Cómo contratar un asistente virtual para su negocio

Cuando comienza con su negocio, lo hace todo: cumplir con los pedidos, responder a los clientes, administrar sus redes sociales y mucho más.

Pero si bien buscamos el espíritu empresarial por muchas razones, tener menos tiempo en nuestras vidas no es una de ellas.

Es por eso que el primer "empleado" que contratan muchos empresarios de comercio electrónico es un asistente virtual : alguien que puede asumir las tareas y los procesos diarios que son importantes para el funcionamiento de su negocio, pero que no necesariamente se centran en su crecimiento.

Un asistente virtual es como tener un par de manos extra sin contratar a un empleado real. Si está experimentando estrés y otros "problemas buenos" que vienen con el éxito, podría ser hora de que considere contratar a su propio asistente virtual y recuperar algunas de esas horas en su día.

¿Qué es un asistente virtual (VA)?

Un asistente virtual (VA) es cualquier forma de ayuda remota que contrata para entregar su carga de trabajo. Pueden operar en cualquier parte del mundo, tener múltiples clientes y pueden ser contratados para asumir una variedad de sus tareas diarias.

Un asistente virtual es una "primera contratación" común para muchos empresarios, especialmente entre los negocios en línea, que no tienen el presupuesto para un empleado de tiempo completo o el tiempo para continuar haciéndolo todo ellos mismos.

La diferencia entre un VA y un autónomo o un empleado tradicional es que los VA son generalistas ingeniosos (a veces competentes en áreas como comunicaciones de marketing o diseño) que realizan tareas o rutinas en lugar de poseer una función completa de su negocio.

Y si bien no son empleados permanentes, ofrecen una forma asequible de obtener ayuda continua para administrar su negocio sin ninguno de los gastos adicionales de contratar a una persona a tiempo completo (además, sus servicios como contratista a menudo son deducibles de impuestos).

Un asistente virtual no creará todo su sitio web, pero podría ayudarlo a administrar partes de su tienda. Probablemente no escribirán ni administrarán todo su contenido, pero podrían ayudarlo con la investigación. No deben asumir una función completa de su negocio, sino ser dueños de un proceso específico o parte de la máquina completa.

Ceder el control puede ser difícil para los empresarios, por lo que asumir un VA es la manera perfecta de practicar las habilidades blandas de administrar, delegar y contratar en una escala más pequeña, las cuales son esenciales para ser un buen líder.

¿Qué se puede externalizar a un asistente virtual?

Si bien los asistentes virtuales a menudo realizan muchas tareas administrativas, también puede contratarlos para realizar funciones que van desde ventas hasta administración de redes sociales (si les brinda pautas e instrucciones claras).

Si es una rutina repetitiva, probablemente puedas pasarla a un VA. Si puede escribir un proceso tedioso en papel, probablemente pueda enseñarle a su VA cómo hacerlo por usted.

Siempre que las tareas o los procesos sean algo que una persona razonablemente inteligente e ingeniosa pueda realizar cuando se le den instrucciones claras, es probable que pueda contratar a un asistente virtual para que se encargue de ello.

Estas son solo algunas de las cosas que puede contratar a un asistente virtual para que haga por usted:

• Atención al cliente : Contestación de correos electrónicos y llamadas telefónicas de los clientes.
• Gestión de redes sociales : selección de contenido, respuesta a comentarios y otras tareas de gestión de la comunidad.
• Investigación : Buscar una lista de blogueros/influencers a los que contactar o seleccionar estadísticas o ejemplos que pueda usar en una pieza de contenido.
• Gestión de la tienda : Cumplimiento de pedidos, gestión de inventario, ejecución de ventas para usted (puede encontrar asistentes virtuales que tengan experiencia con Shopify, específicamente).
• Entrada de datos : contabilidad o ingreso de datos de diferentes fuentes en una hoja de cálculo.
• Llamadas en frío : Realización de llamadas en frío (generalmente proporcionadas con un guión y respuestas enlatadas a preguntas comunes) y programación de reuniones entre usted y los prospectos.
• Recados personales : comprar flores y entregarlas a tu mamá para el Día de la Madre.

De los casos de uso anteriores, ya puede ver cuánto tiempo puede ahorrarle un VA si incorporara uno a su día.

¿Cuándo contratar a un asistente virtual?

