Cómo hacer un programa de CPM: conceptos básicos de programación de CPM

Los gerentes de proyecto conocen la ruta crítica. Es la secuencia más larga de tareas que deben completarse para entregar el proyecto, y estas tareas se conocen como actividades críticas. Retrasar cualquiera de ellos retrasa el programa general. Un cronograma de CPM o un cronograma de método de ruta crítica utiliza la ruta crítica al programar un proyecto.

El uso de un cronograma de CPM brinda a los gerentes de proyectos información valiosa sobre la fase de planificación de sus proyectos. También ayuda a mantener el proyecto dentro del cronograma al concentrarse en lo que se debe hacer y saber qué se puede omitir si es necesario. Cada gerente de proyecto debe tener un cronograma de CPM en su caja de herramientas. Aprenda a hacer uno, aproveche algunas plantillas gratuitas para ayudar y descubra cómo el software CPM facilita el proceso.

¿Qué es un programa de CPM?

Un cronograma de CPM se utiliza para planificar y controlar un proyecto. Identifica las actividades que llevarán la mayor cantidad de tiempo para completar ese proyecto mientras se siguen entregando todas las actividades críticas. Esto se llama la ruta crítica y controla la duración del proyecto. Un cronograma de CPM le da a cada actividad una fecha de inicio temprano y una fecha de inicio tardío. Este cronograma se visualiza en un diagrama de red o diagrama de Gantt.

Una tarea crítica tiene una reserva de tiempo de ejecución cero, lo que significa que si la duración de la tarea cambia, la programación de todo el proyecto se verá afectada. Este es un impacto negativo que terminará siendo no solo costoso, sino que también agregará tiempo al cronograma y posiblemente introducirá riesgos. Es por eso que las tareas críticas en un cronograma de CPM requieren control y detección oportuna de riesgos.

El método de ruta crítica se usa ampliamente en el mercado del transporte, pero puede aplicarse a proyectos de construcción, aeroespacial y defensa, desarrollo de software, investigación, desarrollo de productos, ingeniería y mantenimiento de plantas, solo por nombrar algunos. Los cronogramas de CPM están tan extendidos porque visualizan el cronograma gráficamente y priorizan las actividades críticas que necesitan atención.

Determinar la ruta crítica requiere mucho tiempo y los gerentes de proyecto recurrieron al software de gestión de proyectos para obtener ayuda. Pero no todo el software tiene esa función. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con diagramas de Gantt robustos que filtran la ruta crítica. No hay trabajo para usted más que una pulsación de tecla. Nuestros diagramas de Gantt también le permiten establecer una línea de base una vez que haya hecho su plan de proyecto. Ahora puede realizar un seguimiento de su esfuerzo planificado contra su esfuerzo real en tiempo real para ayudar a cumplir con el cronograma. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Para qué se utiliza un programa de CPM?

Un cronograma de CPM es una técnica de planificación que ayuda a los gerentes de proyectos a ver qué se debe hacer en sus proyectos y cuánto tiempo tomará. Proporciona información a la hora de planificar un proyecto, asignar recursos y, por supuesto, programar tareas o actividades.

Los gerentes de proyecto usan un cronograma de CPM para proyectos actuales y futuros porque un cronograma de CPM puede evaluar las expectativas y compararlas con el progreso real. Los datos recopilados en el proyecto en el que está trabajando ahora pueden ayudarlo a programar el próximo proyecto con mayor precisión.

La programación no se trata solo de la duración y los plazos. Hay recursos que deben ser asignados. Un cronograma de CPM hace que la administración de recursos sea más efectiva al permitir que los administradores de proyectos prioricen las tareas porque pueden ver cuándo y cómo necesitarán implementarlas mejor.

Incluso los mejores horarios se encontrarán con problemas que causarán retrasos. Los gerentes de proyecto trabajan para evitar problemas que puedan afectar negativamente la línea de tiempo del proyecto. Un cronograma de CPM hace esto al ayudarlos a evitar cuellos de botella. Los cuellos de botella se pueden evitar conociendo las tareas que pueden y no pueden ejecutarse en paralelo al programar el proyecto.

¿Qué debe incluir en un cronograma de CPM?

Para hacer un cronograma de CPM, primero debe conocer sus componentes, que se enumeran a continuación.

