Cómo escribir una propuesta de proyecto (pasos y plantilla incluidos)

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Una propuesta de proyecto es un documento de gestión de proyectos que se utiliza para definir los objetivos y requisitos de un proyecto. Ayuda a las organizaciones y a las partes interesadas externas del proyecto a acordar un marco de planificación inicial del proyecto.

El propósito principal de una propuesta de proyecto es obtener la aceptación de los tomadores de decisiones. Es por eso que una propuesta de proyecto describe la propuesta de valor central de su proyecto. Vende valor a las partes interesadas internas y externas del proyecto. La intención de la propuesta es captar la atención de los interesados ​​y patrocinadores del proyecto. Una vez que tenga la atención de la gente, el siguiente paso es entusiasmarlos con el resumen del proyecto.

Entrar en la mente de la audiencia para la que está escribiendo la propuesta del proyecto es vital: debe pensar como las partes interesadas del proyecto para entregar una propuesta que satisfaga sus necesidades.

Hemos creado una plantilla de propuesta de proyecto gratuita para Word para ayudar a estructurar documentos, para que no tenga que recordar el proceso cada vez.

Tipos de propuestas de proyectos

En cuanto a los tipos de propuestas de proyectos, puede tener uno que se solicite formal o informalmente o una continuación. También puede haber propuestas de renovación y suplementarias. He aquí una breve descripción de cada uno de ellos.

• Propuesta de proyecto solicitada: una propuesta de proyecto solicitada se envía como respuesta a una solicitud de propuesta (RFP). Aquí deberá cumplir con las pautas de RFP del propietario del proyecto.
• Propuesta de proyecto no solicitada: puede enviar propuestas de proyecto sin haber recibido una solicitud de propuesta. Esto puede suceder en licitaciones abiertas para proyectos de construcción, donde el propietario de un proyecto recibe propuestas de proyectos no solicitadas de muchos contratistas.
• Propuesta de proyecto informal: este tipo de propuesta de proyecto se crea cuando un cliente solicita una propuesta informal, sin una RFP.
• Propuesta de proyecto de renovación: puede usar una propuesta de proyecto de renovación cuando se comunique con clientes anteriores. La ventaja es que puede resaltar resultados positivos pasados ​​y beneficios futuros.
• Propuesta de continuación del proyecto: Enviada a inversores y partes interesadas para comunicar el progreso del proyecto.
• Propuesta de Proyecto Complementario: Esta propuesta se envía a los inversionistas para solicitar recursos adicionales durante la fase de ejecución del proyecto.

Cómo escribir una propuesta de proyecto

Hay varias cuestiones operativas y estratégicas clave a considerar, que incluyen:

1. Restricción triple: ¿Cómo podemos abordar la restricción triple del alcance, el cronograma y el costo del proyecto?
2. Problema central: ¿Cuál es el problema central que estamos tratando de resolver?
3. Recursos: ¿Qué recursos estarán disponibles?
4. Cronograma: ¿En qué cronograma del proyecto estamos trabajando?
5. Presupuesto: ¿Con qué presupuesto de proyecto tenemos que trabajar? ¿Cómo afecta esto a nuestro establecimiento de metas?
6. Objetivos estratégicos: ¿Cuáles son los objetivos estratégicos de nuestro cliente y cómo se alinea nuestra propuesta con esos objetivos?
7. Responsables: ¿Quiénes son los responsables del proyecto? ¿Cuáles son sus objetivos y motivaciones?
8. Beneficio del cliente: ¿Cómo se beneficiará el cliente de la finalización de nuestro proyecto? ¿Cuál es su objetivo principal?
9. Entregables y éxito del proyecto: ¿Cómo se medirá el éxito del proyecto? ¿Qué entregables esperan ver nuestras partes interesadas al cierre?

Una vez que haya respondido estas preguntas, puede escribir una propuesta de proyecto. Todas las propuestas de proyectos tienen seis elementos que construyen la base de la propuesta. Echemos un vistazo a un ejemplo de propuesta de proyecto.

Esquema de propuesta de proyecto de muestra

Estos seis elementos son la base de un esquema de propuesta de proyecto bien construido:

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo proporciona una descripción general rápida de los elementos principales de su propuesta de proyecto, como los antecedentes del proyecto, los objetivos del proyecto, los entregables del proyecto, entre otras cosas. El objetivo es captar la atención de tu público y entusiasmarlos con el proyecto que les propones. Es esencialmente el "discurso de ascensor" para el ciclo de vida del proyecto. Debe ser breve y al grano.

