Cómo crear un gráfico de hitos: explicación de los hitos del diagrama de Gantt

Los proyectos, ya sean grandes o pequeños, son viajes. Comienzan con la planificación y la iniciación e idealmente terminan con el logro de los entregables. Pero esto no significa necesariamente que el punto de partida y la meta sean los únicos puntos que importan.

De hecho, si solo nos enfocamos en llegar del punto A al punto B, podemos perder impulso en el camino. Establecer los hitos del proyecto en un gráfico de hitos evita esta pérdida de impulso.

¿Qué es un hito?

Todos los proyectos tienen fechas de inicio y fechas de finalización. Pero en el camino, ¿cómo verifican los equipos para asegurarse de que están en camino de cumplir con los plazos, terminar a tiempo y mantenerse dentro del presupuesto? La respuesta: hitos del proyecto.

Como su nombre lo indica, los hitos son marcadores en el cronograma del proyecto que significan eventos u objetivos importantes. En un diagrama de Gantt, se denominan hitos del diagrama de Gantt. Los hitos del diagrama de Gantt son una excelente manera de estimar cuánto tiempo deben tomar ciertas fases de un proyecto.

Para ello, los hitos son una herramienta de gestión eficaz. Al establecer los hitos del proyecto, un gerente de proyecto puede realizar un seguimiento del estado de las diferentes fases del proyecto y decidir si se deben hacer ajustes para cumplir con el cronograma. Además, los gráficos de hitos rastrean y destacan los principales éxitos. Esto puede mejorar la eficacia del equipo y la moral general del equipo. El resultado son miembros del equipo más felices que se sienten apreciados y pueden ver los resultados directos de sus esfuerzos.

Ejemplos de hitos

Los hitos diferirán de un proyecto a otro, según el tamaño del proyecto, el alcance y el tamaño del equipo. Aún así, la mayoría de los hitos toman formas similares y se utilizan para representar eventos como:

• Reuniones
• cierres de sesión
• Aprobaciones
• Comienzos de diferentes pruebas
• Terminaciones de la fase de construcción

Como puede ver, estos son eventos significativos en el ciclo de vida de un proyecto. Si esto no sucede, el proyecto no avanzará. Al resaltarlos como hitos, ilustra su importancia.

Los hitos suelen llegar al final de las fases del proyecto, pero esta no es una regla estricta. Pueden existir en la mitad de la fase e incluso actuar como el impulso final que necesitan los miembros del equipo para completar las fases. Los hitos se encuentran entre las herramientas de gestión más útiles que un director de proyecto puede implementar para entusiasmar a los miembros del equipo y mantener el impulso para impulsar un proyecto.

¿Por qué son importantes los hitos?

Más allá de representar los eventos más importantes en el cronograma de un proyecto, los hitos también son un medio excelente para celebrar el éxito. Cada hito que alcanza un equipo significa que se mantienen en el camino correcto y están un paso más cerca de completar el proyecto. Ver estos logros en forma de hitos aumenta la moral del equipo.

Los hitos también pueden indicar cuándo vencen los pagos a contratistas y otros servicios externos en proyectos de construcción. Por ejemplo, cuando se completa un hito, puede ser el momento de pagarle al constructor un porcentaje de su tarifa. De esta manera, los hitos también tienen un propósito práctico. Si no se completa o alcanza un hito, un proyecto no puede avanzar y puede ser el momento de modificar el cronograma del proyecto o la estrategia general.

¿Qué es un gráfico de hitos?

Un gráfico de hitos es un gráfico de gestión de proyectos que ayuda a los directores de proyectos a visualizar los hitos del proyecto. Un gráfico de hitos normalmente mostrará cada hito y cuándo debe completarse, el estado del hito (completo o incompleto) y, a veces, la prioridad del hito. Muchos gráficos de hitos utilizan colores específicos de símbolos para mostrar los hitos más críticos.

Hay diferentes tipos de gráficos de hitos, cada uno de los cuales ilustra puntos en un cronograma de proyecto y el espacio entre ellos. Los diferentes equipos pueden elegir diferentes gráficos de hitos, según sus preferencias y el proyecto en sí. Algunos equipos, por ejemplo, crean gráficos de hitos que solo ilustran los hitos en sí mismos y pueden codificarse con colores para mostrar el tipo y la importancia de los hitos.

Estos tipos de gráficos de hitos se utilizan en algunas situaciones, aunque no representan otros detalles del cronograma del proyecto. Puede ser útil ver estos hitos en un formato simplificado, pero debe verlos en el contexto de un cronograma más amplio. Por esta razón, se deben combinar un hito y un diagrama de Gantt.