• Tareas: Una sola unidad de trabajo en una cadena más grande de actividades que conduce a un proyecto final o entregable.
• Fecha de inicio más temprana: El punto más temprano en el cronograma en el que puede comenzar una actividad.
• Fecha de inicio más tardía: El último punto en el cronograma en el que puede comenzar una actividad.
• Fecha de finalización más temprana: El punto más temprano en el cronograma en el que una actividad puede terminar.
• Fecha de finalización más tardía: el último punto en el cronograma en el que puede finalizar una actividad.
• Duración del bloqueo: la menor cantidad de tiempo para completar una actividad.
• Dependencias de tareas: cuando una tarea debe finalizar o comenzar antes de que otra pueda comenzar o finalizar. Hay cuatro tipos de dependencias de tareas: de fin a comienzo, de fin a fin, de comienzo a comienzo y de comienzo a fin.
• Hitos del proyecto: un punto importante en el cronograma de un proyecto, como el inicio o el final de una fase del proyecto.

Cómo hacer un programa de CPM

Ahora que comprendemos los términos, es hora de crear un cronograma de CPM. Esto se puede hacer en el transcurso de los siguientes siete pasos. Como puedes ver, lleva algo de tiempo. Si bien es importante comprenderlo, el software de gestión de proyectos como ProjectManager hace este trabajo por usted. Simplemente filtre por la ruta crítica y la verá en la línea de tiempo de su diagrama de Gantt. Pero si no tiene un software de gestión de proyectos, siga estos pasos.

1. Haga una lista de todas las tareas de su proyecto

Para empezar, debes conocer todas las actividades que conformarán tu proyecto. Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es un diagrama de árbol que le permite identificar todos los entregables en el proyecto y las tareas que los crearán. Su entrega final está en la parte superior y todas las actividades que lo llevan allí se enumeran jerárquicamente a continuación. Una vez que haya completado una EDT, tendrá todo el trabajo necesario para la programación del proyecto.

2. Estimar las fechas de inicio y finalización

El siguiente paso es estimar la duración de cada tarea que identificó en el paso anterior. No solo intentará calcular cuánto tiempo llevará cada tarea, sino que querrá determinar lo mejor que pueda las fechas de inicio y finalización. Reúnase con su equipo de proyecto para ayudarlo a obtener el pronóstico más preciso. Son hábiles y experimentados, por lo que su aporte es invaluable.

3. Determine la holgura para cada tarea

La holgura, también llamada flotación, es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin afectar negativamente a la siguiente tarea y al cronograma general del proyecto. En otras palabras, cuando una tarea tiene holgura, sabe que puede retrasarse por un período de tiempo específico. Esto se llama una tarea no crítica. Ninguna actividad en la ruta crítica tiene holgura y no puede retrasarse. Por eso son fundamentales para el proyecto.

4. Identificar dependencias de tareas

Como sugiere el nombre, una dependencia de tarea es aquella que se relaciona con otra. Las tareas que son dependientes deben identificarse ya que pueden causar cuellos de botella más adelante en la ejecución del proyecto. Como se definió anteriormente, hay cuatro tipos de dependencias de tareas y debe tener en cuenta qué tipo de tarea dependiente es cada una. Cuando identifique las dependencias de tareas en su proyecto, podrá determinar mejor la ruta crítica del proyecto.

5. Dibujar un diagrama de CPM

Para realizar un análisis de la ruta crítica, debe dibujar un diagrama CPM. Este es un tipo de diagrama de red y llevará tiempo y mucho trabajo manual (a menos, por supuesto, que utilice un software de gestión de proyectos). Tenga cuidado, es más probable que al hacer esto a mano se produzcan errores que pueden estropear los resultados.

6. Identificar la ruta crítica

Ahora que ha dibujado un diagrama de CPM, puede identificar la ruta crítica. Como se ha dicho anteriormente, estará compuesto por actividades que no tienen holgura. La ruta crítica son las actividades en su diagrama CPM que no se pueden retrasar. Es el de mayor duración del proyecto.

7. Termina tu programa de CPM

Con la ruta crítica identificada, ahora puede programar su proyecto. Es fácil ver las tareas críticas y las tareas no críticas. También ha identificado dependencias de tareas, lo que le ayudará a evitar cuellos de botella. Pero una vez que haya programado el proyecto, no habrá terminado. Deberá revisar y reactivar el cronograma a medida que ejecuta el proyecto. Cualquier problema o retraso afectará la ruta crítica y es probable que tenga que volver a hacerlo en el transcurso del ciclo de vida del proyecto. Continúe analizando y actualizando el cronograma de CPM a lo largo del proyecto.

Plantillas gratuitas de gestión de proyectos

Como puede ver, se requiere mucho trabajo para hacer un cronograma de CPM. Sin embargo, hay algunos atajos que pueden ayudar. ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que cubren todas las fases del proyecto. Aquí hay algunos que pueden hacer que un programa de CPM sea menos arduo.

