Cómo saber si sus empleados remotos están trabajando

¿Sus empleados remotos ven Netflix en lugar de responder sus correos electrónicos? ¿Están perdiendo oportunidades de ventas cruciales porque se quedaron dormidos hasta tarde?

¿Están fingiendo que su trabajo ocupa un día completo cuando en realidad pueden hacerlo en una hora?

En este artículo, le diré cómo saber si sus empleados remotos están trabajando y qué hacer si no es así.

¡Empecemos!

Los beneficios del trabajo remoto

Es difícil argumentar en contra de los beneficios de trabajar de forma remota.

Los empleados remotos tienden a ser más productivos, más eficientes y más felices, con mayores ventas y tasas de retención de empleados para las organizaciones que los emplean.

Además, está el dinero que ahorra al no pagar el mantenimiento tradicional de la oficina.

Sin embargo, no se garantiza que sus empleados sean productivos solo porque trabajan desde casa.

De hecho, al ejecutar una operación totalmente remota durante la última década, puedo decirles que muchas personas simplemente no están preparadas para ser trabajadores remotos. Sin rendición de cuentas, se aflojarán.

Me ha sucedido más veces de las que me gustaría admitir, y es por eso que creé EmailAnalytics.

En pocas palabras: depende de usted averiguar cómo se están desempeñando sus empleados remotos.

Redefiniendo la productividad en un entorno de trabajo remoto

La productividad en un entorno de trabajo remoto puede y debe cuantificarse de manera diferente a la productividad en un entorno de oficina tradicional.

En una oficina tradicional, podemos medir vagamente la productividad por cuántas horas pasa una persona en su escritorio y qué tan ocupada se ve.

En retrospectiva, este enfoque es un poco estúpido; El simple hecho de estar en la oficina no lo hace productivo y los trabajadores pueden fingir estar ocupados haciendo clic y escribiendo al azar. También existe el enfoque de George Costanza para simular la productividad, actuando estresado y molesto para parecer sobrecargado de trabajo cuando en realidad tiene muy poco que hacer. También hay fanfarrones ocupados.

Así que imaginemos un escenario hipotético. De vuelta en la oficina, un empleado hizo 10 tareas en un período de 8 horas. En casa, hacen 11 tareas en 2 horas y luego se toman las siguientes 6 horas libres del trabajo. ¿Este empleado es más o menos productivo que antes?

Todo depende de cómo definas “productividad”.

¿Se trata de las horas trabajadas? ¿O tareas completadas?

Obviamente, la productividad no siempre es tan fácil de medir. Pero es importante considerar cómo quiere medirlo, y cómo quiere definir el trabajo para su fuerza laboral, antes de comenzar a decidir quién está "holgazaneando" mientras trabaja de forma remota.

5 formas de medir la productividad de los empleados remotos (+ las mejores herramientas para usar)

Hay varias buenas maneras de medir la productividad de los empleados remotos, como:

1. Horas trabajadas.

¿Cuántas horas trabajan sus empleados? Esta solía ser una excelente manera de medir la productividad, pero en estos días, generalmente se supera. Para medir las horas trabajadas, use una de nuestras aplicaciones de seguimiento de tiempo mejor clasificadas.

2. Tareas completadas.

¿Cuántas tareas están cerrando sus empleados? Si confía en gran medida en las plataformas de gestión de proyectos basadas en tareas, esto es muy conveniente y fácil de cuantificar, pero no todas las tareas tienen la misma dificultad. Consulte esta lista de nuestras mejores herramientas de gestión de equipos.

3. Correos electrónicos enviados y recibidos.

Una de las formas más sorprendentemente confiables de medir la productividad es medir los correos electrónicos enviados y recibidos. Dado que muchos aspectos del trabajo están vinculados al correo electrónico de una forma u otra, es una manera fácil de determinar la carga de trabajo de cada empleado y si algunas personas están haciendo menos que otras.

Y gracias a EmailAnalytics (¡hey, somos nosotros!), es fácil medir estas estadísticas.

4. Tiempo activo.

También puede observar el tiempo que un empleado está "activo", utilizando varias herramientas. Por ejemplo, puede ver el tiempo que están "en línea" en una aplicación de mensajería instantánea o en una plataforma de gestión de proyectos. Vea nuestra lista de software de seguimiento de productividad de empleados mejor clasificado aquí.

