Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo para su proyecto (herramientas gratuitas incluidas)

Un diagrama de flujo de trabajo le permite ver todo el proyecto en un diagrama de flujo. Todas sus tareas y cómo se mueven de una a la siguiente se describen en el plan del proyecto, por supuesto, pero tener una imagen es un método rápido y fácil para ver el panorama general.

Toda herramienta que ayude a definir el proyecto y hacerlo más manejable es valiosa.

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo es un tipo de gráfico de gestión de proyectos que muestra todas las tareas de un proyecto o proceso empresarial, incluidas las tareas dependientes. Se pueden dibujar a mano y, a menudo, se utilizan para presentar rápidamente un proyecto ilustrando su flujo de trabajo. Los diagramas de flujo de trabajo se introdujeron en la industria manufacturera a fines de la década de 1880 para ayudar a mejorar el proceso de producción. Sin embargo, ahora se utilizan en diversas industrias, incluidas las finanzas, el gobierno y el comercio.

Un diagrama de flujo de trabajo es como un mapa. Tiene un punto de partida y un camino que conduce al entregable final del proyecto. Al seguir un diagrama de flujo de trabajo, no toma desvíos innecesarios y completa su trabajo más rápido. Es por eso que los gráficos de flujo de trabajo se usan comúnmente para la mejora de procesos, el mapeo de procesos comerciales y el análisis de procesos comerciales.

No puede crear un diagrama de flujo de trabajo hasta que tenga un plan de proyecto claro, un proceso comercial o, al menos, un análisis de flujo de trabajo. Esto le permite definir el trabajo, así como estandarizar e identificar puntos de decisión clave en el proceso.

El uso de un diagrama de flujo de trabajo con el software de gestión de flujo de trabajo agilizará su proceso comercial. ProjectManager es un software de gestión del trabajo basado en la nube que le permite crear flujos de trabajo automatizados para eliminar el trabajo pesado y acelerar la productividad de su equipo. Además, puede crear planes de proyecto completos en diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y más. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.

¿Cómo ayudan los diagramas de flujo de trabajo con la gestión de proyectos?

El mapeo de procesos de un diagrama de flujo de trabajo es beneficioso para la gestión de proyectos porque ayuda a los equipos a desempeñar su papel en la secuencia de trabajo. Esto crea una mejor comunicación entre los departamentos y les da a los equipos una comprensión firme de lo que tienen que hacer.

Los diagramas de flujo de trabajo también lo ayudan a descubrir bloques en el cronograma de su proyecto antes de ejecutarlo. Un gráfico de flujo de trabajo, por lo tanto, identifica áreas que pueden desviar su proyecto. Esto le da tiempo para intercambiar ideas sobre soluciones de modelado de procesos y mejora de procesos con el equipo antes de que un cuello de botella afecte negativamente su cronograma y/o presupuesto.

Un diagrama de flujo también puede ayudar a todos los equipos. Es una excelente herramienta de colaboración que todos pueden usar para comprender el trabajo que está haciendo. Este conocimiento hace que la comunicación sea más clara. Además, cuando se incorpora una nueva persona, tener una herramienta de mapeo de procesos comerciales como un diagrama de flujo de trabajo acelera el tiempo que le toma a la nueva contratación acostumbrarse al proyecto.

Las formas de los nodos también pueden desempeñar un papel importante en la definición del diagrama de flujo de trabajo. Por ejemplo, un óvalo indica el punto inicial o final de un proceso. Los rectángulos son instrucciones o acciones. La forma de diamante identifica una decisión de sí o no que conducirá el flujo de trabajo en una de dos rutas separadas. Un círculo significa cuando algo se mueve de una sección a otra. Las flechas indican la dirección del siguiente paso.

Componentes de un gráfico de flujo de trabajo

El diagrama de flujo de trabajo se compone de seis componentes:

• Participantes: Estas son las personas que están en cualquier proceso que se esté diagramando. Esto también incluye su papel en el proceso.
• Actividades: Este es tu trabajo. Por ejemplo, las actividades pueden ser pedidos, facturación, servicios financieros o fabricación. Cada tarea está detallada.
• Orden: Esto describe lo que sucede antes y después de la actividad, y si alguna de estas tareas depende de otras para comenzar o detenerse.
• Entrada: esto es lo que se necesita para realizar la actividad, como materiales o datos.
• Salida: este es el resultado final de esa actividad, como los datos o documentos o lo que sea que se pasará a la siguiente actividad.
• Estandarización: por lo general, los pasos se representan mediante nodos. Estos nodos están unidos por una línea que muestra la dirección en la que se mueve el trabajo. Por lo tanto, se pueden apilar varios nodos uno encima del otro si está ejecutando trabajo al mismo tiempo.