Plantilla de línea de tiempo del proyecto

Un cronograma de CPM es una forma de crear una línea de tiempo para su proyecto. Independientemente del método que utilice, tener una línea de tiempo visual facilita la administración, el seguimiento y el intercambio de ese cronograma. Nuestra plantilla de cronograma de proyecto gratuita para Excel se compone de dos partes. Uno captura sus tareas, fechas de inicio y finalización y duración en una hoja de cálculo. El otro lado se rellena con esos datos en una línea de tiempo.

Plantilla de estructura de desglose de trabajo

Puede hacer un cronograma de CPM sin utilizar una estructura de desglose del trabajo, pero no se recomienda si desea asegurarse de no pasar por alto ninguna actividad. Con nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita para Excel, puede diseñar su proyecto desde el entregable final hacia abajo y no descuidar nada crucial que retrase la ejecución de su proyecto.

Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto

Por supuesto, tener un cronograma de CPM es solo el comienzo. Tienes que implementarlo. Para cumplir con el cronograma, deberá realizar un seguimiento de la ejecución de sus tareas para asegurarse de que se alineen con el plan de su proyecto. Ahí es donde entra en juego nuestra plantilla de Excel gratuita de seguimiento de tareas del proyecto. Captura todas las tareas y dependencias, así como la fecha de inicio y la fecha de finalización planificada y real para ayudarlo a mantenerse al día.

ProjectManager lo ayuda a cumplir con su cronograma de CPM

Las plantillas son útiles al crear un cronograma de CPM, pero una vez que lo ejecuta, necesita un software de gestión de proyectos para cumplir con ese cronograma. ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que brinda datos en tiempo real que lo ayudan a tomar decisiones más informadas mientras administra el cronograma de su proyecto.

Realice un seguimiento de su progreso con paneles en tiempo real

Cuando establece una línea de base para su cronograma en nuestro diagrama de Gantt, ahora puede monitorear su proyecto en tiempo real. Los datos que revisa están actualizados para ayudarlo a detectar problemas antes de que se conviertan en problemas. Nuestro tablero en vivo extrae automáticamente esos datos y los muestra en gráficos y cuadros fáciles de leer que muestran el tiempo, el costo, la carga de trabajo y mucho más. No se necesita una configuración que consume mucho tiempo como con el software liviano de la competencia. Nuestro tablero está listo cuando usted lo esté.

Automatice tareas simples y concéntrese en las críticas

Un cronograma de CPM se divide entre tareas críticas y no críticas. Esto último todavía puede tomar tiempo. El uso de nuestra automatización de flujo de trabajo libera a su equipo para que se concentre en tareas críticas para el proyecto. Configure flujos de trabajo personalizados, automatización de flujos de trabajo y aprobaciones de tareas para crear reglas estrictas para la ruta de una tarea. Puede definir qué usuarios pueden aprobar la tarea a medida que avanza a través de sus diversas etapas para garantizar que solo pase la calidad. Realice tantos activadores como necesite para cambiar el estado de la tarea, las etiquetas, los asignados y mucho más.

Hay muchas otras características en nuestro software que lo ayudan a entregar su proyecto a tiempo y dentro de su presupuesto. Ya sea que se trate de la gestión de tareas, la gestión de recursos o la gestión de riesgos, tiene el control en tiempo real para pivotar según sea necesario para mantener todo en orden. Además, los informes personalizables le brindan más detalles y se pueden compartir fácilmente para mantener actualizadas a las partes interesadas. No hagas ni gestiones tu agenda sin nuestro software.

Contenido de programa de CPM relacionado

Puede realizar una prueba gratuita de ProjectManager y probar el software usted mismo. Pero si aún está buscando más información sobre la ruta crítica y los cronogramas, tenemos algunos enlaces para que los siga. ProjectManager no es solo software. Somos un centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Además de software y plantillas, publicamos blogs semanales, guías y videos tutoriales. Aquí hay una muestra.

• Guía del método de la ruta crítica
• Guía de programación de proyectos
• Guía de gráficos PERT
• Los 10 mejores gráficos de gestión de proyectos para la planificación de proyectos
• 20 plantillas y hojas de cálculo de Excel para gestión de proyectos imprescindibles

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de los proyectos en tiempo real. Nuestro software colaborativo conecta a todos, ya sea en la oficina de al lado o en todo el país, lo que les permite compartir archivos, comentar y más. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.