En general, primero querrá ensuciarse las manos antes de entregarle algo a un asistente virtual. De esta manera, sabrá cómo enseñarles el proceso, qué pautas debe establecer y cómo se ve un buen trabajo.

Dicho esto, estas son algunas de las condiciones en las que contratar a un VA sería ideal, incluso para una empresa relativamente joven:

• Está muy familiarizado con un proceso dentro de su negocio y siente que podría enseñárselo fácilmente a otra persona.
• Te encuentras pensando: "Podría hacer cosas más grandes e importantes si tuviera el tiempo".
• Tiene los ingresos o los ingresos disponibles para volver a comprar su tiempo.
• Hay una tarea que encuentras realmente agotadora, como el servicio al cliente, que no es natural para alguien como tú (por ejemplo, eres introvertido y te sientes agotado después de responder algunos correos electrónicos).
• Es posible que no necesite ayuda a tiempo completo, sino solo unas pocas horas todos los días.
• Ya exploraste IFTTT, Zapier, Kit (el chatbot de marketing gratuito de Shopify) y App Store para buscar formas de optimizar un proceso, y descubriste que sería más fácil si otra persona lo tuviera.
• Se siente abrumado por el nuevo éxito que está experimentando con su negocio, o trabaja de 9 a 5 y está construyendo su negocio de forma paralela.

Como propietario de una tienda de comercio electrónico, es probable que el servicio al cliente sea lo primero que desee subcontratar cuando comience a realizar ventas a un ritmo constante. Tratar con los clientes es uno de los desafíos más estresantes y lentos para muchos. Y cuanto más venda, más tiempo consumirá.

Piense en el costo de oportunidad de continuar realizando una tarea de manera regular . ¿Cuánto vale tu tiempo? Si pasa una hora al día respondiendo preguntas de los clientes, ¿qué podría estar haciendo en su lugar con ese tiempo, energía y atención?

Puede dejar de lado estas tareas y usar sus nuevas horas para buscar mayores ganancias y otras actividades, por un precio asequible.

¿Cuánto cuesta un asistente virtual?

Los precios de los asistentes virtuales varían y, por lo general, los asistentes virtuales en los Estados Unidos cuestan más que los del extranjero. Muchos cobran por hora. Algunos cobran por tarea o proyecto. Y algunos aceptarán una tarifa plana por un cierto período de tiempo.

Cada hora suele ser la mejor ruta en la mayoría de los casos, especialmente para las tareas diarias, y puede controlar sus facturas para asegurarse de que haya una salida constante por hora.

Si es diligente y está dispuesto a buscar internacionalmente, es posible obtener un excelente asistente virtual por tan solo $ 3 a $ 10 por hora para un puesto como servicio al cliente. También depende del trabajo que quieras subcontratarles. Tenga en cuenta que generalmente obtiene lo que paga y siempre debe examinar adecuadamente cualquier contratación potencial.

Si usted es un empresario ocupado que está dispuesto a pagar una tarifa más alta, también puede contratar a un "asistente ejecutivo" remoto, que puede actuar como su mano derecha y realizar una amplia gama de tareas comerciales y personales en su nombre.

La plataforma que utilice para contratar a su asistente virtual también afectará la cantidad de tiempo que dedica a gestionar esa relación, lo que también debe tenerse en cuenta junto con el precio.

Cómo contratar a tu primer asistente virtual

No todos los VA son iguales. Al igual que cualquier otro empleado, deberá examinarlos cuidadosamente y eso comienza con la exposición de sus necesidades y condiciones en una descripción del trabajo .

Pero antes de escribir eso, asegúrese de registrar el proceso que desea transferir.

1. Documente su proceso antes de subcontratarlo

Trabajar con un VA no es tan simple como explicar lo que quiere por teléfono y esperar que lo haga bien. Puede asegurarse de que haya menos errores y que el trabajo se haga de la manera que desea, si primero documenta todo el proceso y crea pautas para que las sigan.

Si se trata de una rutina básica, como administrar aspectos de su tienda, puede grabar su pantalla y cada clic que hace mientras lo hace usted mismo usando Quick Time o cualquier aplicación de grabación de pantalla.

Esta grabación no solo hace que sea más fácil incorporar a otra persona a este proceso, sino que también te permite realizar conscientemente cada pequeño paso que tendrás que comunicar eventualmente a tu asistente virtual.

