Cómo crear un estatuto de equipo (ejemplo incluido)

Así como un proyecto tiene un estatuto para definir su alcance, su equipo también debe tener un estatuto para poner su trabajo en contexto. Los equipos necesitan saber quién, qué, por qué, cuándo y cómo del proyecto, y un estatuto del equipo es la forma perfecta de proporcionarles esa información.

Una vez que obtenga la aceptación del equipo, y ellos sepan cuál es su posición y cómo maniobrar a través del proyecto, estará en el camino hacia el éxito. Exploremos cómo armar un estatuto de equipo.

¿Qué es una carta de equipo?

Un acta constitutiva del equipo es un documento que describe por qué el equipo ha sido incluido en el proyecto, qué se le ha encomendado al equipo y los recursos y limitaciones en las que trabajará.

El estatuto del equipo a menudo se crea en un entorno grupal, lo que le da al equipo dirección y límites en un entorno transparente. Este desarrollo colectivo obtiene la aceptación del equipo y asegura que todos entiendan su parte en el proyecto.

¿Por qué es importante un estatuto de equipo?

Hay dos razones principales para la constitución del equipo. Primero, describe claramente los objetivos del proyecto y cómo el equipo es responsable de las tareas que conducen al resultado final. En segundo lugar, informa a los miembros externos del proyecto sobre lo que el equipo es y no es responsable.

Otro beneficio de usar un estatuto del equipo es que crea transparencia en el equipo, lo que conduce a una mayor responsabilidad. Le da al equipo la estructura para llegar a un acuerdo sobre cómo desean operar dentro del proyecto y cómo toman decisiones. Esto se hace definiendo la frecuencia de las reuniones y otra logística.

Obviamente, el estatuto del equipo elimina los obstáculos y establece un curso para que el equipo trabaje en conjunto de manera más efectiva, mientras se mantiene alineado con los objetivos generales del proyecto. Una forma de hacerlo es definiendo claramente el rol y las responsabilidades de cada miembro del equipo en el proyecto y su nivel de autoridad en cualquier aspecto particular del proyecto. También establece qué recursos pueden solicitar.

¿Cuáles son los elementos de un estatuto de equipo?

Los estatutos de un equipo se componen de varias secciones que se relacionan directamente con la participación del equipo en el proyecto. Si bien los estatutos del equipo pueden cambiar según el proyecto, todos tienden a compartir los elementos que se describen a continuación.

1. Antecedentes

Lo primero que hay que hacer es sentar las bases del proyecto. Es decir, resumir de qué se trata y por qué se inicia. Esto le permite al equipo ver cómo encajan en el proyecto general, así como identificar a las partes interesadas que están involucradas en el éxito del proyecto.

2. Misión y Objetivos

La declaración de la misión define aún más la sección de antecedentes al definir cómo se ve el éxito en el proyecto, para que el equipo sepa a qué se dirige cada vez que asume una nueva tarea. Ampliando nuevamente el panorama general, se explican los beneficios y el negocio que impulsa el proyecto.

3. Presupuesto y Recursos

La financiación del proyecto se define en esta sección, incluidos los recursos que se destinan. Los miembros del equipo pueden tener curiosidad si se ofrece alguna capacitación, por lo que el líder del equipo dirá si la capacitación está incluida. Finalmente, en términos de finanzas, se identifica a la gerencia que apoya al equipo para que puedan ser contactados con cualquier pregunta relacionada con los costos.

4. Funciones y responsabilidades

Todos en el equipo deben conocer su rol y responsabilidad para no interponerse en el camino de los demás. Aquí, enumere sus conjuntos de habilidades y experiencia, así como quién tiene autoridad sobre quién.

5. Operaciones de equipo

Para que un equipo funcione de manera efectiva, se debe delinear su estructura operativa. Además, si un nuevo miembro del equipo ingresa al proyecto, se debe definir su camino, así como una estrategia de salida para aquellos que podrían dejar el equipo. Se exploran y aclaran todas las reglas de funcionamiento, relaciones, etc.

6. Alcance

El alcance del proyecto se describe en esta parte de los estatutos del equipo, así como la forma en que los miembros del equipo participarán en el alcance del proyecto.

7. Evaluación del desempeño

A lo largo del proyecto, los miembros del equipo serán evaluados en su desempeño y progreso. Esto debe explicarse por adelantado, incluido cómo se medirán estas métricas, quién las evaluará y cuándo.

