Cómo hacer un gráfico RACI para un proyecto (con ejemplo)

Cuanto mejor conozcan los miembros del equipo sus roles y responsabilidades, mejor se ejecutará un proyecto. Por lo tanto, comunicar las distinciones de roles desde el principio del proyecto es crucial. Pero, ¿cómo puede un gerente de proyecto hacer que esas definiciones sean claras y obvias para el equipo?

Para hacer eso, los gerentes de proyecto usan una matriz de asignación de responsabilidad. Esta herramienta de gestión de proyectos se conoce con varios nombres, como gráfico RACI, matriz RACI o plantilla RACI. Es una forma eficiente de asegurarse de que todos estén en la misma página y entiendan lo que tienen que hacer. Lo último que desea cuando está ejecutando un proyecto es confusión.

Pero antes de sumergirnos en qué es una matriz RACI y cómo crear una, veamos qué significa el acrónimo RACI.

¿Qué significa RACI?

RACI significa responsable, responsable, consultado e informado. Cada letra es una categoría que se utiliza en la matriz RACI para definir los roles de los miembros del equipo en un proyecto.

¿Qué es un gráfico RACI?

Como se explicó anteriormente, un gráfico RACI es un gráfico de gestión de proyectos que se utiliza para asignar diversos niveles de responsabilidad y roles a los miembros del equipo que trabajan en tareas individuales y están involucrados en la creación de entregables en un proyecto.

La matriz RACI es una herramienta visual simple que toma cada tarea en un proyecto y asigna las funciones y responsabilidades adjuntas. Esto deja en claro quién está haciendo qué en el proyecto y evita cualquier confusión, que puede ralentizar la producción y reducir los costos.

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Echemos un vistazo más de cerca a lo que RACI significa la importancia de cada una de esas categorías en la matriz de asignación de responsabilidad.

Responsable

Cada tarea debe tener al menos un miembro del equipo responsable que es quien hace el trabajo para completar la tarea. No obstante, puede haber más de un responsable asignado en la matriz RACI.

Responsable

Este miembro del equipo está a cargo de delegar el trabajo y es quien aprueba los entregables antes de que se consideren completos. A veces, el miembro responsable del equipo también es el responsable en el cuadro RACI. Pero cada tarea debe tener una persona responsable adjunta, y no siempre es el gerente del proyecto.

consultado

Este miembro del equipo revisará un entregable, brindando retroalimentación que pone el entregable en contexto con todo el proyecto o simplemente dentro de sus propias expectativas.

Informado

Estos son los miembros del equipo que deben saber lo que sucede con la ejecución de las tareas, pero no están comprometidos con ellas con el mismo nivel de responsabilidad que los enumerados anteriormente. Se les puede dar un informe general sobre el progreso, en lugar de tener que sumergirse en la maleza con ellos.

El software de gestión de proyectos con herramientas de generación de informes facilita mantener informadas a las partes interesadas. ProjectManager, por ejemplo, tiene un tablero en tiempo real que le brinda una visión de alto nivel del progreso de su proyecto y tarea. Es perfecto para informes rápidos y precisos. Pruébalo gratis hoy.

Ejemplo de gráfico RACI

Ahora que hemos aprendido sobre los roles responsable, responsable, consultado e informado y sus responsabilidades, veamos un ejemplo de matriz RACI.

La siguiente plantilla RACI se creó para un proyecto de construcción de renovación de viviendas. Muestra las tareas del proyecto en la columna izquierda, mientras que los miembros del equipo se muestran en la fila superior. Podemos ver que el modelo RACI permite asignar a cada persona un rol diferente para cada tarea.

Centrémonos en las funciones y responsabilidades del propietario. Podemos ver que él es responsable de revisar los planos y hacer una revisión final, responsable de estimar el presupuesto e informado sobre los permisos, la preparación del sitio y el trabajo exterior e interior.

Ahora estamos listos para aprender a crear una matriz RACI.

Cómo crear un gráfico RACI

Todos los proyectos pueden beneficiarse de las expectativas claras proporcionadas por el uso de un gráfico RACI. Pero es realmente útil cuando se administran múltiples recursos o se tienen dependencias de tareas.

Para desarrollar completamente el proceso de creación de un gráfico RACI, creemos un proyecto. Usaremos el mismo escenario de proyecto que usamos para nuestro ejemplo de matriz RACI. Supongamos que está construyendo una adición a su hogar, estos tres pasos describirán cómo crear una matriz RACI.

Paso uno: identificar roles

En la parte superior de su plantilla de gráfico RACI, enumere a todas las personas involucradas en el proyecto. Esto incluiría al cliente o dueño de casa que está haciendo la construcción. Luego está el arquitecto, que se encarga de la elaboración de los planos. El gerente del proyecto supervisa todo el proyecto de principio a fin. Hay un contratista que, con su equipo, es responsable de la construcción real. Es probable que haya muchos más subcontratistas, como electricistas, techadores, etc., pero mantendremos nuestro modelo RACI simple.