El resumen ejecutivo debe ser descriptivo y pintar una imagen de cómo se ve el éxito del proyecto para el cliente. Lo más importante, debe motivar al cliente del proyecto; después de todo, ¡el objetivo es lograr que firmen en la línea punteada para que el proyecto avance!

antecedentes del proyecto

Los antecedentes del proyecto son una sección de una página de su propuesta de proyecto que explica el problema que su proyecto resolverá. Debe explicar cuándo comenzó este problema, su estado actual y cómo su proyecto será la solución ideal.

• Historia: La sección de historia describe proyectos previamente exitosos. También describe aquellos que podrían haber funcionado mejor. Al hacerlo, esta sección sienta precedentes. Es decir, cómo el próximo proyecto puede ser más efectivo utilizando información de proyectos anteriores.
• Solución: La sección de solución aborda cómo su proyecto resolverá el problema del cliente. En consecuencia, esta sección incluye cualquier técnica, habilidad y procedimiento de gestión de proyectos que su equipo utilizará para trabajar de manera eficiente.

Enfoque del proyecto

El enfoque de su proyecto define la metodología, las herramientas y la gobernanza de la gestión de proyectos para su proyecto. En términos simples, permite a los directores de proyectos explicar a las partes interesadas cómo se planificará, ejecutará y controlará con éxito el proyecto.

• Requisitos: Los requisitos son los elementos, materiales y recursos necesarios para el proyecto. Esta sección debe cubrir tanto las necesidades internas como las externas.
• Autorización: Esta sección cubre quiénes son los tomadores de decisiones en el equipo del proyecto. También cubre qué partes interesadas tienen autoridad de aprobación por parte del cliente.
• Alcance del proyecto: El alcance del proyecto se refiere a todo el trabajo que se ejecutará. Define los elementos de trabajo, los paquetes de trabajo y los entregables que se entregarán durante la fase de ejecución del ciclo de vida de su proyecto. Es importante utilizar una estructura de desglose del trabajo (WBS) para definir sus tareas, subtareas y priorizarlas.
• Recursos del proyecto: Los recursos son críticos para la ejecución de su proyecto. La propuesta de proyecto describe brevemente qué recursos se necesitan y cómo se utilizarán. Posteriormente, durante la fase de planificación, deberá crear un plan de gestión de recursos que será un elemento importante de su plan de proyecto.
• Cronograma del proyecto: una vez que haya definido el alcance de su proyecto, deberá estimar la duración de cada tarea para crear un cronograma del proyecto. Más adelante, durante la fase de planificación del proyecto, deberá crear una línea de base del cronograma, que estima la duración total de su proyecto. Una vez que comience el proyecto, comparará el cronograma real del proyecto con la línea de base del cronograma para monitorear el progreso.
• Presupuesto del proyecto: todos los recursos que necesitará para su proyecto tendrán una etiqueta de precio. Es por eso que necesita estimar esos costos y crear un presupuesto del proyecto. El presupuesto del proyecto deberá cubrir todos los gastos del proyecto y, como gerente de proyecto, deberá asegurarse de cumplirlo.
• Estados financieros: si desea convencer a las partes interesadas internas y a los inversores externos, deberá mostrarles cuáles son los beneficios financieros que su proyecto podría aportar a su organización. Puede usar un análisis de costo-beneficio y estados financieros proyectados para demostrar por qué su proyecto es rentable.
• Apéndice: La información no incluida en la propuesta de proyecto es parte del apéndice. Es donde se encuentran muchos de los detalles más interesantes de un proyecto. Además, es donde los miembros del equipo y las partes interesadas pueden profundizar para obtener más información.

Plantilla de propuesta de proyecto gratis

Si bien una plantilla de propuesta de proyecto tiene limitaciones, es un buen lugar para comenzar a escribir su propuesta de proyecto. Pruebe nuestra plantilla de propuesta de proyecto gratuita para Word.

Consejos para propuestas de proyectos

Independientemente de la propuesta de proyecto en la que esté trabajando, hay algunos consejos que se aplican como mejores prácticas para todos. Si bien anteriormente sugerimos una plantilla de propuesta de proyecto que tendría una tabla de contenido, lo que significa que tendría muchas páginas, el mejor de los casos es mantener la propuesta en una o dos páginas como máximo. Recuerde, está intentando ganarse a las partes interesadas, no aburrirlas.

Hablando de las partes interesadas del proyecto, investiga. Desea dirigirse a los correctos. No tiene sentido hacer todo el trabajo necesario para escribir una gran propuesta solo para que se dirija al público objetivo equivocado. Sin embargo, quienquiera que vaya a leerlo, debería ser capaz de comprender la propuesta. Mantenga el lenguaje simple y directo.

