Cómo hacer un flujo de trabajo ágil para su equipo

Gestionar un equipo ágil es un acto de equilibrio. Los equipos ágiles son autodirigidos, entonces, ¿qué puede hacer un líder de equipo que no microgestione a su equipo sino que los inspire a alcanzar mayores niveles de productividad? Crear un flujo de trabajo ágil con un software de gestión de flujo de trabajo puede ayudar.

¿Qué es un flujo de trabajo ágil?

El flujo de trabajo ágil es el conjunto de pasos necesarios para completar un proyecto ágil o un ciclo de desarrollo de producto ágil. Esos pasos iterativos se conocen como sprints ágiles, que son etapas cortas de desarrollo de productos que tienen un cronograma definido.

Al final de cada sprint, se recopilan los comentarios de las partes interesadas y los clientes para planificar el siguiente. El objetivo principal de un flujo de trabajo ágil es proporcionar una herramienta de planificación de proyectos ágil y flexible para maximizar la productividad y mejorar la satisfacción del cliente.

Crear un flujo de trabajo ágil con software de gestión de flujo de trabajo es ideal para equipos ágiles. Con ProjectManager, puede planificar sus sprints en el tablero kanban y luego crear procesos de flujo de trabajo automatizados para eliminar el trabajo pesado y mejorar la productividad. Incluso puede definir un proceso de aprobación para que las personas adecuadas marquen las cosas como hechas. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Flujo de trabajo tradicional versus ágil

Comencemos con una breve introducción a Agile. El concepto de trabajar dentro de un marco ágil es diferente de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos. Una metodología tradicional como la cascada es estructurada, secuencial y lineal. Va en fases, una siguiendo a la otra solo después de que se haya completado la anterior.

Pero, ¿qué sucede cuando hay un cambio en los requisitos? A menudo, el equipo tendrá que volver a la mesa de dibujo. Comenzar un proyecto nuevamente desde el principio utilizando metodologías tradicionales de gestión de proyectos lleva mucho tiempo y es costoso.

El flujo de trabajo ágil responde a esa rigidez. Por un lado, funciona en sprints ágiles cortos que generalmente no duran más de dos semanas. Continuamente entrega pequeñas tareas y obtiene comentarios de los clientes.

Esto permite que los equipos respondan rápidamente a medida que ocurren los cambios y crean valor para los usuarios finales. Para hacerlo, los equipos ágiles necesitan un software de gestión del trabajo para administrar su producto y la acumulación de sprint.

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Pasos del proceso de flujo de trabajo ágil

1. Ideación

Esta etapa es cuando el equipo ágil define el backlog del producto, que es el conjunto de características del producto a desarrollar. Esto se hace en base a los requisitos del cliente y de las partes interesadas. Por lo general, los equipos ágiles comienzan con el producto mínimo viable y comienzan a priorizar las historias de los usuarios más adelante en el proceso.

2. Planificación

Una vez que haya definido lo que se va a hacer, es hora de armar un equipo y comenzar con la planificación del sprint. Esto es cuando asigna tareas y recursos a los miembros de su equipo ágil para realizar historias de usuario.

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3. iteración

Ahora todo está listo para que el equipo ágil comience a trabajar. Comenzarán a trabajar en cada sprint, lanzarán lanzamientos de productos, obtendrán comentarios de los clientes y repetirán el ciclo hasta que se entregue el producto final. Para entonces, dicho producto debe cumplir con todos los requisitos de los interesados ​​y clientes.

4. Liberación

Se produce un lanzamiento del producto cada vez que se completa un sprint. Como se señaló anteriormente, el proceso de flujo de trabajo ágil implica un ciclo de sprints y lanzamientos de productos hasta que se entrega el producto final. Esto se debe a que la metodología ágil busca maximizar la eficiencia y la satisfacción del cliente.

5. Producción

Una vez que se desarrolla y prueba un producto final, puede comenzar la fase de producción. El equipo ágil debe supervisar este proceso y brindar apoyo a cualquier otro departamento.

6. Jubilación

Una vez que el producto se lanza con éxito, finaliza el proceso de flujo de trabajo ágil. El equipo ágil puede pasar al siguiente proyecto o ciclo de desarrollo de productos.

