Cómo crear un presupuesto de evento

Producir un evento, ya sea virtual, presencial o híbrido, ya es bastante difícil. Tener que hacer un presupuesto para eventos agrega otra capa de estrés. Pero no tiene por qué ser una pesadilla si sigue unos sencillos pasos para crear un presupuesto para eventos.

Los eventos exitosos deben ser divertidos e informativos. Si tiene problemas con el presupuesto del evento, puede tener un impacto negativo en todo el evento. Si el presupuesto de su evento es incorrecto, eso es aún peor; es posible que no pueda pagar a los proveedores ni a los oradores. Te ayudaremos a evitar esas trampas.

¿Qué es un presupuesto de evento?

El presupuesto de un evento son los costos estimados asociados con la organización de un evento. Se basa en una serie de variables de la investigación, la orientación de expertos y la planificación del evento. Todos los eventos, grandes y pequeños, necesitan un presupuesto para cubrir los gastos.

El presupuesto del evento debe prever todos los costos, como el alquiler del sitio, cualquier equipo que se necesite, como sillas, mesas, etc., y asegurar oradores o participantes en un panel de discusión. Hay más costos, por supuesto, pero dependen del tipo de evento que se produzca.

Planificar y presupuestar un evento es el primer paso para realizar un evento exitoso. Incluso si ha producido docenas de eventos antes del que está presupuestando ahora, siempre habrá diferencias. Los precios de las cosas cambian y existe un riesgo inherente al organizar un evento que puede afectar su presupuesto.

Crear y administrar un presupuesto es una de las partes más importantes para llevar a cabo un evento exitoso. ProjectManager es un software en línea que lo ayuda a rastrear recursos y costos en tiempo real. Planifique su presupuesto en nuestro diagrama de Gantt, incluidos todos sus recursos y costos, y establezca una línea de base para capturar ese presupuesto. Ahora puede comparar sus costos planificados con sus costos reales en tiempo real. Supervisar los costos en tiempo real lo ayuda a mantenerse dentro del presupuesto. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Tipos de eventos

Hay muchos tipos diferentes de eventos. Desde una fiesta navideña hasta una conferencia de negocios, abarcan toda la gama, desde íntima hasta grande. Todos los eventos se pueden dividir en cuatro subconjuntos principales. Cada uno tiene requisitos presupuestarios similares, aunque también habrá diferencias leves o importantes entre ellos.

Privado

Un evento privado puede ser uno que organizas para el cumpleaños o aniversario de tu pareja. Pero también podría ser un evento corporativo o alguna otra función comercial. Estos diversos eventos suelen ser solo por invitación, lo que significa que solo los invitados pueden asistir.

Corporativo

Los eventos corporativos son los que una empresa patrocina. Suelen centrarse en los empleados de la empresa o en sus clientes. Los eventos corporativos se pueden utilizar para capacitar al personal o educar al público sobre la marca o un producto, celebrar los hitos de la empresa, marcar el comienzo de cambios en la empresa y brindar oportunidades de trabajo en red o ejercicios de formación de equipos.

En persona

Un evento presencial es aquel en el que los participantes y el personal del evento están físicamente presentes en el mismo espacio. Así ocurrieron casi todos los hechos hasta hace poco tiempo. Pero incluso hace años, los eventos se podían realizar por teléfono, como una llamada de ganancias corporativas para inversores y reporteros.

En línea

Un evento en línea, también conocido como evento virtual, es aquel que tiene lugar en Internet. Se puede transmitir en vivo o grabar, pero la única forma de asistir es accediendo en línea. La tecnología ha mejorado y es posible que los asistentes y los productores y proveedores de eventos interactúen en tiempo real. Este tipo de evento se ha vuelto tan popular porque puede atraer a una mayor audiencia. También se está volviendo común encontrar eventos híbridos que ofrecen un sitio físico y una plataforma virtual.

Cómo crear un presupuesto de evento

Como se mencionó, cada tipo de evento requiere un presupuesto. Puede ser simple o complejo dependiendo del tipo y tamaño del evento. Pero tomarse el tiempo para pronosticar un presupuesto preciso es una forma de garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.

A continuación, desglosamos los pasos básicos para crear un presupuesto para eventos. Esta es una visión amplia que se puede aplicar a cualquier tipo de evento. Naturalmente, habrá pasos adicionales según el tipo de evento que estés produciendo, pero esto te da la esencia.

1. Crea un plan de eventos

Lo primero que debe hacer es identificar su estrategia de eventos. Eso significa determinar qué tipo de evento estás produciendo y una cifra aproximada de lo que estás dispuesto a pagar. Esto conduce a un plan de alto nivel en el que se establece el alcance del proyecto. El alcance son los objetivos del evento, los entregables, las tareas, los costos y la fecha límite. Tendrá que determinar el lugar, los oradores, el personal, la marca, la comida, el marketing, el equipo y más. Una vez que haga esto, asegúrese de que sus partes interesadas estén de acuerdo.

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2. Estimar costos fijos y variables

Ahora que tiene un plan, el siguiente paso es pronosticar los costos. Esto significa comprender la diferencia entre costos fijos y variables y hacer estimaciones precisas para ellos. Los costos fijos también se denominan costos indirectos o generales; los que no se pueden cambiar. Por ejemplo, el alquiler, las facturas de servicios públicos y la nómina son costos fijos. Los costos variables son gastos que cambian de un evento a otro, incluidos los costos de mano de obra, los materiales necesarios para el evento y las facturas de servicios públicos del evento. Este último también es un costo fijo, pero la factura de servicios públicos puede verse influenciada por su evento, por lo que vive en ambas categorías. Conocer estos costos lo ayuda a elaborar un presupuesto de evento más preciso.