Cuando se trata de escribir, consiga un profesional. Incluso un documento comercial como una propuesta de proyecto, un caso comercial o un resumen ejecutivo sufrirá si está mal construido o tiene errores tipográficos. Si no desea contratar a un escritor comercial profesional, asegúrese de que alguien en su equipo de proyecto copie, edite y revise el documento. Cuantos más ojos estén puestos en él, menos probable es que los errores lleguen a la edición final.
Si bien desea mantener la propuesta breve y dulce, ayuda a endulzar la olla agregando testimonios de clientes a los archivos adjuntos. Nada vende mejor un plan de proyecto que una base de clientes que busca su producto o servicio.

Uso de tableros Kanban para planificar una propuesta de proyecto

ProjectManager le permite planificar propuestas dentro de nuestro software. Puede actualizar tareas para la propuesta de proyecto para indicar dónde están las cosas y qué queda por hacer. Las columnas le permiten organizar su propuesta por sección, creando una especie de estructura de desglose del trabajo (EDT).

Siga este video para recorrer metódicamente todos los pasos de su propuesta, asegurándose de cubrir cada detalle. Después de mirar, sigue leyendo para revisar los aspectos clave.

Al crear una propuesta de proyecto, es vital recordar a su público objetivo. Su audiencia incluye a aquellos que están entusiasmados con el proyecto y ven la finalización como una ganancia para su organización. Por el contrario, otros en su audiencia verán el proyecto como un dolor y algo que no esperan. Para mantener a ambas partes satisfechas, es esencial mantener un lenguaje objetivo y conciso.

Nuestros tableros kanban lo ayudan a pensar en ese idioma y colaborar en él de manera efectiva con otros miembros del equipo, si es necesario. Cada tarjeta muestra el porcentaje completado para que todos en el equipo de gestión del proyecto estén al tanto del trabajo realizado y lo que queda por hacer.

Como puede ver en el tablero kanban anterior, se ha comenzado a trabajar en el resumen ejecutivo. Las secciones Introducción, Tabla de contenido y Rol de la empresa están completas, y hay un buen comienzo en la tarea Explicar el problema y recomendar una solución.

Luego, se adjunta un PDF a la tarjeta y todos los que se agregan a la tarea reciben un correo electrónico que les notifica el cambio. Este mismo proceso se puede utilizar a lo largo del ciclo de vida del proyecto para mantener al equipo actualizado, colaborando y produciendo una propuesta de proyecto de primera clase.

Desarrollo de objetivos SMART para su propuesta de proyecto

La mejor mentalidad al desarrollar metas y objetivos para su propuesta de proyecto es utilizar el sistema SMART:

• Específico : asegúrese de que sus metas y objetivos sean claros, concisos y específicos para la tarea en cuestión.
• Medible : asegúrese de que sus metas y objetivos sean medibles, de modo que sea obvio ver cuándo las cosas van bien y por el buen camino y, por el contrario, cuándo van mal y es necesario abordar los problemas. Los objetivos medibles facilitan el desarrollo de los hitos que utilizará para realizar un seguimiento del progreso del proyecto e identificar una fecha razonable para la finalización o el cierre.
• Alcanzable : es importante que cada proyecto tenga un objetivo de "alcance". Alcanzar este objetivo significaría un proyecto sobresaliente que va mucho más allá de las expectativas. Sin embargo, es importante que el objetivo central del proyecto sea alcanzable, para que la moral se mantenga alta y el trabajo se haga con tiempo y recursos de sobra.
• Relevante : asegúrese de que todos sus objetivos sean directamente relevantes para el proyecto y aborden el alcance dentro del cual está trabajando.
• Basado en el tiempo: los plazos y las fechas específicas deben estar en el centro de todas las metas y objetivos. Esto ayuda a mantener el proyecto encaminado y garantiza que todos los miembros del equipo del proyecto puedan administrar el trabajo que tienen por delante.

La elaboración de una propuesta de proyecto requiere tiempo y una cuidadosa consideración.

¡Sin embargo, el tiempo invertido vale la pena cuando ganas el próximo gran proyecto!

Las propuestas de proyectos son solo el primer paso en el proceso de planificación de proyectos. Una vez que se apruebe su proyecto, deberá solidificar el plan, asignar y administrar recursos, monitorear el proyecto y finalmente entregar sus entregables. Este proceso requiere un paquete de software de gestión de proyectos flexible, dinámico y robusto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda a todos los miembros de su equipo a colaborar y gestionar este proceso en tiempo real. Pruebe nuestro galardonado software con esta prueba gratuita de 30 días.