Cómo crear informes de progreso para proyectos y negocios

Las partes interesadas están preocupadas por el progreso del proyecto porque tienen un interés personal en su éxito. Quieren mantenerse en comunicación constante con usted y obtener informes sobre el progreso del proyecto durante períodos de tiempo regulares.

La forma en que un gerente de proyecto puede mantener actualizados a los interesados ​​es a través de informes, específicamente con un informe de progreso. Un informe de progreso del proyecto suena sencillo: es un informe sobre el progreso del proyecto. Pero cómo está estructurado hace o deshace un informe de progreso.

¿Qué es un informe de progreso?

Un informe de progreso comunica lo que ha estado sucediendo en el proyecto, durante un período de tiempo determinado, a las partes interesadas. Muestra si el proyecto está dentro del cronograma y, de no ser así, el informe se utiliza para iniciar una discusión sobre cómo ajustar el presupuesto y los recursos del proyecto para volver a encarrilarlo.

Por lo tanto, puede decir que el propósito de un informe de progreso es persuadir a las partes interesadas de que el proyecto es sólido y avanza como se esperaba. Lo hace mostrando el trabajo en curso, lo que permite a las partes interesadas la oportunidad de realizar cualquier solicitud de cambio.

Estas sugerencias pueden gestionarse y elaborarse para evitar cualquier impacto negativo en el alcance del proyecto. Los gerentes de proyecto también pueden usar los informes de progreso como un medio para abordar los problemas que tienen y, al hacerlo, establecer expectativas más realistas para las partes interesadas.

Informe de progreso frente a informe de estado

¿Cuál es la diferencia entre un informe de progreso y un informe de estado, dado que ambos son herramientas de comunicación y brindan a las partes interesadas información vital sobre el proyecto? Tanto los informes de progreso como los informes de estado resumen dónde se encuentra el proyecto en términos de progreso, costos, problemas y cualquier otra información que sea útil para las partes interesadas.

Sin embargo, hay una diferencia clave. Un informe de progreso es una imagen del proyecto durante un período de tiempo específico, mientras que un informe de estado solo captura el momento en que se inició. El informe de progreso ofrece una mayor cantidad de datos, mientras que el informe de estado muestra datos de un momento en el tiempo sin un contexto más amplio.

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¿Qué debe incluirse en un informe de progreso del proyecto?

Un informe de progreso puede ser de una o varias páginas, según la profundidad de los detalles que desee transmitir. Se pueden entregar como un memorando, en forma de carta o como un informe formal cuando se presentan a las partes interesadas.

Cualquiera que elija, las partes interesadas querrán ver dónde está el proyecto y hacia dónde se dirige. Por lo tanto, debe incluir una lista de tareas, hitos y cualquier progreso realizado. Esto conduce a las metas más amplias del proyecto y lo que se ha logrado en términos de sus objetivos.

Suele estar estructurado por temas. Es decir, generalmente hay un resumen primero, que brinda una descripción general del progreso del proyecto en términos de alcance, tareas, etc. Esto también debe incluir elementos como:

• La fecha de inicio del proyecto, cuándo está programado que finalice y el período que cubre el proyecto
• Una lista de los miembros del equipo y otros miembros del proyecto, además de quien compiló el informe
• Una lista de las partes interesadas, que son los destinatarios del informe.
• Resumen del contenido del informe

A continuación, se centrará en el estado del proyecto. Aquí verá el trabajo que se ha realizado, el que aún está en progreso y el que queda por hacer. Debe dividirse en la tarea y podría incluir lo siguiente:

• Una lista de hitos y entregables relacionados con el proyecto.
• Una línea de tiempo del trabajo restante y cuándo se completará
• Cualquier problema o problema que haya surgido y pueda afectar el proyecto.

También debe mencionarse el presupuesto, cuánto se ha gastado durante el período que se informa y cuánto queda en el presupuesto general. Tenga en cuenta cualquier gasto inesperado y otras anomalías.

¿Cómo se crea un informe de progreso?

Si está ejecutando un proyecto, deberá producir un informe de progreso periódicamente durante su ciclo de vida. Para ahorrar tiempo, es bueno usar una plantilla de informe de progreso. ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas relacionadas con la gestión de proyectos en nuestro sitio, incluida una plantilla de informe de progreso gratuita.