Tipos de diagramas de flujo de trabajo

Puede ilustrar un diagrama de flujo de trabajo de varias maneras:

• Diagrama de flujo ANSI: El diagrama de flujo ANSI utiliza símbolos del Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (de ahí el acrónimo). Es la variación más utilizada.
• Actividad UML: UML, o lenguaje de modelado unificado, muestra gráficamente el orden de los pasos en un proceso. También representa el flujo de control.
• Notación de modelado de negocios: La notación de modelado de procesos de negocios (BPMN) es similar a UML, pero es más probable que la utilicen personas técnicas y de negocios que se enfocan en el proceso de negocios y la información en lugar de la salida.
• Swimlane: Swimlane es un diagrama que separa las diferentes partes de una organización para resaltar la interacción entre estas unidades. Brinda a los usuarios una vista de alto nivel que expone posibles ineficiencias.
• SIPOC: El proveedor, entrada, proceso, salida, cliente o SIPOC muestra quién creó y recibió los datos. También describe los procesos de alto nivel involucrados.

Relacionado: Diagramas de flechas para proyectos: actividad en el nodo y actividad en la flecha

Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo

Como se señaló anteriormente, un diagrama de flujo de trabajo no aparece mágicamente en la página. Tienes que hacer el trabajo, que implica análisis. Siga estos seis pasos para hacer su propio diagrama de flujo de trabajo:

1. Identifique los procesos que está rastreando: Decidir qué procesos de proyecto desea rastrear ayudará a determinar el tipo de diagrama que utiliza. Tenga en cuenta quién utilizará el diagrama de flujo de trabajo, técnico o no técnico, ya que eso también informará el diagrama utilizado.
2. Definir puntos de inicio y finalización: el diagrama de flujo de trabajo necesita un punto de inicio para iniciar el proceso y un objetivo final donde se completa ese proceso. No está ilustrando un proceso continuo sino, como cualquier proyecto, uno con un principio y un final.
3. Reúna su información: Resuma las actividades involucradas en cada paso del proceso y quién es el tomador de decisiones para cada uno de estos pasos. También querrá saber el cronograma del proceso, cualquier desviación, posibles cuellos de botella y formas de mejorar el proceso. Esta información debe recopilarse hablando con los equipos de todos los departamentos involucrados en el flujo de trabajo.
4. Encuentre y elimine ineficiencias: defina sus tareas para agilizar su proceso. Decide si cada tarea es imprescindible, útil, agradable o no necesaria. Asegúrese de que estas distinciones se alineen con su objetivo general y su gestión general del flujo de trabajo.
5. Cree el flujo de trabajo: aquí es donde toma todos los datos que ha compilado y los convierte en un mapa visual del proceso de flujo de trabajo. Esto se puede hacer a mano o con una herramienta de diagramación. El diagrama de flujo de trabajo final debe ser fácil de entender, editar y compartir.
6. Revisar y perfeccionar: el diagrama de flujo de trabajo no es un documento estático. Debe revisarse y refinarse continuamente a medida que se producen cuellos de botella, algunos procesos tardan demasiado, los costos aumentan, etc. Siempre hay un camino hacia una mayor eficiencia y usted y su equipo deben estar abiertos a ello.

Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo

Para ilustrar mejor cómo crear un diagrama de flujo de trabajo, vea la siguiente imagen de un flujo de trabajo simple de publicar una publicación de blog para atraer tráfico a un sitio web. Como se ilustra a continuación, el proyecto comienza con la búsqueda de las palabras clave adecuadas. Estos son términos de búsqueda que utilizan los clientes potenciales y, con suerte, llevarán la publicación de su blog a la parte superior de una consulta.

Una vez que decide un tema y elige palabras clave, se las asigna a un redactor, quien entrega el primer borrador a su editor, quien edita el borrador. Esto se representa como un triángulo, en lugar de un rectángulo como las otras actividades. Esto se debe a que es una decisión de sí o no.

Una vez aprobada, la copia pasa al departamento de arte y se crean recursos visuales para acompañar la pieza cuando se publique. Luego, la copia y los activos se cargan en un sistema de administración de contenido (CMS), como WordPress. Ahora, se realiza una edición final, nuevamente con una decisión de sí o no sobre si es necesario realizar alguna revisión.