Paso dos: lista de tareas e hitos

A continuación, desea tener una lista completa de todas las tareas, incluidos los hitos y cualquier proceso de toma de decisiones que sería necesario para incluirse en la columna de la izquierda. Esto incluye tareas como revisar los planos por parte del arquitecto, estimar el presupuesto, obtener permisos, preparar el sitio y hacer cualquier excavación que sea necesaria. Es posible que deba colocar una base, agregar vigas y losas de zócalo, mampostería, pisos o techos, puertas y ventanas, electricidad y plomería, accesorios, etc.

Paso tres: asigne cada tarea a un rol y responsabilidad

Debajo de cada persona en el equipo del proyecto, agregue la R (Responsable), A (Responsable), C (Consultado) o I (Informado), según su relación con las tareas en la columna de la izquierda. Por ejemplo, el arquitecto sería el miembro del equipo responsable de entregar el plan del proyecto completo, mientras que el gerente del proyecto sería responsable de asegurarse de que el plan cumpla con cualquier problema normativo. Se consultaría al cliente o al propietario para asegurarse de que los planos cumplan con sus especificaciones, pero para gran parte de la construcción real solo se le informaría sobre el progreso.

Plantilla de matriz RACI

Ahora que comprende cómo funcionan los gráficos RACI y el proceso para crearlos, puede usar nuestra plantilla de gráfico RACI para ayudarlo a comenzar.

Cuándo usar una matriz RACI

Cuanta más estructura, dirección y definición clara pueda darle a su equipo de proyecto, mejor preparados estarán para hacer su trabajo a tiempo y sin desperdiciar recursos valiosos. Un gráfico RACI establece expectativas, por lo que todos saben lo que hacen ellos y el resto del equipo.

La matriz de asignación de responsabilidades evita la redundancia o que los miembros del equipo trabajen unos contra otros. Las tareas, los roles y las responsabilidades se aclaran, por lo que no hay malentendidos sobre quién está haciendo qué. Esto también imbuirá a su equipo con un sentido de responsabilidad por su trabajo y sabrá cuándo es su trabajo o cuándo necesitan buscar la guía de otro.

Una ventaja adicional es que estas definiciones eliminan gran parte de los problemas de personalidad y las políticas de oficina que se interponen en el camino de la productividad. Le ha dado a su equipo un marco RACI, para que sepan cuál es su posición y cuál es la posición de otros miembros del equipo. Los equipos son más felices de esta manera y agiliza las comunicaciones. Los miembros del equipo pueden consultar el gráfico RACI en cualquier momento durante el proyecto y saber quién es responsable de qué, en lugar de tener que alejar a todos de lo que están haciendo.

Cómo ProjectManager ayuda con la rendición de cuentas

Básicamente, un gráfico RACI es una herramienta para definir la responsabilidad del equipo del proyecto. Este es un paso clave en la gestión de proyectos. Pero una vez que se han determinado los roles y responsabilidades, desea tener una forma de facilitar esos roles y responsabilidades a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

ProjectManager es la herramienta de gestión de proyectos que necesita para que los miembros de su equipo rindan cuentas. Por un lado, facilitamos la carga de su lista de tareas y la creación de un proyecto. A partir de ahí, el administrador del proyecto puede asignar cada una de las tareas en su plantilla de gráfico RACI a un miembro del equipo. Cada tarea tiene un cuadro de comentarios donde se pueden agregar instrucciones. ProjectManager tiene almacenamiento de archivos ilimitado, así que agregue tantos documentos e imágenes relevantes como sea necesario.

Los miembros del equipo también pueden usar la tarea para comunicarse y colaborar con otras personas asignadas a la tarea o @ el gerente del proyecto, a quien luego se le notifica por correo electrónico y se le incluye en la conversación.

Vaya más allá de los gráficos RACI

Con ProjectManager puede lograr mucho más que solo usando gráficos RACI y otros documentos estáticos. Todos los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento de sus propias tareas en la sección "mi trabajo". Sus tareas se enumeran y se pueden marcar como completadas. También se incluye el proyecto y la fecha de vencimiento. Simplemente haga clic en una tarea individual y obtenga aún más detalles. Los miembros del equipo pueden agregar su propia lista de tareas a la tarea para administrar su trabajo y mantenerlos al día.

Los gerentes de proyecto pueden mantenerse al tanto del progreso del equipo con el tablero en tiempo real, que sigue seis métricas del proyecto que se actualizan instantáneamente cuando los miembros del equipo actualizan su trabajo. Para un análisis más profundo, ProjectManager tiene informes de un solo clic que brindan datos detallados sobre el progreso de la tarea, los costos y la carga de trabajo, entre otros.

Hay una página de carga de trabajo que permite a los administradores de proyectos asegurarse de que ningún miembro del equipo tenga una asignación insuficiente o excesiva. ProjectManager va más allá de una matriz de asignación de responsabilidades y lo ayuda a administrar mejor sus equipos, tomar decisiones basadas en datos y optimizar los recursos de su proyecto en tiempo real.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que toma las funciones y responsabilidades definidas en su gráfico RACI y las convierte en una herramienta dinámica para gestionar equipos y cargas de trabajo. Los gerentes de proyecto obtienen transparencia en el proyecto para monitorear el progreso y reasignar recursos para evitar que los miembros del equipo se bloqueen. Vea cómo ProjectManager puede mantener a los miembros de su equipo responsables y productivos al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.