3. Crea un presupuesto de evento

Ahora que tiene los detalles, puede comenzar a armar un presupuesto para el evento. Necesita saber qué proveedores usará, el lugar del evento y otros proveedores de servicios para armar el presupuesto de su evento. Crear el presupuesto del evento lo ayuda a realizar un seguimiento de esos costos y asegurarse de mantenerse en el verde. Para hacerlo, debe controlar sus costos reales y compararlos con los costos planificados para el evento. Es más probable que su evento se mantenga dentro del presupuesto si puede recopilar datos en tiempo real.

¿Qué costos debe incluir en el presupuesto de un evento?

Ya hemos mencionado algunos costos para incluir en el presupuesto de su evento. A continuación se muestra una lista de los más comunes, pero no es exhaustiva. Cuando estés haciendo un presupuesto para un evento, trata de incluirlo todo. Cuantos más costos pueda cubrir, más preciso será el presupuesto de su evento.

Evento de mercadeo

Para que el evento sea un éxito, tu audiencia debe saber qué, dónde y cuándo es. Estas cosas y más están cubiertas en sus costos de marketing, que pueden ser enviar correos electrónicos a su personal, crear un sitio web o hacer anuncios en línea. Ya sea que haga publicidad tradicional o digital, esos costos deben estar definidos.

Costos de personal

Deberá reclutar y contratar personal para el evento. En lugar de pasar por docenas de entrevistas de trabajo, puede contratar una agencia de empleo temporal que brinde personal y otros servicios relacionados, como catering.

Evento

Si su evento es en persona o en línea, aún necesitará un lugar. Ese lugar depende si el evento es físico o virtual. Por ejemplo, un evento en persona necesita un espacio lo suficientemente grande para albergar a todos los asistentes, proveedores y salas de reuniones o un escenario para paneles de discusión y oradores principales. Un evento en línea necesita un lugar físico para grabar y transmitir, lo que significa iluminación, cámara, micrófonos, etc.

Bebida alimenticia

La mayoría de los eventos tienen algún tipo de refrigerio. El lugar puede proporcionar esto o incluso una agencia de personal temporal o servicio de catering. De lo contrario, tendrá que averiguar qué quiere y los costos asociados con la compra, el almacenamiento y la entrega de la comida y la bebida.

Equipo

El equipo suele ser parte del precio de alquiler del lugar, pero no siempre es así. Si el lugar no proporciona el equipo o solo una lista parcial de lo que necesita, tendrá que buscar otros lugares para alquilar altavoces, generadores, herramientas de transmisión en vivo, etc.

Viajes y Alojamiento

Dependiendo de dónde sea el evento, se requerirá transporte y alojamiento. Eso puede significar cualquier cosa, desde una limusina hasta un taxi. Esa es una amplia gama de costos. Si viene gente de fuera de la ciudad, ¿los llevas en avión o simplemente los alojas? Todas las variables deben fijarse para que pueda agregar los costos correctamente.

ProjectManager ayuda con el presupuesto de eventos

Son muchas cosas de las que hacer un seguimiento, razón por la cual se desarrolló el software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software en línea que lo ayuda a planificar y realizar un seguimiento del presupuesto de su evento en tiempo real. La planificación en diagramas de Gantt lo ayuda a organizar tareas y vincular dependencias para evitar demoras costosas. También puede monitorear la variación en tiempo real para ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto. Pero eso es solo el comienzo de cómo ayudamos con los presupuestos de los eventos.

Use hojas de tiempo en línea para realizar un seguimiento del tiempo y los costos

Debido a que nuestro software está en línea, obtiene actualizaciones de datos en tiempo real para ayudarlo a controlar el tiempo y los costos. Eso mantiene su evento a tiempo y ayuda a evitar gastos excesivos. Una herramienta que rastrea el tiempo y los costos son nuestras hojas de tiempo seguras. Puede ver cuánto tiempo todos están trabajando en sus tareas y cuáles son los costos relacionados con eso porque la tasa de pago también está en la herramienta. No solo agilizamos la nómina, sino que también lo ayudamos a mantener su evento al día.

Usar calendarios de proyectos para programar eventos

La producción de un evento requiere la coordinación de muchas personas diferentes. Nuestro software le brinda herramientas para facilitar ese proceso mientras permite que todos usen las herramientas con las que se sienten cómodos. Planifique un Gantt, pero su servicio de catering puede ver sus tareas en la vista de lista. El calendario del proyecto toma el plan de Gantt y lo transfiere automáticamente a un formato de calendario para ver el cronograma y los plazos.

Cuando trata con proveedores y contratistas fuera de su empresa, necesita mantener a todos conectados. Nuestra plataforma colaborativa en tiempo real permite que todos compartan archivos, comenten tareas y etiqueten a otros para mantenerlos informados. Nuestro almacenamiento de archivos ilimitado significa que también tiene un centro centralizado para todos sus documentos y planes cuando alguien los necesite.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que lo ayuda a planificar, programar y realizar un seguimiento de los eventos. Nuestro software flexible puede adaptarse a la forma en que desea trabajar, brindándole las funciones que necesita para administrar tareas, riesgos, recursos y más. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.