Cómo hacer un plan de gestión de cambios (plantillas incluidas)

Un plan de gestión del cambio es una parte fundamental de cualquier plan de proyecto y puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. Analicemos cómo crear uno para que pueda administrar mejor el cambio del proyecto, sin importar dónde aparezca en el ciclo de vida de su proyecto.

¿Qué es un plan de gestión del cambio?

Un plan de gestión de cambios es un proceso que implementa un cambio o cambios en un proyecto o en toda una organización. Puede pensar en un plan de gestión de cambios como una hoja de ruta que muestra todos los pasos que debe seguir desde la identificación del cambio hasta su realización. Este plan no solo establece el curso por el cual puede ejecutar el cambio, sino que pregunta cómo afectará el proyecto u organización, cómo se verán afectados los flujos de trabajo y si alterará su relación con sus clientes o equipos.

Administre el cambio, obtenga los beneficios

Mediante el uso de un plan de gestión de cambios efectivo, puede administrar el proceso y, por lo tanto, ser más productivo en su ejecución. Le ayuda a controlar el presupuesto, la programación, el alcance y los recursos. Incluso afecta su proceso de comunicación. De hecho, el plan de gestión del cambio es sistémico y toca todos los aspectos de la gestión de proyectos. Cuando se hace correctamente, minimizará el impacto en su proyecto u organización.

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a ejecutar su plan. ProjectManager tiene un diagrama de Gantt galardonado que se puede usar para crear su plan de gestión de cambios: organice tareas, vincule dependencias, establezca hitos e incluso filtre la ruta crítica. El plan se puede compartir con su equipo, que puede usar nuestras múltiples vistas de proyectos para colaborar mejor. No encontrará un software de gestión de cambios más fácil de usar o más potente. ¡Comience con ProjectManager hoy gratis!

Elementos de un plan de gestión del cambio

Defina los siguientes elementos a continuación para crear un plan de gestión de cambios eficaz para su proyecto.

• Roles de gestión de cambios: primero, ¿quién va a hacer qué en su plan de gestión de cambios? ¿Quién tiene la autoridad para presentar una solicitud de cambio, quién los revisa y quién los autoriza? Deberá definir roles y responsabilidades para un control de cambios efectivo
• Junta de control de cambios: dote a su junta de control de cambios de personas que recibirán las solicitudes de cambio y tendrán la autoridad para aprobarlas o vetarlas.
• Desarrolle un proceso: necesita un proceso para enviar, evaluar, autorizar, administrar y controlar de manera efectiva las solicitudes de cambio. Sin un proceso, la gestión del cambio es inmanejable.
• Formulario de solicitud de cambio: Sin embargo, no puede tener un proceso si no crea primero un formulario de solicitud de cambio para capturar los datos. Es importante que la información que recopile sea consistente a lo largo del proyecto.
• Registro de cambios: Básicamente, este es un lugar para recopilar y luego realizar un seguimiento de todas las órdenes de cambio. Sin una ubicación central donde se puedan identificar los cambios, aprobar las solicitudes y documentar las asignaciones, no hay forma de saber si ha habido algún progreso.
• Use una herramienta: un software de planificación de proyectos puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los cambios en cada fase del proyecto hasta que finalmente se resuelva.

Cómo hacer un plan de gestión del cambio

Jennifer Bridges, PMP, explica cómo crear un plan de gestión de cambios en el siguiente video. Ella explica cómo se mide el cambio con respecto a la línea de base del proyecto, que es la descripción detallada del tiempo, el costo, el alcance y la calidad del proyecto que ha determinado al planificar. Por lo tanto, un plan de gestión del cambio tomará esa línea de base y preguntará cómo, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo descubrir el cambio y cómo gestionarlo.

Después de ver el video, asegúrese de probar algunas de nuestras plantillas gratuitas a continuación para ayudarlo a administrar el cambio y su proyecto.

