10 consejos para delegar tareas como un profesional

Algunas personas sienten que necesitan asumir todo ellos mismos. Esa es una receta para el desastre. Los verdaderos líderes entienden el poder de delegar el trabajo. Es por eso que reúnes un equipo, cada uno experto en su propio campo.

¿Por qué es importante que los líderes deleguen tareas?

Los líderes son líderes por una razón. Deben liderar el proyecto, tener una visión general y no atascarse en la maleza. La maleza es importante, pero es mejor emplear el tiempo de un líder en las cosas que debe hacer. Delegar trabajo les da a todos el trabajo para el que fueron capacitados y libera al líder para una mayor responsabilidad, como el pensamiento estratégico, el entrenamiento de equipos y más.

Es por eso que los mejores líderes usan ProjectManager, un software de gestión de proyectos galardonado que permite a los líderes delegar el trabajo. Nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos para que los líderes puedan planificar y programar el trabajo en diagramas de Gantt sólidos y los equipos pueden alternar entre listas de tareas, tableros kanban o calendarios donde el plan se comparte en una herramienta más apropiada para lo que tienen que hacer. Y todo se actualiza en tiempo real. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

10 consejos para delegar tareas de manera efectiva

Es fácil decir, delegar, y otra cosa es hacerlo de manera efectiva. Aquí hay algunos consejos que cualquiera puede aplicar para administrar un equipo y delegar trabajo entre ellos.

1. Capacite a los miembros de su equipo

Hágale saber a su equipo que son un recurso valioso. Solicite sus aportes, ideas y puntos de vista. Deles retroalimentación positiva y desarrolle líderes entre el equipo. Luego ayudarán a los líderes compartiendo la carga, asumiendo la responsabilidad y sirviendo mejor al proyecto.

2. Defina claramente metas y objetivos al delegar tareas

Por supuesto, para que un equipo comparta el trabajo, debe comprender qué es y qué se espera de él. Los líderes, por lo tanto, necesitan definir claramente las metas y los objetivos. Use objetivos SMART, que son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo.

3. Delega tareas a los miembros correctos del equipo

Los líderes deben conocer a su equipo y de lo que son capaces. De esa manera, cuando llegue el momento de delegar el trabajo, sabrán quién puede asumir qué. Si no está familiarizado con su equipo al comienzo del proyecto, tómese el tiempo para entrevistarlos para conocer sus habilidades y experiencia.

4. Da tu opinión a los miembros de tu equipo

Nadie trabaja bien en el vacío. Incluso después de haber delegado el trabajo, querrá mantener abiertas las líneas de comunicación. Los miembros del equipo deben sentirse cómodos dando retroalimentación a los líderes y recibiendo retroalimentación de los líderes. El objetivo compartido es completar el proyecto con éxito.

5. Sea paciente al delegar tareas

Cuando delegues, dale al equipo tiempo suficiente para completar sus tareas. Las cosas toman tiempo y lo último que quieres hacer es presionar al equipo. Eso no significa que quieras que tengan tiempo ilimitado. Pero sea realista al crear cronogramas de proyectos y ofrezca cualquier guía o dirección que pueda ser necesaria.

6. Proporcionar los recursos necesarios después de delegar

Delegar es inútil si su equipo no tiene las herramientas que necesita para hacer el trabajo. Los recursos son todo lo que se necesita para ejecutar las tareas, desde personas hasta equipos y software. Asegúrese de que su equipo tenga lo que necesita cuando lo necesita.

7. Evite plazos ajustados al delegar tareas

Los plazos son importantes. El trabajo puede durar para siempre sin ellos. Sin embargo, si establece una fecha límite demasiado ajustada, todo lo que hará será presionar al equipo y, en su prisa por cumplir con la fecha límite, cometerán errores. Eso solo extenderá la duración del proyecto. Establecer plazos realistas ahorra tiempo a largo plazo.

8. Apoye a su equipo mientras ejecutan tareas

Un líder no solo delega y luego desaparece. El liderazgo se trata de asesorar, entrenar y ayudar aún más al equipo en cualquier capacidad que necesiten. Es posible que necesiten que abogues por más recursos o que te arremangues y te unas a ellos. Prepárate para hacer lo que sea necesario.

9. Usa herramientas de seguimiento de tareas

Delegar implica confianza. Los líderes pueden mirar por encima de los hombros de su equipo. Ellos tienen su propio trabajo que hacer. Pero eso no significa que no presten atención. Las herramientas de seguimiento de tareas brindan a los líderes visibilidad sobre el trabajo del equipo y les permiten monitorear si está progresando según lo planeado.

10. Fomentar la colaboración en equipo

Delegar es importante, pero un líder también debe facilitar la colaboración en equipo. Hay varias maneras de hacer esto, incluidos los ejercicios de formación de equipos. Si no ha tenido tiempo antes de comenzar la reunión para participar en ejercicios de formación de equipos, los rompehielos de la reunión pueden ayudar a crear vínculos entre los miembros del equipo.

Beneficios de delegar tareas

Las ventajas de delegar tareas son muchas. Estos son solo algunos ejemplos de esos beneficios. Por un lado, crea una cultura de confianza, que fomenta el trabajo en equipo, construye la moral, retiene a los empleados y los mantiene productivos.

Delegar evita que los líderes se extiendan demasiado donde no son de ayuda para nadie. También involucra al equipo y crea aceptación del proyecto, estimulando la creatividad y desarrollando nuevas habilidades para el equipo. Eso es ganar-ganar.

No olvides el equilibrio entre el trabajo y la vida. Se habla mucho de mantener un equilibrio entre el trabajo y el hogar, pero delegar es el camino a seguir. Descubrirá que este equilibrio entre el trabajo y la vida también da como resultado mejores trabajadores.

Video: Cómo delegar tareas

Mire este breve video con Jennifer Bridges, PMP, para aprender a delegar tareas con su equipo.

Jennifer discutió el arte de delegar y comenzó con los conceptos básicos para definir ese término. Lo primero que debe comprender es qué desea delegar y por qué. Su objetivo como gerente es eliminar los obstáculos y obstáculos de su equipo. También es para crear compromiso con su equipo. ¡Gracias por ver!

Estos son los consejos de Jennifer para delegar como un profesional en la gestión de proyectos:

• Recuerda tu papel: eres el gerente. Su trabajo no es quedar atrapado en el trabajo operativo. Eso no solo interrumpe al equipo al socavar sus habilidades, sino que le deja poco tiempo para la gestión.
• Identifique los derrochadores de tiempo: ¿Qué está ocupando demasiado de su tiempo en este momento? ¿Puedes pasarle eso a alguien más?
• Aclare las tareas rutinarias: las tareas regulares se pueden enseñar fácilmente. Vea lo que se puede compartir entre el equipo. No tienen que ser rutinarios para todos. También puede rotar las tareas rutinarias entre las personas.
• Conozca las fortalezas de su equipo: identifique en quién puede delegar el trabajo. No desea entregar un trabajo altamente técnico a un miembro del equipo creativo cuyas habilidades no se adaptan bien a la tarea en cuestión, por ejemplo. Prepara a tu equipo para el éxito.
• Delegue, enjuague y repita: realmente entregue tareas y, como se señaló anteriormente, rote parte del trabajo entre el equipo.

El equipo funciona mejor cuando colaboran juntos por el bien del proyecto. Puede ser difícil inculcar nuevos procesos y una cultura de colaboración en su equipo, pero vale la pena el trabajo para que un equipo funcione sin problemas. Si necesita una herramienta que lo ayude a determinar qué tareas rutinarias delegar, pruebe ProjectManager.