Si todo se ve bien, el blog está publicado. Luego se comparte en varias plataformas de redes sociales para ayudar a atraer tráfico al sitio web. Este proceso se completa. Por supuesto, hay otros procesos posteriores, como analizar el tráfico, pero eso es para otro diagrama de flujo.

Herramientas gratuitas para hacer un diagrama de flujo de trabajo

Dibujar un diagrama de red a mano es bueno para transmitir su punto de vista, pero en términos de usar uno para un proyecto, necesita algo que sea claro y fácil de leer de un vistazo. A menos que tenga facilidad para dibujar y buena caligrafía, probablemente sea mejor usar una herramienta de diagramación. También son más fáciles de compartir y editar. Los siguientes son algunos gratuitos para que pueda comenzar.

• edraw de Wondershare: esta solución de diagramas gratuita crea gráficos de flujo de trabajo, pero también mapas intermedios y otras herramientas visuales. Genial para la colaboración.
• draw.io: este creador de diagramas gratuito funciona con Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub y más. Hace diagramas de flujo, diagramas de proceso, diagramas de red y mucho más.
• SmartDraw: este programa de dibujo gratuito tiene muchas plantillas para comenzar, desde diagramas de flujo hasta planos de planta. También se integra con Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence y Jira.

Cómo ayuda ProjectManager con los flujos de trabajo

Conocer su proceso y mapear un diagrama de flujo de trabajo es solo el comienzo. Debe implementar ese plan y ejecutarlo a tiempo y dentro del presupuesto acordado. Eso requiere visibilidad de las herramientas de gestión de procesos y recursos para mantener a su equipo trabajando a plena capacidad. ProjectManager es un software basado en la nube que ofrece datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces para controlar su flujo de trabajo.

Crear flujos de trabajo en tableros Kanban

Convertir un diagrama de flujo de trabajo en una herramienta que brinde a los equipos y a los gerentes transparencia en su trabajo requiere tableros kanban. Los tableros Kanban ayudan a visualizar flujos de trabajo ágiles, lo que permite a los equipos administrar su trabajo pendiente y trabajar en colaboración para planificar sprints. Los gerentes pueden ver el tablero y detectar cuellos de botella antes de que bloqueen al equipo y reasignar recursos para que sigan trabajando. Incluso si el gerente está trabajando en una de las otras múltiples vistas del proyecto, como nuestro diagrama de Gantt interactivo, todos los datos se actualizan simultáneamente en el flujo de trabajo kanban.

Administrar y realizar un seguimiento de los recursos

Los diagramas de flujo de trabajo muestran el camino a seguir para los equipos, pero las herramientas de administración de recursos los mantienen trabajando de manera productiva. Una cosa que debe administrar es cuántas tareas ha asignado a cada miembro del equipo. Nuestro gráfico de carga de trabajo codificado por colores hace que sea rápido y fácil ver quién está sobreasignado y quién tiene muy pocas asignaciones. Luego, puede reasignar recursos directamente desde el gráfico de carga de trabajo y equilibrar las tareas de su equipo para que sigan trabajando al máximo.

Informe sobre el progreso sobre la marcha

Las partes interesadas querrán ver su gráfico de flujo de trabajo, pero a medida que avanza el proyecto, también querrán datos sobre su progreso. Los informes de un solo clic sobre tareas, tiempo, presupuesto y más se pueden filtrar para mostrar solo la información que desean y se pueden compartir fácilmente como un archivo adjunto en PDF o incluso se pueden imprimir si así es como prefieren obtener sus actualizaciones de estado.

No descanse el éxito de su proyecto únicamente en los diagramas de flujo de trabajo. Ahora tiene el mapa que necesita para llegar allí con las herramientas de administración de proyectos que ayudan a los equipos a colaborar, automatizar los flujos de trabajo y ayudarlo a monitorear, rastrear e informar sobre el rendimiento. ProjectManager es un software galardonado que organiza el trabajo para ayudarlo a lograr sus objetivos. Nuestra herramienta de gestión del trabajo está diseñada para trabajar con equipos híbridos sin importar dónde se encuentren, cómo les guste trabajar o su nivel de habilidad. Convierta su diagrama de flujo de trabajo en una herramienta de gestión de proyectos interactiva. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.