Cómo hacer y mantener una lista de proyectos

Una lista de proyectos es el punto de partida para cualquier proceso de gestión de proyectos. Son una excelente manera de tomar lo que parece una cantidad insuperable de tareas dispares y organizarlas. Una lista de proyectos puede ser tan simple como una lista de tareas pendientes o un corral para muchos proyectos.

Usar una lista de proyectos es tan importante que vale la pena tomarse un momento para explorar qué es, cómo crear una y cómo encaja en la gestión de su proyecto con herramientas de software de gestión de proyectos.

¿Qué es una lista de proyectos?

La respuesta más sencilla es que una lista de proyectos es una lista de tareas para un proyecto. Puede usar una lista de proyectos como lo haría con cualquier lista de tareas pendientes, creando una lista de tareas que necesita hacer hoy, esta semana o en el transcurso de un mes.

Pero también puede ser mucho más que una lista de tareas pendientes. Puede usarlo para recopilar las fases de su proyecto, los equipos, contratistas y proveedores que necesitará para completarlo, el equipo, las herramientas y más. Las listas de proyectos pueden ayudarlo a enmarcar cada parte del trabajo del proyecto para que sea más fácil de administrar.

La versatilidad de una lista de proyectos no se puede exagerar. Si está administrando una cartera o un programa y tiene muchos proyectos de los que hacer un seguimiento, una lista de proyectos puede servir como la estructura que evita que su cartera se convierta en un caos. Puede recordarle fechas y plazos importantes, recursos compartidos y otros elementos clave.

(Vale la pena señalar que, a veces, el término "lista de proyectos" también se usa para describir un archivo adjunto que un gerente de proyecto agrega a su currículum cuando busca trabajo. Es decir, una lista literal de todos los proyectos en los que ha trabajado. Similar a la tipo de lista de tareas de lista de proyectos, generalmente sigue las mismas reglas para un esquema, aunque describe proyectos completos).

¿Por qué hacer una lista de proyectos?

Una lista de proyectos puede servir como una lista de verificación que garantiza que tenga toda la información importante del proyecto registrada y accesible. Quieres ser minucioso. Es mejor tener demasiados que muy pocos elementos; siempre puede editarlos más tarde.

Otra razón para ser minucioso es que las listas de proyectos lo mantienen organizado. Especialmente en los proyectos tradicionales, a cada actividad se le asigna un proceso y un nivel de urgencia. Puede usar una lista de proyectos para detallar esos pasos, incluida la prioridad, la fecha de vencimiento, quién está asignado, qué recursos se necesitan y más. Una vez que tenga esta información, querrá recortar la grasa. Desea que la lista sea corta, pero sustancial.

Una lista de proyectos es un documento vivo: siempre debe estar abierto a actualizaciones. La información del proyecto cambia a medida que desarrolla el plan y el cronograma del proyecto. Incluso una vez que se está ejecutando un proyecto, es probable que haya fuerzas internas y externas que lo obliguen a adaptar o eliminar algunas partes de la lista de proyectos.

¿Cómo hago una lista de proyectos?

Ahora que está listo para hacer una lista de proyectos, ¿dónde debe comenzar? La mayoría de las personas comienzan con lápiz y papel, o la aplicación de notas en su teléfono, y simplemente anotan las cosas. No hay nada de malo con este enfoque estático, pero no se presta a la colaboración y, a menudo, necesita que otras personas se involucren para obtener una imagen completa.

Otro problema con solo hacer una lista es que todo el trabajo que haga allí tendrá que transferirse a cualquier herramienta que esté usando para administrar el proyecto. Una hoja de papel es excelente para ir de compras a la tienda, pero no es tan útil si está administrando arquitectos, ingenieros y contratistas al construir un puente.

Creación de una lista de proyectos con herramientas de gestión de proyectos

Si comienza con una herramienta de gestión de proyectos, entonces ya está adelantado en el juego. La mayoría le permitirá importar una hoja de cálculo si reunió sus pensamientos iniciales allí, y luego tiene la capacidad de asignar, rastrear e informar sobre el progreso para asegurarse de cumplir con el cronograma.

