Cómo dar formato a un correo electrónico: mejores prácticas y ejemplos

Ya sea que esté enviando un correo electrónico a alguien en su organización, un gerente de contratación, una agencia de marketing o como parte de una campaña de correo electrónico en frío, el formato es importante. No solo es importante parecer profesional, sino que el correo electrónico también debe ser fácil de leer y transmitir el mensaje de manera clara y concisa. Si alguna vez se ha preguntado: "¿Cómo se formatea un correo electrónico?" te tenemos cubierto.

Cómo formatear un correo electrónico profesional

Debe formatear cualquier correo electrónico profesional de manera similar a una carta comercial típica: deje un espacio en blanco entre cada párrafo y tenga cuidado con los errores tipográficos y gramaticales. Antes de sumergirnos en cada aspecto de un mensaje, aquí hay algunos consejos rápidos sobre cómo formatear un correo electrónico:

• Más largo no es mejor, manténgalo breve y al punto.
• Evite usar un lenguaje demasiado complicado y oraciones largas.
• Asegúrese de que el destinatario pueda escanear fácilmente el texto para captar el punto principal del mensaje.
• Siempre revise antes de presionar enviar.
• Si es propenso a cometer errores tipográficos, imprimir una copia física del correo electrónico puede facilitar la detección de errores que revisarlo en su pantalla.

Entonces, ¿cuál es el formato adecuado para un correo electrónico? Todo comienza con la línea de asunto.

la línea de asunto

Asegúrese de incluir una línea de asunto en cada correo electrónico que envíe. Si lo omite, las posibilidades de que alguien abra su correo electrónico son casi nulas. La línea de asunto es el lugar perfecto para resumir el motivo de su correo electrónico. Manténgalo breve, simple e informativo.

Estos son algunos ejemplos de excelentes líneas de asunto para un correo electrónico profesional:

• Solicitud de [Título del trabajo] - [Su nombre]
• Con respecto a la reunión en [Fecha]
• Gracias – [Título del trabajo] entrevista – [Su nombre]
• Recomendado por [Nombre] para hablar sobre [Asunto]

El saludo

Una de las peores cosas que puedes hacer al escribir un correo electrónico profesional es no dirigirlo a una persona específica. Piénselo: si abre un correo electrónico y comienza con "Estimado equipo de ventas" o "Estimada agencia de marketing", ¿se molestaría en leer el resto? Probablemente no. Si no tiene el nombre de la persona disponible, es probable que pueda encontrarlo consultando la página de LinkedIn de la empresa o llamando a la recepción de la empresa.

Además, cuando se dirija a alguien en un correo electrónico profesional, evite "Hola", "Hola" y "Hola". Seguir con el "Querido" más formal siempre es una apuesta segura.

El cuerpo

La mayoría de las veces, solo necesita tres párrafos cortos en un correo electrónico profesional. A veces, es posible que necesite más para transmitir su mensaje completo, pero cuanto más corto, mejor. Los tres párrafos que debes incluir son:

1. Una introducción: Describa brevemente quién es usted.
2. La razón por la que estás escribiendo: mantenlo al grano. Si necesita agregar detalles adicionales y crear más párrafos, divídalos en algunas oraciones cada uno para mejorar la legibilidad.
3. Un agradecimiento: agradezca al destinatario por su tiempo y anímelo a responder.

El cierre y la firma

Hay muchas formas apropiadas de cerrar un correo electrónico formal. Lo más importante es evitar ser demasiado casual. Algunas maneras excelentes de cerrar un correo electrónico profesional incluyen:

• Atentamente
• Respetuosamente
• Mejor
• Gracias
• Con apreciación

Tenga cuidado de usar frases casuales como:

• Amor
• Más tarde
• Siempre
• Salud
• Chao

Después del cierre, debe incluir su firma de correo electrónico. Debe consistir, como mínimo, en su nombre y dirección de correo electrónico. Si corresponde, también debe incluir su número de teléfono para que el destinatario pueda ponerse en contacto con usted directamente. Además de eso, puede incluir un enlace a su perfil de LinkedIn para que la información sobre usted o su empresa sea fácilmente accesible.

Correos electrónicos profesionales: plantilla para el formato de correo electrónico correcto

Este es el formato de correo electrónico mejor y más simple para enviar un mensaje profesional:

Línea de asunto: breve, simple y al grano. Resume tu correo electrónico en pocas palabras.