Comience con información de identificación

Ya sea que esté utilizando nuestra plantilla o creando una desde cero, su informe de progreso debe comenzar con la información de primera línea del proyecto. A partir de ahí, se pasa a un resumen del proyecto. Nuestra plantilla divide esos temas de alto nivel en cinco: estado, alcance, cronograma, costo y riesgo.

Resumir los datos

El resumen es donde puede comparar el estado del informe de progreso anterior con el actual. Esto proporciona una indicación clara de que el proyecto está avanzando según lo planeado. Más allá de eso, hay espacio para un resumen para explorar el tema con mayor detalle.

Sumérgete en detalles más finos

Una vez que haya identificado el proyecto y haya resumido su estado general, puede entrar en más detalles sobre cada tema. Por ejemplo, enumerar las tareas y su progreso, analizar cualquier problema que pueda haber surgido y analizar la asignación de su presupuesto.

Haz una lista de tus logros

En nuestra plantilla de informe de progreso gratuita, terminamos con un cuadro de logros para capturar los que no se recopilaron anteriormente. Finalmente, hay un cuadro de logros esperados, que es una forma de establecer expectativas para el próximo informe de progreso.

Mejores prácticas al hacer un informe de progreso

Cuando esté escribiendo su informe de progreso, una forma de asegurarse de que sea efectivo es pensar en las perspectivas de las partes interesadas mientras lo escribe. Desea transmitir lo que sucedió durante el período cubierto si algo bloqueó ese progreso y lo que sigue.

No seas genérico

Las partes interesadas quieren detalles. No quieren que entres en detalles sobre cómo lograste algo, pero quieren saber qué se logró. Quieren métricas, no narrativas. Sus respuestas deben ser significativas y evitar detalles innecesarios.

Conozca la frecuencia

Es decir, si está trabajando en un proyecto muy largo, es posible que las partes interesadas deseen recibir un informe de progreso semanal o incluso diario. Averigüe esto primero y entregue sus informes de progreso cuando las partes interesadas los esperen.

Romperlo

Es una buena idea dividir su informe de progreso en secciones. Esto hace que el informe sea más legible. Tener un encabezado de sección informa al lector qué esperar y ayuda a guiarlo a través del documento.

Escribe bien

Utilizar un lenguaje claro y sencillo; Evite la jerga que pueda confundir al lector. Quiere que sepan lo que está diciendo de inmediato y que no tengan que esforzarse (o peor aún, malinterpretar) lo que está tratando de transmitir.

Usar software

Tener un software de gestión de proyectos puede facilitar el proceso de elaboración de informes. Dependiendo de la herramienta que esté utilizando, puede obtener datos en tiempo real y entregarlos fácilmente a sus partes interesadas. Esto ahorra tiempo y presenta mejores datos.

Cómo ProjectManager le permite crear informes de progreso

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que organiza sus tareas, equipos y proyectos. Nuestras características lo ayudan a planificar, monitorear e informar sobre cada aspecto del proyecto. Nuestra herramienta basada en la nube significa que está obteniendo datos en tiempo real para crear informes más precisos y oportunos.

Las partes interesadas quieren ver el panorama general y nuestras herramientas de generación de informes con un solo clic facilitan la obtención de los datos que desean ver. Nuestra función de generación de informes le permite generar informes instantáneos sobre tareas, tiempo, costos, hojas de tiempo, variación del proyecto y más. Además, ¡compartirlo con las partes interesadas es fácil!

Para obtener un informe de estado instantáneo, use nuestra función de tablero. El tablero en tiempo real recopila constantemente datos de su equipo y los calcula automáticamente para mostrarlos en métricas de proyectos fáciles de leer que muestran el porcentaje completado en las tareas, cuánto tiempo queda, la carga de trabajo del equipo y más.

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que ofrece datos en tiempo real para ayudarlo a tomar mejores decisiones. Los gerentes de proyecto obtienen transparencia en todos los aspectos del ciclo de vida del proyecto y los equipos se ubican en una plataforma colaborativa que fomenta un mejor trabajo. Vea por qué organizaciones desde la NASA hasta Nestlé usan nuestra herramienta y tome esta prueba gratuita de 30 días hoy.