamente para pequeñas empresas; otros, como Cosmos IMP, funcionan mejor para medianas y grandes empresas; otros, como SAP Hybris y HubSpot Marketing, son más flexibles y abarcan todos los ámbitos.

Es importante ser honesto consigo mismo al considerar cuánto crecerá su empresa en un período de tiempo determinado. Al hacer su investigación, observe la categoría de tamaño con respecto a la magnitud del contenido que el software deberá administrar y la cantidad de usuarios (empleados) que trabajarán con él.

7. ¿Se integrará bien?

Una de las razones por las que personalmente somos grandes admiradores de los productos de HubSpot es la facilidad de integración en su software. Sus herramientas de gestión de clientes potenciales son totalmente compatibles con HubSpot CRM, Salesforce y prácticamente cualquier otro sistema de CRM. Tenga en cuenta los recursos más allá de las aplicaciones de Microsoft Office que también podría necesitar para conectarse a su software, incluidos:

• Su sitio web y específicamente los formularios del sitio web, desde los cuales se importan nuevos clientes potenciales

• Software de contabilidad para compartir datos financieros de los clientes o para automatizar el procesamiento de pedidos

• Una plataforma de comercio electrónico

• Un portal web para que los clientes puedan realizar solicitudes de servicio y recibir actualizaciones de estado

• Otras aplicaciones como software de marketing electrónico y escáneres de tarjetas

Tómese el tiempo para determinar con cuál de sus sistemas existentes será compatible el software para ahorrarse dinero, tiempo y algunos dolores de cabeza.

La lista no termina aquí

Estas preguntas cubren los aspectos principales del software de generación de prospectos, ¡pero no dude en agregar más a su propia lista de calificaciones! Cuanto más entienda sobre los criterios de su sistema cuando tome su decisión, más rápido lo tendrá en funcionamiento para administrar sus clientes potenciales en un nivel completamente nuevo.

Una gran estrategia de generación de leads requiere un conocimiento integral del proceso. Si está buscando impulsar su juego de generación de prospectos, consulte nuestra guía Introducción a la generación de prospectos para obtener ayuda para evaluar la calidad de sus prospectos, crear conciencia sobre su campaña de generación de prospectos y más.

Este blog es parte de la serie de blogs Your Definitive Guide to Conversion Rate Optimization.