Saludo: “Estimado [Nombre y Apellido]” o “Estimado [Sr./Sra. Apellido]"

Primer párrafo: Sea claro y directo. En este párrafo, debes presentarte e indicar el motivo de tu correo electrónico. Ya sea que esté solicitando un trabajo, haciendo preguntas sobre una reunión u ofreciendo un producto o servicio, menciónelo en las primeras oraciones.

Segundo párrafo: Esta sección debe entrar en más detalles sobre el motivo de su mensaje. Si está solicitando un trabajo, indique qué beneficio puede aportar a la empresa. Cuando tenga preguntas, hágalas, no divague. Y si está vendiendo algo, sea directo y describa cómo su producto o servicio puede resolver los problemas del destinatario.

Tercer párrafo: Concluya su correo electrónico profesional agradeciendo al destinatario por su tiempo y consideración. Sea cortés y respetuoso, pero no actúe como si fuera su mejor amigo o como si le estuviera haciendo un gran favor al ponerse en contacto con él.

Cierre: “Sinceramente/Respetuosamente/Mejor/etc. [Tu nombre y apellido]”

Firma: [Su nombre y apellido]/ [Su dirección de correo electrónico]/ [Su número de teléfono] (opcional) / [La URL de su perfil de LinkedIn] (opcional)

Formateo de un correo electrónico frío profesional: mejores prácticas y ejemplos

Formatear y escribir un correo electrónico frío profesional sigue muchas de las mismas pautas que las cartas comerciales típicas, pero hay algunos matices.

Veamos los dos formatos más comunes de correos electrónicos fríos y las mejores prácticas a seguir:

El formato de correo electrónico frío de AIDA

AIDA (atención, interés, deseo y acción) es uno de los formatos más poderosos para enviar correos electrónicos en frío. Esto es lo que parece:

Saludo: "Hola [Nombre]" (Los saludos más informales son comunes en los correos electrónicos fríos, pero "Estimado" casi siempre debe usarse para casos formales como un correo electrónico comercial típico).

Primer párrafo: en lugar de presentarse como lo haría en un correo electrónico comercial típico, desea comenzar reconociendo un problema que la empresa o persona probablemente enfrenta y que sus productos o servicios resuelven.

Segundo párrafo: presente brevemente su producto e indique cómo puede resolver su problema y qué beneficios específicos puede traer para ellos/su negocio.

Tercer párrafo: Aquí es donde incluir un llamado a la acción breve y específico. Por ejemplo, “¿Quiere ver cómo [Producto] puede aumentar su [ROI/clientes potenciales/ventas/etc.]? Avíseme un buen momento para programar una demostración personalizada”.

El formato de correo electrónico frío de BAB

BAB (before, after, bridge) es otro formato poderoso que utiliza el poder de la motivación para desencadenar una respuesta. Esto es lo que parece:

Saludo: “Hola [Nombre]”

Primer párrafo: Comience con una pregunta intrigante. Por ejemplo, "¿Qué haría su empresa con un 200 % más de clientes potenciales?" Haga un seguimiento con una estadística de uno (o más) de sus clientes que muestre que su producto les brinda ese beneficio.

Segundo párrafo: muéstreles que el cliente que mencionó anteriormente es similar en tamaño e industria a la empresa a la que se dirige.

Tercer párrafo: Afirme con confianza que puede ayudarlos a lograr los mismos resultados. Incluya una llamada a la acción para programar una llamada o una demostración.

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¡No olvides hacer un seguimiento!

Una vez que haya dominado cómo formatear un correo electrónico, la siguiente área importante en la que debe concentrarse es su correo electrónico de seguimiento. ¿Por qué es tan crucial hacer un seguimiento de sus correos electrónicos fríos? Basta con mirar estas dos estadísticas de seguimiento de ventas:

• El 60% de los clientes dirá que no cuatro veces antes de realizar una compra. Sin embargo, el 48% de los vendedores no hacen ni un solo intento de seguimiento.
• El 70% de los vendedores dejan de comunicarse después de un correo electrónico, pero tiene un 25% de posibilidades de obtener una respuesta si envía seguimientos.

Si no está seguro de por dónde empezar con sus correos electrónicos de seguimiento, hemos reunido estas 14 plantillas para ayudarlo a concretar la venta.

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