Tipos de flujo de trabajo ágil

Agile es una metodología de gestión de proyectos notoria que tiene varias variaciones. Estas variaciones se consideran marcos ágiles porque comparten principios ágiles comunes y valores fundamentales, pero son diferentes en la forma en que funcionan, lo que también es cierto para sus flujos de trabajo ágiles. Estos son los dos enfoques de flujo de trabajo ágil más importantes.

Melé

Scrum es un marco para un flujo de trabajo ágil. Es de donde proviene el término sprint. Cada sprint es seguido por comentarios que informan el plan que avanza para mantener el objetivo en los requisitos del usuario final, incluso si cambian a mitad del proyecto.

En scrum, hay scrums diarios, que son reuniones cortas al comienzo de la jornada laboral. En ellos, los equipos discutirán qué hizo el equipo ayer, qué va a hacer hoy y si hay algún impedimento en el camino. De esta manera, el equipo puede evitar cualquier cosa que pueda estar bloqueando su progreso y tener un objetivo claro para el día.

Cuando se trabaja en scrum, hay cosas llamadas historias de usuario. Estas son formas de mantener una conversación con el usuario final y realizar un análisis justo a tiempo. En resumen, es un requisito de alto nivel. Estos equipos de ayuda saben lo que están haciendo, para quién y por qué.

También son un excelente canal de comunicación entre el equipo y los usuarios finales, y ese tipo de comentarios es fundamental para un flujo de trabajo ágil.

Kanban

Sin embargo, también existe kanban, que se basa en una lista priorizada de tareas denominada backlog para administrar la actividad. Esto es parte de lo que se denomina manufactura esbelta y justo a tiempo, lo que garantiza que los equipos tengan la cantidad justa de recursos necesarios para cumplir con su capacidad de completar una tarea determinada.

Kanban es una herramienta visual para un flujo de trabajo ágil. Se compone de un tablero que se divide en columnas, que representan el flujo de trabajo. La estructura básica del tablero kanban es que se divide en tres columnas: por hacer, haciendo y hecho.

Las tarjetas Kanban son las tareas o trabajos pendientes, que se priorizan y recopilan en la columna de tareas pendientes. A partir de ahí, los miembros del equipo los toman y los mueven a la columna de trabajo, cuando comienzan a ejecutar la tarea.

Lo bueno de kanban como flujo de trabajo ágil es su transparencia para los líderes de equipo. Pueden ver de un vistazo quién está trabajando en qué y en qué etapa de finalización se encuentra. Esto es clave para el seguimiento y la elaboración de informes sobre los proyectos.

Cómo crear un flujo de trabajo ágil

Ahora que hemos aprendido acerca de los diferentes tipos de flujos de trabajo ágiles que puede elegir, aprenderemos el proceso básico para configurar un flujo de trabajo ágil para su proyecto o ciclo de desarrollo de productos.

1. Reúna un equipo ágil

Antes de que pueda elegir el tipo de flujo de trabajo ágil que mejor se adapte a su proyecto, debe crear un equipo que esté abierto a trabajar dentro de un marco ágil. Esto significa encontrar un equipo mirando más allá de sus currículums. La gestión ágil de proyectos a menudo se considera casi como una filosofía de trabajo.

2. Elija su tipo de flujo de trabajo ágil

Scrum, kanban y otras metodologías ágiles de gestión de proyectos tienen ventajas y desventajas. Debe considerar cuál de ellos se adapta mejor a su organización y a su equipo ágil. Recuerde que usted y su equipo deberán conocer el manifiesto ágil, los principios ágiles, los valores fundamentales e incluso las reuniones ágiles, ya que se aplican a todos los enfoques ágiles de gestión de proyectos.

3. Asignar roles y responsabilidades

Ya sea que esté trabajando bajo un marco scrum o kanban, deberá asignar roles y responsabilidades a los miembros de su equipo. Por ejemplo, la metodología scrum requerirá que encuentre personas para funciones específicas de scrum, como el scrum master, el propietario del producto y el equipo de desarrollo.

4. Planifica ceremonias ágiles

Hay cinco ceremonias ágiles o ceremonias de scrum: planificación de sprint, scrum diario, revisión de sprint, retrospectiva de sprint y preparación de acumulación. Son muy importantes porque dan estructura al proceso de flujo de trabajo ágil y fomentan la colaboración en equipo.