Para el servicio de atención al cliente, la administración de redes sociales y otras tareas en las que su VA tratará directamente con clientes, socios o proveedores, revise sus respuestas anteriores y cree guiones o "respuestas enlatadas" para cada escenario común, como cuando un cliente pregunta sobre el estado de su pedido o quiere un reembolso.

Una de las claves para una delegación efectiva es anticiparse a los obstáculos comunes y ofrecer consejos sobre el mejor curso de acción a tomar. Escríbelas como reglas condicionales: "SI sucede X, ENTONCES haz Y".

También considere las herramientas y plataformas que utiliza a lo largo del proceso, ya que es mucho más fácil encontrar un VA con experiencia en el uso de ciertas aplicaciones (por ejemplo, Zendesk, Hootsuite, Facebook) que enseñar a alguien desde cero.

Recuerde: su objetivo con la subcontratación de cualquier tipo es crear menos trabajo para usted, no más.

2. Escriba una descripción del trabajo para atraer al asistente virtual adecuado

Para encontrar el VA correcto, deberá escribir una descripción del trabajo que pueda atraer a alguien con las habilidades y cualidades que necesita. Este será su primer filtro para encontrar a la persona adecuada.

Asegúrese de incluir:

• La escala de su negocio (por ejemplo, cuántos tickets de ventas/soporte recibe normalmente al día).
• Las aplicaciones/herramientas que usarán.
• Experiencias pasadas que los harán exitosos.
• Requisitos de idioma (por ejemplo, "Excelente inglés hablado/escrito" si se comunicarán con clientes en los EE. UU.).
• Una lista específica de las tareas que realizarán para usted.
• Las palabras clave que podrían estar buscando los posibles empleados, como "gestión de redes sociales".

Siéntase libre de adaptar la descripción de trabajo de muestra a continuación para un VA de servicio al cliente para satisfacer sus propósitos.

3. Contrata a tu asistente virtual

Si bien puede publicar su función de asistente virtual en una bolsa de trabajo tradicional, un foro o una red social, generalmente no vale la pena si considera la falta de control de calidad o las ventajas que obtiene al usar una plataforma creada específicamente para este propósito.

Si es la primera vez que contrata a un asistente virtual, especialmente para su tienda Shopify, le recomendamos que use Upwork para encontrar ayuda asequible y experimentada.

Upwork también le brinda las herramientas que necesita para facilitar la administración de su (s) asistente (s) virtual (es), que incluyen:

• Un sistema de revisión que garantiza la calidad en todo el mercado.
• Una función de seguimiento de tiempo que toma capturas de pantalla periódicas de la pantalla de su VA para mantenerlos responsables.
• Una función de chat para compartir archivos y comentarios.
• Fácil facturación y pagos globales.
• Un acuerdo de confidencialidad integrado en sus Términos de servicio
• Pagos a través de un servicio de depósito en garantía, por lo que solo paga por el trabajo realizado.

Una vez que haya publicado la descripción de su trabajo, puede comunicarse con prospectos o invitar a asistentes virtuales a postularse para su publicación de trabajo y esperar hasta que comience a recibir algunas respuestas. Asegúrese de entrevistar a cualquier contratación potencial a través de Skype o Google Hangouts para asegurarse de que encajan bien antes de contratarlos, buscando referencias de clientes anteriores y otras señales que certifiquen su desempeño anterior como asistente virtual.

Administrar tu asistente virtual

Una vez que haya contratado a su asistente virtual y lo haya puesto al día con la documentación que creó, y haya establecido un canal de comunicación preferido (Skype, Hangouts, Slack o correo electrónico), deberá asegurarse de que solo otorga acceso limitado a su tienda, cuentas sociales o cualquier otra cosa que usarán para realizar su trabajo.

La confianza es una gran parte de la relación entre usted y su asistente virtual, y debe dejar que se la ganen a través de su desempeño. Por lo tanto, evite darles sus credenciales de inicio de sesión para sus cuentas y opte por permisos de usuario restringidos siempre que sea posible.

4. Proteja su información y cuentas

En tu tienda Shopify, puedes agregar tu asistente virtual como una cuenta de personal con permisos específicos según las tareas que deberá ejecutar.

La mayoría de las herramientas que probablemente utilice ofrecen algún tipo de acceso limitado para otros usuarios.