Consejo profesional: existen diferentes tipos de gestión del cambio, y la mejor manera de obtener una comprensión holística es a través de la triple restricción. Hay procesos establecidos para ayudar con el proceso de gestión del cambio, y es crucial conocerlos. Además, tenga en cuenta que los procedimientos de administración de cambios varían según la industria en la que se encuentre. Por ejemplo, los formularios de órdenes de cambio se usan principalmente en la construcción para cambiar el alcance de los proyectos.

Llévelo más lejos: a veces, cuando ocurren cambios difíciles en medio de la ejecución, se puede acumular deuda técnica. Aprende todo sobre él y cómo minimizarlo.

Plantillas gratuitas para planes de gestión de cambios

La gestión de cambios se puede planificar, ejecutar y monitorear mejor con un software de gestión de proyectos, pero si no está utilizando esa herramienta, aún puede arreglárselas con plantillas. ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas en su sitio, que tocan todos los aspectos de un proyecto, incluido el plan de gestión de cambios. A continuación hay tres plantillas gratuitas para que comiences.

Plantilla de formulario de pedido de cambio

Un plan de gestión de cambios comienza con la captura de cualquier revisión que afectará el alcance del trabajo en su proyecto. Nuestra plantilla de formulario de pedido de cambio gratuita para Excel es solo la herramienta para comenzar con el pie derecho. Le ayuda a comprender el cambio, desde la oportunidad que ofrece y el motivo del cambio hasta cuánto tiempo llevará, quién lo solicitó y quién lo autorizará o denegará.

Cambiar plantilla de registro

Nuestra plantilla de registro de cambios gratuita para Excel es parte de cualquier plan completo de gestión de cambios. Es el siguiente paso una vez que el director del proyecto ha propuesto y autorizado un cambio. Esta plantilla gratuita tiene espacio para escribir el tipo de solicitud de cambio, la fecha en que se identificó, una breve descripción, la prioridad y su estado.

Plantilla de plan de acción

Haga que ese plan de gestión de cambios se ejecute correctamente con nuestra plantilla de plan de acción gratuita para Excel. Aquí es donde puede organizar todas las tareas necesarias para implementar el cambio. Puede anotar qué pasos de acción ocurren durante qué fase del proyecto y luego asignarlos a su equipo. Verán la fecha de inicio y la fecha de vencimiento, así como las horas planificadas que espera para la duración de cada tarea. Incluso hay espacio para recursos y costos relacionados con el trabajo.

Vaya más allá de las plantillas de planificación con ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que conecta equipos híbridos para ayudar a implementar cambios en una organización o proyecto. Los datos en tiempo real hacen que sea colaborativo hasta el núcleo y las vistas múltiples del proyecto significan que cualquier persona en cualquier departamento, sin importar cómo, cuándo o dónde trabajen, pueden usarlos de la manera que quieran, ya sea en una lista de tareas, Gantt o tablero kanban.

Ha visto cómo un diagrama de Gantt puede organizar el plan de gestión de cambios, pero cuando ese plan se asigna a equipos que tal vez trabajen en un entorno más ágil, necesitan una herramienta diferente. Los tableros Kanban visualizan el flujo de trabajo y los flujos de trabajo se pueden personalizar para automatizar las aprobaciones de tareas, por ejemplo. Los gerentes tienen control y transparencia, mientras que los miembros del equipo pueden administrar su trabajo pendiente y colaborar al planificar los sprints.

Seguimiento de cambios en el panel

Monitorear el cambio es la forma en que se asegura de que su progreso real esté alineado con su plan de gestión de cambios. Nuestro tablero en tiempo real obtiene datos en vivo y analiza los números para mostrar métricas a tiempo, costo y más en gráficos y cuadros fáciles de leer. Es un informe de estado siempre que lo necesite para que pueda detectar problemas y resolverlos antes de que causen problemas.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que conecta equipos híbridos para una mayor productividad. Administre el cambio sin afectar su cronograma o presupuesto. ¡Empiece a usar ProjectManager gratis hoy!