Aún mejor es si está utilizando una herramienta de gestión de proyectos en línea para su lista de proyectos. Esto significa que podrá colaborar con su equipo en la planificación, mantener informadas a las partes interesadas y acceder a su plan en cualquier lugar y en cualquier momento.

Cómo mantener y priorizar una lista de proyectos

El uso de software de gestión de proyectos para crear su lista de proyectos le brinda las herramientas para mantenerla en el transcurso de cada fase del proyecto. Primero, puede recopilar los elementos de su lista. Si son tareas, agregue la duración y la descripción para que su equipo sepa qué hacer.

Prioridad de etiqueta

Etiquetar la prioridad de cada elemento de su lista de proyectos es otro paso en la organización de su trabajo. Le ayuda a ver qué actividades deben ocurrir primero, aquellas que no son tan importantes para el proyecto y cuáles se pueden omitir si el tiempo o el dinero escasean.

Usar vistas de línea de tiempo

Mover la lista de proyectos a una línea de tiempo le permite ver todos los elementos en un solo lugar en un gráfico cronológico. Esto le brinda una descripción general y puede ayudarlo a ver dónde puede ajustar las cosas o necesita agregar más actividades a su lista.

Utilice las características del diagrama de Gantt

Si está utilizando un gráfico de Gantt, que es tanto una hoja de cálculo como una línea de tiempo, obtendrá aún más control sobre su lista de proyectos. Algunos de los elementos pueden depender de otros para comenzar o terminar antes de que puedan comenzar o terminar. La vinculación de estas dependencias le evita cuellos de botella más adelante.

Seguimiento de recursos

Una vez que ejecuta su lista de proyectos, existen otras herramientas de gestión de proyectos que lo ayudarán a mantenerse encaminado. Por ejemplo, tener funciones de administración de recursos puede ayudarlo a ver la disponibilidad de su equipo y equilibrar su carga de trabajo para mantenerlos más productivos.

Cómo hacer una lista de proyectos en ProjectManager

ProjectManager es una herramienta de administración de proyectos basada en la nube que lo ayuda a organizar su proyecto y equipos, para que todos puedan colaborar en planes y tareas. Mover su plan de proyecto a su diagrama de Gantt interactivo lo ayuda a programar mejor, vincular dependencias, establecer hitos y una línea de base para medir la variación del proyecto una vez que lo ejecuta.

Pruebe el software gratis durante 30 días y luego vea lo que puede hacer para darle un mayor control sobre su lista de proyectos y más. Una vez que esté dentro, aquí le mostramos cómo empezar.

Cree su lista de proyectos

Agregue tareas al diagrama de Gantt para comenzar. También puede importar una lista de tareas o usar una de nuestras plantillas específicas de la industria para ayudarlo a comenzar.

Agregar duraciones

Establezca la fecha de inicio y la fecha de vencimiento para cada una de las tareas en su lista de proyectos. Esto se denomina duración y llenará la línea de tiempo, con una barra de duración que conecta ambas fechas.

Establecer prioridad y etiquetas

Etiquete la prioridad de cada elemento en su lista de proyectos para determinar el orden en que hacerlo. También puede agregar etiquetas personalizables, lo que facilita la búsqueda de tareas específicas. Esto puede ser más fácil de hacer en la vista de lista que en la vista de Gantt.

Dependencias de enlace

Arrastre y suelte una tarea a la siguiente en su línea de tiempo y estarán conectadas por una línea punteada para recordarle que estas tareas dependen unas de otras.

Paso adicional: vea todos sus proyectos en un solo lugar

Utilice la página Resumen de proyectos para ver todos sus proyectos en una lista maestra de proyectos. Desde esta página puede obtener métricas de alto nivel sobre el progreso y más.

ProjectManager es una herramienta de gestión de proyectos galardonada para crear, organizar y seguir el progreso de sus listas de proyectos. Pero eso es solo lo básico. Su lista de proyectos está integrada en un conjunto completo de funciones que lo ayudan a planificar, administrar recursos, realizar un seguimiento del progreso e informar sobre el rendimiento, ya sea que esté trabajando en un proyecto o en una cartera. ¡Haga clic aquí para comenzar su prueba gratuita de 30 días!