5. Planea Sprints

Los sprints ágiles se planifican en lo que se conoce como hoja de ruta de desarrollo de productos. Para planificar sprints, debe comenzar a pensar en cada característica que tiene su producto o proyecto. Para comenzar con ese proceso, debe comenzar con su producto mínimo viable, que tiene las características absolutamente necesarias y luego construir su hoja de ruta de desarrollo a partir de ahí.

6. Usa herramientas de gestión de proyectos

Tiene su equipo ágil y una gran cantidad de técnicas de flujo de trabajo ágil para elegir para ayudarlos a trabajar de manera más iterativa y colaborativa. Lo único que falta ahora es la herramienta de administración de proyectos que permite a los líderes y miembros del equipo usar este flujo de trabajo ágil de manera efectiva.

Cree un flujo de trabajo ágil con ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que tiene la flexibilidad de trabajar dentro de una metodología tradicional, un marco ágil o un híbrido de los dos. Ayuda a los equipos a trabajar mejor juntos y realiza un seguimiento de sus tareas a medida que avanzan desde el trabajo pendiente hasta el final. Además, es flexible para que las personas puedan trabajar como quieran y ser lo más productivas posible.

Múltiples formas de trabajar

Los equipos ágiles necesitan herramientas diferentes a las de otras personas en el proyecto, que podrían estar trabajando de una manera más tradicional. Pero no desea obtener un montón de herramientas diferentes: eso dificulta la colaboración.

ProjectManager tiene varias vistas de proyectos, por lo que, según la agilidad que desee obtener, puede trabajar en un proyecto de diversas formas. Hay una lista de tareas y una vista de calendario, pero también un diagrama de Gantt más tradicional que brinda a los líderes de equipo las herramientas para programar tareas en una línea de tiempo y vincular dependencias.

Use tableros Kanban para equipos ágiles

La cuarta vista del proyecto es el tablero kanban. Estos tableros ofrecen a los equipos un flujo de trabajo ágil que es fácil de usar, ahorra tiempo y los mantiene enfocados. Las tarjetas se pueden filtrar por etiquetas, fechas de vencimiento, progreso y cesionario, lo que las hace fáciles de encontrar en su cartera de pedidos.

Las tarjetas Kanban también se pueden personalizar según cómo trabajen los miembros del equipo. Por ejemplo, pueden agregar una lista de tareas pendientes, etiquetar la tarjeta, agregar comentarios e incluso archivos adjuntos. ProjectManager tiene almacenamiento de archivos ilimitado, por lo que los líderes o miembros del equipo pueden agregar tanta documentación e imágenes relevantes a la tarea como sea necesario para facilitar la colaboración.

Obtenga colaboración y gestión de equipos

Con ProjectManager, la colaboración está en el nivel de tarea. Los equipos pueden comentar o etiquetar a cualquier miembro del equipo e incorporarlo a la conversación. Se les notifica inmediatamente por correo electrónico, por lo que todos en el equipo del proyecto trabajan en estrecha colaboración.

Los flujos de trabajo ágiles también necesitan supervisión. Permite a los equipos responder rápidamente a cualquier problema que surja. El panel en tiempo real de ProjectManager es una ventana para realizar un seguimiento del progreso de la tarea, la carga de trabajo del equipo, los costos y más a medida que sucede. Esto es perfecto para revisiones de sprint y evaluación de proyectos.

Los equipos ágiles son autodirigidos. Necesitan el control que les brinda ProjectManager para gestionar su trabajo, crear sus propias tareas, incluso aquellas que no están vinculadas a un proyecto específico. Esto los hace más ágiles, ya no atados a un plan de proyecto rígido.

ProjectManager ayuda a los equipos con un flujo de trabajo ágil respaldado por nuestras flexibles herramientas de gestión de proyectos. Estar basado en la nube significa que los equipos tienen acceso a estas herramientas en cualquier lugar y en cualquier momento. Utilice ProjectManager para trabajar en cascada, ágil o una metodología híbrida: es así de flexible. Obtenga agilidad tomando esta prueba gratuita de 30 días hoy.