5. Monitoreo remoto.

Si desea llevar las cosas al siguiente nivel, también puede invertir en herramientas completas de monitoreo de empleados. Estas herramientas pueden permitirle medir estadísticas detalladas de productividad, observar la actividad de navegación web e incluso rastrear cosas como las entradas del mouse y el teclado.

6 señales de que sus empleados remotos en realidad no están trabajando

¿Debería despedir a un empleado que trabajó 39 horas en lugar de 40? ¿O dar un aviso por no cumplir con un solo plazo?

Probablemente no. Pero, ¿cómo saber dónde trazar la línea?

Todos somos culpables de holgazanear, de una forma u otra, al menos una parte del tiempo. Pero estas son las situaciones en las que realmente necesita mostrar preocupación:

1. Trabajo de baja calidad o incompleto.

¿Su empleado está entregando repentinamente un trabajo incompleto o de baja calidad? Por ejemplo, ¿están cerrando tareas sin realmente hacerlas?

¿O están enviando documentos con mala ortografía y errores tipográficos?

Más allá de las estadísticas superficiales como el tiempo activo o las horas trabajadas, si su empleado está tomando atajos y haciendo un trabajo insatisfactorio, deberá intervenir.

2. Caída significativa en el rendimiento o la productividad.

También debe preocuparse si hay una caída repentina en el rendimiento o la productividad, independientemente de cómo elija medirlo, especialmente si no hay una causa explicable.

Por ejemplo, si su empleado normalmente envía 100 correos electrónicos por día, pero ese número se reduce a 40, podría ser una señal de que algo está impidiendo su productividad.

Si la cantidad de correos electrónicos recibidos sigue siendo la misma, podría ser una señal de aflojamiento (y si la cantidad de correos electrónicos recibidos cae proporcionalmente, podría ser justificable).

3. Aprendizaje, crecimiento o mejora estancados.

Este es más un factor subjetivo, y tendrá que observarlo en el transcurso de semanas o meses. ¿Se está estancando este empleado en términos de aprendizaje, crecimiento o mejora?

Cuando contrata a un nuevo empleado, generalmente está preparado para que cometa errores y luche con ciertos conceptos. Pero espera que se vuelvan gradualmente mejores y más consistentes con la experiencia.

Si no han mejorado mucho después de unos meses en el trabajo, podría ser una señal de que no están tratando de avanzar activamente.

4. Problemas de actitud o personalidad.

¿Recibe muchas críticas, quejas o negatividad de un empleado? ¿O sus compañeros de trabajo los describen como difíciles de trabajar?

Esto no siempre es una señal de holgazanear, pero definitivamente es un problema de productividad. No solo es probable que no cumplan con sus objetivos de productividad personal, sino que también pueden estar perjudicando a todo el equipo.

Si nota problemas de actitud o personalidad, puede ser un buen momento para intervenir, especialmente si también nota una caída en el rendimiento o la productividad.

5. Parece que nunca están disponibles cuando los necesitas.

Todos tomamos descansos (como deberíamos).

Está bien alejarse de la computadora para usar el baño, tomar un poco de aire fresco o preparar un refrigerio.

Pero si tu jefe te llama 6 veces en un día y no contestas el teléfono ninguna de esas veces, es un problema. Los empleados que no están disponibles de forma crónica y constante probablemente no estén haciendo lo que se espera de ellos.

Incluso si el resto de su productividad está en su punto, vale la pena tener una conversación al respecto.

6. Incumplimiento de responsabilidades y deberes.

Las responsabilidades y deberes de los empleados varían tanto a nivel individual como organizacional, por lo que es difícil hacer una evaluación objetiva y cuantificable aquí.

Pero si alguno de sus empleados no cumple con las expectativas, o si elude sus responsabilidades de manera significativa, es importante tomar medidas e impulsar mejoras.

Qué hacer si sus empleados remotos no están trabajando

Entonces, digamos que tiene uno o dos empleados que están holgazaneando.

No están haciendo tanto como antes, o no están haciendo todo lo posible por la organización, en cualquier forma que defina estas cosas.

¿Cómo lo manejas?