En el Administrador de páginas de Facebook, puede asignarles un rol específico para que puedan seleccionar y publicar contenido. En Zendesk o cualquier software de servicio al cliente que utilice, puede agregarlos como un nuevo usuario con la capacidad de responder a los tickets de soporte. Con una cuenta comercial de Paypal, puede otorgarles permisos de usuario específicos para que puedan realizar pagos sin darles la información de su tarjeta de crédito. Y en Gmail, puede configurar la delegación de correo electrónico para que puedan ver y responder correos electrónicos en su nombre.

Si realiza envíos directos a través de Oberlo y AliExpress, puede darles acceso a su cuenta de AliExpress con las opciones de pago guardadas y listas para usar, monitoreando su historial de transacciones en busca de cualquier comportamiento que necesite abordar.

Dado que los asistentes virtuales trabajan con varios clientes, a veces con competidores en el mismo nicho, es aconsejable que firmen un Acuerdo de confidencialidad . Después de todo, no quieres que revelen tus secretos. Algunas plataformas como Upwork tienen esto cubierto en sus Términos de servicio, pero asegúrese de verificar antes de entregar su VA cualquier información que pueda ser utilizada en su contra o por la competencia.

5. Establezca un sistema para hacerlos responsables

Es difícil medir el ritmo al que debería funcionar su VA, o cuánto trabajo deberían realizar por hora. Por eso es importante hacer cumplir el seguimiento del tiempo.

Si bien existen herramientas gratuitas como Toggl, y algunos asistentes virtuales tienen software que les ayuda a controlar su propio tiempo, Upwork tiene una función sólida de seguimiento del tiempo que también toma capturas de pantalla de la pantalla de su asistente virtual a intervalos regulares.

Si bien lo ideal es que su VA funcione de forma independiente sin mucha supervisión, consulte con ellos de vez en cuando para ver si hay formas de optimizar el proceso o mejorar su trabajo.

Incluso podrías descubrir que tu asistente virtual encuentra una mejor manera de hacer la tarea que la que le indicaste, o que se ha familiarizado tanto con tu negocio que comienza a ofrecer sugerencias nuevas como lo haría un empleado de tiempo completo.

Una vez que su VA se sienta cómodo con sus tareas, puede incluso considerar expandir su rol y subcontratar más procesos, o contratar un VA adicional para administrar otro aspecto de su negocio.

Otros lugares para contratar un asistente virtual

Si bien Upwork es una excelente opción para contratar un VA que pueda asumir aspectos de su negocio de comercio electrónico, hay muchas otras formas de contratar un VA que vienen con sus propios pros y contras.

Para un asistente virtual bajo demanda asequible que solo necesita ocasionalmente, puede usar Fancy Hands para acceder a un grupo de asistentes virtuales que pueden completar tareas únicas. Es mejor subcontratar diligencias personales (organizar reuniones o negociar su factura telefónica por usted), o partes de un proyecto, en lugar de un proceso completo, ya que no obtendrá el mismo VA cada vez.

Zirtual es otra opción popular para un asistente ejecutivo virtual dedicado con sede en los EE. UU. que tiene experiencia y habilidad en uno o muchos aspectos de la gestión de una empresa. Costarán más (a partir de $398 al mes), pero pueden encargarse de una combinación de tareas comerciales y personales durante cada mes.

También hay agencias y asistentes virtuales independientes que puede contratar fuera de todas estas plataformas, pero es probable que deba manejar muchos detalles, como encontrar una buena herramienta de seguimiento del tiempo y hacer cumplir la confidencialidad usted mismo.

Aprendiendo a dejar ir

De una manera divertida, el objetivo del espíritu empresarial no es solo tener un negocio, sino renunciar a la mayor cantidad posible, dejando partes en manos capaces, para que su negocio pueda mantenerse a flote sin toda su atención.

La subcontratación puede ser una práctica antinatural para muchos empresarios que disfrutan del control. Pero es una consideración clave para lograr el escurridizo equilibrio entre el trabajo y la vida que es aún más difícil cuando haces todo por tu cuenta.

Contratar a un asistente virtual le permite concentrarse en las cosas que más importan: hacer crecer su negocio, pasar tiempo con su familia o simplemente darse unos momentos más para recuperar el aliento.

Un agradecimiento especial a Corey Ferreira por compartir sus consejos y el proceso para contratar a un asistente virtual para ayudar a administrar su tienda de comercio electrónico de 6 cifras.