8. Actividades e Hitos

Aquí es donde se enumeran las tareas que componen el proyecto, junto con los hitos. Con estos, el equipo tiene una mejor idea del trabajo que tienen por delante.

9. Guía de Comunicación

La comunicación del equipo, tanto entre ellos como con su gerente o líder del equipo, se describe en esta sección. Se decidirá el método de comunicación, así como la frecuencia con la que se reunirán los equipos y la frecuencia de sus informes de estado.

10. Firmas

Finalmente, una vez que los estatutos del equipo se hayan discutido por completo y todos en el equipo estén a bordo, cada uno firmará y fechará el documento. Esto demuestra que entienden su rol, responsabilidad, el alcance del proyecto y cómo están involucrados.

Un ejemplo de estatuto de equipo

El estatuto del equipo se desarrolla con el equipo a medida que se forma. Para asegurarse de haber cubierto todas las bases, no es una mala idea usar una plantilla de estatutos del equipo. ProjectManager.com tiene docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos, incluido el estatuto del equipo, que se muestra a continuación.

Como puede ver, cada sección se presenta en un cuadro personalizable que le brinda la posibilidad de expandirse. Por supuesto, siempre se puede adjuntar documentación de respaldo, pero la plantilla en sí tendrá la descripción general, abordará todos los puntos principales y terminará con una página de firma.

Nuestra plantilla de constitución del equipo tiene todos los campos que describimos anteriormente. Cada miembro del equipo no solo debería haber participado en el desarrollo y la discusión de los estatutos del equipo, sino también tener una copia para ellos mismos como referencia cuando sea necesario.

Mejores prácticas para hacer una carta de equipo

La mejor manera de hacer una carta de equipo es con el equipo. Necesitan conocer los entresijos del proyecto y, por lo tanto, deben ser parte del desarrollo de los estatutos del equipo. Aunque no sabrán los detalles, su aporte es esencial.

Si bien no desea perderse en la maleza, el estatuto del equipo debe ser exhaustivo y explicar completamente el propósito del equipo, los objetivos medibles por los que serán evaluados y las pautas operativas para el equipo durante la ejecución del proyecto.

Dicho esto, el documento debe ser digerible, con objetivos específicos y medibles con los que todos los miembros del equipo puedan vivir. Debe ser alcanzable y dar como resultado el éxito del proyecto según lo planeado. Es posible que desee incluir un código de conducta y un plan para resolver cualquier conflicto, lo que crea un ambiente de trabajo en el que todos se sienten seguros y valorados, ya que esto suele generar una mayor moral y productividad.

Cuándo actualizar los estatutos de un equipo

El estatuto del equipo debe actualizarse cada vez que el plan del proyecto haya cambiado de una manera que afecte las pautas originales. Por ejemplo, si el alcance del proyecto cambia debido a una solicitud de cambio, esa información deberá estar relacionada.

Otra razón para actualizar los estatutos de su equipo es si se incorpora un nuevo miembro del equipo. En este punto, los detalles del estatuto del equipo pueden seguir siendo básicamente los mismos, pero el proceso de desarrollarlo con el nuevo miembro del equipo requerirá revisarlo con ellos. Esto también es cierto cuando un miembro del equipo sale del equipo. El estatuto del equipo debe revisarse y modificarse para anotar la contribución de ese miembro del equipo. Incluso si se van de la organización, los estatutos del equipo se pueden cambiar para que esta transición sea más fluida.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de equipos

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No todos trabajan de la misma manera, por lo que brindamos a los equipos múltiples vistas de proyectos para que puedan trabajar como quieran. Hay listas de tareas dinámicas, una vista de calendario y tableros kanban para visualizar el flujo de trabajo y permitir que los equipos administren su trabajo pendiente y planifiquen los sprints juntos.

Planificar con diagramas de Gantt

Los gerentes tienen funciones para monitorear el trabajo de su equipo y programar tareas y recursos. La vista de diagrama de Gantt permite a los gerentes vincular las dependencias de tareas para evitar cuellos de botella que disminuyan la productividad del equipo. Pueden establecer hitos y editar el Gantt arrastrando y soltando tareas a su nueva fecha límite.

Equilibre los recursos con calendarios de carga de trabajo

Mantener a los equipos trabajando al máximo de su capacidad sin agotarlos es fundamental si desea que sean felices. Las funciones de administración de recursos permiten a los gerentes realizar un seguimiento de las horas, la disponibilidad y los costos relacionados de su equipo. Use la página del equipo para obtener una descripción general de su trabajo y la página de carga de trabajo para mantener su carga de trabajo equilibrada.

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