1. Ten una conversación.

Recomiendo empezar con una conversación sencilla. Puede haber más en la historia de lo que te das cuenta. Por ejemplo, el empleado puede estar haciendo un trabajo adicional del que no se realiza un seguimiento, o puede haber un problema personal temporal que le impide hacer lo mejor posible.

En cualquier caso, abordará el problema de frente y cooperará para mejorar la situación.

2. Establezca expectativas claras.

A continuación, establezca expectativas claras. Identifique exactamente cómo y por qué este empleado no cumple con sus requisitos y explíquele cómo puede mejorar. Trate de ser lo más objetivo posible aquí.

En lugar de decir “necesitas ser mejor”, trata de cuantificarlo con algo como “necesitas cerrar 12 tareas al día” o “te necesito disponible hasta las 5 p. m. todos los días”.

3. Tome medidas correctivas.

Con las nuevas métricas establecidas, comience a evaluar el desempeño de sus empleados. Si continúan holgazaneando o si no cumplen con sus nuevas expectativas, es hora de actuar.

Establecer un sistema de huelga, degradar al empleado o despedirlo pueden ser opciones, según las circunstancias.

5 consejos para tener “la conversación” con su empleado remoto

Estos consejos pueden ayudarlo a obtener mejores resultados y ganar más respeto de sus empleados holgazanes.

1. Concéntrese en lo que sabe.

No dejes que tus sospechas o corazonadas dominen la conversación. En su lugar, concéntrese solo en lo que sabe con seguridad.

En lugar de decir "parece que estás viendo películas en lugar de trabajar", di "la tasa de cierre de tareas ha bajado un 20 por ciento".

En lugar de decir "no estás esforzándote", di "los tiempos de respuesta de tus correos electrónicos son un 40 % más largos que el promedio del equipo". Esté preparado para probar sus afirmaciones.

2. Señale soluciones, no problemas.

En la medida de lo posible, concéntrese en las soluciones, en lugar de en los problemas en sí. Está bien presentar un problema como un tiempo de respuesta de correo electrónico lento, pero luego cambiar el enfoque para resolver el problema.

En lugar de insistir en lo lento que es el tiempo de respuesta del correo electrónico o las ramificaciones de esos retrasos, sugiera posibilidades de mejora.

Por ejemplo, "Creo que mantener su plataforma de correo electrónico abierta durante todo el día puede ayudarlo a responder mejor" o incluso "¿qué planea hacer para responder más rápido?"

3. Sea breve.

No necesita programar una hora para reprender a su empleado por no trabajar. La mayor parte del tiempo, puede mantener sus conversaciones y directivas breves.

Siempre que aclare su punto y forje un camino hacia la resolución, ambos pueden continuar con el resto de su día. Ninguno de los dos quiere tener esta conversación, así que sea breve.

4. Sea inequívoco.

Demasiados gerentes y supervisores usan la ambigüedad como una herramienta para evitar la confrontación y preservar las relaciones.

Si bien esto puede ser útil en las relaciones personales, genera malentendidos y conflictos adicionales en las relaciones profesionales.

En lugar de decir algo como "Creo que todos estaríamos más cómodos si estuvieras más disponible", di "Esperamos que estés disponible en el chat de 12 a 3".

5. No amenace.

Los empleados deben entender que hay consecuencias por holgazanear o no cumplir con las expectativas de productividad. Pero si los amenaza abiertamente, se pondrán a la defensiva y posiblemente hostiles.

Frases como “si no mejoras, voy a tener que despedirte”, solo deben usarse como último recurso.

En su lugar, mantén un tono positivo y de apoyo. Por ejemplo, puede decir: “debe cumplir con los plazos de forma más constante si quiere tener éxito en este puesto”, y proporcionar herramientas y recursos que puedan ayudarlos a hacerlo.

Esto implica la necesidad de mejoras sin hacer una acusación hostil o una amenaza abierta.

Entonces, ahora ya sabes cómo saber si tus empleados remotos están trabajando o no.

Ya sea que lo sean o no, adelántese al problema visualizando la actividad de correo electrónico de su equipo. Como administrador, debe saber cuántos correos electrónicos envían y reciben. Cuánto tiempo están gastando en hilos. La rapidez con la que tienden a responder a nuevos clientes potenciales, clientes, proveedores y consumidores.

Puede encontrar estas métricas y muchas más con una herramienta simple: EmailAnalytics.

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