El poder de los hitos del diagrama de Gantt

Al usar un diagrama de hitos con un diagrama de Gantt, está combinando de manera efectiva dos de las herramientas de administración de proyectos visuales más efectivas disponibles para crear el cronograma definitivo. Los diagramas de Gantt le permiten ver una imagen de todo el cronograma de su proyecto, así como las tareas, los asignados, las dependencias de tareas y mucho más. Agregar un gráfico de hitos a esta ecuación significa que puede ver los puntos de control que debe asegurarse de alcanzar.

Los diagramas de Gantt muestran una amplia gama de datos en un formato simplificado. Esto los hace perfectos para una referencia rápida, pero también significa que están repletos de información. Cuando este es el caso, necesita algo para dividir la información y "resaltar" los puntos focales. Los hitos hacen precisamente esto.

Al establecer hitos a medida que crea un cronograma, configura un sistema para verificar el estado de su proyecto en el futuro. Supongamos que está trabajando en un proyecto a gran escala con muchas tareas dependientes que se realizan simultáneamente. Esta puede ser una gran cantidad de información para mirar, y puede ser difícil encontrar el quid de lo que necesita saber. Los hitos se destacan entre los detalles y facilitan la búsqueda de la información que busca.

Cómo crear un gráfico de hitos con un diagrama de Gantt

1. Crear una lista de tareas

Independientemente de la herramienta de programación que elija, debe crear una lista de tareas completa. Naturalmente, se producirán nuevas tareas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero la lista de tareas original debe ser lo más exhaustiva posible. La lista detallada de tareas simplifica el proceso de identificar tareas primarias y secundarias y trazar la mejor ubicación para un hito.

2. Programar tareas en un diagrama de Gantt

Una vez que haya creado una lista de tareas y documentado todos los detalles necesarios (nombre de la tarea, responsable, fecha de inicio, fecha de finalización, etc.), ahora tiene toda la información que necesita para programar estas tareas en un diagrama de Gantt. Ingrese la información que ya ha recopilado y vea su horario en segundos. Desde aquí, realice cambios y ajustes arrastrando y soltando las barras de tareas.

3. Determinar las fases del proyecto

El uso de un diagrama de Gantt para programar proyectos significa que casi automáticamente puede visualizar su proyecto en fases mediante el análisis y la categorización de tareas. Cada barra representa una tarea diferente y los diferentes colores pueden representar diferentes fases del proyecto. Cuando puede ver estas fases, colocar hitos es casi sencillo. Una vez que decida dónde colocarlos, es solo cuestión de unos pocos clics.

4. Coloque Hitos

Las modernas herramientas de gestión de proyectos facilitan el establecimiento de hitos. Cuando haya creado su cronograma y haya decidido qué tareas completadas califican como hitos, ingrese los detalles de los hitos y comparta la información con su equipo para que todos puedan verla. Cuando haya colocado sus hitos, estos logros se pueden representar con algo tan limpio como un pequeño símbolo de diamante que no abarrote la agenda.

ProjectManager facilita los gráficos de hitos

Cuando administra sus cronogramas con una herramienta de administración de proyectos en línea galardonada como ProjectManager (puede registrarse para una prueba gratuita aquí), los hitos se representan en diagramas de Gantt con un pequeño diamante en el cronograma en relación con las tareas. Para crear hitos, seleccione la tarea importante en el cronograma y cambie la propiedad a un hito. Al pasar el cursor sobre el ícono del hito, puede ver su nombre.

Esto elimina la necesidad de consultar diferentes gráficos simultáneamente y el riesgo de confusión en el camino. ¿La mejor parte? Es fácil realizar cambios desde cualquier lugar donde trabaje arrastrando y soltando los íconos de diamantes.

Colaborar en tiempo real

Nuestro diagrama de Gantt le brinda a su equipo una plataforma interactiva para que colaboren. Pueden ver el progreso de los miembros de su equipo en la tarea y compartir comentarios y archivos en el nivel de la tarea. ¡Incluso puede configurar alertas automáticas para asegurarse de que se cumplan los hitos!

Cuando necesite informar su progreso para alcanzar hitos a sus partes interesadas, ProjectManager tiene un panel para realizar un seguimiento del progreso en tiempo real y un informe de un solo clic para generar informes que se pueden compartir con cualquiera que lo necesite. ¡Los hitos nunca han sido tan fáciles de usar!

Los hitos son solo una de la amplia gama de herramientas de gestión de proyectos que obtiene cuando se registra en ProjectManager. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube le brinda sólidos gráficos de Gantt en línea con hitos, datos en tiempo real y una plataforma colaborativa para que su equipo sea más eficiente y productivo. Compruébelo usted mismo haciendo una prueba gratuita de 30 días hoy.